Challenges

• Automatizar los procesos de gestión de Recursos Humanos en las dos sedes de la universidad, unificando la información de personal, clientes y proveedores sin redundancias en la información, permitiendo a las áreas de Gestión Humana centrarse en la ejecución de tareas tendientes a mejorar la calidad de vida laboral de los empleados de la organización
• Contar con un sistema integrado donde repose la información financiera y contable, integrando todos los procesos  de gestión de negocio sin tener que dejar de lado gestiones en sistemas externos, manteniendo la contabilidad y la ejecución presupuestal en línea y actualizada
• Optimizar la gestión de la ayuda financiera a los estudiantes, aplicando las becas, créditos condonables y otras ayudas financieras internas y externas desde el autoservicio de la universidad, habilitando la consulta y seguimiento de la Ayuda Financiera del estudiante en su cuenta

Solutions

• Trabajó con Quanam S.A. de C.V., socio de Oracle, en la creación y homologación de los procesos académicos y administrativos y de la plataforma tecnológica en la sede central de la universidad en Bogotá y en la filial de Cali, ampliando la cobertura de los servicios a todas las facultades y unidades académicas, como la automatización del proceso de pago y la matriculación en línea
• Implementó en forma centralizada PeopleSoft Human Resources de Oracle para ser utilizado en las sedes de Bogotá y Cali, estableciendo una estructura organizativa diferencial para cada sede de la Universidad, unificando la información referente al personal en Oracle Database, Enterprise Edition, logrando soportar todos los procesos de negocio académicos y administrativos
• Implementó PeopleSoft Global Payroll como único generador de pagos a empleados, implementando el autoservicio para gerentes y empleados poniendo a su servicio la ejecución de tareas relacionadas con nómina, como la consulta de comprobantes de pago
• Integró PeopleSoft Global Payroll con PeopleSoft General Ledger, logrando automatizar el control del costo de los recursos humanos
• Mejoró la relación con los proveedores, logrando más transparencia e inmediatez por medio de una terminal de autoservicio que le permite al proveedor controlar el estado de sus cuentas por pagar con PeopleSoft Account Payables
• Redujo de 10 días hábiles a tres días hábiles la conciliación contable
• Automatizó la compra de bienes y servicios de la universidad, generando controles de aprobación de compra y de  disponibilidad presupuestaria, mejorando procesos de aprobación, revisión y notificación a los entes involucrados con el uso del Workflow de PeopleSoft
• Ganó en seguridad, trazabilidad y oportunidad en los trámites tanto de la información financiera como de la gestión humana a través de un sistema web que permite, entre otras cosas, a los directivos que están viajando estar atentos a las aprobaciones que forman parte de sus responsabilidades
• Realizó el proceso de inscripción de clases de los alumnos usando PeopleSoft Campus Self Service en tres días hábiles a través de la Web, gestión que antes le llevaba 12 días hábiles simplificando el proceso que antes era de atención individual
• Mejoró el proceso de selección de candidatos, tanto para administración como docentes, utilizando PeopleSoft Recruiting and Admissions, logrando una trazabilidad en la selección y elección
• Obtuvo un control total y centralizado sobre las transacciones financieras del estudiante con la universidad, utilizando PeopleSoft Enterprise Student Financials, al tener todo su historial de obligaciones y pagos en una única cuenta durante toda su vida académica
• Alcanzó una correcta conciliación contable y de caja, que estaba generando alta carga operativa a la Universidad sin tener valor agregado, gracias a las interfaces nativas entre PeopleSoft Financials y PeopleSoft Students Financials
• Integró los procesos académico/administrativos de formalización de matrículas y bajas de ciclo lectivo con sus respectivos efectos financieros en las cuentas de los estudiantes, de acuerdo a las normas y procedimientos de matrícula administrativa de la Universidad  permitiendo a los estudiantes por medio de su autoservicio, definir qué destino darle a los recursos excedentes de dicho resultado, por la vía de abono o devolución de matrículas

Partner

  Pontificia Universidad Javeriana trabajó con Quanam S.A. de C.V. en la implementación de los sistemas que le permitieron a la entidad mejorar sus procesos de recursos humanos, finanzas y finanzas estudiantiles.

“Quanam a lo largo del proyecto, con sus vicisitudes, presiones de tiempo, entradas en producción, en términos generales fue un muy buen aporte”, dice Roberto Montoya, Vicerrector Administrativo de la Pontificia Universidad Javeriana.

Resources

• Pontificia Universidad Javeriana Integrates Financial, Academic, and Human Resources Processes, Optimizing Management and Improving Services for Students and Providers