Comment choisir une solution de gestion des paiements de pour la santé financière de la supply chain ?

Dans l'article de blog intitulé « Huit questions prioritaires à se poser lorsque vous envisagez une solution de gestion des paiements de construction », nous reprenons l'affirmation bien connue selon laquelle dans la construction commerciale, l'argent est roi.

Pourtant, les sous-traitants avancent les sommes nécessaires pour payer la main-d'œuvre et les matériaux avant d'être eux-mêmes payés par l'entrepreneur général pour le travail effectué. Dans une situation de paiement à réception du règlement, ou même de paiement si réception du règlement, les fonds peuvent mettre des semaines avant d'être mis à disposition. En attendant, les sous-traitants doivent être en mesure d'assurer le paiement des salaires, d'acheter des matériaux et d'investir dans leur entreprise.

Oracle Textura élimine les processus manuels chronophages et inefficaces en simplifiant et en automatisant les processus de facturation, d'approbation, de gestion de la conformité et de la renonciation au droit de rétention, et de décaissement. Ces gains d'efficacité permettent déjà de réduire les délais de paiement. De plus, les entrepreneurs généraux qui souhaitent procéder à des paiements anticipés peuvent utiliser Textura Payment Acceletator disponible en option pour exécuter ces programmes à partir des workflows de facturation et de paiement existants pour que les sous-traitants reçoivent les paiements encore plus rapidement et à une date garantie.

Comme le déclare Chris Danner, chef de projet senior chez GW Real Estate :

« Ce qui rend fait automatiquement plaisir aux sous-traitants, c'est de leur dire qu'avec Oracle Textura, ils seront payés jusqu'à une semaine avant ce à quoi ils s'attendaient généralement. Ils sont vraiment heureux d'entendre ça ».

L'objectif c'est que tout le monde soit payé le plus rapidement et efficacement possible, du propriétaire à l'entrepreneur au sous-traitant aux intermédiaires et aux fournisseurs. Voyons comment Oracle Textura prend en charge ce processus.

Réduire les délais de paiement grâce à des gains d'efficacité

Le premier, et le plus important, obstacle à un paiement rapide et efficace c'est le labyrinthe d'e-mails, d'appels téléphoniques, de transferts, de signatures, de rejets, de resoumissions, de vérification des documents de conformité, de compréhension des documents des sous-traitants non standard, etc. Cela ressemble un peu à cet organigramme (figure 1). Et c'est juste pour le processus de tirage. Ajoutez à cela plusieurs dizaines d'étapes supplémentaires pour gérer la conformité, les renonciations au droit de rétention et les décaissements. C'est tout le contraire de l'efficacité.

Selon notre expérience avec les clients au fil des ans, il pourrait y avoir jusqu'à 80 étapes dans le processus global de la facturation au décaissement. Multipliez cela par 20 à 30 sous-traitants par mois et par projet et vous obtenez un processus inefficace avec un grand nombre d'entre eux qui passent beaucoup d'heures supplémentaires à tout faire chaque mois pour payer leurs sous-traitants.

Au lieu de tout cela, avec Oracle Textura, les sous-traitants ne remplissent que les progrès réalisés par rapport à un décompte de travaux pré-négocié. Cela empêche le sous-traitant de surfacturer un article et de facturer des articles hors contrat.

A partir de là, Oracle Textura crée une facture basée sur les montants soumis, en veillant à ce qu'il n'y ait aucune non-concordance des chiffres, génère toutes les pièces justificatives nécessaires pour chaque tâche spécifique et génère des renonciations conditionnelles au droit de rétention sur les mêmes données, en faisant correspondre les montants soumis.

En outre, Oracle Textura crée une renonciation inconditionnelle au droit de rétention, qui est signée à l'avance par le sous-traitant. Cela suffit pour réduire l'ensemble du processus de suivi des renonciations au droit de rétention et des signatures plus tard dans le processus.

La signature de la renonciation au droit de rétention inconditionnel est supprimée jusqu'à ce que l'encaissement de la chambre de compensation automatisée (ACH) ait été reçu. Cela renforce la confiance entre l'entrepreneur général et le sous-traitant : l'entrepreneur peut voir la renonciation et sait qu'elle a été signée mais ne peut pas en obtenir la signature jusqu'à ce que le paiement ait été effectué. Le sous-traitant comprend que la signature est mise en attente, de sorte qu'il n'a aucun problème à signer la renonciation à l'avance.

