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Maestros de los datos

Los directores de informática coinciden en la importancia de la calidad de los datos, el gobierno de los datos y la gestión de datos maestros (MDM) David Baum Las aplicaciones de negocio modernas producen información cada vez más pertinente e interactiva para los responsables de la toma de decisiones, pero en muchos casos las fuentes de datos están fragmentadas y son incoherentes. A pesar de los tremendos avances en el nivel de aplicación, casi todas las iniciativas informáticas prosperan o fracasan en función de la calidad y coherencia de los datos subyacentes.

¿A qué se debe esta manifiesta deficiencia? Según Mark A. Smith, consejero delegado y director de investigación de Ventana Research, los directores de informática son responsables de hacer que la información esté disponible para sus empresas de forma coherente y puntual, pero en la mayoría de las organizaciones, la gestión de la información se considera un conjunto de tareas delegadas y no es la mayor prioridad del director de informática.

“Iniciativas clave como la gestión de datos maestros, virtualización de datos, calidad de los datos, integración de los datos y gobierno de los datos solo se emplean en un número mínimo de organizaciones que deberían estar especializadas en la ciencia de la gestión de la información”, comenta Smith, citando un estudio comparativo de analítica empresarial de Ventana de más de 2.800 organizaciones.

Aunque los directores de informática saben que la gestión eficaz de la información da como resultado una toma de decisiones más rápida, según el estudio de Ventana, solo el 43% de las organizaciones ha implantado iniciativas de gestión de la información en gobierno de datos, integración de datos, calidad de los datos, gestión de datos maestros y virtualización durante los dos últimos años, y menos de una quinta parte ha completado estos proyectos. Los obstáculos principales para realizar proyectos de gestión de información son personal insuficiente (68%), presupuesto inadecuado (63%) y formación y conocimientos insuficientes (59%).

Smith cree que superar estos obstáculos y rectificar estas deficiencias debería ser una prioridad para los directores de informática. Consolidar y propagar datos maestros precisos puede reducir los costes de explotación, aumentar la eficacia de la cadena de aprovisionamiento y las ventas, mejorar la fidelidad de los clientes y respaldar la normativa corporativa adecuada. “Otras prioridades, como la analítica empresarial, las aplicaciones de negocio y los grandes datos, no alcanzarán su potencial completo sin una gestión de la información de primer nivel que integre el trabajo de negocio y de informática”, señala.

Análisis de problema
Los problemas de la calidad de los datos se deben a distintos factores, empezando por el registro de datos manual proclive a errores de los empleados de diferentes departamentos, cada uno con sus propias reglas y métodos. Por ejemplo, los requisitos del departamento de ventas para registrar datos de clientes en una aplicación de automatización de ventas son bastante diferentes de los requisitos del departamento de contabilidad para el registro de los datos de los clientes en una aplicación de cuentas a pagar.

Otros canales de información de salida son el registro de datos desde portales web de autoservicio, interacciones con la cadena de aprovisionamiento y un flujo constante de entradas automatizadas de datos de secuencias de clics, sensores de equipo y tareas de integración de sistemas.

Todos estos canales pueden introducir, e incluso magnificar, datos errantes. Aunque los datos sean precisos en un determinado sistema, al intentar extraerlos de ese sistema y usarlos de una manera más generalizada, aparecen las incoherencias. Por ejemplo, los datos del inventario de productos se pueden almacenar en un sistema de gestión de almacenes y en un sistema de registro de pedidos, cada uno de ellos con variantes ligeramente diferentes. Puede que algunos detalles se actualicen en un sistema y permanezcan sin cambiar en el otro, lo que crea esa temida situación: varias versiones de la verdad.

Progreso local
Las iniciativas de calidad de los datos suelen iniciarse localmente cuando una unidad de negocio se da cuenta de que una determinada aplicación o base de datos está plagada de errores o incoherencias. La mayoría de las herramientas de calidad de los datos ofrecen una serie de técnicas para mejorar los datos, incluidas las siguientes:

  • Perfilado de los datos: evaluación de los datos para conocer su grado de exactitud
  • Estandarización de los datos: uso de un motor de reglas de negocio para garantizar que los datos cumplen las reglas de calidad predefinidas
  • Geocodificación: herramientas automatizadas de coincidencia de patrones para corregir los datos de nombre y dirección y aplicar estándares de envío postal
  • Búsqueda de coincidencias y vinculación: comparación de datos para asociar registros similares con ligeras diferencias
  • Supervisión: seguimiento de la calidad de los datos y corrección automática de las variaciones en función de reglas de negocio predefinidas

La gestión de datos maestros es universal y se aplica a toda la empresa. La motivación es describir objetos de datos maestros que se compartan entre varias aplicaciones transaccionales. Las soluciones MDM suelen contener dos componentes arquitectónicos:

  • Tecnología para perfilar, consolidar y sincronizar los datos maestros en toda la empresa
  • Una plataforma para gestionar, sanear y enriquecer los datos maestros estructurados y no estructurados

Las iniciativas de MDM deben considerar la empresa como un todo, ya que la gestión de los datos pretende identificar las redundancias e identificar distintas representaciones de la misma información básica. Una solución MDM gestiona objetos de datos maestros que suelen incluir Cliente, Proveedor, Sitio, Cuenta, Activo y Producto.

