Was versteht man unter einem ERP-Finanzmodul? Features und Vorteile

Das Finanzmodul ist seit den ersten Versionen der Softwareplattform eine Kernkomponente des Enterprise Resource Planning (ERP). Zwar umfassen heutige ERP-Systeme als Teil des Standardpakets andere Features und Module, die grundlegende Rolle von ERP-Systemen bleibt jedoch dieselbe: Unterstützung von Unternehmen bei der Verwaltung der Produktion und Lieferung von Waren bzw. Dienstleistungen und – was vielleicht am wichtigsten ist – bei der Verwaltung des Geldes, das in diesem Prozess eingenommen und ausgegeben wird. Das Finanzmodul ist für diese Bemühungen von entscheidender Bedeutung. Zu den weiteren Kernkomponenten von ERP gehören Supply Chain Management, Fertigung, Human Capital Management und Enterprise Performance Management-Funktionen.

Was versteht man unter einem ERP-Finanzmodul?

Ein ERP-Finanzmodul ist eine Kernkomponente eines ERP-Systems, das die Finanzfunktionen und -performance eines Unternehmens verwaltet und automatisiert. Es dient als Finanz-Hub, an dem verschiedene Finanzdatenströme zusammenlaufen, und ist für die Organisation und Automatisierung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Buchhaltung und dem Finanzmanagement konzipiert, darunter Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Spesen, Rechnungen, Erlösrealisierung und Asset Lifecycle Management. Darüber hinaus bietet es finanzielle Einblicke durch Standard- und Finanzberichte und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. ERP-Finanzmodule unterstützen außerdem strategischere Analysen der Unternehmensleistung anhand von KPIs, allgemeineren Trends, die das Geschäft beeinflussen, und den zugrunde liegenden Rentabilitätsfaktoren. Nahezu jede Ebene der Finanzabteilung nutzt das ERP-Finanzsystem täglich, von den obersten Führungskräften in diesem Bereich wie dem CFO und Controller bis hin zu Junior-Budgetanalysten und Rechnungsprüfern.

Wichtigste Erkenntnisse

• Der Hauptzweck des ERP-Finanzmoduls besteht darin, die Finanzperformance eines Unternehmens zu verfolgen, zu bewerten und darüber zu berichten. Darüber hinaus ist es für die Finanzplanung und -prognose eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
• Das Finanzmodul ist das am häufigsten verwendete ERP-Modul und steht im Mittelpunkt jeder ERP-Plattform, da es Umsatz und Cashflow verfolgt.
• Zu den Hauptvorteilen eines ERP-Finanzmoduls gehören eine größere finanzielle Transparenz, fundiertere Entscheidungsfindung, höhere Produktivität und ein geringeres Risiko finanzieller Probleme, beispielsweise eines Liquiditätsengpasses.
• ERP-Finanzmodule werden zunehmend mit Funktionen der künstlichen Intelligenz ausgestattet, um die Entscheidungsfindung im Finanzbereich zu unterstützen. Dazu zählen beispielsweise zukunftsgerichtete Analysen, um Barmittel effizienter zu nutzen und gleichzeitig das Risiko eines Engpasses zu minimieren.
• Finanzmodule können die Integrität von Finanzdaten sicherstellen, die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und -vorschriften erleichtern und Echtzeit-Einblicke in die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens bieten.

Erläuterungen zum ERP-Finanzmodul

ERP-Finanzmodule werden häufig in den Bereichen Finanzen, Buchhaltung, interne Revision und sogar Vermögensverwaltung von Unternehmen eingesetzt und unterstützen das Finanzmanagement, indem sie Transaktionen und Finanzdaten aus der gesamten Organisation erfassen. So erhalten Finanzteams die Informationen, die sie für Analysen, Entscheidungen und die Automatisierung von Prozessen rund um den Geldfluss in und aus einem Unternehmen benötigen. Ein weiterer primärer Zweck ist das Reporting über die Finanzperformance eines Unternehmens, einschließlich der gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. die Einreichung von Unterlagen bei der US Securities and Exchange Commission (SEC) für börsennotierte Unternehmen.

