Comparación entre HRIS, HRMS y HCM; ¿cuál es la diferencia?

Los términos sistema de información de recursos humanos (HRIS), sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) y gestión de capital humano (HCM) se utilizan a menudo indistintamente. Sin embargo, existen diferencias sutiles entre los tres debido al surgimiento de tecnologías más sofisticadas. Con el tiempo, los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) y las soluciones de recursos humanos (RR. HH.) se transformaron en sistemas de información de recursos humanos (HRIS) más dedicados a la gestión de datos, lo que dio lugar a la gestión del capital humano (HCM) más completa y estratégica de hoy en día, centrada en los empleados.

HRIS es sinónimo de gestión conectada de los datos de distintos procesos de RR. HH., como los beneficios, la gestión de personal, la nómina y las funciones principales de RR. HH. A medida que los equipos de RR. HH. comenzaron a asumir responsabilidades adicionales, como la adquisición y contratación de talentos, los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) ayudaron a mantener, gestionar y procesar información detallada de los empleados y políticas y procedimientos relacionados con los recursos humanos. Los sistemas de información de recursos humanos más sofisticados son sistemas interactivos de gestión de la información que estandarizan las tareas y procesos de recursos humanos al tiempo que facilitan el almacenamiento de registros y la generación de informes precisos. Los sistemas HRIS permiten interacciones más eficientes entre los empleados y las empresas en las que trabajan y liberan a los profesionales de RR. HH. para que realicen un trabajo más estratégico y de mayor valor añadido. Muchas personas siguen utilizando el término HRIS hoy en día.

Los sistemas HRMS se crearon a partir de los HRIS para ofrecer un conjunto más completo de software que las organizaciones pudieran usar para gestionar sus funciones internas de RR. HH. Los analistas utilizaban el término HRMS para describir los conjuntos de software de RR. HH. a principios de la década de los 2000, cuando los sistemas locales eran el tipo principal de software utilizado. Desde la gestión de los datos de los empleados hasta la nómina, la selección de personal, los beneficios y la formación, pasando por la gestión del talento, el compromiso y la asistencia de los empleados, los sistemas HRMS ayudaron a los profesionales de RR. HH. a gestionar una fuerza de trabajo más moderna y a llevar la información sobre los activos más valiosos de una empresa a las personas que lo necesitaban. Aunque se sigue utilizando el término HRMS para describir sistemas que ahora están alojados en la nube, esta sigla no se utiliza tan a menudo para hacer referencia a las aplicaciones creadas originalmente en la nube. Los términos HRMS y HCM siguen siendo intercambiables y encontrarás información sobre ambos si realizas una búsqueda web.

Hoy en día, HCM se suele utilizar para describir un conjunto completo de aplicaciones de RR. HH. creadas en la nube y diseñadas para mejorar la experiencia del empleado. También se utilizaba en la era anterior a la nube, pero la costumbre de los analistas de referirse a estas actividades como HCM sigue contribuyendo a la popularidad de este término entre los clientes y proveedores. En la actualidad, las soluciones de HCM suelen incorporar asistentes digitales, inteligencia artificial (IA) y otras herramientas que permiten a los usuarios colaborar y compartir información entre equipos. Entre las funciones adicionales se incluyen tareas avanzadas de gestión del talento, como la gestión del rendimiento, el aprendizaje y la planificación de las sucesiones y las compensaciones. Además, se incluyen capacidades de planificación empresarial, como la planificación estratégica del personal y la generación de modelos de personal. La HCM abarca toda la gama de funciones de RR. HH., ya sean basadas en datos, transaccionales o estratégicas. Transforma las funciones administrativas convencionales de los departamentos de Recursos Humanos —selección de personal, formación, nómina, compensación y gestión del rendimiento— en oportunidades para promover el compromiso, la productividad y el valor empresarial. La HCM concibe el personal como algo más que el costo que supone desarrollar la actividad empresarial; lo considera un activo empresarial esencial cuyo valor puede maximizarse mediante iniciativas estratégicas de inversión y gestión, como cualquier otro activo.

Desafíos de RR. HH. en la era de la transformación digital

Las nuevas innovaciones tecnológicas están cambiando todos los aspectos de nuestra vida y nuestro trabajo, haciendo que la fuerza de trabajo sea más móvil, global y diversa que nunca. Para no perder el ritmo de los cambios y, en última instancia, prosperar en la era digital, las empresas necesitan que los RR. HH. desempeñen un papel fundamental en sus organizaciones.

