Le nouvel " Alstom People Service (ALPS) ", portail RH basé sur la solution PeopleSoft HCM, permet d'allier convivialité et performance, et d'offrir de nombreux services aux 19 000 utilisateurs d'Alstom

Colombes, 2 juillet 2007 - Afin d'améliorer et de rationaliser sa Gestion des Ressources Humaines dans le monde entier, Alstom a choisi de migrer son ancien système RH vers PeopleSoft HCM 8.9 d'Oracle.
Cet acteur industriel majeur, leader sur le marché des équipements et services de production d'énergie et de transports ferroviaires présent dans 72 pays, souhaitait en effet apporter des réajustements à son SIRH ; ALPS, qui constitue l'une des principales applications transverses et intégrées du Groupe.
La version originale de ALPS manquait de convivialité pour ses utilisateurs. En juin 2006, Alstom décida de migrer vers la version 8.9 de PeopleSoft HCM pour sa simplicité, sa performance, et l'efficacité de ses fonctionnalités. Son implémentation débuta en septembre 2006, le GO LIVE de décembre confirma auprès des 19 000 utilisateurs, dont 800 Responsables RH à quel point cette dernière version était ergonomique.

PeopleSoft HCM d'Oracle : le choix d'une solution éprouvée
Le choix de cette dernière version, de PeopleSoft HCM, visait à améliorer la navigation et surtout l'adhésion des Responsables RH, des Managers et des Salariés à ce nouveau système. Comme l'indique Frank Saunders, Directeur des Systèmes d'Information Ressources Humaines d'Alstom : " les lacunes du système nous ont conduit à effectuer quelques réajustements qui consistait à développer un système RH Global qui fournisse des informations précises et à jour, à l'aide du nouvel ALPS et de PeopleSoft HCM. Ceci est la clef, pour nous, d'une bonne gestion et du développement de nos Salariés. Avec cette migration, le système est plus efficace et plus simple à utiliser. "

Les Managers devraient donc être plus enclins à utiliser ALPS, notamment grâce au nouveau design des pages de Gestion de la Performance et au " workflow " qui permet au Salarié et au Manager d'être alerté lorsqu'ils ont une action à effectuer dans le système. En effet, la nouvelle architecture, entièrement évolutive, assure la souplesse indispensable pour atteindre le niveau de service requis par l'exigence du calendrier RH. Cela devrait permettre d'absorber plus efficacement la surcharge de travail due aux pics saisonniers. Surtout que l'accent a été mis bien sûr, sur la notion clef du " Libre Service ", mais aussi sur la facilité d'accès et de navigation.

Performance optimisée, accès facilité, sécurité renforcée et processus simplifiés
En termes fonctionnels, la mise en place du nouvel ALPS s'est concentrée sur quelques points d'amélioration majeurs :

- Une gestion de la performance optimisée (ayant pris en considération les retours d'expérience des utilisateurs RH et des Managers) via la mise en place d'un libre service " Objectifs & Performance " simplifié ;
- La mise en place d'un " workflow " intégré permettant aux Managers et aux Salariés d'être informés par e-mail de l'avancement du processus ;
- Un accès facilité à ALPS via la technique PeopleSoft Portal et le développement de " pagelets internet " pour remplacer l'ancienne navigation de la version 8.1 et offrir aux utilisateurs occasionnels une utilisation plus intuitive ;
- Une gestion de la sécurité plus souple avec la création de nouveaux rôles de sécurité plus en adéquation avec les responsabilités des RH dans les domaines suivants : entreprise, fonction, pays et secteurs ;
- Une interface améliorée avec des écrans évolutifs et la possibilité de renseigner deux exercices fiscaux en parallèle.

Le point principal de la nouvelle version est l'accès simplifié aux principales fonctions du système, dont la Gestion de la Performance. A chaque étape, l'utilisateur, Salarié ou Manager sait parfaitement où il en est et ce qu'il doit faire, ce qui simplifie son travail au quotidien. Cette migration a aussi été l'occasion de modifier l'architecture technique et d'intégrer des serveurs plus puissants, ce qui contribue à une gestion plus efficace des pics d'activité lors de certains processus cycliques comme la Définition des Objectifs, au mois d'avril par exemple.

Au niveau technique, outre le changement de serveurs, ALPS bénéficie à travers PeopleSoft HCM 8.9 d'améliorations essentielles pour son architecture telles que les nouveaux PeopleTools 8.4x. Ces outils, utilisés par les développeurs, prennent en charge des standards ouverts : HTML, HTTP, XML, Web Services…
" Les nouvelles améliorations techniques de PeopleSoft 8.9 comprenant Peopletools 8.4 constituent une base solide pour l'avenir. A terme, la solution permettra de faire évoluer les processus RH communs au Groupe Alstom, comme la gestion de la Mobilité et des Rémunérations. ALPS est pour moi un outil essentiel pour soutenir nos équipes RH et la politique " It's all about People " d'Alstom ", poursuit Frank Saunders.

Enfin, une action de formation a été mise en place afin de former les utilisateurs d'Alstom aux changements liés à la nouvelle version de leur portail RH. Elle s'est traduite par la création d'un programme d'e-learning accompagné d'un manuel d'utilisation pour appréhender le module de Gestion de la Performance en Libre-Service (logiciels utilisés " User Productivity Kit " et " Captivate "), et d'un cycle de cours " Delta ", destiné à maîtriser les nouvelles fonctionnalités et à former les formateurs. En 2.5 semaines, les équipes responsables de ALPS ont formé 550 utilisateurs RH. La formation et la communication, dans un tel projet, sont deux facteurs clefs de réussite, afin de garantir l'efficacité des Responsables RH et la plus grande satisfaction de tous.

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