Oracle verkürzt die Zeit von der Stellenausschreibung bis zum Arbeitsangebot um 9 Tage

Oracle Human Resources (HR) verwaltet die mitarbeiterbezogenen Prozesse von 135.000 Fachkräften bei Oracle, die in 90 Ländern tätig sind – von der ersten Stellenbewerbung über die Schulungen bis zum Ruhestand. Jedes Jahr beaufsichtigen die Personalbeschaffer des Teams zwischen 22.000 und 25.000 Kandidaten. Dabei stellen sie sicher, dass diese nach der Einstellung schnellstmöglich so produktiv wie nur möglich arbeiten können.

Oracle HR unterstützt auch Manager, die Informationen über Mitarbeiter, die zwischen einzelnen Geschäftsbereichen wechseln, austauschen müssen. Das Team verarbeitet dabei etwa 10.000 solcher Informationsaustausche pro Woche. Ohne diesen Service könnten die Geschäftsbereiche von Oracle nicht richtig funktionieren.

Um das hohe Aufkommen an Daten zu bestehenden Mitarbeitern und Neueinstellungen zu bewältigen, verließ sich das Team von Oracle HR früher stark auf unverbundene Altsysteme und Prozesse. Die bewerberseitigen Online-Rekrutierungslösungen waren außerdem umständlich und mit hohem manuellen Arbeitsaufwand verbunden. Neue Interessenten empfanden das Erstellen eine Oracle-Anwendungsaccounts oft als zeitaufwändig und entmutigend. Das Team wollte das Recruitung neuer Bewerber effizienter und attraktiver gestalten, um den Talentpool zu erweitern.

Auch die Geschäftsleiter von Oracle benötigten mehr Unterstützung bei der Entwicklung der Fähigkeiten und Talente ihrer Mitarbeiter. Anstatt die Legacy-Prozesse und -Technologien einfach zu warten und zu patchen, entschied sich das HR-Team dafür, zu einer einheitlichen cloudbasierten Plattform für das Management des Recruitings und der Mitarbeitererfahrung zu migrieren.

Um seine Ziele zu erreichen benötigte Oracle HR eine leistungsstarke, auf Unternehmen ausgelegte Cloud-Plattform, die sich regelmäßig weiterentwickelt, um unternehmensweit auf künftige Anforderungen bei der Personalentwicklung einzugehen. Deswegen wählte das Team eine Reihe von Oracle Cloud HCM-Modulen für das Recruiting, die Mitarbeitererfahrung, das Karrieremanagement und für Schulungen aus. Neben der robusten und umfassenden Funktionalität, die diese Module bieten, bedeutete der Wechsel zu diesem Stack auch, dass die erstklassigen Techniker und Supportmitarbeiter von Oracle das System nun regelmäßig aktualisieren und verbessern können.

Insbesondere entschied sich das Team für Oracle Journeys, da dies über umfassende Funktionen zu Verwaltung der kompletten Karriere eines Mitarbeiters bei Oracle verfügt und dabei eine konsistente Benutzererfahrung bietet. Dank seiner Integration mit Oracle Cloud Human Capital Management (HCM) stützt sich Oracle Journeys dabei auf ein einheitliches Quellsystem. Zur Beschleunigung der Einstellungs- und Onboarding-Prozesse führte das Team außerdem Oracle Recruiting und Oracle Geführtes Lernen ein.

Die Systeme wurden in den fünf Ländern eingeführt, in denen Oracle am aktivsten neue Mitarbeiter einstellt: den Vereinigten Staaten, Großbritannien, Indien, Rumänien und den Philippinen. Die Einführung von Oracle Journeys, Oracle Recruiting und zugehörigen Oracle Cloud-Lösungen führte in diesen Regionen zu zahlreichen „harten“ und „weichen“ Vorteilen.

Die neuen Systeme waren als logische Abfolgen aufgebaut, um die Mitarbeiter in den richtigen Schritten, so wie sie den etablierten Workflows des Oracle HR-Teams entsprechen, zu verarbeiten. Sie sind außerdem optmiert und intuitiver, wobei redundante Dateneingaben vermieden werden. Zum Beispiel erfordert das Erstellen einer Stellenausschreibung in Oracle Recruiting nur 5 Schritte – anstatt wie bisher 19. Die Zeit bis zur Ausschreibung der Stelle hat sich dadurch von 10 Minuten auf nur 3 Minuten verkürzt. So sparen die einstellenden Manager jährlich etwa 4.000 Arbeitsstunden.

Die Zeit von der Stellenausschreibung bis zum Arbeitsangebot wurde auf 9 Tage reduziert. Innerhalb von sechs Monaten haben 300 Personalbeschaffer über 34.000 Stellenauschreibungen, 20.000 Arbeitsangebote und 17.000 Einstellungen bearbeitet. 30 % davon waren interne Einstellungen, so wie es den Unternehmensrichtlinien entspricht.

Auch der Karriere-Hub von Oracle trug zu einer höheren Effizienz bei den Einstellungsprozessen bei, was wiederum zu mehr Bewerbern führte. Anstatt dass die Kandidaten wie bei der alten Architektur eine vollständige Bewerbung einreichen müssen, brauchen sie nun nur eine Telefonnumer oder eine E-Mail-Adresse angeben. Dadurch verdoppelte sich die Anzahl der Bewerber und es besteht eine höhere Chance, die am besten geeigneten Kandidaten zu finden. Durch Oracle Geführtes Lernen nahmen 3.500 Mitarbeiter 11.000 mal an den Anweisungsprogrammen von Oracle HR teil – dadurch wurden Anfrufe beim Helpdesk um schätzungsweise 50 % reduziert.

Die integrierte Plattform stellte für das Unternehmen einen einheitlichen Karriere-Hub zur Verfügung. Sowohl Manager wie auch Mitarbeiter verfügen nun über genaue Daten und können nach Bedarf den Programmfortschritt verfolgen. Ab dem ersten Arbeitstag können Mitarbeiter Anfagen für Gegenstände wie Laptops oder Sicherheitsausweise verarbeiten und bei Bedarf auf Schulungen und Ressourcen zugreifen. Mitarbeiter können auch problemlos das System aktualisieren, um eine Änderung ihrer persönlichen Lebensumstände einzutragen wie etwa einer Heirat oder der Geburt von Kindern.

Zudem stellt die Plattform von Oracle wesentliche Funktionen bereit – die Erweiterbarkeit über die Cloud, Konnektivität mit verschiedenen Datenquellen (einschließlich E-Mails und Papierdokumenten) sowie Analysen (einschließlich von maschinellem Lernen).