Тема номера: ORACLE iLEARNING

Джон Холл

Выбор системы управления обучением
(Assessing Learning Management Systems,
by John Hall)

Источник: сайт Chief Learning Officer, январь 2003, http://www.clomedia.com/content/templates/clo_feature.asp?articleid=91&zoneid=29

Хотя электронное обучение (e-learning) появляется где-то в конце 90-ых годов, промышленные аналитики только сейчас начали проявлять оптимизм в части обеспечивающих технологий, особенно промышленных систем управления обучением (LMS - learning management system), как в плане ускорения адаптации, так и быстрого возврата инвестиций (ROI - return on investment). Вспомним еще, что первые адаптации LMS были нацелены на проекты дискретного e-обучения, были ограничены в возможностях и требовали трудоемкой и дорогой настройки. Сегодня же имеет место тенденция к консолидации и обеспечению единой общей инфраструктуры для управления обучением и воспитания инициативности в организации.

Система управления обучением является платформой для диалоговой онлайновой среды обучения уровня предприятия, обеспечивая управление, предоставление и прослеживание смешанного (т.е. онлайновая и традиционная классная комната) обучения служащих, клиентов и других заинтересованных лиц. Правильная LMS должна быть интегрирована с другими отделами: управление персоналом (human resources), бухгалтерия (accounting), электронная коммерция (e-commerce) и т.п. Тем самым административные и надзирающие задачи могут быть упрощены и автоматизированы, а полная стоимость и результаты обучения могут быть отслежены и квалифицированы.

Кроме того, LMS должна поддерживать средства совместного обучения, предлагающие множество способов “learning≈from”, рассчитанных на индивидуальную скорость работы с курсом (Web-семинары и Web-классы, загружаемый, CD-ROM и/или видео - контент), чтобы планировать (онлайновый или непосредственный инструктаж в аудитории) занятия обучаемой группы (диалоговые форумы и чаты). Если LMS способна интегрировать, организовать и стандартизировать обучение, удовлетворяя разнообразным организационным требованиям, то она может быть приравнена к какому-либо важному ресурсу предприятия, подпадающему под ERP-решения (ERP - enterprise resource planning -система планирования ресурсов предприятия), которые преобразовывают систему управления предприятием (company’s back-office) в единое функционирующее целое.

Если признать, что интегральное образование – это действие, ведущее к успеху любой организации, не удивительно, что e-обучение находится теперь на одном уровне с другими крупномасштабными мероприятиями предприятия: ERP, управление отношениями с клиентами (CRM - customer relationship management) и управление цепочками поставок (SCM - supply chain management). Поскольку организации трансформируются для электронной коммерции, они переходят от фрагментированного развития информационных структур, неизбежно несущих следы унаследованных систем, к тому, что известно как “совместная контекстуальность” (“contextual collaborative”) развития ≈ система совместного использования знаний в реальном времени, призванная скоординировать бизнес-действия всего предприятии с расширенной цепочкой поставок (используя порталы предприятия, приложения и электронный обмен данных (EDI - electronic data interchange)).

Эта всемирная тенденция изменяет и рынок e-обучения. Вместо того чтобы осуществлять и поддерживать мешанину автономных проектов, компании смотрят, как бы повысить значимость e-обучающих ресурсов, чтобы обеспечить свои разнообразные образовательные потребности для всех бизнес-функций.

Как заявлено в отчете META Group, под названием “2002/03 Trends≈Web & Collaboration Strategies“ (“Тенденции 2002/03 ≈ Стратегии Web и Сотрудничество”) (9 октября 2002): “К 2005 высоко производительные предприятия будут управлять портфелями инвестиций способами, которые облегчат внутреннее и внешнее сотрудничество в достижении стратегических бизнес-инициатив и целей организаций (например, новаторство (innovation) , управление знаниями (knowledge management), обучение (learning)). ”

Существует гора доводов, свидетельствующих в пользу внедрения LMS-решений. В сегодняшней экономике знаний компании нужно уметь эффективно, быстро и дешево распределять, управлять и оценивать образовательные программы, независимо от практической деятельности и географического положения. И, как знает любой руководитель корпоративного обучения, собственно обучение и обязательства не обрываются резко на корпоративных стенах [букв. - firewalls - брандмауэрах]. Существующие образовательные сервисы должны быть рассчитаны на массовую внешнюю аудиторию: сообщество разработчиков, партнеров, клиентов, поставщиков и посредников.

