Sofigate reduziert mit Oracle Cloud HCM den Zeit- und Arbeitsaufwand seiner Personalprozesse

Sofigate ist in Nordeuropa ein Pionier bei der Verwaltung von Unternehmenstechnologien und unterstützt seine Kunden dabei, Technologielösungen zu nutzen und das Knowhow zu entwickeln, um gut verwaltete Geschäftsprozesse noch weiter zu optimieren. Das Unternehmen verzeichnete in den letzten Jahren ein erhebliches Wachstum und beschäftigt heute etwa 600 Mitarbeiter in Finnland, Schweden und Dänemark. Die Mitarbeiter von Sofigate, von denen 40 % Anteile am Unternehmen halten, besitzen 94 % des Unternehmens.

Die strategischen Ziele von Sofigate sind es, der führende Anbieter für das Management von Unternehmenstechnologie in Nordeuropa zu werden und seinen Umsatz bis 2025 zu verfünffachen. Um diese ehrgeizigen Wachstumsziele unterstützen zu können, benötige das Personalteam von Sofigate eine HR-Plattform, mit der es ein besseres Verständnis für die im Unternehmen vorhandenen Talente entwickeln konnte. Nur so konnten die Stärken, Interessen und Verfügbarkeit bestmöglich mit den Einsatzmöglichkeiten sowie den Bedürfnissen der Kunden abgestimmt werden.

Die wichtigsten Personaldaten des Unternehmens waren zuvor über mehrere Systeme verteilt gewesen. Zudem wurden zahlreiche Prozesse noch manuell durchgeführt, was für das HR-Team einen enormen Aufwand darstellte. Daraus folgte, dass zu viel Zeit bei der Verwaltung und dem Beantworten von Nachfragen verloren ging. Das Unternehmen wollte daher seine Personalprozesse wie das Onboarding, Beförderungen oder Gehaltserhöhungen in einem einzelnen System automatisieren und außerdem einen Selfservice einführen, der es den Mitarbeitern ermöglichen würde, ihre Personaldaten selbst zu verwalten.

Sofigate suchte nach einer neuen Plattform für sein Personalmanagement, indem es seine Personalprozesse für ein Idealwelt-Szenario umgestaltete. Das Unternehmen sah sich zunächst sieben Anbieter genauer an, bevor es die Auswahl auf Oracle Cloud HCM und einen weiteren Anbieter mit mehreren Produkten beschränkte. Sofigate entschied sich für Oracle Cloud HCM, da dieses bei der Auswahlmatrix des Unternehmens die höchste Punktzahl erzielte. Das Unternehmen stellte außerdem fest, dass die Lösung von Oracle weniger Integrationen sowie einen geringeren Verwaltungs- und -Wartungsaufwand bei der IT erfordern würde als ein Ansatz mit mehreren Anwendungen.

Innerhalb von drei Monaten nach der Bereitstellung von Oracle Cloud HCM konnte Sofigate die Zeit, die das HR-Team für die Registrierung neuer Mitarbeiter in seinen Systemen benötigte, um 90 % reduzieren. Der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter wird jetzt per Selfservice durchgeführt, sodass das HR-Team sich auf die Förderung von Talenten konzentrieren kann. Der Workflow des Unternehmens in Bezug auf interne Beförderungen – der zuvor vollständig manuell erfolgte – läuft jetzt automatisiert ab und die Teamleiter können diesen Prozess nun direkt im System starten.

Alle Mitarbeiter von Sofigate können nun umgehend die Kompetenzprofile anderer Talente sowie deren Verfügbarkeit über die nächsten Monate einsehen. Das ermöglicht eine effektivere Zuweisung zu Kunden und Projekten. Das Unternehmen verfügt nun auch über ein viel besseres Verständnis seines gesamten Talentpools, sodass es auf fundierter Grundlage die am besten geeigneten Strategien für die Schulungen und Weiterentwicklung der Mitarbeiter festlegen kann.

Da sich seine HR-Daten nun in einem einzelnem System befinden, konnte Sofigate einen standardisierten End-to-End-Personalprozess entwickeln, der auch bei Bedarf Variationen zur Unterstützung einzelner Geschäftseinheiten in allen Ländern, wo das Unternehmen aktiv ist, ermöglicht. Durch die Konsolidierung auf Oracle Cloud HCM konnte auch die Integrität der Personaldaten erheblich verbessert werden.

Das Unternehmen konnte durch eine Automatisierung von Workflows den Zeitaufwand bei der Personalverwaltung noch weiter reduzieren. So werden zum Beispiel die Abläufe für Gehaltserhöhungen und Beförderungen nun vollständig innerhalb des Systems verwaltet, einschließlich der Dokumentation der jeweiligen Gehälter und Besprechungen in Bezug auf die Beförderung – derartige Informationen wurden zuvor in Form von E-Mails archiviert. Daraus können nun Gehalts- und sonstige Änderungen wesentlich schneller durchgeführt werden. Außerdem wurde die Vorbereitung von Abrechnungsläufen beschleunigt.

Durch die Verwendung von Oracle Cloud HCM können neue Mitarbeiter noch vor ihrem offiziellen ersten Arbeitstag die Hälfte des Vor-Onboarding-Prozesses abschließen, sodass sie gleich voll einsteigen können. Dadurch konnte eine höhere Genauigkeit erreicht werden, sodass das HR-Team diese Informationen nicht mehr für fast 600 Mitarbeiter verwalten muss. Das HR-Team hat dadurch nun mehr Zeit für Aufgaben, die zur Wertschöpfung beitragen, wie etwa die Personalplanung und das Recruiting.

Mithilfe der Fähigkeitsprofile von Talenten, der Verfügbarkeitsinformationen, der Kompetenzen und der archivierten Diskussionen bezüglich der jeweiligen Talente konnte die Abwicklung von Projekten erweitert und verbessert werden. Zudem können die Kandidaten nun besser auf die Kunden von Sofigate abgestimmt werden.