In einem typischen Projekt bei Diehl Aerospace werden zum Beispiel zur Entwicklung von Avionikcomputern jeweils Hardware, Software und Mechanik geplant. Zu diesen drei so genannten Work Packages ist jeweils eine Anzahl an Modulen zu verplanen. Hinzu kommt eine Systemabteilung, die ihre Aktivitäten mit einbringt – ein Großprojekt setzt sich immer aus mehreren Avionikcomputern zusammen, die dem Kunden dann als vollständiges System geliefert werden. Beispiel hierfür ist etwa die Steuerung der Türöffnung und -schließung oder die Steuerung der Notrutschen eines Flugzeugmodells.

Ein weiteres Kriterium, das zur Komplexität der Planung beiträgt, ist die Dauer eines Projekts. Sie beträgt durchschnittlich drei Jahre, wobei in Großprojekten mitunter rund 200.000 Stunden zu verplanen sind. Dabei werden nicht nur interne, sondern auch externe Ressourcen mit dem Tool verwaltet. Derzeit führt Diehl Aerospace durchschnittlich acht Großprojekte standortübergreifend aus, für die etwa 250 Personen eingesetzt und ebenfalls geplant werden müssen. Damit nicht genug, gibt es neben den großen natürlich auch verschiedene kleinere Projekte.

Um das alles zu planen, gab es in der Zeit vor Primavera eine zerklüftete Landschaft von Mechanismen und Teilprozessen, kamen Excel und MS Project zum Einsatz. Damit ließen sich unter anderem Zeitpläne erstellen. „Aber MS Project war eigentlich nur ein ‚Mal-Tool‘ und kein Projektmanagement-Tool. Man konnte wohl Ressourcen zuteilen und Meilensteine eintragen, aber eine standortübergreifende Verwaltung aller Ressourcen war damit unmöglich“, sagt Entwicklungsleiter Matthias Großkopf. Doch Ziel war, aus dem Projektmanagement heraus auch Zugriff auf zugrunde liegende Business-Applikationen zu haben. Außerdem haben wir Überblick und Transparenz über alle Projekte hinweg, das ist schlicht und ergreifend existenziell.

Heute hat Diehl Aerospace mit Primavera den gewünschten Überblick über alle Projekte und kann gegebenenfalls schnell gegensteuern. „Haben wir zum Beispiel überlastete Ressourcen, sind unsere Pläne und Terminzusagen nicht haltbar. Das ist einfach undenkbar“, ergänzt Großkopf. Unter anderem wird eine kurzfristige Ressourcenplanung über eine Woche und ein Kapazitätsplanungsprozess mit Auslastung pro Entwicklungsbereich und über alle Entwicklungsressourcen gefahren. Aus dem Ressourcenmanagement mit Primavera lassen sich auch interne Prozesse ableiten, weil offensichtlich ist, ob alle Ressourcen angesichts der spezifischen Detailproblematik auch richtig zugewiesen sind.

Eine große Herausforderung ist, die Planung mit Primavera von der Tiefe her in einer vernünftigen Dimension zu halten. „Wenn Sie mit Abläufen planen, die tägliche oder wöchentliche Details beinhalten, werden sie kaum noch die Möglichkeit haben, diese riesige Planung zu pflegen“, sagt Großkopf. „Von der Tiefe her muss man so ein Projekt klug anlegen.“  

In der Luftfahrt vielleicht extremer als in anderen Industrien ist der stetige Wandel, dem auch die Projektentwicklung unterliegt. Daher ist Änderungsmanagement eine wichtige Aufgabe – es gibt einfach keine statischen Projektphasen. Durch die starke Strukturierung und Transparenz, die das Tool ermöglicht, sind Änderungen relativ einfach einzupflegen.

Hilfreich im Projektmanagement sind insbesondere die vielfältigen Projektpläne, Ressourcenpläne und anderen Berichtsformen, die zum Teil eigens für Diehl Aerospace in Primavera P6 von Oracle definiert wurden. Dazu zählen Management-Berichte, die einen Gesamtüberblick über die Ressourcen-Situation erlauben, über das Budget, die Zeitsituation, die Soll- versus Ist-Kosten pro Work Package – auf verschiedenen Ebenen konsolidiert. Zur Standard-Dokumentation, die mit Primavera entsteht, gehört auch ein Kapazitätsplan über alle Entwicklungsbereiche hinweg. Dauerte die Kapazitätsplanung früher Wochen, reichen heute mit Primavera dafür wenige Tage.

Das Tool ermöglicht eine geschlossene Schleife von der Projektplanung  über die -kontierung bis hin zum -progress. „Das sind die drei Elemente, die wir aus einem Guss beziehen“, sagt der Entwicklungsleiter. „Wir können auf jeden Task schauen und ihn von den plantechnischen Vorgaben, numerischen Randbedingungen und vom Progress her verfolgen.“

Vorteile durch Primavera zu quantifizieren, fällt laut Diehl Aerospace nicht leicht. Strukturiertheit und Transparenz seien schwer messbar, und Metriken hätten sich dazu nicht bewährt. Qualitativ sind die Vorteile jedoch unübersehbar. „Wir können jetzt auf einen Blick erkennen, wie gut oder schlecht unsere Planung ist“, sagt Matthias Großkopf. „Dazu führen wir auch ein Planungs-Assessment-Board durch, um zu sehen, wie die Qualität der Planung ist und die Mitarbeiter zu motivieren, gegebenenfalls nachzubessern.“ Das Resultat ist mehr Qualität in der Vorgehens-weise, in den Schnittstellen, in den Abläufen und der Koordination sowie ein besseres Kosten- und Planungsbewusstsein der Mitarbeiter.

Natürlich haben sich damit auch die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter geändert: Ingenieure müssen sich deutlich mehr mit Planung und Kosten befassen, als früher, was nicht immer selbstverständlich ist. Doch das Tool kann noch so gut sein – es wird nur greifen, wenn auch die Mitarbeiter mitspielen. Ein großer Teil der rund 300 Ingenieure bei Diehl Aerospace ist in Primavera allerdings gar nicht eingebunden. Sie erhalten ihre Aufgaben, ihre Work Packages, das Budget und die Anzahl von Stunden für die jeweilige Aufgabe zugewiesen, müssen diese aber nicht selbst planen. Etwa 10% der Entwicklungsingenieure sind mit Planungsaufgaben betraut, und schätzungsweise 10% bis 20% ihrer gesamten Arbeitszeit müssen sie darauf verwenden. Als so genannte Work Package Manager werden sie zudem von zwei Planungsassistenten unterstützt, die sich mit der Handhabung des Tools befassen, damit möglichst wenig Ingenieur-Overhead in diese Tätigkeit investiert werden muss. Dieses Vorgehen hat sich bewährt, denn eine Planung besteht immer zum einen aus reiner gedanklicher Ingenieursleistung und zum anderen aus der mechanischen Handhabung des Tools. Durch Standardisierungsmaßnahmen um bestimmte Prozesse, die um die Projektplanung herum gebaut wurden – etwa standardisierte Work Breakdown Structures und Organisational Breakdown Structures – erzielt Diehl Aerospace mit Primavera von Oracle noch mehr Transparenz und macht Projekte vergleichbar.