Die Bedeutung des Personalmanagements im Gesundheitswesen
Margaret Lindquist | Healthcare Content Strategist | 23. März 2023
Das Fundament eines jeden Gesundheitssystems bilden seine Mitarbeiter, die Pflegekräfte und das Hilfspersonal, die unmittelbar für die Ergebnisse und die Zufriedenheit der Patienten verantwortlich sind. Personalmanagement-Teams sind im Gesundheitswesen für die Einstellung und den Onboarding-Prozess dieser Mitarbeiter verantwortlich. Ihre Aufgabe ist es, eine positive und einfühlsame Arbeitsplatzkultur zu fördern, die Mitarbeiter beim beruflichen Aufstieg zu unterstützen und sicherzustellen, dass ihre Organisationen und ihre Mitarbeiter eine Vielzahl von Sicherheits-, Datenschutz-, Schulungs- und anderen Richtlinien und Vorschriften einhalten. Um diese schwierigen Herausforderungen in Zeiten von Personalmangel, Burnout und steigenden Arbeitskosten zu meistern, sind HR-Teams im Gesundheitswesen gefordert, gut durchdachte, innovative Programme und Richtlinien zu entwickeln.
Was versteht man unter HR im Gesundheitswesen?
Personalabteilungen in Unternehmen des Gesundheitswesens sind für typische HR-Aufgaben zuständig, z. B. für das Recruiting, die Einstellung von Mitarbeitern sowie für die Beratung der Geschäftsleitung bei der Festlegung von Gehalts- und Leistungspaketen, die erforderlich sind, um die besten Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Die HR-Teams im Gesundheitswesen stehen zusätzlich jedoch auch noch vor besonders schwierigen Herausforderungen, die nur in dieser Branche vorkommen. Sie sind für die Kommunikation und Überwachung zahlreicher Bundes- und Landesvorschriften zu Zertifizierungen, Sicherheit, Datenschutz und anderen Bereichen verantwortlich. Sie stellen in einer Branche ein, in der der Wettbewerb um Talente besonders groß ist und Bewerber viele andere Möglichkeiten haben. Sie beaufsichtigen eine Belegschaft, die täglich mit Stresssituationen konfrontiert ist und sowohl physische Schutzmaßnahmen als auch Unterstützung für die psychische Gesundheit benötigt. Sie arbeiten mit der IT zusammen, um den Schutz von Patienten- und Mitarbeiterdatensätzen zu gewährleisten. Sie arbeiten mit Managern zusammen, um die Personaleinsatzplanung so anzupassen, dass die Burnout-Rate sinkt. Außerdem entwickeln sie Programme, die die Patientenzufriedenheit verbessern und zu positiven Ergebnissen bei den Patienten führen – zum Beispiel durch die Gestaltung von Vergütungs- und Bonussystemen, die die Bezahlung an der Leistung und den Behandlungsergebnissen ausrichten.
Wichtigste Erkenntnisse
- Die HR-Teams dieser Branche müssen Programme zur Mitarbeiterschulung und -entwicklung erstellen, verfolgen und durchsetzen, nicht nur, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, um angesichts des gravierenden Mangels an Pflegekräften, Ärzten und anderen Fachkräften im Gesundheitswesen, der sich durch die COVID-19-Pandemie noch mehr verschärft hat, eine dynamische Belegschaft aufzubauen.
- Der Aufbau und die Aufrechterhaltung einer positiven Arbeitskultur ist der Schlüssel, um neue Talente zu gewinnen, aktuelle Mitarbeiter zu binden und Innovationen zu fördern. Diese kann zudem die Patientenergebnisse und die Zufriedenheit im Team verbessern – Mitarbeiter, die mit ihrer Arbeitskultur zufrieden sind und sich geschätzt fühlen, widmen sich noch mehr der Patientenversorgung.
- Die Personalabteilung hat die Aufgabe, Schulungsprogramme zu entwickeln und die Teilnahme an diesen als Teil eines gründlichen Einführungs- und Mitarbeiterentwicklungsprozesses durchzusetzen. Der Unterschied zwischen einem schlecht ausgebildeten und einem gut ausgebildeten Mitarbeiter kann für Patienten über Leben und Tod entscheiden.
Personalmanagement im Gesundheitswesen erklärt
Personalmanager im Gesundheitswesen haben die gleichen Aufgaben wie ihre Kollegen in anderen Branchen und darüber hinaus noch viele spezifische Aufgaben im Gesundheitswesen. Dazu gehören die Bewältigung der hohen Fluktuationsrate, die Unterstützung der psychischen und physischen Gesundheit der Mitarbeiter, die Überwachung der Einhaltung von Zertifizierungsvorschriften und die Messung des Erfolgs anhand der Ergebnisse und der Zufriedenheit der Patienten (im Gegensatz zur finanziellen Leistung des Unternehmens).
