Migración de SaaS: por qué y cómo deberías hacerla

A medida que las empresas se embarcan en proyectos de modernización de TI para minimizar riesgos y reducir costos, la computación en la nube y la economía "como servicio" continúan ganando impulso. El software como servicio (SaaS) es el segmento más ampliamente adoptado dentro de la computación en la nube. Las organizaciones que utilizan SaaS evitan los costos iniciales y la complejidad de ser propietarios y mantener sus propias aplicaciones, mientras saben que están utilizando la versión más actualizada de software con las últimas capacidades. Hoy en día, el software como servicio ofrece software empresarial central que se utiliza para gestionar operaciones en muchas de las empresas más grandes del mundo. Entender qué es la migración a SaaS, por qué y cómo llevarla a cabo, es el primer paso para decidir si es la opción adecuada para tu empresa.

¿Qué es el SaaS?

El software como servicio es un modelo de licenciamiento y distribución de software basado en la nube, donde el software y las aplicaciones están disponibles a través de Internet con un sistema de pago por uso. El SaaS reemplaza el modelo tradicional de software on-premises, donde el cliente paga una vez por una licencia y cualquier tarifa de mantenimiento o actualización, y lo opera por sí mismo. Los proveedores de SaaS desarrollan, alojan y mantienen la aplicación en la nube y se encargan del hardware, servidores, bases de datos y código necesarios para suministrarla. El software como servicio es una de las tres categorías principales de computación en la nube, junto con la infraestructura como servicio (IaaS) y la plataforma como servicio (PaaS), y ofrece aplicaciones para funciones empresariales esenciales como ERP, gestión de capital humano (HCM), marketing, operaciones de cadena de suministro y más.

El SaaS ha existido durante décadas, pero ahora es la forma preferida de las empresas para adquirir y utilizar software. Si bien ha habido muchos factores que han impulsado este cambio, las empresas que prefieren gastos operativos sobre gastos de capital, los equipos que siempre quieren tener capacidades tecnológicas actualizadas, los empleados con acceso generalizado a Internet y personas que esperan tener acceso móvil a sus aplicaciones empresariales, todos han desempeñado un papel importante para que el SaaS sea la mejor opción para muchas empresas, tanto desde el punto de vista técnico como financiero.

IaaS vs. PaaS vs. SaaS

• La infraestructura como servicio se refiere a los servicios de infraestructura del sistema en la nube que pueden ser alquilados a un proveedor de servicios, como servidores, almacenamiento y redes. Estos elementos son los puntos fundamentales de la computación en la nube. La IaaS es utilizada típicamente por empresas que desean construir aplicaciones desde cero, que tienen aplicaciones locales que desean migrar tal cual a la nube o que desean controlar la mayoría de los aspectos de su infraestructura internamente.
• La plataforma como servicio se refiere al almacenamiento subyacente, la interconexión y la virtualización utilizados en la computación en la nube, así como a las herramientas y software, como middleware, administración de bases de datos, sistemas operativos y herramientas de desarrollo, que los desarrolladores necesitan para crear aplicaciones.
• El software como servicio es la entrega de aplicaciones en la nube como un servicio, en la que los usuarios finales acceden al software y las aplicaciones a través de un navegador web o una aplicación. Las aplicaciones de SaaS se compran a menudo mediante una suscripción o por usuario.

Diferencias clave

• Los productos de SaaS son completamente gestionados por el proveedor, a diferencia de los productos de PaaS e IaaS, que requieren cierta experiencia técnica interna.
• La IaaS requiere que las empresas cuenten con habilidades técnicas internas para orquestar servicios de manera exitosa, lo cual no siempre es el caso con SaaS o PaaS, y ofrece más control sobre los sistemas operativos.
• Las decisiones de compra de SaaS a menudo son lideradas o fuertemente influenciadas por el líder de la unidad de negocio que utilizará la aplicación; por ejemplo, el director financiero puede elegir aplicaciones de contabilidad de SaaS, mientras que las estrategias de IaaS y PaaS tienden a ser guiadas por el departamento de TI.

Conclusiones clave

• Las aplicaciones de SaaS son alojadas centralmente por un proveedor de servicios en la nube y están disponibles a través de Internet con un sistema de pago por uso.
• El SaaS permite a los usuarios acceder a aplicaciones y datos desde cualquier lugar a través de un navegador o una aplicación móvil.
• El SaaS ofrece la capacidad de reaccionar rápidamente a las fluctuaciones de la industria y el mercado, con acceso a nuevas funciones y tecnología.
• El SaaS reduce los recursos necesarios para instalar, gestionar y actualizar el software.
• El SaaS permite a las empresas pasar de los gastos de capital a los gastos operativos, lo que es más predecible.

