Challenges

• Migliorare l’architettura informativa dell’azienda per supportare l’attività complessa di realizzazione di opere pubbliche, integrando dati finanziari e operativi, in una infrastruttura comune, affidabile e con informazioni integrate e complete
• Fornire alle diverse funzioni aziendali (Sistemi Informativi, Contabilità, Controllo di Gestione, Monitoraggio Opere, Ufficio Acquisti) un sistema di controllo e di revisione puntuale dell’intero ciclo passivo delle opere per avere dati sempre aggiornati sullo stato dei conti, dello stato di avanzamento della spesa e degli ordini
• Diffondere all'interno dell'azienda un accesso semplice ed immediato ai dati e consentire analisi personalizzate a seconda degli utenti e del loro ruolo, attraverso specifiche funzionalità di gestione della reportistica
• Integrare nel sistema informativo e nei processi di ordine e di acquisto (Impegni di spesa) anche gli ordini su piazza, cioè acquisti di valore contenuto (inferiore ai 250 euro) non tracciati dal sistema aziendale ma di particolare incidenza sui budget
• Permettere la creazione e distribuzione di documenti formattati in modo integrato, tenendo conto della preesistente soluzione documentale, delle diverse fonti dati e del ciclo di vita dell’IDS (Impegno di Spesa), dalla nascita alla fase finale di approvazione

Solutions

• In stretta collaborazione con il Partner Alfa Sistemi è stato implementato il sistema a supporto dell’intero processo di Procurement, dalla pianificazione e budgeting, alla consuntivazione dell’opera e dei costi e ricavi di esercizio, all’elaborazione di report direzionali e operativi. Il nuovo sistema ne gestisce la pubblicazione, distribuzione ed archiviazione.
• Integrata la piattaforma con i sistemi informativi esistenti, in particolare con il sistema contabile e con il sistema di archiviazione documentale, fissate le regole che determinano il flusso attraverso il ciclo di acquisto, ridotti gli errori di input e i costi di una gestione cartacea, migliorata la distribuzione delle informazioni e dei processi di approvazione
• Consolidati le diverse fonti di dati e di applicazioni in un unico database analitico, centralizzata e condivisa l’anagrafica di 8000 fornitori (attivi e storici), più di 4000 centri di costo, tutte le attività e gli interventi (attributi dei conti)  rendendo accessibili in un unico ambiente tutte le informazioni necessarie all’attività di controlling di budget e di spese
• Migliorata sostanzialmente l’efficacia e la qualità delle informazioni, tempestivamente recuperabili dall’utente attraverso il potente motore di calcolo Oracle Essbase che permette l’elaborazione incrociata e complessa dei dati di esercizio, conti, attività e interventi
• Resa accessibile la situazione economica progressiva relativa alle attività svolte dall’azienda sia, per la manutenzione e l’operatività delle opere, con l’implementazione di Oracle Hyperion Planning e la Oracle BI, che attraverso un insieme di cruscotti intuitivi e interattivi, permettono l’analisi dei centri di costo e la reportistica personalizzabile in base ai ruoli aziendali
• Aumentata l’affidabilità e la qualità dei dati migliorando l’efficienza del ciclo di chiusura periodico (fast-close) e riducendo l’utilizzo dei fogli elettronici. Ad esempio per un’analisi trimestrale i dati vengono consolidati in 15 minuti, la stessa analisi prima richiedeva una settimana

Why Oracle

“Oracle è stata selezionata a seguito di una software selection per appalto di gara. La scelta di Oracle è stata fatta prevalentemente sulla base della perfetta copertura dei requirements tecnico funzionali e di strategia del Gruppo.” – Vito Mauro, Project Manager, Autovie Venete S.p.A.

Implementation Process

Autovie Venete ha avviato in collaborazione con Alfa Sistemi, business partner Oracle, il progetto MAORI (Monitoraggio Avanzamento delle Opere e Reporting sugli Investimenti) per individuare ed implementare un sistema in grado di migliorare l’efficienza e la tempestività del Controlling di Commessa. Il progetto ha visto il coinvolgimento delle diverse funzioni aziendali coinvolte (Sistemi Informativi, Contabilità, Controllo di Gestione, Monitoraggio Opere, Ufficio Acquisti) e di consulenti (Multiconsult di Vicenza) per la mappatura dei processi (dalla definizione del budget, all’impegno di spesa, alla formalizzazione dell’ordine alla consuntivazione e fatturazione).
La fase di analisi e mappatura dei processi ha impegnato l’azienda per circa un anno. Dalla software selection  sono stati necessari solo 4 mesi per l’implementazione e il go-live del sistema.

Partner

Alfa Sistemi, Partner Oracle,  viene fondata a Udine nel 1995 e oggi si qualifica come una società leader nella fornitura di soluzioni e servizi, sia in ambito organizzativo, sia nell’ambito del software e della system integration. Propone ed implementa sistemi ERP internazionali “tier one” sul mercato, come la suite Oracle JdEdwards EnterpriseOne, una soluzione particolarmente adatta a tipologie di aziende complesse, innovative, multisocietarie, articolate su più siti, eventualmente anche localizzate in diverse nazioni. Composta da oltre 50 persone tra dipendenti e collaboratori esterni di elevata seniority, localizzata a Udine, è in grado di favorire il processo di internazionalizzazione dei propri clienti con il proprio team estero capace di operare direttamente in ogni parte del mondo.