Oracle Ibérica presenta los resultados de una investigación de alcance europeo realizada por IDG, sobre la gestión de los contenidos no estructurados, entre los responsables de la toma de decisiones tecnológicas de las principales empresas de Alemania, Bélgica, España, Francia, los Países Bajos, el Reino Unido y Suiza.

El desarrollo de la Sociedad de la Información ha traído consigo un espectacular aumento de contenidos empresariales, en múltiples formatos y lenguajes de negocio. El concepto "contenidos no estructurados" se aplica a toda la información que no figura en un sistema de base de datos estructurados o aplicaciones transaccionales (ERPs): correo electrónico, mensajería instantánea, informes, licitaciones, ofertas y contratos, órdenes de compra, facturas y recibos, hojas de cálculo, formularios internos y externos, contenidos en Internet (imágenes, películas) y materiales complementarios de marketing (folletos y presentaciones).

"Hoy, los contenidos no estructurados representan más del 80% de la información de una empresa y tienen un alto valor estratégico, puesto que se utilizan en las operaciones cotidianas para tomar decisiones, trabajar de forma colaborativa y compartir el conocimiento. Además son la base de muchos procesos de negocio declara Enrique Mazón Satrústegui, director de soluciones para gestión de contenidos de Oracle Iberica . Como activo estratégico para las organizaciones, los contenidos no estructurados deben gestionarse con tres fines fundamentales: evitar un exceso de información, cumplir con las disposiciones legales y optimizar los procesos de negocio. Si una organización no gestiona su información con una visión estratégica, no podrá aumentar la productividad de su empleados y reducir costes, ni ofrecerles las herramientas necesarias para prestar un mejor servicio al cliente y obtener ventajas competitivas."

De la automatización a la gestión del conocimiento

Aunque dos tercios de las organizaciones europeas afirman que gestionan correctamente este tipo de contenidos (un 23%) o que están realizando avances significativos en este sentido (un 43%), un porcentaje casi igual responde que o bien tienen un exceso de información no estructurada o bien que la que necesitan está camuflada entre un cúmulo de contenidos irrelevantes.

Uno de cada tres encuestados (un 29%) no está familiarizado con el término "contenidos no estructurados" y un porcentaje casi igual (un 28%) considera que se refiere principalmente al correo electrónico. En los sectores de los medios de comunicación, finanzas, servicios, fabricación y sector público, se considera que el tipo principal de contenidos no estructurados es el correo electrónico. En cambio, para el sector minorista, los contenidos no estructurados son sobre todo los formularios electrónicos. En España, la mayoría de los encuestados no están familiarizados con el término; en Alemania, las organizaciones familiarizadas con el término representan casi un 50% y, en Francia, este porcentaje es superior a la media.

En general, dos tercios de las organizaciones han decidido planificar o implantar sistemas globales de gestión de contenidos (ECM) para la empresa para mejorar la productividad o los resultados, mientras que una de cada cuatro lo ha hecho para cumplir con las disposiciones normativas y las obligaciones relativas a la gestión documental.

La gestión de la infraestructura sigue siendo para el director de las tecnologías de la información un tema más prioritario que la gestión de la información. El sector minorista, donde la gestión de la cadena de suministro, el almacenamiento de datos de clientes, el análisis de la competencia y la estrategia en Internet son factores esenciales para la rentabilidad, es el único en el que el director de TI presta más atención a la información que a la infraestructura, mientras que en el sector de los medios de comunicación, en el que se maneja un considerable volumen de contenidos, la infraestructura y la información tienen la misma importancia. La formación también sigue estando más centrada en la tecnología que en la información, descuidando aspectos como el tratamiento de la información, la protección de los datos y los procedimientos de la empresa.

Las organizaciones han gestionado tradicionalmente sus contenidos a nivel departamental, dando lugar a un gran número de sistemas independientes dentro de la empresa y sin tener en cuenta la desaparición de las delimitaciones entre los contenidos (por ejemplo, un documento normativo no es sólo un contrato; también pueden ser registros documentales los mensajes de correo electrónico o las páginas web). Según las respuestas de los encuestados, las organizaciones tienen un promedio de 4,28 sistemas ECM, lo que refleja una posible confusión entre el ECM y la gestión de contenidos de cualquier tipo. No obstante, un 58% de las organizaciones que poseen sistemas ECM afirma que cuenta con una estrategia de consolidación para unificar dichos sistemas tras su puesta en marcha.