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein weltweit tätiger Hersteller von Kleingeräten und Ihre Mikrowellenöfen benötigen Hochspannungstransformatoren. Wenn man bedenkt, dass Sie Geräte in mehreren Ländern mit unterschiedlichen Währungen und Rechnungslegungsvorschriften verkaufen, wie viel Umsatz machen Sie dann mit jedem verkauften Gerät? Wann und wie viel zahlen Sie Ihren Lieferanten für Hochspannungstransformatoren? Wie hoch ist der aktuelle Wert jeder der vier Fabriken, in denen Sie Ihre Geräte herstellen? Wie rentabel sind Ihre Mikrowellen im Vergleich zu Ihren Toastern oder Heißluftfritteusen?

Wenn Sie mehrere geografische Regionen, Produktlinien, Fertigungsanlagen und Lieferantennetzwerke berücksichtigen, kann die Beantwortung dieser Fragen ohne ein ERP-Finanzmodul, das diese umfangreichen und komplexen Finanzdaten verfolgt, außerordentlich schwierig sein. Außerdem ist das Ganze zeitaufwendig und fehleranfällig, insbesondere wenn die Finanzdaten Ihres Unternehmens auf mehrere Finanzsysteme verteilt sind. Ein ERP-Finanzmodul kann diese unterschiedlichen Systeme und Datenquellen automatisch zusammenführen und so die Verwaltung aller Aspekte Ihrer Finanzen, einschließlich Reporting, Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und Finanzplanung, vereinfachen.

ERP-Finanzmodule können auch bei der Automatisierung zahlreicher routinemäßiger Finanzaufgaben helfen, beispielsweise bei der Berücksichtigung konzerninterner Steuern, der Verfolgung von Verrechnungspreisen sowie der Verarbeitung und Zuordnung von Rechnungen.

Darüber hinaus können die Module erweiterte Funktionen wie künstliche Intelligenz und prädiktive Prognosen bereitstellen, um den Cashflow zu optimieren. So können Sie Ihr Bargeld möglichst effizient nutzen und gleichzeitig das Risiko eines Engpasses begrenzen. Mithilfe der Dokumentenerkennung und optischen Zeichenerkennung können Finanzmodule die Rechnungseingabe automatisieren und die Genauigkeit erhöhen. Sie können maschinelles Lernen in diesen Rechnungseingabeprozess integrieren, um Rechnungen immer besser lesen zu können. Dabei lernen sie, wo verschiedene Elemente einer Rechnung auf den Rechnungen eines bestimmten Lieferanten oder Kunden angezeigt werden. ERP-Finanzmodule gibt es zwar schon seit langer Zeit, doch Innovationen wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, zukunftsgerichtete Analysen und Zeichenerkennung haben den Wert und die Wirkung dieser Module erheblich verändert. Und da Finanzmodule oft als Cloud-Service angeboten werden, können sie regelmäßig aktualisiert werden, um neue Features hinzuzufügen, sobald diese verfügbar sind. Daraus lässt sich schließen, dass sich das heutige hohe Innovationstempo wahrscheinlich fortsetzen wird.

Features des ERP-Finanzmoduls

Ein ERP-Finanzmodul berührt viele verschiedene Bereiche der Aufgaben einer Finanzabteilung. Um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, was ein Finanzmodul alles kann, gehen wir einige seiner wichtigen Features genauer durch.

Die wichtigsten Vorteile des ERP-Finanzmoduls

Wie bereits erwähnt, gehören Finanzen zu den Kernmodulen jedes ERP-Systems und helfen Führungskräften im Finanzwesen dabei, die Prognosegenauigkeit zu erhöhen, Berichtszyklen zu verkürzen, die Entscheidungsfindung zu vereinfachen und Risiken sowie Compliance besser zu verwalten. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Vorteile für Unternehmen und Führungskräfte aufgeführt.