¿Por qué migrar a SaaS?

Con una arquitectura tradicional on-premises, las empresas instalan el software en sus propias computadoras y servidores, y en sus propios centros de datos. El SaaS permite a las empresas pasar a un modelo en el que el software es alojado centralmente por un proveedor de servicios en la nube.

Al utilizar SaaS, las empresas pueden agregar nuevas capacidades y aplicaciones rápidamente sin una inversión inicial importante en infraestructura y personal de TI para configurar e implementar las aplicaciones y el hardware de soporte. La migración a un modelo de negocio de SaaS también elimina la necesidad de comprar licencias de software por volumen, lo que permite que las organizaciones paguen por servicios a través de una tarifa de suscripción mensual y, de esta manera, reducir el costo inicial de una implementación. El SaaS evita que las empresas se vean atrapadas en el temido ciclo de actualización de software, en el que deben decidir si realizar una costosa y complicada actualización para obtener las nuevas funciones de la versión más reciente. En cambio, los proveedores de la nube entregan en línea las nuevas capacidades del software y las últimas actualizaciones de seguridad de manera periódica.

Los beneficios de la migración a SaaS

El SaaS proporciona numerosas ventajas a las empresas al reducir significativamente los recursos necesarios para instalar, gestionar y actualizar el software. El SaaS también permite a los usuarios de aplicaciones acceder a ellas y a los datos desde cualquier lugar.

1. Ahorro de costos
El SaaS implica que proveedores externos desarrollen, alojen, mantengan y respalden el software con costos iniciales más bajos. El SaaS también permite a las empresas pasar de gastos de capital en infraestructura a gastos operativos a través de suscripciones, lo que es más predecible.

2. Velocidad de implementación
Las implementaciones convencionales on-premises requieren configurar hardware del centro de datos y personalizar el software para satisfacer una larga lista de requisitos empresariales, por lo que los usuarios del software no ven el sistema durante muchos meses. Con el SaaS, las mejores prácticas de la industria están incorporadas y los usuarios solo necesitan un navegador para acceder a la aplicación, lo que permite que los equipos vean el sistema funcionando en días o semanas. Esto significa una adopción más rápida.

3. Seguridad
Los servicios de alojamiento en la nube están diseñados para abordar las demandas de privacidad y proteger información confidencial. Los proveedores de la nube pueden invertir en experiencia y automatización para mantenerse actualizados en amenazas de seguridad, tendencias y las últimas correcciones de vulnerabilidades.

4. Escalabilidad
Las plataformas de SaaS ofrecen la capacidad de escalar el uso según las necesidades de la empresa.

5. Confiabilidad
Bajo el modelo de SaaS, el proveedor de servicios es responsable del mantenimiento, las operaciones y el seguimiento del negocio, y los acuerdos de nivel de servicio ayudan a establecer expectativas para la continuidad del servicio.

6. Facilidad de operación
Al elegir el SaaS, las organizaciones no necesitan instalar y ejecutar aplicaciones en sus propios entornos o centros de datos, ya que generalmente los usuarios acceden al SaaS a través de su navegador o una aplicación móvil.

7. Mayor enfoque en la innovación de TI
Con el SaaS, las empresas ya no necesitan invertir en hardware extenso para centros de datos y equipos de redes, y los equipos de TI no tienen que dedicar tiempo a gestionar software e infraestructura on-premises. En cambio, el talento de TI puede centrarse en mejoras de procesos e innovación tecnológica.

8. Nuevas funciones más rápidamente
Con el ciclo constante de actualización del software de SaaS, las empresas pueden incorporar nuevas funciones y mejoras en sus operaciones rápidamente, lo que les ayuda a adoptar las últimas capacidades y responder a los cambios del mercado a mayor velocidad.

Desafíos de la migración a SaaS

La transición a SaaS puede presentar ciertos desafíos. Mover datos puede ser un proceso lento que requiere mucha capacidad de ancho de banda y recursos, pero con una planificación cuidadosa y preparación, las empresas pueden garantizar que el proceso sea fluido.

1. Costos de transición
Si bien el modelo de SaaS generalmente ayuda a las empresas a ahorrar dinero a largo plazo, hay costos asociados con la migración de datos y procesos a una nueva aplicación y con la capacitación del personal para aprender sobre esa nueva herramienta.