В общем плане организации сталкиваются с нехваткой квалифицированных трудовых кадров и ограниченными ресурсами. В ответ многонациональные компании ищут способы внедрить согласованные стандарты обучения и навыков для обучающихся в результате этих действий. Реально это может быть достигнуто только через Интернет-систему, предоставляющую гибкий (24x7) график и понимаемую на множестве языков.

Другой ключевой фактор в этом комплексном подходе к образованию - корпоративная ответственность. Учитывая повышенное внимание заинтересованных сторон, органов государственного регулирования (regulatory agencies) и СМИ, коммерческие компании и поставщики финансовых услуг должны быть способны продемонстрировать, что их высшие руководители, коммерческие отделы и финансовые консультанты полностью компетентны в существующих законах и деловой этике. Кроме того, в компаниях с заграничными офисами это обучение должно доходить до уровня региональных и местных установлений и постановлений.

В этой статье, мы исследуем ключевые действия и административные функции системы управления обучением. Кроме того, мы обратимся к рекомендациям, типа открытых стандартов, чтобы создать благоприятные условия для взаимодействия. Затем мы исследуем сравнительные выгоды различных вариантов аутсорсинга (outsourcing). Наконец, мы дадим рекомендации, как оценить LMS-решения.

Оценка Системы Управления Обучением

Когда начинается сравнение систем управления обучением, приходится слышать много терминов, которые заканчиваются на “-ity”:

• high availability (высокая готовность);
• usability (применимость);
• scalability (масштабируемость);
• interoperability (интероперабельность, способность к взаимодействию);
• stability (стабильность);
• security (безопасность, защищенность).

Давайте кратко изложим каждый из этих вопросов, почему они являются столь важны при функционировании любой системы управления предприятием.

• High availability (высокая готовность): LMS должна быть достаточно надежной, чтобы одновременно обслужить разнообразные потребности тысяч учеников, администраторов, разработчиков контента и преподавателей.
• Scalability (масштабируемость): инфраструктура должна быть способна к расширению: ≈“scale”≈to, предусматривать будущий рост, как плане объема команд, так и размера студенческой аудитории.
• Usability (применимость): Чтобы поддерживать множество автоматизированных и персонифицированных услуг (например, обучение, рассчитанное на индивидуальную скорость, или роль-определенное обучение), доступ, поставка и представление материала должны быть удобны в работе и высоко интуитивны, на подобие серфинга на Сети или покупок на Amazon.com.
• Interoperability (способность к взаимодействию): Чтобы предоставлять контент из различных источников в различных аппаратно/программных средах многочисленных поставщиков, LMS должна базироваться на открытых промышленных стандартах, применяемых в Web (XML, SOAP и AQ) и поддерживать главные стандарты обучения (AICC, SCORM, IMS и IEEE).
• Stability (стабильность): инфраструктура LMS должна надежно и эффективно справляться с функциональностью большого предприятия 24x7.
• Security (безопасность): Как и любое другое обращенное во вне совместное решение, LMS для своего разнообразного пользовательского сообщества должна иметь возможность выборочно ограничивать и управлять доступом к оперативному контенту, ресурсам и функциям конечного пользователя, как внутренне, так и внешне.

Оптимально, если LMS консолидирует различные инициативы обучения, автоматизирует выбор и администрирование курсов, соберет и установит обучающий контент, измерит эффективность обучения и интегрирует обучение с другими приложениями предприятия.

“Одна из наших целей состояла в том, чтобы создать полный учебный план онлайновых курсов и разработать программу сертификации навыков служащих и партнеров всех уровней,” - сказала Дебра Мортон (Debra Morton), директор бизнес-систем фирмы McDATA Corp.(Broomfield, Колорадо), разрабатывающей открытые решения сетевого хранения. “LMS позволяет нам предложить рассчитанные на индивидуальную скорость обучения курсы самообслуживания, обеспечивает нас в то время необходимыми оценками и отчетностью, помогает контролировать и отслеживать процесс обучения, как по всем работникам McDATA, так и по нашему партнерскому сообществу,” - добавила она.

Компания General Physics, занимающаяся подготовкой рабочей силы, сосредоточилась на обучении навыкам по техническому и программному обеспечению, работает с Oracle iLearning, предоставив для всех энергетических компаний обучающий Web-портал для персонала их электростанций. LMS поддерживает платформу и портал, а General Physics обеспечивает собственно содержание. Портал позволяет администраторам назначать, оценивать и отслеживать как теоретические, так и практические квалификационные навыки, предоставляя руководству возможность управления и отслеживания успехов их служащих.