"Hasta ahora, las estrategias competitivas de las organizaciones se han basado, en gran medida, en la automatización, buscando la reducción de costes y la mejora de procesos. Sin embargo, lo que una empresa mejora hoy lo copiarán mañana sus competidores. Actualmente, hay que buscar la ventaja competitiva en el aumento de las interacciones humanas con la información: las empresas y los organismos públicos deben convertirse en organizaciones de aprendizaje, capaces de explotar su capital humano e intelectual y compartirlo con sus proveedores y clientes" finaliza Mazón

El estudio paneuropeo realizado por IDG se basó en 527 entrevistas telefónicas con responsables de las decisiones sobre tecnología de la información (75 por país) de Alemania, Bélgica, España, Francia, los Países Bajos, el Reino Unido y Suiza. Todos los encuestados adoptaban las decisiones relativas a la implantación global de estrategias y sistemas como ECM, CRM o ERP para toda la empresa.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

INFORMACIÓN GENERAL

SOLUCIONES GESTIÓN DE CONTENIDOS

ECM- Enterprise Content Management

Panorámica de Gestión de Contenido Empresarial (ECM)

"La Gestión del Contenido Empresarial (ECM) es el conjunto de tecnologías utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y suministrar contenido y documentos relacionados con los procesos organizativos. Las herramientas y estrategias ECM permiten la gestión de la información no estructurada de una organización, dondequiera que se encuentra esa información.

No basta con 'gestionar' contenido. Evidentemente, la capacidad de acceder a la versión correcta de un documento o de un registro es importante, pero las compañías deben ir más allá. El contenido ha de gestionarse de manera que se utilicen en beneficio de los objetivos del negocio. En el epicentro de esta estrategia se encuentran las herramientas y estrategias ECM, capaces de gestionar el ciclo completo de vida del contenido, desde su nacimiento hasta su muerte".

AIIM - Asociación de Gestión de Contenido Empresarial (www.aiim.org)

Datos estructurados vs. contenido no estructurado

Los sistemas ECM están diseñados para gestionar contenido, de manera que una organización, ya sea una empresa o un organismo público, pueda alcanzar sus objetivos de un modo efectivo (incrementar el beneficio y mejorar la colaboración y compartición del conocimiento, tanto internamente como externamente), servir a sus clientes (como una ventaja competitiva, o mejorar sus tiempos de respuesta), y protegerse a si mismo (contra el incumplimiento normativo, pleitos, descoordinación entre departamentos o caos de la plantilla dentro de la organización)

Mientras que los datos estructurados están gestionados, controlados y protegidos por los sistemas concebidos a tal efecto (CRM, ERP, HR, etc.), por lo general las organizaciones carecen de control, visibilidad y una protección adecuada de su contenido no estructurado –y la cantidad de contenido no estructurado en las organizaciones está creciendo exponencialmente, con visos de seguir así mucho tiempo. En el año 2005, la publicación InformationWeek desvelaba que el 80% de la información digitalizada en una compañía típica se compone de datos no estructurados como documentos, correos electrónicos e imágenes cuyo crecimiento anual se sitúa en el 50%. Los sistemas ECM resuelven el problema de gestionar de un modo efectivo los datos y el contenido no estructurado.

El contenido no estructurado incluye:

Soluciones de Gestión de Contenidos ORACLE

Oracle adquirió Stellent, uno de los principales proveedores de software de Gestión de Contenido Empresarial, en noviembre de 2006 para complementar y ampliar el portfolio de este tipo de soluciones con que contaba por entonces.

Stellent – antes de la adquisición. Diciembre de 2006

La Gestión de Contenido Universal de Stellent proporcionó una plataforma universal para el negocio que respondía a las necesidades de Gestión de Contenido Empresarial. Permitió que los clientes desplegaran de un modo sencillo múltiples aplicaciones de negocio –tales como sitios web públicos, intranets y extranets seguras, procesos de cumplimiento normativo y gestión de marketing de marca- y también escalar la tecnología para soportar la gestión multi-sitio y las necesidades de gestión de contenido a lo largo de toda la compañía.

Stellent era el líder en suministro de tecnología de conversión y distribución de contenido para dispositivos móviles, incluyendo las plataformas Windows CE, Pocket PC y Symbian. La tecnología se integra con los procesos de negocios existentes permitiendo a los dueños del contenido continuar utilizando aplicaciones de escritorio con las que estaban familiarizadas (como Microsoft Office, AutoDesk AutoCAD, Sun StarOffice) y aplicaciones de diseño (como editores de HTML y XML).

En el ejercicio fiscal 2006, la facturación de Stellent se situó en los 130 millones de dólares, lo que suponía un crecimiento del 26% respecto al año anterior. La compañía tenía 600 empleados y más de 4.500 clientes.

Adquisición de Captovation- Febrero de 2007

Oracle adquirió la compañía Captovation, dedicada al desarrollo de soluciones de captura de documentos. Esta compra tiene como objetivo potenciar el software de ECM de Oracle, proporcionando una solución completa y automatizada de las transacciones globales de gestión de contenidos.