Hoy en día, se espera que los equipos de RR. HH. asuman un papel más estratégico en el negocio. Deben encontrar formas de optimizar el personal y planificar cambios organizativos futuros, como fusiones y adquisiciones, expansiones del negocio y reorganizaciones. También se espera que hagan que la experiencia del empleado sea emocionante y atractiva, ayuden a los ejecutivos y colaboradores individuales a tomar decisiones más rápidas e inteligentes, e impulsen el compromiso de los empleados y el rendimiento empresarial.

Para hacer frente con éxito a los desafíos a los que se enfrentan, las organizaciones de RR. HH. necesitan una solución de HCM flexible, altamente segura y ampliable. Sin embargo, muchas organizaciones siguen confiando en sistemas locales que carecen de agilidad y consumen mucho tiempo y dinero.

Ventajas de un sistema de HCM basado en la nube

El despliegue de un sistema HCM en la nube tiene numerosas ventajas con respecto a un sistema local, incluidas las siguientes:

  • Facilidad de escalado. En la nube, puedes escalar verticalmente o reducir fácilmente conforme cambien las necesidades de tu empresa. Amplía o recorta tus operaciones según lo necesites: con la gestión del capital humano basada en la nube, puedes implantar rápidamente una solución moderna sin perder flexibilidad financiera y controlando tus costos.
  • Mayor control de los gastos operativos frente a los de capital. En la nube, solo pagas por lo que usas, y no necesitas invertir en costosas infraestructuras. Tus gastos son gastos de explotación (OpEx) en lugar de gastos de capital (CapEx).
  • Acceso rápido y sencillo a las innovaciones. Gracias a que en la nube el desarrollo y el despliegue se realizan muy rápido, las actualizaciones y novedades están a tu alcance mucho antes, lo que acelera tu ritmo de innovación. Las actualizaciones se producen automáticamente, sin necesidad de intervención humana.
  • Seguridad de datos mejorada. La nube incorpora rigurosas normas de seguridad, además de controles basados en inteligencia artificial, que garantizan que tu seguridad siempre vaya por delante de unas amenazas en constante evolución.
  • Usabilidad mejorada. Lograr que tu personal de RR. HH. y tus empleados adopten y utilicen tu sistema de RR. HH. puede representar un desafío. En cuanto a la facilidad de uso, los sistemas basados en la nube son más sencillos de utilizar, se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo y, a menudo, incluyen asistentes digitales y controles de voz para brindar una experiencia cómoda y coherente.
  • Configuración optimizada. Con los sistemas HRMS, personalizar suponía pedir a un ingeniero o equipo de TI que codificaran los cambios. Con un sistema de HCM basado en la nube, puedes configurar el sistema por ti mismo usando las herramientas de usuario final.
  • Flexibilidad. La transición a una fuerza de trabajo remota es un gran ejemplo de la necesidad de flexibilidad. Con un sistema de HCM basado en la nube, puedes adaptarte a las necesidades de un personal remoto o híbrido sobre la marcha, sin la ayuda de un integrador de sistemas o de TI.
  • Movilidad. Un sistema basado en la nube significa que tú y tus empleados pueden acceder a la información de RR. HH. que necesitan en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

¿Qué puede ayudarte a lograr un sistema de HCM basado en la nube?

Los estudios realizados en empresas que han utilizado sistemas de HCM basados en la nube durante más de seis meses dan cuenta de beneficios significativos, como la capacidad de:

  • Transformar las operaciones de negocio. A medida que las empresas evolucionan, los RR. HH. evolucionan con ellas. Los equipos de RR. HH. modernos se están convirtiendo en socios empresariales de sus organizaciones, ampliando su rol desde la identificación, atracción y retención de talentos al aporte de ideas esenciales para aumentar los ingresos y reducir los costos. Los usuarios de sistemas de HCM basados en la nube registraron ahorros de costos y mejoraron su productividad gracias a la reducción del tiempo de generación de informes, despliegues más rápidos, actualizaciones más fluidas, menor mantenimiento y menos personalizaciones. Esta mejora de la productividad libera a los empleados para que trabajen en tareas más estratégicas que pueden llevar a la transformación del negocio.
  • Impulsar la agilidad empresarial. El ritmo de los cambios en los negocios se acelera a medida que las empresas se fusionan, adquieren y ceden a niveles récord. La capacidad de detectar, reaccionar y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado se está convirtiendo en un imperativo. Los equipos de RR. HH. con sistemas de HCM basados en la nube dieron un salto adelante al mejorar la gestión del rendimiento, la administración de beneficios y los procesos de nómina. Estas mejoras permitieron a sus organizaciones ganar agilidad empresarial cumpliendo al mismo tiempo los requisitos de negocio actuales y futuros.
  • Mejorar la experiencia del personal. Junto con el fomento de la productividad de la plantilla, se espera de los equipos de RR. HH. actuales que reaccionen ante los cambiantes requisitos de negocio en relación con la gestión y adquisición de talentos. Los equipos de RR. HH. con sistemas de HCM basados en la nube pudieron aprovechar las tecnologías digitales para ofrecer experiencias óptimas a los empleados. Simplificaron los procesos y las transacciones rutinarios, proporcionaron procesos autoguiados con contenido relevante y redujeron el tiempo de contratación. Como resultado, los equipos impulsaron la satisfacción de los empleados y aceleraron la innovación en el lugar de trabajo.

Qué buscar en un sistema de HCM

A medida que el software de RR. HH. ha ido evolucionado, muchos proveedores de software han reunido sus aplicaciones existentes para ofrecer soluciones inconexas. Sin embargo, estas soluciones no podrán integrarse fácilmente con futuras innovaciones tecnológicas como las interfaces basadas en chat y la inteligencia artificial. Busca soluciones creadas desde cero para aprovechar las últimas innovaciones y asegurarte de que se integrarán fácilmente con otras soluciones a medida que se amplíen las responsabilidades de tu departamento de RR. HH.

Es importante buscar los siguientes aspectos en un sistema de HCM:

  • Capacidad de integrar soluciones de cadena de suministro, ventas y marketing con la solución de HCM. La integración de software se está volviendo clave en todos los ámbitos del negocio, y los RR. HH. no son una excepción. Tu solución de HCM debe poder integrarse con tu tecnología de línea de negocio para impulsar el análisis y la generación de informes empresariales, y debe adaptarse perfectamente a tu experiencia de cliente y tus herramientas de planificación de recursos empresariales.
  • Capacidad de integrarse con aplicaciones que no se encuentren en la plataforma del proveedor. Cuando tu tecnología de RR. HH. se integra con otras aplicaciones empresariales, puedes obtener información que te permita tomar mejores decisiones sobre el futuro de tu negocio. Pero esta integración depende de la capacidad del sistema de HCM para acceder a los datos y procesos que necesita. Al evaluar un sistema de HCM, pregunta al proveedor cómo y dónde almacena sus datos. Algunos proveedores se muestran sorprendentemente reticentes a este respecto.
  • Transparencia en la divulgación de los costos. ¿Tu proveedor oculta altos costos de desmantelamiento y sustitución? Cuando un proveedor afirma que no necesitas recurrir a consultores externos ni integradores de sistemas, es una señal de alarma. Si esto sucede, pídele una comparación de la tasa de fallos de implantación con y sin consultores, ya que puede proporcionarte información sobre los verdaderos costos totales.
  • Una hoja de ruta sólida para los bots conversacionales, la inteligencia artificial y otras innovaciones. Los ensamblajes de soluciones no pueden integrar tecnologías avanzadas en sus productos, y estas innovaciones son cada vez más esenciales para una experiencia de usuario superior. Investiga si el proveedor está utilizando actualmente inteligencia artificial o aprendizaje automático, si está trabajando activamente para que la experiencia del usuario de RR. HH. sea más similar a la experiencia de cliente, y si admite Internet de las cosas (IoT) o cadena de bloques.
  • Capacidad de imprimir tu marca en toda la aplicación. Aunque parezca una consideración menor, un déficit a este respecto puede alertarte de una falta de verdadera integración en el código. Esta complejidad oculta puede dar lugar a problemas de calidad, integración y seguridad de los datos. Si no puedes incorporar tu marca a toda la solución de HCM, es probable que el proveedor haya combinado sistemas dispares.
  • Incluye soluciones de servicio de ayuda de RR. HH. y soluciones de conciliación de vida laboral y familiar. Los proveedores de soluciones de talento a menudo dejan la ejecución de las funciones de servicio de ayuda de RR. HH. y conciliación de vida laboral y familiar, como el voluntariado, el bienestar y la orientación, a socios externos. Esto puede conllevar problemas de escalabilidad y alcance, así como dejarte en posición de vulnerabilidad si la relación con los socios cambia o se interrumpe.
  • Compromiso del proveedor con la inversión en I+D. El éxito de los equipo de RR. HH. modernos depende de las nuevas innovaciones que mejoran la productividad y la experiencia de los usuarios. Un proveedor que reduce su inversión en I+D para centrarse en las relaciones con los inversores antes que en la innovación no va a ofrecer la solución de HCM moderna que necesitas.

