|
Елена Некрасова
Система первой необходимости
Источник: журнал CIO, "IT-рынок" 21 января 2009 года
http://www.cio-world.ru/it-market/396347/
В условиях кризиса многие компании задумываются о
сокращении расходов, персонала, тех или иных направлений
бизнеса, производственных линий. Более четко выявить убыточные
или наиболее затратные направления деятельности компании и
принять осознанные решения в условиях экономической
нестабильности поможет CPM-система.
 Существует несколько терминов
для обозначения концепции корпоративного управления и
соответствующего класса ПО, предназначенного для автоматизации
управленческих бизнес-процессов. Компанией Gartner был введен
в употребление термин CPM (Corporate Performance Management).
Его аналогами являются BPM (Business Performance Management -
предложено компанией IDC) и EPM (Enterprise Performance
Management). Все три термина обычно переводятся на русский
язык как "управление эффективностью бизнеса".
"По определению, CPM - это совокупность методологий,
показателей, процессов и систем, используемых для управления,
анализа и контроля эффективности бизнеса предприятий, -
рассказывает Алена Дробышевская, руководитель группы
консультантов по бизнес-приложениям корпорации Oracle в СНГ. -
Близкий к нему термин BPM определяется IDC как совокупность
процессов управления и анализа, а также соответствующих
информационных технологий, имеющих отношение как к финансовой,
так и к операционной деятельности организации. Эти процессы
связаны с реализацией стратегии организации и включают
финансовое и операционное планирование, консолидацию
финансовой отчетности, бизнес-моделирование, анализ и
мониторинг ключевых показателей эффективности. BPM позволяет
предприятиям формировать стратегические цели, а затем
оценивать эффективность своей деятельности по отношению к ним
и управлять процессом их достижения".
Системы бизнес-анализа и управления эффективностью,
входящие в группу решений CPM / BPM, обеспечивают повышение
оперативности принимаемых решений, гибкость процессов
стратегического и оперативного планирования, реализацию
стратегии развития бизнеса на основе ключевых показателей
деятельности. "В нынешних экономических условиях спрос на
системы класса CPM возрос, - отмечает Дмитрий Лившиц, директор
департамента программных решений Digital Design. - Эти системы
не воспринимаются заказчиками как второстепенная сфера
инвестиций - это инструменты, необходимые прямо сейчас, даже
если не все бизнес-процессы холдинга или одной компании
автоматизированы. Зато оценкой текущего состояния компании уже
не надо заниматься "вручную" - CPM-системы исключают
подтасовку фактов и несвоевременное принятие решений из-за
недостаточно быстрых коммуникаций".
В основе концепции управления эффективностью бизнеса лежит
идея непрерывного цикла управления, включающего
- определение целей развития;
- моделирование факторов, определяющих достижение этих
целей, и имеющихся ограничений;
- планирование действий, ведущих к достижению поставленных
целей;
- постоянный мониторинг, позволяющий отслеживать состояние
ключевых показателей эффективности и их отклонение от плана;
- анализ достигнутых результатов, позволяющий лучше
осознать природу "носителей эффективности";
- составление финансовой и управленческой отчетности,
помогающей руководителям принимать экономически обоснованные
решения.
Выбор без ошибки
 Выбор CPM-решения определяется
прежде всего целями его использования. "Необходимо
определиться с характером и источниками нужной нам информации,
- подчеркивает Николай Анисимов, заместитель коммерческого
директора EAE Consult. - А значит, решающий фактор - насколько
существующие учетные системы в состоянии обеспечить систему
CPM соответствующей информацией. Если предполагается ручной
ввод учетной информации в систему, то лучше ограничиться
самыми простыми и дешевыми инструментами, благо они есть.
Инвестиции в ИТ лучше направить на внедрение полноценных
транзакционных систем, что даст гораздо большую отдачу. Если
же учет на предприятии в целом налажен, то тогда можно думать
и о полноценной аналитической системе".
Другой важный критерий выбора - бюджет на внедрение. С
одной стороны, затраты на внедрение систем российских
разработчиков или класса "open source" могут быть сравнительно
невелики - десятки тысяч долларов. Однако, предупреждает Алена
Дробышевская, возможны трудности с тем, что система вскоре
прекратит свое существование, не будет поддерживаться, не
сможет соответствовать требуемой функциональности. С другой
стороны, системы от западных разработчиков, которых на текущий
момент осталось совсем немного, имеют очень гибкую
функциональность, поддержка их обеспечивается на непрерывной
основе, но и внедрение их может вырасти в проект стоимостью
несколько сотен тысяч долларов.
Необходимо также определиться с перечнем возможностей
будущей системы CPM. Если надо не только составлять планы и
бюджеты, но и интегрировать (возможно, на следующих этапах) их
с системами показателей производительности и сбалансированных
показателей, консолидировать отчетность по группе компаний, то
и решение должно позволять выполнять все указанные задачи.
Существенный аспект - наличие механизмов разграничения
доступа к данным. "Сотрудники, отвечающие за ввод бюджетных
показателей, должны иметь право на изменение только "своих"
данных и просмотр всех связанных, - отмечает Алена
Дробышевская. - Ряд ключевых пользователей (например,
финансовый директор) должен иметь возможность полного
редактирования и просмотра всех данных. Другая группа - только
возможность просмотра. Данные, введенные одним пользователей,
не должны "неожиданно" перетирать данные другого сотрудника,
если планы или бюджеты редактировались одновременно.
Система должна позволять вводить формулы расчета
показателей без использования языков программирования; в
идеале это механизм, похожий на так привычный для всех
финансистов и бухгалтеров Excel. Основными пользователями
системы являются финансисты, которые привыкли оперировать
языком формул, а не программирования. Необходимость обращаться
к ИТ-специалистам серьезно увеличивает время реакции системы в
целом на необходимость изменений".
Особое внимание стоит уделить настройкам и изменениям
аналитических отчетов: они должны быть максимально понятны,
прозрачны и удобны бизнес-пользователям - аналитикам,
плановикам, финансовым специалистам. Только когда данные можно
увидеть быстро и в нужном формате, вся система имеет
ценность.
Желательно, считает Алена Дробышевская, чтобы система имела
встроенный инструмент управления бизнес-процессом: "Она
автоматически сгенерирует по расписанию нужную бюджетную
форму, отчет, отследит значение ключевого показателя,
оповестит заинтересованных сотрудников компании, сообщит о
том, что кто-то из них не выполнил свою задачу в срок. Такие
механизмы повышают ответственность сотрудников за
процесс".
Важным критерием выбора системы, по мнению Дмитрия Лившица,
является однородность платформы CPM по отношению к уже
имеющимся в компании ИТ-инструментам: "CPM предполагает
глубокую интеграцию с другими системами. Так, эффективно
работающая система бюджетирования обязательно должна быть
связана с учетной, то есть для успешного использования этого
инструмента необходимо в равной степени тщательно продумать
учетную и бюджетную политику предприятия. Система мониторинга
показателей предусматривает получение фактических, а порой и
создание плановых данных на основе уже имеющейся в компании
информации. Для решения задач интеграции важна единая
платформа или открытость интерфейсов обмена данными". Кроме
того, правильный выбор платформы может позволить одновременно
оптимизировать затраты на лицензии учетных систем и избежать
рисков, связанных с нежеланием персонала работать с новыми
программными продуктами.
Среди различных CPM-решений сегодня наиболее востребованы
системы KPI, системы бюджетирования и balanced scorecards
(BSC). "KPI и BSC - при внедрении наименее затратные
компоненты всей системы управления эффективностью, - объясняет
Дмитрий Лившиц. - Скорость внедрения, легкость решений и
возможность поэтапного ввода в эксплуатацию позволяют уже
через 1-2 месяца получить реальный результат и снять некоторые
проблемы. К тому же системы такого класса можно "потрогать"
перед покупкой: в компании, предлагающей услуги по внедрению,
заказчик может попросить подготовить небольшой пример,
отражающий именно его задачу, и уже через пару часов
посмотреть на то, каким образом будет реализована система, с
какими интерфейсами ему предстоит работать и т. д.".