Una perspectiva empresarial
Abordar la calidad de los datos con sistemas discretos permite a los directores de informática utilizar la solución MDM en fases, y obtener valor empresarial tangible en cada etapa. Por ejemplo, se podría usar una herramienta de calidad de los datos para limpiar el almacén de datos de clientes, y aprovechar ese esfuerzo para acometer iniciativas de gobierno de datos aplicables a toda la empresa con el fin de disponer de un sistema de registro normativo que usen todos los sistemas de información.

Oracle Master Data Management se ha diseñado para consolidar, sanear y enriquecer datos clave del negocio de toda la empresa, y sincronizarlos con todas las aplicaciones, procesos de negocio y herramientas de análisis. La suite de productos Oracle Enterprise Master Data Management (MDM) consolida y mantiene completos, exactos y acreditados los datos maestros de toda la empresa, y distribuye esta información maestra a todas las aplicaciones operativas y analíticas como un servicio compartido.

Oracle ofrece una suite MDM preconfigurada para objetos de datos maestros clave como Producto, Cliente, Proveedor, Sitio y Finanzas. Estas soluciones empaquetadas proporcionan valor empresarial en mucho menos tiempo del que se tarda en crear estos activos desde el principio.

La suite MDM de Oracle es una plataforma diseñada para consolidar, sanear, gobernar y compartir datos del negocio en toda la empresa y a lo largo del tiempo. Incluye modelos de datos predefinidos y métodos de acceso con aplicaciones eficaces para administrar centralmente la calidad y el ciclo de vida de los datos maestros del negocio. Oracle MDM elimina las incoherencias en los datos del negocio principal en todas las aplicaciones y proporciona controles del proceso robustos en un almacén de datos maestros administrado centralmente. La cartera de productos MDM de Oracle incluye también herramientas que respaldan directamente el gobierno de los datos en los almacenes de datos maestros.

Una perspectiva empresarial
Propagar datos maestros limpios y exactos por toda la empresa aumenta la eficacia de las operaciones, mejora la normativa corporativa y permite el uso de sistemas de análisis que proporcionen una representación real de la marcha de la empresa.

“A partir de nuestra investigación puntera realizada hace ocho años, la gestión de la información se ha convertido en el pilar fundamental de cualquier director de informática”, añade Smith. “Esto sigue siendo cierto a día de hoy, y se ha convertido en el proyecto que toda organización desea para agilizar la toma de decisiones y sentar las bases de los avances en los grandes datos y la analítica empresarial”.

Datos maestros de confianza

La suite de productos Oracle Enterprise Master Data Management (MDM) consolida y mantiene completos, exactos y acreditados los datos maestros de toda la empresa, y distribuye esta información maestra a todas las aplicaciones operativas y analíticas como un servicio compartido.

El Banco Nacional de Australia mejora la calidad de los datos y simplifica los informes normativos
El Banco Nacional de Australia (NAB) es una organización de servicios financieros con más de 40.000 empleados y más de 1.800 sucursales y centros de servicio que debe rendir cuentas a más de 460.000 accionistas. La empresa proporciona a más de 10,93 millones de clientes de todo el mundo servicios bancarios minoristas, empresariales e institucionales. NAB quería eliminar las incoherencias que surgen de almacenar datos en 34 sistemas financieros y operativos diferentes. La organización carecía de coherencia en el modo de mantener los datos sobre los centros de coste, las sucursales y la contabilidad general de distintas unidades de negocio. Para corregir esta situación, el banco quería establecer un repositorio de datos maestros subyacente a todos sus sistemas de información para que los cambios en los elementos de datos de un sistema se aplicaran universalmente a todos los demás sistemas.

Además, al establecer un proceso de control de cambios estándar, los directores del banco serían capaces de impedir actualizaciones de datos puntuales, injustificadas y erróneas que dieran lugar a representaciones financieras incorrectas o datos inexactos en los informes normativos. Querían asegurarse de que todos los sistemas financieros almacenaran datos y produjeran resultados de una manera coherente. Para conseguir estos objetivos, el banco decidió reemplazar un sistema mainframe antiguo e inflexible usado a modo de herramienta de gestión de datos maestros por una solución de gestión de datos maestros real y más avanzada de Oracle. Tras trabajar con Oracle Consulting, el banco implementó Oracle Data Relationship Management (DRM) para gestionar sus activos de datos maestros de 34 aplicaciones financieras y operativas, que incluían recursos humanos, contabilidad general, planificación y un sistema Oracle Financial Management. Para preparar la implementación de Oracle, el Banco Nacional de Australia empleó varias semanas en reunir los requisitos del sistema para el diseño de la interfaz. Un consultor de Oracle proporcionó formación inicial en el producto Oracle Hyperion. El banco optó por un enfoque de mantenimiento y gobierno centralizado, en el que un equipo se ocuparía de los datos maestros. El equipo de implementación incluía un jefe de proyecto, dos miembros del equipo de NAB y un consultor de Oracle Consulting.

