Refinería Dominicana de Petróleo S.A. Integra los Procesos Administrativos y los de la Refinería para Mejorar la Eficiencia Operativa y la Competitividad
 
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Refinería Dominicana de Petróleo S.A. Integra los Procesos Administrativos y los de la Refinería para Mejorar la Eficiencia Operativa y la Competitividad

Fundada en 1973, Refinería Dominicana de Petróleo S.A. (REFIDOMSA) es una empresa que se dedica a la refinación y venta de combustibles en toda la República Dominicana. Con el 51% de las acciones en manos del Estado, y la petrolera venezolana PDV Caribe con el resto de las acciones, REFIDOMSA es el principal operador del sector en República Dominicana. La compañía vende diferentes productos como gasolinas, gasoil, gas licuado de petróleo (GLP), kerosén, avtur (combustibles para aviones) y fuel oil. Abastece al público general, líneas aéreas y empresas generadoras de energía.

Ubicada cerca del puerto principal del país, en Haina Occidental, REFIDOMSA recibe petróleo crudo y productos terminados de los mayores productores del mundo, ya que su planta produce el  35%  de las ventas. La creciente competencia en el mercado de los combustibles demandaba una mayor eficiencia en sus operaciones a REFIDOMSA. En un mercado en el que los distintos operadores petroleros y las empresas generadoras pueden importar sin limitaciones, era clave para la compañía ofrecer la mejor calidad en combustibles con una entrega óptima de los mismos.

Con un sistema de planificación de recursos (ERP) que le había quedado obsoleto, JD Edwards A7.3, la compañía no podía alcanzar los niveles requeridos de eficiencia para ser competitiva. REFIDOMSA decidió migrar su plataforma de ERP a la suite de aplicaciones JD Edwards EnterpriseOne de Oracle, para integrar los sistemas administrativos con los sistemas de la refinería, mejorar los procesos administrativos y financieros, como compras e inventario, y automatizar los procesos clave como la medición de los niveles de combustible en la planta.

Además, la compañía migró la información administrativa y financiera y los datos de producción de hidrocarburos de la planta a Oracle Database 11g, Enterprise Edition, para consolidar información histórica y tener la más alta disponibilidad y aumentar la seguridad en los datos que alimentan al ERP. Con la ayuda de Oracle, REFIDOMSA aumentó la eficiencia y la competitividad.

 
 

 
 

Challenges

A word from Refinería Dominicana de Petróleo S.A.

  • "Nuestra plataforma de IT, construida sobre las aplicaciones de JD Edwards EnterpriseOne y Oracle Database, Enterprise Edition 11g, nos ha permitido lograr nuestros objetivos en términos de funcionalidad y reporte tanto administrativo como de gestión del inventario de hidrocarburos." – Diomedes Feliz, Contador General, Refinería Dominicana de Petróleo S.A.

  • Mejorar los procesos financieros, como órdenes de compra y venta e inventario de hidrocarburos, para optimizar la gestión de los recursos de la compañía, aumentar la eficiencia y operar con mayor competitividad
  • Consolidar la información financiera y de producción de hidrocarburos en una única base de datos que le brinde alta disponibilidad y rendimiento, para eliminar el procesamiento manual de los datos y automatizar los procesos financieros
  • Optimizar la gestión y distribución de reportes, tanto financieros como de producción de hidrocarburos, para emitir informaciones en tiempo y certeras, tales como carga de combustible en los camiones y porcentajes de producción por producto y márgenes, que permiten tener una mayor visibilidad de todo el negocio y facilitando una mejor toma de decisiones