О процессах
 Внедрение любой системы
управления подразумевает как минимум формализацию
бизнес-процессов, а в большинстве случаев - их изменение. "На
заре развития рентгеновских методов диагностики, - напоминает
Николай Анисимов, - великий русский врач Боткин сказал: "Перед
Рентгеном надо снять шляпу, но не голову". Это замечательное
положение на сто процентов применимо к любым ИТ-инструментам,
а к инструментам управления - и на все двести. Надо понимать,
что системы CPМ - это нечто большее, чем просто измерение
эффективности, так как есть существенное различие между
измерением какого-либо показателя эффективности и процессом
управления эффективностью. Например, можно ежедневно мерить
уровень продаж (это статический показатель), но самого по себе
результата измерения недостаточно. Чтобы управлять стратегией
продаж, требуется контроль и анализ совокупности дискретных и
непрерывных показателей бизнеса, составление планов,
определение целей и принятие тактических решений. Чтобы такие
системы работали, необходимо четко и детально формализовать и
описать все бизнес-процессы в организации".
"Для предприятий, впервые внедряющих систему, формализация
может превратиться в реинжиниринг всей бизнес-модели
предприятия, - считает Владимир Вертоградов, коммерческий
директор компании "НОРБИТ". - При этом двигателем изменений
является не необходимость внедрения системы, а потребности
бизнеса. Масштаб изменений при внедрении CPM-систем во многом
зависит от того, насколько хорошо формализованы текущие
бизнес-процессы и насколько точно сам заказчик понимает задачи
внедрения CPM. В первую очередь изменения могут коснуться
финансовых и плановых областей деятельности".
Очевидно, что внедрение CPM требует серьезного
методологического обеспечения. Поэтому, по мнению Николая
Анисимова, не стоит экономить на бизнес-консалтинге и описании
бизнес-процессов, но при этом нужно с большой осторожностью
подходить к "консультантам по стратегии", не умеющим работать
с конкретными инструментами: "Очень часто их наукообразные
отчеты выбрасываются в корзину с началом реального внедрения
системы. Необходимо сразу сформировать под единым руководством
единую команду внедрения, включающую как методологов, так и
собственно специалистов по продукту. И непременным условием
является наличие реального заказчика со стороны бизнеса. Без
этого никакая самая лучшая CPM-система не заработает, потому
что не будет использоваться".
Поскольку CPM-решения являются инструментом анализа, их
эффективность напрямую зависит от качества первичной
информации и задач развития компании. Следовательно, внедрение
CPM-решений оправдано лишь в том случае, когда уровень
автоматизации основных операций компании достаточно высок,
чтобы обеспечить CPM надежными и достоверными данными.
С точки зрения технической архитектуры системы эксперты
советуют уделить основное внимание ее целостности (integrity).
Так, Николай Анисимов отмечает: "Если невозможно обеспечить
полноценное информационное наполнение OLAP-хранилища
CPM-системы первичной учетной информацией, удовлетворяющей
требованиям оперативности и достоверности, то лучшая система с
лучшими средствами визуализации и проч. не даст никакого
практического результата. Скорее наоборот: может ввести в
заблуждение".
Как правило, в первую очередь проводится интеграция CPM с
системой финансового учета. Дальнейшие шаги зависят от спектра
поставленных задач. "Например, если речь идет о внедрении
системы сметирования расходов, то может понадобиться
интеграция с системой закупок, - рассказывает Алена
Дробышевская. - Если нам необходима система
функционально-стоимостного анализа, то потребуется интеграция
с системой учета рабочего времени.
Системы класса CPM, в
отличие от хранилищ информации, редко предполагают загрузку
исторических данных, поэтому задача первичного сбора
информации носит скорее технологический характер. Необходимо
определить перечень и форматы нужных данных, наличие их в
источниках, определить способы и расписание выгрузки данных из
первичных систем и, наконец, при необходимости провести
финальную выверку и дедубликацию данных".
Конкурентные преимущества
Системы
управления эффективностью компании (CPM) позволяют
осуществлять оперативный контроль и управление очень важными
бизнес-функциями, что делает их в условиях экономической
нестабильности незаменимым и эффективным инструментом в руках
руководства компании. "CPM-системы нацелены в первую очередь
на повышение конкурентоспособности компании, что в кризисных
условиях равнозначно решению "вопроса "жизни и смерти", -
подчеркивает Алексей Зайцев, руководитель отдела практики
Oracle компании TopS BI, ГК "Систематика". - С этой точки
зрения CPM-система предоставляет следующие преимущества.