“Преимущество масштабирования выразилось в возможности предоставить энергетическим компаниям любого уровня более 1 400 технологических занятий,” - сказал Расс Гаррити (Russ Garrity), директор General Physics Energy Services. “Благодаря LMS-архитектуре, мы можем предложить рентабельные Web-курсы, к которым можно быстро и легко обратиться, даже в случае рассредоточенности работников.”

Есть особенности и возможности, которые становятся все более и более важными, поскольку использование e-обучения растет. С эксплуатационной точки зрения, LMS и его ключевые компоненты: управление контентом, управление пользователями и система администрирования, должны быть Интернет-100%, не требуя никаких дополнительных клиентских приложений. Как и с любым промышленным приложением, чем больше программное обеспечение требует настройки, тем тяжелее его поддержать, модернизировать и расширять. В прошлом многие компании спроектировали свои решения по e-обучению, потратив много денег на консультации и настройку приложений. Поскольку педагогические и бизнес-модели для онлайнового обучения были еще в младенчестве (но быстро развивались), организации завязли в "твердо-впаянных" (“hard-wired”) решениях с ограниченной гибкостью и масштабируемостью.

Это приводит нас ко второму важному соображению. Выбирайте LMS, основанную на открытой архитектуре, которая поддерживает появление обучающих стандарты, акронимами которых являются IMS, AICC и SCORM.

IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers) – всеобщая организация по аккредитации стандартов, которая ответственна за объектные метаданные обучающих стандартов. Это включает набор стандартов, основанных на спецификациях SCORM (sharable content object reference model – контент разделяемая объектная ссылочная модель), на которые влияют промышленные группы типа IMS и AICC. В простых словах, эти группы индустриальных стандартов создают технические спецификации, позволяющие поддерживать объединенную, стандартизированную модель контента для Web-обучения. Когда Вы собираете контент из многочисленных источников и различных сетей, самой большой и главной задачей является необходимость заставить программное обеспечение и инструментарий "разговаривать" друг с другом (то есть, импорт и экспорт данных и ответы на одни и те же самые операционные команды).

LMS должна быть сынтегрирована с приложениями электронной коммерции предприятия. Надо привлечь много отделов, чтобы автоматизировать обучающие сервисы и ресурсы и обеспечить обучение в режиме самообслуживания, а также администрирование. Например, внутренние коммерческие данные, используемые для обучения, часто связаны со сведениями типа моделей компетентности, находящихся в управлении персоналом и, возможно, в отделах по проблемам согласования или обязательного тестирования. Информация относительно курсов, взятых клиентами, может непосредственно попасть в CRM-систему. Планирование и использование физического места (классные комнаты и аудитории) и другие технические активы (аудио/видео оборудование, система видеоконференции) должны быть связаны с приложением управления ресурсами. Кроме того, нет ничего необычного в привлечении на курсы клиентов, партнеров и других внешних лиц. В этих случаях LMS должна действовать как исполнительный механизм, управляющий онлайновыми заказами, который требует интеграции с финансовой и электронной коммерции системами компании. Поскольку онлайновое образования позволяет проводить обучение на многих стадиях взаимоотношений с клиентами или цикла отношений со служащими, требования интеграции продолжат возрастать. Важно избежать создания "островов" данных, но еще хуже - дубликатов данных на предприятии.

В терминах полезных действий более продвинутые LMS-решения предлагают возможность назначить и персонифицировать индивидуальные обучающие треки, так же как переформатировать, повторно использовать и синдикатировать контент. Многие LMS-системы устанавливают предопределенные роли, которые бывают негибкими и дырявыми (porous); то есть они обеспечивают почти универсальный доступ к контенту и изучению событий. Очевидно, это может иметь отрицательное воздействие на эффективность и безопасность системы, так как курсы, предлагаемые служащим, могут включать не предназначенную для внешнего потребления конфедециальную или составляющую чью-то собственность информацию. LMS, построенная “fine-grained permission” (“детализированных разрешениях”) учитывает специфицированные ролью ограничения того, что каждый конкретный ученик может сделать или увидеть ≈ “только достаточное” (≈“just enough”) обучение. Эта гибкая модель разрешений позволяет иметь множественные уровни доступа, обучающие модели и инструменты самообслуживания для онлайновых пользователей системы (ученики, разработчики контента, преподаватели и администраторы сайта), не ставя под угрозу безопасность.