HR-Teams im Gesundheitswesen entwickeln Einstellungspraktiken, die sicherstellen, dass ihr Unternehmen die qualifiziertesten Bewerber gewinnt. Darüber hinaus arbeiten sie mit der Geschäftsleitung zusammen, um attraktive Vergütungs- und Anreizpakete in einem hart umkämpften Arbeitsmarkt zu schaffen. Sie stellen sicher, dass die Mitarbeiter die gesetzlich vorgeschriebenen Zertifizierungen vorweisen können. Sie achten auf Technologietrends, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter immer über die erforderlichen HR-Tools und -Systeme verfügen. Und das vielleicht Wichtigste: Sie sind für die Förderung einer positiven Arbeitskultur verantwortlich, in der die Mitarbeiter zusammenarbeiten, sich wohlfühlen, wenn sie ihre Anliegen mit der Geschäftsleitung besprechen, und sich für ihre wichtige Arbeit geschätzt fühlen – ein ideales Umfeld, um die Mitarbeiterfluktuation zu verringern und die Patienten bestmöglich zu versorgen.
Die Bedeutung des Personalmanagements im Gesundheitswesen
In einer Branche, in der die Einstellung, Bindung und Weiterentwicklung von Mitarbeitern eine große Herausforderung darstellen können, kann die Bedeutung der des Personalmanagements gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. HR-Teams im Gesundheitswesen müssen sich mit komplexen Regierungsvorschriften und Gewerkschaftsverträgen auseinandersetzen sowie die ständig steigenden Arbeitskosten bewältigen. Sie stehen zudem vor besonderen Herausforderungen in Bezug auf körperliche Sicherheit, Arbeitsstress und Personalmangel. Es ist enorm wichtig, dass diese Teams ihre Organisationen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen unterstützen und sich dabei auf die vier wichtigsten konzentrieren.
Ein Fürsprecher der Arbeitnehmer werden
Angesichts der riesigen Mengen an Mitarbeiterfeedback, die HR-Teams durch Umfragen, Fokusgruppen, Schulungsprogramme und andere Mittel sammeln, sind sie in einer einzigartigen Position, um als Fürsprecher der Mitarbeiter in allen Bereichen zu fungieren, von der Vergütung bis hin zur Dienstplanung und dem Wohlbefinden. Daher geben sie nicht nur Mitarbeiterwünsche und -bedürfnisse an die C-Suite weiter, sondern stellen auch sicher, dass die Führungskräfte nicht von Maßnahmen der Belegschaft überrascht werden, wie z. B. einer überdurchschnittlichen Fluktuation oder gewerkschaftlichen Aktivitäten.
Fluktuation reduzieren
Es gibt zwar kein Patentrezept, wie Unternehmen des Gesundheitswesens die Fluktuation ihrer Mitarbeiter verringern können, aber einen ersten Schritt sollten sie alle tun: Analysieren Sie die Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben, insbesondere die Leistungsträger, und überlegen Sie, was man hätte tun können, um sie zu halten. Messen Sie diese Maßnahmen an einer Best-Practice-Checkliste, wie z. B. flexible Arbeitszeiten, großzügige Schulungs- und Aufstiegsmöglichkeiten, Technologien, die die alltäglichen Aufgaben der Mitarbeiter automatisieren, und eine bessere Vergütung. Zusätzlich zur Analyse der Daten aus den Austrittsgesprächen sollten Sie die derzeitigen Mitarbeiter befragen, um herauszufinden, was ihnen am Unternehmen gefällt und was verbessert werden kann. Laut Recherchen des US National Center for Biotechnology Information verbessert eine positive Arbeitskultur das Mitarbeiterengagement, reduziert Fehlzeiten und wirkt sich positiv auf die Beziehung zwischen Patient und Arzt aus.