Фокусирование ресурсов компании на наиболее доходных
клиентах / группах клиентов на основе расчета доходности по
каждому клиенту/группе и оптимизация расходов, связанных с
низкодоходными клиентами.
Возможность более быстрого и точного принятия решений по
сравнению с конкурентами:
- однозначность информации по всей цепочке управления
стоимостью за счет создания единого источника данных для
анализа (в том числе путем интеграции CPM-системы с
транзакционными системами);
- сокращение времени на сбор и согласование данных от
территориально-распределенных подразделений компании,
времени на закрытие периода;
- использование инструментов прогнозирования результатов
деятельности, сценарного анализа.
Оперативный контроль исполнения бюджета движения денежных
средств и анализ дебиторской задолженности, кассовых разрывов.
Экономия на кредитах за счет более точного планирования
движения денежных средств.
Снижение расходов на сбор, обработку и согласование планов,
бюджетов, внутренней и внешней отчетности.
На сегодняшний день наиболее востребованы системы
планирования и бюджетирования, особенно в распределенных
структурах. На втором месте стоят системы финансовой
консолидации. Традиционно большим спросом пользуются
инструменты бизнес-анализа, которые позволяют эффективно
анализировать данные из существующих систем компании - как
оперативных, так и аналитических. Ключевым элементом является
получение консолидированной отчетности в условиях
гетерогенного ландшафта учетных систем. Именно необходимость
сформировать такую отчетность обычно побуждает к внедрению
CPM-систем. Второе - это средства представления управленческой
информации в форме, удобной для анализа (рабочее место
руководителя, ситуационные центры). Если же говорить о CPM как
об основе стратегического планирования, то это пока - дело
будущего. Будем надеяться, что ближайшего.
Экспертное мнение
 Николай Анисимов,
заместитель коммерческого директора EAE Consult
Мое мнение может оказаться субъективным, но мне
кажется, что повсеместное увлечение BSC, причем не столько в
практическом отношении, сколько в плане разговоров о том, как
это "круто", сейчас пошло на спад. Это отнюдь не является
признаком ненужности и бесполезности. Просто в ИТ-среде сейчас
"в моде" другие темы. Поэтому настало время объективно
разобраться, в чем методология BSC действительно полезна, а в
чем нет. Мне не нравится популярное словосочетание "управление
по KPI", потому что KPI - это только базис для принятия
решений. А логика принятия решений не сводится к управлению
значениями показателей. Это ясно видно из течения нынешнего
глобального кризиса. Типичный пример: с целью повышения цены
на нефть ОПЕК снижает добычу нефти. Результат - прямо
противоположный.
В то же время KPI совершенно необходимы как при
планировании, так и при оценке результатов компании в целом и
ее подразделений, и уж совершенно незаменимы при разработке
систем мотивации.
В любом случае внедрение системы KPI на основе BSC требует
тщательного предварительного бизнес-обследования. Предлагаемая
к внедрению система должна быть реализуема, прозрачна и
понятна для вовлеченного персонала, в особенности это
относится к показателям, используемым в системах мотивации.
Важно отметить: прежде чем вводить систему KPI как основную
систему оценки эффективности подразделений и сотрудников,
необходимо тщательно протестировать ее в течение нескольких
отчетных периодов.
Алена Дробышевская,
руководитель группы
консультантов по бизнес-приложениям корпорации Oracle в
СНГ
Затраты на внедрение систем российских
разработчиков или класса "open source" могут быть сравнительно
невелики - десятки тысяч долларов. Выбор же западных
поставщиков может вырасти в проект стоимостью несколько сотен
тысяч долларов, для очень крупных компаний - до миллионов.
"Цена вопроса" проекта CPM складывается, как правило, из
четырех составляющих: стоимости бизнес-консалтинга по
постановке методологической части, лицензий программного
продукта, его внедрения и настройки, а также
программно-аппаратной платформы, на которой планируется
развертывание системы.
Общая цена вопроса может быть значительно снижена за счет
наличия или самостоятельной разработки бизнес-методологии, так
как зачастую это очень дорогостоящая компонента решения.
Цена внедрения в значительной мере зависит от того, кто
именно занимается им. Стоимость внедренческих ресурсов у
российских интеграторов может быть значительно (иногда в разы)
ниже, чем у западных.
|