Механизм оценки со встроенным тестированием и возможностями сравнения является важнейшим в процессах мониторинга, прослеживания и определения рейтинга e-обучения. Система должна поддержать лимиты времени для самоуправляемых испытаний, ограничивать число разрешенных попыток, накладывать задержку по времени между попытками. Отслеживая процесс обучения, служащий обучения и управления может оценить эффективность курсов и точно измерить знания и уровень навыков рабочей силы. Например, группа готовых продаж может отследить, в состоянии ли коммивояжёры представить покупателям новое изделие или обслуживание. Естественно, что географически рассеянные продавцы могут быть теперь обучены более быстро и согласованно "в массе" по всей коммерческой организации. Оценка также является ключевым фактором для корпоративного согласования. Как было упомянуто выше, это дает поддающееся проверке свидетельство, что служащие были вышколены (schooled) по части законов и инструкций, управляющих их бизнес-практикой.

Лицензирование и Покупка Вариантов

Системы управления обучением, также как ERP, сравниваются в терминах сложности (complexity) и стоимости реализации (cost of implementation). Как с любым большим промышленным приложением, ее инсталляция требует IT-экспертизы и последующей поддержки. По данным Fortune 500 среди компании, которые могли бы купить, спланировать и внедрить промышленную онлайновую система обучения, много компаний, переходящих к модели ASP (Appplication Service Providing – аренда приложений). В этой модели аутсорсинга третье лицо, часто продавец LMS, управляет IT-инфраструктурой или на сайте клиента, или удаленно. Но поскольку аутсорсинг устраняет потребность в IT-штате и обслуживании, надо иметь в виду, что LMS должна быть разработана для такого типа развертывания.

Zachry Construction Corp., всемирная строительная компания с более чем 15 000 широко рассеянных служащих, занимающихся бизнесом в сотнях точек, когда обратилась к реализации LMS, захотела работать с Karta Technologies Inc. Karta - технологическая компания, специализирующаяся в продвинутом Web-обучении взрослых. Для Zachry Construction Karta выполнила и осуществила внедрение полного решения Oracle iLearning. В силу многочисленных преимуществ предлагаемых этой LMS, Karta планирует предложить эту же модель и другим клиентам.

“Мы можем организовать очень быстро настроить сайт, используя наш прошлый опыт и возможности Oracle iLearning,” - сказал Дэвид Стейнк (David Steinke), директор по разработкам Karta. “Мы теперь можем предложить нашим клиентам решение по e-обучению на проверенной системе, минимальными потерями и низкими затратами на реализацию.”

Garrity из General Physics рекламирует модель аутсорсинга, вследствие ее способности уменьшить конечные затраты. “Используя LMS, мы обрели возможность построить дешевый обучающий портал, помогающий руководству управлять и отслеживать прогресс служащих”, - сказал Garrity. “Реализуя LMS как модель аутсорсинга, мы устранили мороку, связанную с обновлением нашей системы и значительно уменьшили наши затраты.”

Существуют четыре основных модели лицензирования, ныне доступные на рынке e-обучения:

1. Покупается программное обеспечение, устанавливается и управляется внутренними силами.
2. Компания покупает программное обеспечение, но оно размещается и управляется удаленно третьей фирмой. Администраторы, разработчики контента, преподаватели и ученики получают доступ к системе по Интернету.
3. Компания покупает программное обеспечение, устанавливает его на своей собственной платформе, но обслуживание, модернизация и управление осуществляется продавцом LMS или другим третьим лицом (например, системным интегратором).
4. Для скромных по стоимости решений есть четвертый вариант. Некоторые продавцы LMS, использующие свои собственные промышленные системы e-обучения, предлагают разделять доступ к их системам. Тем самым, Вы арендуете "место" на хост-сайте.

В оценке, какая же модель наиболее подходит для вашей компании, нужно потребовать от вовлеченных в это дело IT-профессионалов составить карту технических возможностей и потребностей компании. Не существует одного-для-всех LMS-решение, и продавцы должны предложить варианты. В конечном счете, это - решение компании, инсталлировать ли инфраструктуру или воспользоваться хостингом. В то же время очень важно, что как только Вы сделаете тот или иной выбор, Вы все еще должны иметь гибкость, чтобы проделать все снова. Поскольку потребности в e-обучении могут измениться и вырасти, Вам не хочется оказаться запертым в рамки первоначального проекта. Если Вы установили LMS, система должна быть гибкой, расширяемой и основанной на открытых стандартах. Вы не хотите потерять функциональные возможности, архивную информацию и разработки курсов с более ранних этапов обучения. LMS должна быть способна измерять и поддерживать новые и появляющиеся модели обучения, технологии и инструменты.

