أتمتة الخدمات المشتركة

أتمتة الخدمات المشتركة
جاء يوم أتمتة العمليات الروبوتية في ميدان الخدمات المشتركة

دي هوشن،
مدير أول حلول تخطيط موارد المؤسسات في شركة Oracle @DeeHouchen


الخدمات المشتركة جاهزة للظهور بمظهر جديد

لطالما تطلعت الشركات إلى جعل الخدمات المشتركة أكثر كفاءة من حيث التكلفة. وبعد كل هذا، لم الاستثمار في محور تكلفة ذي قيمة إستراتيجية محدودة للأعمال؟

لقد تم تحقيق قفزات كبيرة مع مرور الزمن، حيث تتم تأدية العديد من العمليات البسيطة مركزيًا أو تتم الاستعانة في تأديتها بمصادر خارجية، ولكن الوقت والمال اللازمين لتأدية هذه العمليات لا يزالان يشكِّلان عائقًا في طريق عائدات المؤسسات.  

الروبوتات تترك بصمتها

أتمتة العمليات الروبوتية

كيف تُعيد أتمتة العمليات الروبوتية تشكيل الخدمات المشتركة؟

تعد كلمة السر لخفض تكلفة الخدمات المشتركة هي تقليص العمليات الإدارية وزيادة كفاءتها، وهو ما يشكِّل الأرضية الثابتة المُثلى للأتمتة. 

يجب الاستعانة بأتمتة العمليات الروبوتية (RPA) في الأعمال. تكتسب هذه التقنية قدرًا كبيرًا من الاهتمام في الخدمات المشتركة حيث إنها تُمكِّن الشركات من تنظيم مهامها البسيطة المتكررة بشكل منهجي. ولا يعني ذلك استبدال موظفي الخدمات المشتركة بروبوتات ميكانيكية مثل تلك المستخدمة في التصنيع، إنما تتم برمجة الروبوتات الافتراضية (الروبوتات البرمجية) لمحاكاة ضغطات المفاتيح التي يقوم بها الأشخاص على جهاز كمبيوتر عند إجرائهم مهام مكتبية، واستكمال هذه المهام بسرعة أكبر ومزيد من الدقة وبتكلفة أقل. 

بكل تأكيد، لا تعد الأتمتة جديدة على قسم الشؤون المالية. فهناك شركات كثيرة تستخدم فعلاً تقنية التعرف البصري على الحروف المتكاملة لإدخال فواتير الموردين في أنظمة ERP لديها بدلاً من إدخالها يدويًا. مع ذلك، يتخلص المدراء التنفيذيون في هذا الوقت من عدم الاستقرار الاقتصادي من العمليات غير المُضيفة للقيمة، ويُتوقع من المدراء الماليين مساعدتهم في الكشف عن الكفاءات الجديدة.

 

"تتم برمجة الروبوتات الافتراضية (الروبوتات البرمجية) لمحاكاة ضغطات المفاتيح التي يقوم بها الأشخاص على جهاز كمبيوتر عند إجرائهم مهام مكتبية، واستكمال هذه المهام بسرعة أكبر ومزيد من الدقة وبتكلفة أقل.‬"

بالنسبة للعديد من الشركات، تعد القدرة على تخفيف الأنظمة القديمة مع دفع الكفاءات وتعزيزها فكرة جذابة جدًا وتعتبر تقنية RPA مناسبة بشكل مثالي لتحقيق هذه الغاية. بالإضافة إلى ذلك، كلما زادت الشركات أتمتة معاملاتها، ارتفعت وفوراتها، ولذلك هناك قيمة تتحقق من تطبيق RPA على أكبر عدد ممكن من العمليات.

لا تُطفئ الأنوار... في الوقت الحالي

أتمتة العمليات الروبوتية

كيف تُعيد أتمتة العمليات الروبوتية تشكيل الخدمات المشتركة؟

لقد سعت الشركات لسنوات عديدة إلى بلوغ حالة الرضا فيما يتعلق بـ "العمليات غير المكلفة" مع المهام الروتينية، وقد أدى ظهور الذكاء الاصطناعي وروبوتات المحادثة وأشكال الأتمتة الأخرى إلى أن أصبح مسعاهم هذا بمتناول أيديهم في نهاية المطاف.