Compliance einhalten
HR-Teams im Gesundheitswesen sind dafür verantwortlich, dass ihre Organisation eine Reihe von Gesetzen einhält, die für die Branche gelten. In den USA umfassen diese Gesetze den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA, Schutz von Patientendaten), den Emergency Medical Treatment and Labor Act (EMTALA, mit dem Krankenhäuser verpflichtet werden, alle Personen, die in einer Notaufnahme ankommen, unabhängig von ihrer Zahlungsfähigkeit zu behandeln), Patient Safety and Quality Improvement Act (PSQIA, Schutz von Mitarbeitern im Gesundheitswesen, die medizinische Fehler und unsichere Bedingungen melden) und den Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act (HITECH, Förderung des Einsatzes von Technologie zur Verbesserung der Qualität, Sicherheit und Effizienz der Gesundheitsversorgung). Außerdem gibt es unzählige Vorschriften, die für bestimmte Arten von Ärzten gelten. In Massachusetts zum Beispiel müssen Atmungstherapeuten alle zwei Jahre 15 Stunden Weiterbildung absolvieren. Es liegt in der Verantwortung der Personalabteilung, dafür zu sorgen, dass die Anforderungen für die verschiedenen Positionen verfolgt werden und die Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben. Die Personalabteilung arbeitet außerdem eng mit der Rechtsabteilung der Organisation zusammen, um Programme zu entwickeln und durchzusetzen, die die Mitarbeiter darin schulen, wie sie die verschiedenen Gesetze einhalten und das Potenzial für Klagen minimieren können.
10 Best Practices für das Personalmanagement im Gesundheitswesen
Das Personalmanagement im Gesundheitswesen umfasst weit mehr als nur die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern und die Verwaltung von Sozialleistungen und Gehaltsabrechnungen. Die Gesundheitsbranche befindet sich in einem massiven Wandel, der durch zunehmende staatliche Regulierung, eine hohe Mitarbeiterfluktuation und neue technologiegestützte Methoden für die Bereitstellung und Überwachung der Pflege gekennzeichnet ist. Als Reaktion darauf stehen die Personalleiter in der Pflicht, neue Strategien, Programme und Richtlinien entwickeln. Hier sind 10 Best Practices:
1. Fortbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten bieten
Die Schulung neuer Mitarbeiter und die Sicherstellung, dass die vorhandenen Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind, ist im Gesundheitswesen unabdingbar. Der Unterschied zwischen einem schlecht ausgebildeten und gut ausgebildeten Mitarbeiter kann über Leben und Tod entscheiden. Die Personalabteilung ist für die Entwicklung von Schulungsprogrammen und die Durchsetzung der Teilnahme im Rahmen eines umfassenden Onboarding- und Mitarbeiterentwicklungsprozesses verantwortlich. Die Vorteile dieser Schulungen reichen von der Einhaltung grundlegender gesetzlicher Vorschriften bis hin zu einer höheren Mitarbeiterbindung und einer besseren Patientenversorgung. Die Verwendung von Software, die Mitarbeiter an die Fristen zur Verlängerung der Schulungen erinnert und deren Fortschritt verfolgt, ist dabei von wesentlicher Bedeutung.
2. Flexible Arbeitsoptionen anbieten
Laut dem Bericht „Future Health Index 2022“ ist die erste Forderung der Beschäftigten im Gesundheitswesen die nach mehr Flexibilität. Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, das zu erreichen, z. B. durch das Angebot von Telearbeitsplätzen, wenn das für die jeweilige Stelle angemessen ist, indem sie ihren Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten einräumen und Software für die Dienstplanung verwenden, mit der die Mitarbeiter über eine App auf ihrem Mobilgerät Schichten tauschen können. Die neuesten Human Capital Management (HCM)-Anwendungen für die Personaleinsatzplanung können auch verfügbare Schichten auf der Grundlage der Zertifizierungen und Erfahrungen der einzelnen Mitarbeiter filtern.
3. Unterschriftsprämien in Betracht ziehen
Angesichts des branchenweiten Arbeitskräftemangels setzen zwei Drittel der Krankenhäuser Unterschriftsprämien ein, um talentierte Ärzte, Pflegekräfte und andere Fachkräfte anzuwerben, so eine Umfrage der Personalvermittlungsagentur Avant Healthcare Professionals. Das ist ein erheblicher Anstieg gegenüber der Zeit vor der Pandemie, als weniger als 40 % angaben, solche Boni zu nutzen. Nach einer Analyse von Stellenangeboten auf Jobbörsen für Krankenpfleger belaufen sich die durchschnittlichen Unterschriftsprämien auf etwa 15.000 US-Dollar. Diese Boni funktionieren am besten, um Kandidaten zu gewinnen, die zwischen den Angeboten von zwei verschiedenen Arbeitgebern im Gesundheitswesen schwanken. In manchen Fällen sind Unterschriftsprämien unerlässlich, um einen Bewerber an Land zu ziehen, z. B. wenn die Umzugskosten es einem Bewerber sonst schwer machen würden, ein Angebot anzunehmen.
4. