Тема номера: ЭЛЕКТРОННАЯ РОССИЯ

А.Голосов,
В.Афиногентов
"ФОРС - Центр Разработки"

Электронные административные регламенты
и средства их реализации на платформе Oracle.

Источник: журнал “Электронный регион” №1, 2003

Голосов Алексей Олегович - генеральный директор холдинга ФОРС, генеральный директор компании "ФОРС - Центр разработки"

В последнее время понятия «административные регламенты» (АР) и «электронные административные регламенты» (ЭАР) все чаще встречаются в средствах массовой информации — как специализированных, так и общих. Можно заметить, что вокруг этих терминов постоянно возникает дискуссия, связанная с их определением, возможностями реализации и т.д. Сам факт этой дискуссии показывает, что эти термины и стоящие за ним идеи действительно соответствуют назревшей в обществе потребности в упорядочении деятельности органов государственной власти, затрагивают в той или иной мере интересы всех сфер современного общества. В данной статье мы попробуем разобраться в значении этих понятий, рассмотрим возможности автоматизации этих регламентов при помощи инструментов, предлагаемых компаниями Oracle и ФОРС.

Итак, что же такое административный регламент? В соответствии с определением, данным в словаре живого великорусского языка В.Даля, «РЕГЛАМЕНТ — устав, порядок или правила какой-либо службы, разъясненные на письме». В соответствии с этим определением, административный регламент – это письменное (или зафиксированное в другой форме) определение правил исполнения административной службы. Под административной службой мы понимаем процесс взаимодействия органов государственной власти между собой и с гражданами. Наиболее важным, с нашей точки зрения, является тот факт, что правила работ, выполнения каких-либо действий существуют не в виде личного опыта исполнителей, а в виде письменных уложений. Необходимость записать эти правила в виде, понятном другим исполнителям требует их формализации и осмысления, и на этом этапе (возможно неявным образом) осуществляется первичная оптимизация деятельности людей. Подобные регламенты существуют (вернее, должны существовать) в каждой системе, где работы выполняются в несколько шагов или несколькими исполнителями. Регламенты административной службы в России существуют испокон века и восходят к Земским и соборным уложениям, созданным во времена Петра I, существуя в виде законов, подзаконных актов, инструкций и т.д.

Афиногентов Василий Геннадиевич - главный эксперт отдела бизнес-анализа компании "ФОРС - Центр разработки"

Что означает в данном контексте «электронный административный регламент»? Добавление термина «электронный» к общеупотребительным понятиям – торговля, правительство, коммерция — стало в последние годы общим местом и в подобных случаях важно понять, приводит ли добавление информационно-технологической составляющей к появлению нового продукта, услуги или это просто дань моде. В случае административных регламентов их реализация в виде ИТ-системы принципиально изменяет порядок выполнения регламента. В традиционных системах, не использующих средства автоматизации, несмотря на наличие письменных инструкций, всегда существует возможность не следовать им. Контроль выполнения регламента затруднен, не удается добиться необходимого уровня прозрачности. Реальные действия исполнителей могут основываться на различных сиюминутных соображениях, а отнюдь не на общих правилах, зафиксированных в АР. Это приводит к непредсказуемому поведению системы, а в конечном итоге — к снижению ее эффективности.

Добавление ИТ-составляющей, превращение регламентов в электронные, позволяет сделать следование регламентам автоматическим, когда сама система исполнения регламента контролирует правильность этого исполнения. Другими словами из реализации ЭАР автоматически следует выполнение самого административного регламента. При этом гибкость системы, необходимая для ее существования в меняющихся условиях реальной жизни, обеспечивается гибкостью инструмента, используемого для автоматизации. Кроме этого, переход к электронным административным регламентам позволяет воспользоваться уже традиционными преимуществами автоматизации любой деятельности – повышение открытости, легкости доступа и контроля стадий прохождения отдельных этапов деятельности и т.д.

Процесс автоматизации, «электронизации» административных регламентов должен начинаться с формализации текущей деятельности, выяснения того, какие изменения должны быть внесены в существующие регламенты для их соответствия реальной деятельности организации. Уже на этом этапе возможна оптимизация деятельности за счет объединения повторяющихся действий в единых центрах, исключения дублирования и т.д. Затем необходимо выбрать средство автоматизации и реализовать регламент в электронном виде.

Возникает естественный вопрос — существуют ли какие-либо признанные в международном масштабе стандарты описания подобной деятельности, международные стандарты описания процессов? С 1993 существует общественная организация Международная коалиция управления потоками работ (Workflow Management Coalition — WfMC), целью которой является установление и поддержание международных стандартов в области управления (и описания) потоков работ. Ценность этих стандартов в том, что описание, созданное в соответствии с ними, будет одинаково понятно всем системам, поддерживающим этот стандарт. В настоящее время существует первая версия подобного стандарта — XPDL 1.0. В соответствии с этим стандартом описание потока работ должно включать в себя следующие разделы: «Роли (исполнители)», «Процессы», «Шаги процессов», «Используемые внешние приложения» и т.д.

Уникальным средством реализации электронных административных регламентов на платформе Oracle является инструмент Oracle Workflow (OWF). Он состоит из следующих компонентов:

• графический редактор бизнес-процессов — Oracle Workflow Builder, позволяющий построить диаграмму (модель) любого бизнес-процесса в виде совокупности правил и действий;
• Workflow процессор — Oracle Workflow Engine, исполняющий действия, описанные в модели (рассылку оповещений, выполнение функций и т.д.);
• средства доставки оповещений, обеспечивающие возможность получения информации от пользователей и их оповещения о возникновении в системе событий, требующих их внимания;
• средства мониторинга, обеспечивающие графическое представление течения процесса на основе его диаграммы, подготовленной в Oracle Workflow Builder.

В поставку OWF входит определенный набор процессов, которые могут быть использованы для автоматизации типичной деятельности предприятия. Каждый процесс может быть модернизирован средствами графического дизайнера для соответствия целям внедряющей его организации.

Основными преимуществами использования OWF для создания среды поддержки электронных административных регламентов является возможность построения системы автоматизируемых процессов с необходимой степенью точности: возможно построение крупномасштабной картины работы организации и ее непрерывное и последовательное уточнение. Уникальность OWF заключается в том, что любой описанный процесс может быть немедленно запущен на исполнение (в тестовом или рабочем режиме). Это позволяет использовать OWF как средство оптимизации или отладки бизнес-процессов. Любая группа процессов может быть вынесена в библиотеку типовых действий и в дальнейшем использоваться другими процессами.

Для успешного использования системы поддержки потоков работ как средства автоматизации административных регламентов необходимо сохранять информацию о выполненных процессах для анализа, контроля и т.д. Это требует объединения системы поддержки потоков работ с какой-либо системой хранения информации о реализованных процессах и событиях. ФОРС для решения этой задачи предлагает комплексное решение «ЭЛАД-Документооборот», которое объединяет в себе возможности Oracle Workflow и средство хранения и обработки документов — электронный архив ЭЛАД.

В рамках системы определяется набор видов документов, с которыми работает организация, и набор процессов по их обработке, таких, как согласование, утверждение, напоминание, анализ характеристик документа и т.п. Отдельные процессы объединяются в технологические цепочки обработки документов, которые запускаются либо автоматически (при загрузке в систему электронной копии документа), либо в ручном режиме. При обработке электронного документа, с момента его появления в системе до размещения в архиве, пользователь участвует в работе системы только при возникновении неожиданных событий или для принятия решений о дальнейшей судьбе документа.

Система позволяет сформировать и сохранить в базе данных правила обработки документов, единые для всей организации. При возникновении новых задач можно построить их решение при помощи сформированной библиотеки правил. При этом потребуется минимальная настройка, которую вполне может осуществить подготовленный пользователь или администратор системы. Система обладает развитыми средствами делегирования ответственности и контроля исполнения работ, с возможностью формирования правил их передачи другим сотрудниками организации. Правила передачи работ создаются и редактируются при помощи web-интерфейса. Руководящие работники имеют возможность в реальном времени наблюдать исполнение работ и прохождение документов и при необходимости оперативно вмешиваться в процесс. В системе реализованы средства анализа производственной загруженности сотрудников, а также технологии списков "задач к исполнению" и напоминаний. В совокупности указанные возможности позволяют получать оперативную информацию о текущем состоянии дел в организации, осуществлять непрерывный контроль и анализ повседневной деятельности.

Использование электронного архива ЭЛАД для решения задач хранения информации о процессах, реализованных в данной системе, связано с тем, что ЭЛАД легко настраивается на любую предметную область. Документом ЭЛАД может быть как документ, обрабатываемый в рамках какого-либо административного регламента, файл, содержащий информацию для принятия решения, некоторый набор атрибутов, определяющий течение рабочего процесса и выбор необходимого регламента.

Настройка ЭЛАД на конкретную предметную область осуществляется средствами администрирования системы, без необходимости изменений в программном обеспечении. Вместе с возможностями OWF изменять процессы в графическом дизайнере это позволяет производить настройку и подстройку системы в процессе работы силами администратора и подготовленных пользователей системы.

Таким образом, решение «ЭЛАД-Документооборот» позволяет существенно увеличить эффективность управления за счет формализации типовых действий, автоматической обработки документов и повышения степени контроля над деятельностью в организации