2. Interoperabilidad
Dependiendo de los sistemas heredados en uso y las aplicaciones en la nube que una empresa adopte, podría ser difícil integrar el SaaS con las herramientas existentes.

3. Cambio cultural
El SaaS implica una dependencia de un proveedor en la nube para mantener un software e infraestructura confiables. Los equipos de TI pueden tener dificultades en las responsabilidades con este cambio, si las organizaciones no invierten adecuadamente en la gestión de la nueva herramienta con el fin de ayudarles a prepararse para una migración a SaaS.

4. Conectividad confiable
Los usuarios acceden al SaaS a través de navegadores o aplicaciones móviles, por lo que necesitan un acceso a Internet en la que pueden confiar. El SaaS podría no satisfacer las necesidades de funciones que requieren una latencia extremadamente baja y una respuesta rápida.

5. Dependencia del proveedor
Las empresas tienden a seguir utilizando el mismo proveedor de nube que utilizaron durante su migración inicial, por lo que deben tener cuidado de elegir un proveedor confiable y estable que pueda ser su socio tecnológico a largo plazo.

6. Planificación de la seguridad
Las empresas nuevas en computación en la nube y SaaS necesitan establecer políticas sólidas de seguridad de datos para proteger información crítica. Las empresas siguen siendo responsables de sus propias políticas de seguridad, configuraciones y evaluaciones. Deben ser claras con los proveedores de la nube acerca de quién hace qué.

Modelos de migración de SaaS

La migración de SaaS suele ser muy específica para una empresa y está dictada por las prioridades de esta. Una vez que se establecen esas prioridades comerciales, el camino exacto de migración de SaaS se convierte en un ejercicio de priorización. Independientemente del tamaño y la complejidad de una empresa, el objetivo siempre es minimizar la interrupción, los riesgos y el tiempo que lleva pasar de una plataforma a otra.

Un par de términos clave a tener en cuenta al considerar los modelos de migración de SaaS son "inquilino único" (single tenant) y "multiinquilino" (multitenant). El modelo de "inquilino único" proporciona a cada cliente una instancia de software dedicada que se ejecuta en una infraestructura que no se comparte con otros usuarios. El "multiinquilino" utiliza una infraestructura compartida para proporcionar acceso a la aplicación de SaaS a múltiples clientes.

1. Modelo de migración aislada
Este es un modelo de migración de un solo inquilino donde una organización que implementa SaaS utiliza un servidor o infraestructura dedicada para su producto o servicio. Este modelo es ideal para empresas que desean evitar compartir infraestructura con otros usuarios de SaaS y desean tener un control máximo sobre sus datos, incluida su ubicación.

2. Modelo de migración en capas
En este modelo, los sistemas se migran a SaaS de forma incremental, con componentes y capacidades que se trasladan al nuevo servicio de arquitectura de servicio en servicio. Este modelo permite a las empresas comenzar de manera pequeña y moverse lentamente hacia un modelo multiinquilino.

3. Modelo de migración de datos
Este modelo implica transferir todos los datos a la vez desde la infraestructura en las instalaciones a una infraestructura nativa en la nube y puede combinar estrategias de migración tanto de inquilino único como de múltiples inquilinos. Una ventaja importante es que tus datos no se repartirán entre modelos operativos y puedes cerrar más de sus instalaciones, tal vez incluso todas ellas.

4. Modelo de migración en paralelo
En este modelo, una empresa ejecuta el mismo proceso en dos sistemas y compara los resultados. La razón más común para hacer esto es el cumplimiento normativo o regulatorio. El mejor ejemplo es el software utilizado para la consolidación financiera y el cierre de una empresa de capital abierto. La empresa puede querer comparar las salidas consolidadas del antiguo sistema on-premises con las del nuevo sistema SaaS durante un trimestre para asegurarse de que el nuevo sistema está generando resultados precisos antes de publicarlos.

5 pasos del proceso de migración de SaaS

La migración de SaaS requiere una planificación cuidadosa, pero incluso las empresas más preparadas pueden encontrar que los pasos en un proceso de migración no siempre ocurren de manera secuencial. El objetivo principal es minimizar los inconvenientes de la migración utilizando planificación, análisis y estrategias de mitigación para enfrentar los cambios en el negocio.

1. Elaboración de un plan
Evaluar el alcance del trabajo mediante la evaluación de la arquitectura y capacidades de la aplicación existente, y elaborar un plan utilizando investigación, análisis y planificación estratégica. Esta etapa ayuda a las empresas a estimar la cantidad de trabajo requerido.

2. Diseño
Esta etapa se alinea estrechamente con la etapa de elaboración del plan. Durante esta etapa, las empresas determinan si necesitan rediseñar por completo su arquitectura existente, base de datos y código base. Aquí es importante la estrategia de integración. El objetivo del diseño debe ser minimizar las personalizaciones en la aplicación de SaaS, logrando que los equipos adopten las mejores prácticas incorporadas al cambiar sus procesos, sin cambiar la aplicación para que se ajuste a los procesos antiguos.

3. Gestión del cambio
La etapa de gestión del cambio debe abarcar todo el proceso de migración para aumentar la adopción de nuevos sistemas mediante capacitación y retroalimentación. Este paso puede ser fundamental para una migración de SaaS.

4. Pruebas
En esta etapa, se prueban las aplicaciones, integraciones y sistemas para verificar su rendimiento y estabilidad y garantizar un proceso de migración sin problemas.

5. Migración de datos
Una vez que se completa el análisis y la planificación, se pasa a la implementación y el despliegue.

Cómo saber si estás listo para SaaS

Las organizaciones están listas para SaaS si desean ejecutar sus procesos comerciales utilizando las mejores prácticas de la industria y acceder a las últimas capacidades y funciones. Con SaaS, las mejores prácticas de la industria están incorporadas en las aplicaciones. Esto significa que la mayoría de las organizaciones deberán cambiar sus rutinas de trabajo para usar esas mejores prácticas, a diferencia del antiguo modelo de software, donde las organizaciones personalizaban el software para adaptarlo a su enfoque único de facturación, recursos humanos, gestión de ventas y más. Relacionado con esto, los proveedores de SaaS constantemente agregan nuevas características a sus aplicaciones. Algunos proveedores de la nube ofrecen nuevas capacidades tan a menudo como trimestralmente, y las actualizaciones se entregan en línea a través de un navegador, por lo que no es necesario realizar una actualización en el extremo del cliente. Hacer que los empleados utilicen aplicaciones y capacidades más efectivas puede mejorar la productividad, lo que conduce a ahorros de costos y, en última instancia, a mayores ganancias.

Las empresas que ya no desean ser responsables de las actualizaciones y el mantenimiento de aplicaciones también son candidatos ideales para la migración a SaaS. SaaS permite que los profesionales de tecnología de una organización dediquen más tiempo a la innovación, como aplicar el aprendizaje automático a nuevas áreas del negocio o encontrar oportunidades adicionales para aumentar la automatización.

Moderniza tu negocio con SaaS

En última instancia, las organizaciones elegirán migrar a SaaS si su enfoque convencional en las instalaciones ya no respalda sus objetivos comerciales. Y, teniendo en cuenta las capacidades, los costos y la seguridad, cada vez más empresas reconocen la migración de SaaS como una mejor manera de lograr sus objetivos.

Una vez que hayas determinado que la migración de SaaS es adecuada para tu negocio, es hora de seleccionar un proveedor de la nube que pueda satisfacer tus necesidades. Oracle Fusion Cloud Applications Suite es una suite completa de aplicaciones de SaaS que proporciona las mejores prácticas de la industria integradas para funciones comerciales clave, como finanzas, recursos humanos, operaciones de la cadena de suministro y ventas y marketing. Estas aplicaciones ayudan a las organizaciones a mejorar el rendimiento, reducir los costos de TI y obtener mejores resultados. Oracle lanza actualizaciones para sus aplicaciones en la nube cada trimestre, lo que brinda a las empresas acceso a nuevas funcionalidades y características y las mantiene en la tecnología más actualizada. Y tener ERP y HCM en la nube facilita mucho ofrecer acceso remoto a herramientas como informes de gastos y portales de beneficios a través de aplicaciones móviles.

Preguntas frecuentes sobre la migración a SaaS

¿Cuáles son las tres fases principales de una migración a la nube?

Las tres fases principales son preparación, planificación y migración.

¿Cuáles son las siete R en la migración a la nube?

Las siete estrategias comunes de migración para mover aplicaciones a la nube son refactorización, renovación de la plataforma, recompra, rehosting, reubicación, retención y retiro.

¿Qué es un modelo de implementación de SaaS?

Un modelo de implementación de SaaS se refiere a la entrega de software mediante una suscripción o por usuario, en contraposición al modelo tradicional de implementación de software on-premises.