inxire GmbH
Frankfurt

www.inxire.com

inxire GmbH ist ein führender Software-Hersteller von ECM-Lösungen auf Basis von Oracle Technologie und hat mit der inxire® iO Smart ECM Suite das erste vollständige ECM-System auf Basis des Oracle CM SDK entwickelt.

Industriesparte:
Dienstleistungen

Mitarbeiter:
5.800 (Gauselmann Gruppe)

Umsatz:
15 Millionen Euro

Die BEIT Systemhaus GmbH ist ein international aktiver Anbieter von maßgeschneiderten IT-Lösungen, der als Tochterunternehmen der Gauselmann-Gruppe als IT-Dienstleister für die gesamte Unternehmensgruppe, aber auch für Kunden außerhalb des Konzerns tätig ist. Die familiengeführte und weltweit aktive Gauselmann Gruppe gehört mit einem Umsatz von etwa 670 Mio. EUR und 5.500 Mitarbeitern zu den führenden Anbietern von Spielautomaten und Betreibern von Spielstätten. Für die Entwicklung, Produktion und den Vertrieb münzbetätigter Geld-Gewinn-Spiel- und Unterhaltungsspielgeräte sowie die dazugehörigen Serviceleistungen ist das Tochterunternehmen adp GAUSELMANN GmbH verantwortlich. Dort wurden die vom Außendienst, sowie zur Erstellung von Werbematerial und der Gestaltung der Website benötigten Produktinformationen und technischen Daten sowie das Bildmaterial bisher auf verschiedenen Systemen gespeichert und gepflegt. Die Pflege und der Abgleich der Daten war damit nicht nur aufwändig und unübersichtlich sondern führte in einigen Fällen auch dazu, dass nicht mehr klar war wo die aktuellsten Informationen abgelegt waren. Um derartige Probleme in Zukunft zu vermeiden und um die Eingabe und Aktualisierung der Produktinformationen zu vereinfachen sollte ein Produkt- und Datenmanagementsystem eingesetzt werden.
Die BEIT Systemhaus GmbH und die adp GAUSELMANN GmbH haben sich für das Produkt inxire® iO Smart ECM Suite entschieden, das die Funktionen aus den Bereichen Content- und Dokumentenmanagement, Workflow sowie Wissensmanagement in einer modularen und homogenen Software vereint.

Zentrale und medienneutrale Datenhaltung in XML
Das Produkt inxire® iO Smart ECM Suite ist eine moderne, standardkonforme Web-Applikation, die auf einer Oracle Datenbank und dem Oracle Application Server basiert und durch das integrierte Dokumenten-, Workflow- und Content Management-System den Aufbau eines umfassenden Informationsportals für Intra-, Extra- und Internet ermöglicht. Innerhalb des Systems werden die Daten in einem einheitlichen XML-Format (entsprechend dem weit verbreiteten DocBook Standard) strukturiert aber medienneutral gespeichert. Das hat den Vorteil, dass ein Dokument nur einmal verfasst werden muss und dann, ohne dass Anpassungen erforderlich sind, auf verschiedene Arten (z.B. Internet, gedrucktes Datenblatt, PDF-Dokument) veröffentlicht werden kann. Mittels des flexiblen Metadatensystems lassen sich die Inhalte zudem über manuelle oder automatische Verknüpfungen miteinander in Beziehung setzen. Die Datenbestände können außerdem über eine ausgefeilte Suchfunktion nach verschiedenen Kriterien wie im Volltext oder nach XML- und Metadaten durchsucht werden.

Einmal eingeben, mehrfach nutzen
Das in der Lösung enthaltene Redaktionssystem umfasst einen Vorlagen-Editor und einen XML-Editor. Mit Hilfe des Vorlagen-Editors lassen sich sogenannte Templates erstellen, die bestimmen, welche Elemente (z.B. Titel, Untertitel, Zusammenfassung) das jeweilige Dokument oder die entsprechende Internet-Seite enthält und wie diese Elemente formatiert werden. Der einfach bedienbare XML-Editor dient dagegen zur Eingabe der Inhalte (Text, Bilder, Tabellen etc.). Durch diese Trennung von Inhalten und Formatierung wird die mehrfache medienunabhängige Nutzung der Daten ermöglicht. Zudem sind diese Masterdaten nur einmal im gesamten System vorhanden, wodurch die Eingabe und Pflege der Daten deutlich einfacher und mit einem geringeren Aufwand verbunden ist.

Aktuelle Informationen für alle
Auf der Basis dieser Lösung hat die Beit Systemhaus GmbH zusammen mit inxire für die adp Gauselmann GmbH ein Internet-Portal realisiert, das für registrierte Händler umfassende Informationen, technische Daten und Bilder zu den Produkten und den Serviceleistungen des Unternehmens zur Verfügung stellt. Hierzu wurde die Katalog-Option der inxire® iO Smart ECM Suite genutzt, die unter anderem eine flexible Suche nach bestimmten Gerätekriterien erlaubt, wobei die anschließende Ausgabe der Suchergebnisse in Form von Katalogeinträgen als PDF-Datei erfolgt.

Der gleiche Datenbestand wird auch für Erstellung von Broschüren und anderen Werbematerialien verwendet. Auch die Außendienstmitarbeiter nutzen diese Daten und können nun über einen speziellen Zugang den Datenbestand auf ihren Notebooks schnell und einfach aktualisieren. Hierzu wurde von inxire eine entsprechende Schnittstelle zu der auf den Notebooks eingesetzten Lotus Notes Anwendung entwickelt.

Warum Oracle?

Die Gauselmann Gruppe setzt verschiedene Produkte von Oracle bereits seit längerem erfolgreich ein, so dass das Unternehmen von der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Produkte überzeugt ist. Speziell im Hinblick auf die in den letzten Jahren erfolgte internationale Expansion der Gauselmann Gruppe war auch die Skalierbarkeit und ein weltweiter Support ein wichtiges Entscheidungskriterium.

Warum inxire?

Für inxire sprach vor allem die Verfügbarkeit einer umfassenden Lösung für das Dokumenten- und Content-Management, die flexibel und einfach auf die individuellen Anforderungen der Gauselmann Gruppe angepasst werden konnte. Dass diese Lösung auf einer Oracle Plattform basiert und dass inxire über umfangreiche Erfahrungen mit Oracle Produkten verfügt, war ein zusätzlicher Pluspunkt.

Implementierungsprozess

Auf Grund der modularen Architektur und der hohen Flexibilität war die inxire® iO Smart ECM Suite innerhalb von wenigen Tagen installiert und einsatzfähig. Eine spezifische Anpassung erforderte nur die Lotus-Notes-Schnittstelle für den Außendienst, die aber ebenfalls innerhalb kurzer Zeit von inxire erstellt wurde.

Durch den Einsatz des Oracle Application Servers konnten zudem eine Reihe von Einzel- und Insellösungen in einer integrierten Umgebung zusammengefasst werden. Darüber hinaus dient der Application Server auch als technische Basis für zukünftig geplante Erweiterungen. So wird inzwischen beispielsweise bereits über eine Erweiterung der Lösung zu einem vollständigen Shopsystem und einem Intranet für die gesamte Unternehmensgruppe nachgedacht.