Se tardó tres meses en implementar Oracle Data Relationship Management y los resultados fueron excepcionales. El nuevo sistema garantiza la coherencia de los datos al establecer un proceso de control de cambios formal automatizado, en el que las actualizaciones del sistema de datos maestros de Oracle se aplican a todos los demás sistemas financieros y operativos. Cuando se migraron los datos maestros del mainframe del banco y otros sistemas a Oracle Data Relationship Management, NAB mejoró la calidad de los datos del 90% al 99% saneando los datos de origen y reduciendo el número de registros duplicados. Asimismo, la mejora de la calidad de los datos ha incidido en la exactitud de los mismos en los informes normativos diseñados para una mejor supervisión, transparencia y divulgación y, al mismo tiempo, ha mejorado las prácticas de gestión de riesgos y gobierno del sector bancario australiano. Ahora los directivos tienen mayor visibilidad del estado de las operaciones financieras internacionales del banco ya que disponen de una solo vista maestra de los datos financieros.

BSI mejora la exactitud y amplía las ventas con una única vista de los clientes
BSI (British Standards Institution) es el organismo de creación de normas nacionales del Reino Unido y el creador de muchas de las normas usadas con frecuencia en todo el mundo. La empresa trabaja con más de 64.000 clientes de 150 países. BSI usó la suite de productos de gestión de calidad de los datos empresariales de Oracle para crear un registro único, exacto y completo de cada uno de estos clientes en solo un mes. Como resultado, la exactitud de los datos corporativos y de sus clientes ha mejorado casi en un 100% y BSI puede actualizar la información cuatro veces más rápido.

El proyecto comenzó con el reconocimiento de un simple hecho: BSI quería optimizar la visibilidad de sus clientes creando registros de clientes maestros que capturaran el perfil, el historial de compras, las relaciones y otros atributos de cada cliente en una sola vista. El objetivo era eliminar los datos de las transacciones y los clientes inexactos, incompletos, no estándar, con distintos formatos y duplicados de la base de datos de clientes, que crecía entre un tres y un cuatro por ciento cada año. Los directores ejecutivos sabían que tener datos completos y exactos mejoraría la capacidad de la organización de segmentar los clientes, mejoraría la eficacia del marketing, aumentaría las ventas por cliente y reduciría la rotación. Además, con la estandarización de los nombres, fechas y valores de los registros corporativos y de los clientes, BSI podía mejorar el rendimiento y la productividad de sus equipos de marketing, ventas y operaciones al mejorar la adecuación de las necesidades de los clientes con los servicios de BSI.

La necesidad de estandarización también se extendió a las publicaciones, documentos de formación, herramientas y servicios que BSI vendía en línea. Necesitaban garantizar una codificación, descripción y formato de tarificación coherentes en su catálogo electrónico. Consciente siempre de los costes, BSI quería realizar su proyecto de gestión de datos maestros (MDM) usando sus propios recursos de personal, pese al aumento del 20% del volumen de datos año tras año. BSI eligió Oracle Enterprise Data Quality, una suite de soluciones automatizadas de saneamiento, búsqueda de coincidencias y perfilado, para conseguir una funcionalidad intuitiva, capacidad de adaptación y rentabilidad. Los profesionales informáticos usaron el software para agregar más de cinco millones de registros de datos dispares, almacenados en varias bases de datos y formatos, en un conjunto de registros de clientes “optimizados” que abarca un período de cuatro años e incluye historiales de transacciones de todos los productos y servicios. Los resultados fueron impresionantes:

  • BSI usó la tecnología de Oracle para proporcionar una sola vista de clientes a 2.000 empleados de 60 países y para imponer prácticas recomendadas en el gobierno y la gestión de datos de la organización.
  • BSI eliminó los datos de las transacciones y los clientes inexactos, incompletos, no estándar, con distintos formatos y duplicados de una base de datos de clientes que crece entre un tres y un cuatro por ciento cada año.
  • Al disponer de mejores campañas de marketing se han mejorado las ventas gracias al aumento de las oportunidades de ventas a través de varios canales y al proporcionar una experiencia de cliente más completa.
  • Ahora tienen clasificaciones de productos estandarizadas, y codificaciones y descripciones coherentes para acomodar la expansión anual del 20% del volumen de datos sin tener que contratar personal.

David Baum es un escritor sobre temas de negocios y consultor de marketing freelance con 25 años de experiencia en el sector de la alta tecnología.

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