En un comunicado a los usuarios, Thomas Kurian, vicepresidente senior de Oracle, ha afirmado que la tecnología de Captovation ayudará a los usuarios a cumplir con los requisitos establecidos por la regulación en lo que respecta a los procesos de auditoría y les permitirá ahorrar costes. 

Oracle anuncia su roadmap de producto de Gestión de Contenido

En abril de 2007, Oracle anunció su roadmap previsto para proveer rápidamente de nuevas versiones de producto a lo largo de todo su portfolio de gestión de contenido. Tras completar la adquisición de Stellent en diciembre de 2006, Oracle ha integrado su tecnología y ya está disponible una nueva generación de productos innovadores para la gestión de contenido, formando parte de los productos integrados en la familia Oracle Fusion Middleware.

Oracle prevé lanzar nuevas versiones de todos sus productos de gestión de contenido en los próximos 12 meses, al tiempo que planea ofrecer una suite integrada que incluye tres de sus soluciones más importantes de gestión de contenido. La suite integrada, Enterprise Content Management Suite, incluye Oracle Universal Content Management (Contenido), Oracle Universal Records Management (Registros), y Oracle Imaging and Process Management (Imágenes y Procesos).

La gama de soluciones intuitivas de gestión de contenido de Oracle cubre todos los aspectos de ECM –desde archivos e imágenes a la gestión de contenido web y documentos o de registros y retenciones- en una suite de productos totalmente integrada. La arquitectura de gestión de contenido de Oracle se conecta en caliente, proporcionando simultáneamente soporte out-of-the-box a repositorios de Oracle y de terceros, sistemas de gestión de identidades y aplicaciones corporativas.

Al mismo tiempo, las nuevas soluciones de Oracle elevan sin precedentes la escalabilidad, seguridad y fiabilidad existente en la tecnología de Oracle. La oferta de productos Oracle para la gestión de contenido incluye Oracle Universal Content Management, Oracle Universal Records Management, Oracle Information Rights Management, Oracle Imaging and Process Management y Oracle Content Database.

Este portfolio de producto se erige como la plataforma más intuitiva y unificada disponible, compuesta por:

•  Oracle Universal Content Management (Contenido)

•  Oracle Universal Records Management (Registros)

•  Oracle Information Rights Management (Derechos de Información)

•  Oracle Imaging and Process Management (Imágenes y Procesos)

•  Oracle Content Database Suite

Referencias Mundiales

•  Oracle ECM proporciona el conocimiento al Centro de Contacto del Ayuntamiento de Newport City Council

•  Oracle demuestra la Fórmula ganadora con Renault F1

•  La gestión de Morley Fund recupera el control del contenido para conservar su sólida reputación en la industria

•  Gist Limited mejora su gestión de contenidos y reduce sus costes de TI.

•  Atkins mejora su servicio y garantiza el cumplimiento normativo con el sistema de gestión de imágenes y procesos

La opinión de los Analistas

Gartner sitúa a Oracle como líder en su último Cuadrante Mágico de Gestión de Contenido Empresarial

Oracle anuncia que ha sido posicionado en el cuadrante de Líderes en el reciente ‘Cuadrante Mágico de Gestión de Contenido Empresarial 2007' de Gartner. El informe valora a los fabricantes según su habilidad para llevar a término y su visión global.

Según apunta Gartner, "la Gestión del Contenido Empresarial es un 'término paraguas', que engloba un entorno y una visión para integrar una amplia gama de tecnologías de gestión de contenido, así como formatos de esos contenidos”. Asimismo, la consultora precisa que "este mercado ha supuesto cerca de 2.900 millones de dólares en 2007 dentro de los ingresos de software en todo el mundo. Gartner prevé que la facturación total de software procedente del mercado mundial de ECM crecerá a un ratio interanual del 12,9 por ciento hasta 2011".

Como parte de la familia de productos de conexión en caliente Oracle Fusion Middleware, basados en estándares abiertos, el software de gestión de contenido empresarial de Oracle proporciona la plataforma más intuitiva y de más sencillo uso para la gestión, compartición, almacenamiento y recuperación del contenido, tanto estructurado como no estructurado, en cualquier entorno TI heterogéneo.

Oracle provee una completa gama de software de gestión de contenido empresarial que incluye Oracle Universal Content Management, Oracle Universal Records Management, Oracle Information Rights Management, Oracle Imaging and Process Management y Oracle Content Database

"El extraordinario crecimiento del contenido no estructurado gestionado por las organizaciones, junto a una mayor preocupación en materia de propiedad intelectual, privacidad de la información y regulaciones estatales, ha convertido la gestión del contenido empresarial en un asunto de misión crítica tanto para el sector público como privado" , comenta Andy McMillan, vicepresidente de Gestión de Contenido de Oracle. "Creemos que la posición de Oracle en el cuadrante de Líderes para Gestión de Contenidos Empresarial es la confirmación de que nuestros clientes pueden incrementar su productividad y mejorar el valor de sus aplicaciones corporativas al tiempo que reducen los costes de gestión de la información y simplifican el cumplimiento normativo utilizando el software intuitivo e integrado de gestión de contenido empresarial de Oracle".