• Größere finanzielle Transparenz: Unternehmen erhalten Einblick in unternehmensweite und konsolidierte Finanztransaktionen mit regelmäßig aktualisierten Zahlen – idealerweise nahezu in Echtzeit. Analyse- und Reportingfunktionen erleichtern Führungskräften im Finanzwesen sowie auch anderen Bereichen, sich einen schnellen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens zu verschaffen.
• Fachkundigere Entscheidungsfindung: Diese Transparenz wirkt sich auch auf die Entscheidungsfindung aus, da Führungskräfte durch genaue Echtzeitinformationen und erweiterte Analysen die Auswirkungen ihrer Entscheidungen und das, was im besten Interesse des Unternehmens ist, besser verstehen. Mithilfe dieser Daten können Unternehmen auch Kosten und Umsatz prognostizieren und so präzisere Budgets und Pläne erstellen.
• Größere Produktivität: Die Möglichkeit, manuelle Prozesse zu automatisieren, die langsam und fehleranfällig sein können, wie z. B. die Rechnungsstellung, beschleunigt die gesamte Finanzfunktion, sodass Unternehmen ihre Bücher schneller abschließen und wichtige Finanzberichte früher fertigstellen können. Dadurch haben Finanzteams mehr Zeit, sich auf Analysen, Szenariomodellierung und andere hochwertige Aufgaben zu konzentrieren.
• Reduziertes Risiko: Durch die Automatisierung eines Großteils der Arbeit, die mit internen Kontrollen, Compliance und Governance verbunden ist, können Unternehmen die mit der Nichteinhaltung von Vorschriften verbundenen Risiken und Kosten reduzieren.

Prozesse, die von ERP-Finanzmodulen verwaltet werden

Viele der oben genannten Features spielen in gängigen Finanzprozessen eine zentrale Rolle. So sind beispielsweise die Funktionen der Debitorenbuchhaltung ein zentraler Bestandteil des Order-to-Cash-Prozesses. Führende ERP-Systeme werden ständig weiterentwickelt und sind innovativ. Unternehmen können sie nutzen, um komplexere Prozesse zu verwalten und in vielen Fällen auch zu automatisieren. Diese Prozesse sind häufig miteinander verknüpft und erfordern die Integration mit anderen Kernsystemen. In der folgenden Liste sind 13 Prozesse aufgeführt, die Sie über Ihr ERP-Finanzmodul verwalten können und sollten:

• Vom Bestandserwerb bis zum Abgang. Dazu gehört die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Vermögenswerten, die den Erwerb, die Erfassung und Registrierung, die Zuweisung von Abschreibungen, die Ausbuchung und Veräußerung sowie Einblicke in die Vermögensverwaltung umfasst. Beliebte KPIs zur Messung dieses Prozesses sind die Umschlagshäufigkeit des Anlagevermögens und der prozentuale Verlust des Anlagevermögens.
• Vom Budget bis zur Genehmigung. Dazu gehören die Festlegung der Budgetstrategie und die Zuweisung von Haushaltszielen, die Erstellung und Validierung von Annahmen, die Erzielung eines Konsenses, die Überwachung und Konsolidierung sowie die Budgetgenehmigung. Zu den KPIs, mit denen dieser Prozess gemessen werden kann, gehören die Zeit für die Erstellung, Genehmigung und Konsolidierung des Budgets sowie der Prozentsatz der Budgetabweichungen.
• Von der Kostenabrechnung bis zur Rückerstattung. Dieser Prozess umfasst die Festlegung von Spesenrichtlinien, die Bearbeitung von Spesenabrechnungen, das Abrufen von Transaktionen aus Kreditkarten-Feeds, die Verwaltung von Vorschüssen sowie die Durchführung von Analysen und Audits. Der Vergleich der tatsächlichen Ausgaben mit dem Budget, das Verhältnis von Ausgaben zu Umsatz und die Dauer des Zahlungszyklus helfen Ihnen dabei, die Leistung zu verfolgen.
• Von Lieferantenrechnungen bis zur Zahlung. Zur Bezahlung von Lieferanten gehört die Verwaltung von Vorauszahlungen und Rabatten, die Begleichung von Verbindlichkeiten, die Verwaltung des Zahlungsabschlussplans und die Verwaltung von Audits, Streitigkeiten und Genehmigungen. Beliebte KPIs für diesen Prozess sind die Anzahl der verarbeiteten Zahlungen, die Verbindlichkeitenlaufzeit (DPO) und der Prozentsatz beanspruchter Skonti.
• Von der Kundenrechnung bis zum Beleg. Um Zahlungen für Ihre Produkte oder Services zu erhalten, müssen Sie Transaktionen erstellen, Rechnungen senden, Fakturierungsprobleme verwalten, Zahlungen verarbeiten, Korrekturen eingeben, Debitorenaktivitäten verbuchen und den Debitorenabschluss planen. Kennzahlen wie das durchschnittliche Rechnungsalter, die Forderungslaufzeit (DSO) und der Prozentsatz der bestrittenen Rechnungen können helfen, die Performance zu messen.
• Vom Kundenauszug bis zum Inkasso. Der gesamte Inkassoprozess umfasst die Erstellung und den Versand von Kundenabrechnungen, die Verwaltung von Inkassotätigkeiten (Transaktionen, Korrespondenz, Streitfälle usw.), die Abwicklung von Zahlungen, die Optimierung der Inkassoeffizienz und die Überwachung ausstehender Forderungen. Zu den KPIs für diesen Prozess gehören die Anzahl der überfälligen Konten, die Zeit bis zur Begleichung und die Zeit für das Inkassomanagement.
• Von der Banktransaktion bis zur Cash-Position. Die Abstimmung von Bankaktivitäten wie Auszahlungen, Gehaltsabrechnungen, Einziehungen, Investitionen und Kreditaufnahmen umfasst die Überprüfung und Validierung von Transaktionen, die Einleitung von Interbankaktivitäten und die Verwaltung von Positionen am Ende des Zeitraums. Beliebte KPIs für diesen Prozess sind die Zeit bis zur Abstimmung und die Gesamtzahl der Abstimmungen.
• Vom Tagesabschluss bis zur Finanzprognose. Die täglichen Finanzaktivitäten liefern die Daten, die die Grundlage für Prognosen bilden. Hierzu gehören das Verbuchen von Nebenbuchaktivitäten, das Erkennen von Anomalien, die Konvertierung auf Unternehmensstandards, die Überprüfung der täglichen Aktivitäten und das Erstellen von Finanzprognosen. Zu den KPIs, mit denen die Performance hier gemessen wird, gehören die Zeit bis zur Abstimmung und die Gesamtzahl der Abstimmungen.
• Vom Periodenabschluss bis zum Finanzbericht. Am Ende einer Finanzperiode müssen Nebenbücher geschlossen, Proforma-Hauptbücher erstellt, Konten abgestimmt, Bücher geschlossen, die Ergebnisse der Tochtergesellschaften im Konzernkontenplan konsolidiert, das Finanzmanagement und die Konten überprüft und bestätigt, Jahresabschlüsse veröffentlicht und sicher freigegeben sowie Prognosen aktualisiert werden. Um die Effektivität zu messen, werden häufig die Zeit bis zum Abschluss der Bücher und die Zeit bis zur Veröffentlichung der Berichte als KPIs verwendet.
• Vom Bericht bis zur Prognose. Um Daten aus Berichten als Grundlage für Prognosen zu verwenden, müssen Sie die Leistung des aktuellen Zeitraums prüfen, Prognosen mit den neuesten Daten aktualisieren, Prognosen fortschreiben, um Istwerte einzubeziehen, Abweichungen beurteilen und Trends analysieren, Prognosen aktualisieren, überwachen und konsolidieren sowie Finanzpläne aktualisieren. Zu den gängigen KPIs für diesen Prozess gehören prozentuale Abweichungen, die Zeit für die Abweichungsanalyse und die Zeit für die Aktualisierung der Prognose.
• Vom Periodenabschluss bis zur Steuerrückstellung. Dieser Prozess überprüft, ob die Steuerrückstellungen zum Periodenende in verschiedenen Steuergebieten korrekt sind. Hierzu gehören die Überwachung des unternehmensweiten Abschlussstatus, die Berechnung von Steuerrückstellungen, die Überprüfung und Genehmigung von Steuerrückstellungen, die Buchung von Steuerjournaleinträgen und die Erstellung und Einbindung von Steuerfußnoten für das Finanzreporting. Verwenden Sie KPIs wie Anzahl und Betrag der Anpassungen der Rendite auf die Rückstellung und die Gesamtzahl der Personenstunden für die Steuervorbereitung, um zu sehen, wie Sie hier abschneiden.
• Von Steuerrückstellungen bis zur behördlichen Einreichung. Die rechtzeitige und genaue Einreichung gesetzlicher Steuerdokumente in mehreren Regionen erfordert die Berechnung der Steuerrückstellungen zum Periodenende, die Bearbeitung von Zusatzdaten, die Verwaltung von Verrechnungspreisen, die Vorbereitung von Berichtsdaten, die Erstellung behördlich konformer Steuererklärungen und die Vervollständigung gesetzlicher Einreichungen. Weitverbreitete KPIs für diesen Prozess sind der Effektivsteuersatz (ETR) und der Prozentsatz der fristgerechten Steuererklärungen.
• Vom Kundenvertrag zum Umsatz. Die Erfassung von Umsatzerlösen aus Kundenverträgen, die in der Regel über einen längeren Zeitraum erfüllt werden, erfordert die Erfassung von Kundentransaktionsdaten, die Identifizierung von Buchhaltungsverträgen mit Kunden, die Ermittlung von Leistungsverpflichtungen, die Definition von Transaktionspreisen, die Zuordnung von Transaktionspreisen, die Erfassung von Umsätzen und die Verwaltung von Revisionen und Abweichungen. KPIs wie die Zeitspanne vom Erfüllungsereignis bis zur Umsatzrealisierung und die Anzahl der Umsatzbuchungen pro Berichtszeitraum sind für die Leistungsbewertung nützlich.