مع ذلك، لا يزال نهج "التوفير" الحقيقي بعيد المنال لبعض الوقت. في حين أن بعض المصادر الخارجية المتخصصة تشهد نجاحًا مع تقنية RPA، لا تزال معظم الشركات تدير مجموعة مفككة من العمليات والبيانات، مع قيام كل قسم فيها بالتعامل مع المهام البسيطة بطرق مختلفة تمامًا. وإذا لم يتم توحيد هذه العمليات بقوة أكبر، فإن الاستثمار في تقنية RPA لن يؤدي إلا إلى فوضى كبيرة تحدث بسرعة أكبر.

إضافة الذكاء الاصطناعي إلى التشكيلة

ستبرز حالات الأعمال الأكثر ضغطًا مع بدء تقنية RPA في تطوير قدرات للتعلم الآلي. سنشهد حينها أن وظيفة الخدمات المشتركة ارتقت لتصبح آلية ذاتية التطور، تقوم باستمرار بتدقيق العمليات وتقديم التوصيات بشأن إمكانية إدخال التحسينات في الوقت الحقيقي.

 

"ستُظهر تقنية RPA قدراتها الحقيقية عندما تؤثر في عملية صنع القرار البشري لصالح المؤسسة."

بعبارة أخرى، ستُظهر تقنية RPA قدراتها الحقيقية عندما تؤثر في عملية صنع القرار البشري لصالح المؤسسة. يعد تطبيق Oracle ERP Dynamic Discounting مثالاً أوليًا على التطبيق العملي لهذه الفكرة؛ فالتطبيق يراقب فواتير الموردين ويُميز تلك الفواتير التي تقدم خصومات لدفعها مبكرًا، ما يسمح لفرق الإدارة المالية بترتيب أولوياتها للدفع بشكل أفضل.

الإدارة الخلفية في ثوب جديد

أتمتة العمليات الروبوتية

كيف تُعيد أتمتة العمليات الروبوتية تشكيل الخدمات المشتركة؟

ستساعد تقنيات الأتمتة والذكاء الاصطناعي الشركات على خفض تكاليف الخدمات المشتركة، وستسمح أيضًا لفرق الموارد البشرية والإدارة المالية بالتركيز على المزيد من الأنشطة ذات القيمة المضافة مثل الشراكة التجارية. لقد دأبت مجالس الإدارة منذ فترة طويلة على الدعوة إلى المزيد من التفكير الاستراتيجي من جانب الإدارة الخلفية؛ فكلما زادت أتمتة العمليات، تَوفّر لموظفي الموارد البشرية والإدارة المالية المزيد من الوقت والجهد الذي يمكن تخصيصه لتشكيل مستقبل الأعمال.

يتزامن التوقيت أيضًا مع فترة تقوم فيها الشركات بـ ترحيل أنظمة إدارتها الخلفية إلى السحابة. وتعتبر إعادة التفكير في الخدمات المشتركة امتدادًا طبيعيًا لمشروع تطوير تكنولوجيا المعلومات الأوسع نطاقًا هذا.

سيُبين الوقت مدى عظم الدور الذي ستلعبه تقنية RPA في الخدمات المشتركة، ولكن مع تطور التقنية وتيسر تكلفتها، ستقوم الشركات بإعادة التفكير في نهجها الحالي.

يجدر النظر أيضًا في كيفية تأثير RPA على مجموعة مهارات موظفي الخدمات المشتركة. قد تقرر بعض الشركات إعادة المهام عالية المستوى إلى داخل الشركة، في حين قد تفكر شركات أخرى في الاستثمار في تعزيز مهارات مراكزها في الخارج للتعامل مع التقنيات الجديدة، وفي كلتا الحالتين، تتجه الإدارة الخلفية بالتأكيد إلى الظهور بشكل جديد.


تعرف على المزيد

نحن هنا للمساعدة

Oracle تحدث إلى أحد خبراء