Solutions

  • Trabajó con Synergy Work S.A.S.(SYWORK), socio de Oracle, en el despliegue de las aplicaciones de JD Edwards EnterpriseOne usando la solución para todas las industrias Oracle Accelerate for Midsize Companies, y Oracle Database 11g, Enterprise Edition, integrando todos los procesos de gestión financieros y de producción de planta y consolidar información dispar para gestionar los datos de la compañía con más eficiencia y seguridad en la información
  • Ejecutó la migración de la plataforma de IT con Oracle Unified Method, siguiendo todos los pasos desde el inicio hasta la salida en vivo, haciendo seguimiento de cada paso con informes semanales del avance, logrando cumplir con los objetivos planificados para la migración en tiempo y forma, sin interrumpir ningún proceso como el de ventas o el de inventario
  • Consolidó la información administrativa y financiera de tres años en Oracle Database 11g, Enterprise Edition, para automatizar la actualización de la información, eliminar errores manuales y optimizar la realización de reportes como los de venta de hidrocarburos
  • Usó JD Edwards EnterpriseOne Bulk Stock Inventory para mejorar la gestión de volúmenes líquidos e hidrocarburos, vinculándolo con el sistema ENTIS-que mide los volúmenes en los tanques-, y para manejar el inventario de combustibles en línea
  • Logró la escalabilidad para soportar el ingreso de cerca de 1.000 órdenes de compra diariamente a la base de datos, incluyendo información logística de 200 camiones que cargan cinco productos combustibles diferentes, lo que le permite realizar reportes más detallados con datos como precios, cantidad de carga, temperatura a la que se despachó el hidrocarburo, mejorando la operatividad del negocio y facilitando la distribución a los decisores en formato PDF
  • Usó JD Edwards EnterpriseOne Sales Order Management para manejar las órdenes de ventas de combustibles, y ganó acceso en línea a las órdenes y estados de cuenta, creando eficiencia a través de la naturaleza centralizada de la aplicación para mejorar la competitividad frente a los otros productores y distribuidores de hidrocarburos
  • Ganó la capacidad de calcular automáticamente las obligaciones impositivas en cada factura con los impuestos que debe pagar automáticamente en el sistema,  mejorando la precisión en las transacciones por la eliminación de la carga duplicada de los registros contables
  • Redujo 44% el tiempo requerido para los cierres contables mensuales de la compañía, proceso crítico que les insumía 36 horas pasó 20 horas aproximadamente
  • Desarrolló interfaces para vincular las aplicaciones de  JD Edwards EnterpriseOne con sistemas propios del mercado de los hidrocarburos como FMA, que se utiliza para el despacho de combustible, para facturar en tiempo y forma y sin errores, mejorando los procesos contables de la compañía
  • Automatizó la gestión de chequeras con Citibank, cumpliendo los requerimientos del banco para cada cheque y creando una interface entre las aplicaciones de  JD Edwards EnterpriseOne que envía información al banco por cada documento


Why Oracle

REFIDOMSA analizó dos opciones para reemplazar su antigua plataforma de ERP: JD Edwards EnterpriseOne de Oracle y SAP.

“Cuando evaluamos la parte de manejo de volúmenes de hidrocarburos, entendimos que JD Edwards EnterpriseOne Bulk Stock Inventory era mejor plataforma para gestionar nuestro negocio que SAP”, dijo Diomedes Feliz, Contador General de REFIDOMSA. “Además de que era menos traumático migrar a una plataforma con bases ya conocida, JD Edwards EnterpriseOne resultó ser significativamente más económico que SAP, factor este que también se tomó en cuenta para decidir”. 

“El mayor valor que nos dio JD Edwards EnterpriseOne de Oracle es que nos permitió integrar todos los procesos para operar la refinería, desde la administración de la refinería hasta la planta productora. Por la estabilidad de Oracle Database 11g, Enterprise Edition, podemos ser creativos y desarrollar aplicaciones a medida con la plataforma que implementamos. Tiene una apertura increíble y es muy amigable”, agregó Feliz.

Implementation Process

REFIDOMSA trabajó con SYWORK, socio de Oracle, en la planificación y la implementación de las aplicaciones de JD Edwards EnterpriseOne y de Oracle Database 11g, Enterprise Edition. Se utilizó la metodología Oracle Unified Method durante todo el despliegue, desde el inicio, la planificación y el soporte hasta la salida en vivo, con seguimiento del avance de la implementación en informes semanales, “lo que hizo que lo planificado saliera verdaderamente perfecto”, dijo Diomedes Feliz.

En primer lugar se realizó la migración a Oracle Database 11g, Enterprise Edition.  Con la base de datos ya consolidada con los últimos tres años de información contable de la compañía en la base de datos, se procedió a implementar JD Edwards EnterpriseOne. En total, el proyecto se realizó en ocho meses, en el que se desarrollaron además interfaces propias de la industria del petróleo, como el vínculo con el sistema de despacho de combustible que posibilita la facturación. También se desarrolló una interface para la gestión de las chequeras con el Citibank, automatizando el envío de información sobre cada cheque al banco, y un desarrollo para enviar la información del sistema de medición de los tanques para manejar los inventarios en línea.

Partner

SYWORK de Colombia, socio Gold de Oracle, proveedor de soluciones Oracle Accelerate, trabajó con REFIDOMSA en la implementación de JD Edwards EnterpriseOne y de Oracle Database 11g, Enterprise Edition. La unión de los equipos de REFIDOMSA y SYWORK fue muy positiva.  

“SYWORK armó un importante equipo para la implementación, con gerentes y un experto por cada módulo. Usamos la metodología de tener reuniones cada tres semanas, donde analizábamos cada elemento y definíamos los procesos con una planificación muy minuciosa. SYWORK fue muy receptivo a nuestras necesidades y realizaban nuestros planes tal como se les pedía, con una muy buena comunicación a lo largo de todo el proceso”, agregó Feliz.