Beispiel für ein ERP-Finanzmodul

Unternehmen, die nach einem ERP-Finanzmodul suchen, können zwischen zahlreichen Systemen auswählen. Da die Wahl des richtigen Finanzsystems eine große Entscheidung ist, sollten Führungskräfte aus dem Finanzbereich und anderen relevanten Abteilungen jedes Angebot gründlich prüfen, um zu verstehen, inwieweit es ihren Anforderungen entspricht.

Schauen wir uns zwei Optionen genauer an.

• Oracle Fusion Cloud Financials. Dieses ERP-Finanzmodul zentralisiert die Daten und Prozesse des Finanzteams mit Unterstützung für Verbindlichkeiten, Forderungen, Anlagevermögen, Ausgaben, Berichte, Prognosen und mehr. Zusammen helfen diese Funktionen Unternehmen, in Echtzeit auf aktuelle Finanzdaten zuzugreifen, Probleme proaktiv durch automatisierte Verarbeitung zu lösen, die Entscheidungsfindung durch genauere Daten und Prognosen zu verbessern, die Kosten zu kontrollieren und die Transparenz der Ausgaben zu erhöhen, den Mittelzufluss zu beschleunigen und die Bargeldbestände zu verwalten. Dieses Modul bietet integrierte KI-Funktionen, wie etwa die kontinuierliche Verbesserung der Ausnahmebehandlung durch maschinelles Lernen und KI-gesteuerte Analysen. Oracle Fusion Cloud Financials unterstützt globale Unternehmen unter anderem bei der Einhaltung verschiedener Rechnungslegungsstandards und -gesetze, bei der Abwicklung von Transaktionen in mehreren Währungen und Sprachen, bei der Verwaltung komplexer Verträge und Abrechnungspläne sowie bei der Automatisierung der Anlagen- und Leasingverwaltung. Oracle Fusion Cloud Financials ist Teil von Oracle Fusion Cloud ERP, das von Analysten regelmäßig zu den besten Finanzsystemen für große Unternehmen gezählt wird.
• Oracle NetSuite. NetSuite bietet ein cloudbasiertes ERP-System, das von mehr als 35.000 Unternehmen genutzt wird. Finanzen bilden den Kern von NetSuite ERP, da es bei der Verwaltung von Finanzprozessen wie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Hauptbuch, Reporting, Finanzkonsolidierung sowie Risiko und Compliance hilft. Die ERP-Suite bietet ergänzende Finanzmodule für zusätzliche Anforderungen wie Umsatzrealisierung, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sowie Planung und Budgetierung. NetSuite Global Business Management baut auf den Funktionen von NetSuite ERP auf und unterstützt globale Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften oder Geschäftseinheiten, die in zahlreichen Währungen handeln. NetSuite ist eines der führenden Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen, die den Grundstein für zukünftiges Wachstum legen wollen.