Действие началось

По общему мнению аналитиков, отслеживающих рынок e-обучения, успех компании привязан к реальным бизнес-целям. К внедрению LMS надо подходить дисциплинировано, с твердыми целями, имея график времени и эталонные тесты производительности, как для любого проекта активного управления. Не запутайтесь в мелочном списке особенностей; выясните то, что Вы хотите достигнуть в бизнесе с точки зрения образования, а затем обсудите на техническом совете, в каких функциональных возможностях Вы будете нуждаться.

При оценке LMS Вы должны взять твердо выбрать продавца. Или аутсорсинг, или покупка решения - Вы хотите иметь ПО-партнера с финансовыми ресурсами и широким рыночным диапазоном, чтобы обеспечить ваши потребности развития. Ищите партнера, который знает и понимает сферу образования (он обслуживает организации индустриальных стандартов или обладает специалистами по образованию, которые руководят разработкой продукта).

“Когда мы познакомились с несколькими продавцами LMS, нам понадобился партнер, который был бы динамичен, материально устойчив и мог расти с нами”, - сказал Г.П. Сингх (G.P. Singh), президент и главный администратор Karta Technologies. “Мы предлагаем решения e-обучения, которые обеспечивают корпоративное образование, как для больших транснациональных корпораций, так и для меньших фирм. LMS-решение должно отражать требования и желания наших разнообразных клиентов, так что наш партнер должен обладать продвинутой технологией и существенными ресурсами.”

В интервью прошлого года Энн Боланд (Ann Boland), президент Digital Learning Organization, торговая ассоциация контента и поддержки бизнес-платформ для индустрии обучения, прокомментировала тревожащую тенденцию, по которой она лично отметила, что лишь немногие из людей, которые продают и управляют e-обучениям сами на деле закончили онлайновый курс. Из этого следует рекомендация, которая должна была бы быть самоочевидной, но неочевидна: “Проверьте, использует ли продавец LMS на деле свое собственное решение e-обучения, обучает ли он и повышает квалификацию собственных служащих.” Если компания использует собственное изделие, это служит двойной мотивацией в постоянном улучшении и введении инноваций в функциональные возможности и эффективность LMS.

В дополнение к советам технических специалистов я рекомендую спросить у предполагаемых продавцов рекомендации клиентов. Пользователи системы могут рассказать Вам, как о сильных, так и о слабых сторонах технологии, а так же что бы они сделали по-другому при старте на пустом месте. Вы также должны говорить с равными себе, кто уже внедрил систему управления обучением, чтобы выяснить, были ли выполнены их ожидания и цели.

Еще один способ проверять систему состоит в том, чтобы поработать с продавцом по экспериментальной программе. Вам нужно начать с объема, который удобен для Вас, с минимальными финансовыми или штатными обязательствами. Стоит рассмотреть возможность аренды в системе e-обучения продавца. Таким образом Вы можете полностью проверить эксплуатируемую и состоявшуюся на рынке систему в течение испытательного срока, за меньшую стоимость.

Заключение

Система управления обучением оптимально должна:

• объединять обучающие действия на масштабируемой дешевой Web-платформе;
• быстро собирать и поставлять обучающий контент на нескольких языках;
• измерять эффективность обучающих действий;
• соединять возможности классной комнаты и онлайнового обучения;
• интегрироваться с другими промышленными приложениями;
• иметь централизованную и автоматизированную администрацию;
• обладать возможностью самообслуживания и самоуправляемыми сервисами в максимально возможной степени;
• обладать мобильностью и поддерживать стандарты AICC, IMS и SCORM;
• персонализировать контент и позволять повторное использование знаний.

John L. Hall( Джон Л.Холл) - старший вице-президент Oracle University, отдел образования и обучения Oracle Corp., с 1999. В течение срока пребывания Холл способствовал тому, что Oracle University превратился в самое большее в мире бизнес-обучение с программным обеспечением, с более чем 600 000 студентов ежегодно.