Para información adicional sobre el “Cuadrante Mágico para Gestión de Contenido Empresarial 2007” de Gartner, visite:

http://mediaproducts.gartner.com/reprints/oracle/150426.html

Forrester sitúa a Oracle a la cabeza del mercado de Gestión de Contenidos

Forrester señala en uno de sus recientes informes sobre suites de gestión de contenido que la compra del fabricante de software Stellent en 2007 ha supuesto un gran movimiento por parte de Oracle. Se trata de una pequeña adquisición -100 millones de dólares- pero con enormes repercusiones en el mercado.

Forrester ha evaluado la actual oferta y estrategia ECM de Oracle en base a más de 60 criterios diferentes, estableciendo que Oracle Universal Content Management proporciona un amplio radio de acción en una única plataforma. Tal y como apunta el analista, la gestión del contenido web de la suite (WCM), la gestión de documentos, y la gestión de registros ayudan a que las empresas destierren al pasado su carencia de archivo en profundidad tanto de contenido como de imágenes.

Desde el punto de vista de Forrester, la joya de la corona de Oracle es su tecnología de gestión de derechos de información, que permite a las organizaciones reforzar la seguridad del contenido más allá de los confines de su repositorio Universal Content Management.

El analista precisa que, como parte del portfolio de Oracle Fusion Middleware, Oracle Universal Content Management trabaja con la gestión de procesos de negocio, la búsqueda corporativa y la tecnología de colaboración de Fusion. Esto convierte a la solución en el producto ideal para aquellos usuarios que:

Quieran una plataforma que cubra una amplia gama de necesidades ECM. Oracle Universal Content Management es una plataforma madura, con una sólida arquitectura con fortaleza donde cuenta, como demuestra su soporte a la gestión de documentos y registros.

Cuenten con inversiones en aplicaciones Oracle. Las compañías que hayan invertido en aplicaciones JD Edwards, Oracle E-Business, PeopleSoft y Siebel, se verán beneficiadas con Oracle Universal Content Management. Como parte de Oracle Fusion, la tecnología ECM de Oracle encuentra su camino entre las aplicaciones de Oracle permitiendo que el contenido realmente dé lugar a procesos –como cuentas a pagadores, interacciones con el call center y controles financieros.

No necesiten establecer un estándar de archivo y retención. La gestión documental de Oracle, de registros y la mejora del soporte de integración de contenido le convierte en una buena opción para aquellos que quieran reducir los riesgos ligados a sus contenidos. Y reforzar la seguridad más allá del repositorio Universal Content Management, gracias a Oracle Information Rights Management, no supone ya un gran reto. Este producto blinda y marca la trazabilidad del uso de los documentos gestionados por Universal Content Management, caducando el contenido fuera de fecha y redirigiendo a los usuarios los documentos más actualizados.

Forrester señala que la estrategia ECM de Oracle está totalmente orientada a cubrir las necesidades de los diferentes entornos TI. Así, la plataforma ECM de Oracle está basada en estándares abiertos, al tiempo que proporciona una robusta infraestructura de gestión de la información. En este sentido, la compañía continúa invirtiendo en la gestión de derechos de la información para extender la gestión y la seguridad del contenido más allá de los repositorios. Paralelamente, invierte en tecnologías BPM, colaboración, integración y Web 2.0 para simplificar su adopción.

En suma, Forrester indica que el portfolio ECM de Oracle incluye toda una variedad de prestaciones de gestión de datos, Business Intelligence, amplio soporte de integración (incluyendo integración de contenido), gestión de almacenamiento y tecnologías de seguridad dirigidas a mejorar el modo en que se gestiona toda la información.

Acerca de Oracle

Oracle Corporation es la primera compañía mundial proveedora de soluciones de software al mundo de la empresa.  Con unos ingresos de 18.000 millones de dólares, la compañía ofrece su base de datos, herramientas y aplicaciones de gestión, junto con los correspondientes servicios de consultoría, formación y soporte, en más de 145 países de todo el mundo. 
Marcas registradas: Oracle, JD Edwards, PeopleSoft, ProfitLogic, Oblix , Retek y Siebel son marcas registradas de Oracle Corporación y/o sus filiales. Otros nombres pueden ser marcas de sus respectivos propietarios. 
Existe más información sobre la compañía en www.oracle.com /es