Mit Oracle haben Sie all Ihre Finanzdaten an einem Ort

Organisationen aller Branchen, die nach einem ERP-Finanzmodul suchen, sollten ein Cloud-System mit umfassenden, KI-gestützten Funktionen wählen, um die vielfältigen Anforderungen ihrer Finanzabteilungen zu erfüllen. Oracle Fusion Cloud Financials erfüllt diese Kriterien als Cloud-Finanzplattform, die viele grundlegende Prozesse des Finanzmanagements automatisieren kann, und Unternehmen so einen klaren Überblick über ihre allgemeine Finanzlage gibt. Das Modul ist Teil von Oracle Fusion Cloud ERP und vereint Finanzdaten mit anderen unternehmenskritischen Informationen aus der gesamten Lieferkette, von Projekten, Kunden, Mitarbeitern usw.

Oracle Fusion Cloud Financials trägt dazu bei, die Produktivität von Finanzabteilungen zu steigern, und bietet die zukunftsweisenden Erkenntnisse, die sie benötigen, um fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Dieses ERP-Finanzmodul ist eine Komplettlösung, die auf die Bedürfnisse globaler Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen zugeschnitten ist – einschließlich Kernbuchhaltung und KI-gestützter Funktionen, die eine weitere Automatisierung vorantreiben. Dank dieser Cloud-Lösung können Kunden auch von häufigen Updates profitieren, die kontinuierliche Innovation bieten und Technologien wie maschinelles Lernen, intelligente Automatisierung und Analysen nutzen, um schneller und mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen.

ERP-Systeme haben sich im Laufe der Jahre erheblich weiterentwickelt, da die Anbieter weiterhin die neuesten technologischen Fortschritte nutzen und die Möglichkeiten dieser Technologie erweitern. Obwohl sich viel geändert hat, gibt es eine Konstante: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Unternehmen ein ERP-Modul, mit dem sie alle ihre Finanztransaktionen überwachen bzw. verwalten und über ihre Performance berichten können. Somit bleibt das ERP-Finanzmodul die Kernkomponente einer jeden modernen ERP-Lösung.

Häufig gestellte Fragen zu ERP-Finanzmodulen

Wie wird ERP im Finanzwesen eingesetzt?
Die Finanzabteilung ist einer der Hauptnutzer und Nutznießer eines ERP-Systems. Ein ERP-System kann alle Finanztransaktionen eines Unternehmens verfolgen, verwalten, konsolidieren, darüber berichten und viele grundlegende Prozesse automatisieren. Es bildet die Grundlage für einen Großteil der Buchhaltungsaufgaben und Finanzkontrollen eines Unternehmens.

Ist ERP ein Transaktionssystem?
Ja, eine ERP-Plattform ist eines der wichtigsten Transaktionssysteme für Unternehmen. Sie zeichnet die Finanztransaktionen des Unternehmens sowie andere wichtige Daten entlang der Lieferkette, zu Mitarbeitern, Kunden, Projekten und mehr auf. Vereinfacht ausgedrückt, dient die Lösung als Aufzeichnungssystem für das gesamte Unternehmen.

Welches ist das gebräuchlichste ERP-Modul?
Das Finanzmodul ist das am weitesten verbreitete ERP-Modul, da jedes Unternehmen seine Finanzlage und -aussichten genau überwachen muss. Viele Unternehmen beginnen ihre ERP-Journey mit dem Finanzbereich, bevor sie ergänzende Module hinzufügen, die bei anderen Aspekten des Geschäfts helfen.