Las respuestas a las siguientes preguntas también pueden ayudarte a encontrar la solución de HCM adecuada para tus necesidades:

  • ¿Es el proveedor un socio fiable y de confianza conocido en el sector, con experiencia y referencias de clientes?
  • ¿Puedo gestionar todos mis procesos de RR. HH. en un solo lugar con solo un sistema?
  • ¿Dispondré de herramientas de selección de personal modernas con capacidades de CRM?
  • ¿Están diseñadas las funcionalidades de talento y RR. HH. para trabajar sin problemas con integraciones o son productos dispares y adquiridos que no pueden compartir datos?
  • ¿Son fáciles de configurar los análisis? ¿Acepta el sistema datos de terceros?
  • ¿Cómo gestiona la detección de amenazas y la privacidad de los datos de los empleados?
  • ¿Cuál es su ritmo de innovación y con qué frecuencia se lanzan nuevas funciones?
  • ¿Existe una comunidad de usuarios a los que pueda recurrir para que me ayuden si tengo preguntas o necesito ayuda?

Detección de amenazas y privacidad de los datos de los empleados

Garantizar la protección de los datos de los empleados es una capacidad fundamental de cualquier sistema de HCM. Asegúrate de que el sistema que elijas esté diseñado con principios de diseño centrados en la seguridad, como virtualización de red aislada y un despliegue de host físico excelente, que proporcionan un aislamiento del cliente superior y un riesgo reducido frente a amenazas avanzadas y persistentes. Busca una solución con defensas por niveles y operaciones altamente seguras que abarquen desde el hardware físico de los centros de datos hasta la capa web, además de las protecciones y controles disponibles en la nube. Asegúrate de que esas protecciones también funcionen con nubes de terceros y soluciones locales para ayudar a proteger las cargas de trabajo empresariales modernas y los datos en los que residen.

A medida que evalúas las soluciones, confirma si el sistema puede reconocer o no una amenaza, como un empleado que recibe una cantidad de dinero incorrecta o un acceso no autorizado al sistema. El uso de la inteligencia artificial puede ayudar a las organizaciones a identificar esos escenarios al instante y a detectar amenazas y anomalías antes de que se conviertan en problemas de seguridad.

¿Cuál es el futuro de la HCM?

La fuerza de trabajo se está transformando en redes de equipos más planas y ágiles, y se está volviendo más móvil, global y diversa. La HCM está evolucionando con rapidez para mantenerse al día. Ten en cuenta que es de esperar que se acelere la adopción y la relevancia de las siguientes tecnologías y áreas:

  • Tecnologías móviles. Los equipos de RR. HH. del mañana podrán fomentar el compromiso y la productividad potenciando a los RR. HH., empleados y responsables con aplicaciones móviles de autoservicio de una calidad similar a las de consumo general y diseñadas para funcionar en todos los dispositivos de forma conversacional.
  • Bots conversacionales. Los programas de RR. HH. podrán prestar servicio de forma más rápida y eficiente de la mano de bots conversacionales digitales. Los usuarios simplemente hablarán con el bot para realizar transacciones sencillas, lo que convertirá la HCM en un componente perfectamente integrado a la experiencia de trabajo.
  • IA. El aprendizaje automático y la inteligencia artificial podrán llegar más lejos que los humanos, por ejemplo, evaluando rápidamente miles de currículos y puntos de datos para encontrar los candidatos más adecuados o recomendando los cursos de formación oportunos a los empleados en función de su perfil.
  • Un énfasis creciente en la experiencia del empleado. ¿A los empleados les encanta la empresa en la que trabajan? ¿Sienten que pueden dar lo mejor de sí mismos? Cuanto mejor sea la experiencia del empleado, más éxito tendrá la empresa.
  • Adquisición de competencias. Ayudar a los empleados a adquirir nuevas competencias cobrará una relevancia creciente para las empresas de éxito. Tecnologías como los asistentes de competencias pueden ayudar a los empleados a identificar lagunas en sus conocimientos y sugerirles recursos que puedan ayudarles a colmar esas carencias.
  • Diversidad e inclusión. Para tener éxito, las empresas necesitan personas con diversos orígenes, perspectivas y habilidades. Por ejemplo, actualmente conviven cinco generaciones de empleados en la fuerza de trabajo, y las compañías necesitan satisfacer las necesidades de cada generación. La generación más joven (generación Z) ha crecido con la inteligencia artificial y los dispositivos móviles. Para ellos, esas tecnologías son imprescindibles al elegir un lugar de trabajo.

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