Toutes les signatures sont collectées à ce moment, ce qui permet par la suite d'éviter les allers-retours pour des demandes de documents ou de signatures entre les entrepreneurs généraux et les sous-traitants.

Toutes les informations appropriées sont ensuite acheminées automatiquement pour approbation. Plus de temps perdu par le courrier, les e-mails ou les interventions manuelles.

Les informations de conformité sont gérées par chaque sous-traitant et utilisées par Oracle Textura pour évaluer automatiquement le statut de conformité. Des notifications peuvent être envoyées automatiquement pour permettre aux sous-traitants de résoudre les problèmes de conformité avant l'envoi de la facture. Cela élimine une autre source de blocages potentiels.

Oracle Textura effectue les paiements par voie électronique au format ACH. Les sous-traitants conservent leurs informations bancaires dans leur profil sans que l'entrepreneur général n'ait besoin de suivre ces informations.

Le service comptabilité n'a plus besoin de vérifier plusieurs fois les chiffres par rapport aux contrats, les groupes de conformité n'ont plus besoin d'intervenir dans la chaîne car les mécanismes de contrôle et d'équilibre sont déjà intégrés au processus. Les chefs de projet doivent uniquement consulter le référentiel central Oracle Textura pour prendre connaissance de toutes les informations nécessaires aux approbations. Les contrôleurs reçoivent des factures approuvées et conformes à partir desquelles les décaissements doivent être effectués. Toutes les parties sont ainsi assurées que des chèques physiques n'ont pas été imprimés, décaissés, déposés ou rapprochés.

Bien que ce chiffre puisse varier, nous estimons que pour un client typique, le nombre d'étapes requises pour l'ensemble du processus peut passer d'environ 80 à bien moins de 30.

Comme le déclare Adam Nickerson, directeur financier d'Alston Construction, « Si nous revenions à l'ancien système manuel, j'estime que j'aurais aujourd'hui besoin de trois comptables par projet. Compte tenu de notre vitesse de développement, cela implique de nombreuses embauches et dépenses connexes que nous pouvons éviter ».

Réduire les délais de paiement grâce à des programmes de paiement accélérés

Parfois, même lorsque le processus de paiement est aussi efficace que possible, vous souhaiteriez offrir des paiements anticipés et prévisibles à vos sous-traitants pour soutenir leur trésorerie et garantir l'avancement de vos projets. L'exécution manuelle de vos programmes de paiement accéléré demande cependant beaucoup d'efforts, surtout si vous essayez d'exécuter les programmes sur plusieurs projets.

Oracle Textura Payment Accelerator est une fonctionnalité facultative d'Oracle Textura Payment Management Cloud Service qui vous permet de configurer et d'exploiter des programmes de paiement accélérés au sein de vos workflows de gestion des paiements Oracle Textura existants. Cette vidéo de démonstration récapitule les fonctionnalités.

L'accélérateur de paiement est une simple extension de vos workflows actuels, avec des intégrations similaires à votre système comptable. Sans quitter Oracle Textura, il vous suffit d'accéder à Oracle Textura Payment Accelerator pour configurer votre compte de paiement, gérer vos programmes ou ajouter des programmes à vos projets.

Vous pouvez utiliser des sources de financement internes ou externes pour financer vos programmes. Vous pouvez ensuite inviter vos sous-traitants à s'inscrire lorsqu'ils acceptent leur contrat ou, plus tard, lorsqu'ils saisissent leur facture. Une fois inscrits, vos partenaires commerciaux peuvent être payés dès que vous approuvez la facture et le décaissement, et non plus après le prélèvement du mois. Cela permet d'accélérer les paiements potentiellement jusqu'à plusieurs semaines et de donner à vos sous-traitants un délai de paiement sûr.

« Offrir à nos partenaires commerciaux une source de trésorerie peu coûteuse, non liée à des dettes et prévisible est un excellent moyen pour nous d'améliorer leur trésorerie », explique Paul Crandall, directeur financier chez Catamount Constructors. « Nous apprécions la flexibilité de configuration et de fonctionnement de Textura Payment Accelerator. À l'instar de l'offre de base, Payment Accelerator est très efficace. Nous pouvons exécuter nos programmes de paiement anticipé à grande échelle sans embaucher proportionnellement. »

Michael Kolassa, consultant commercial principal pour Oracle Construction and Engineering, a contribué à ce témoignage.

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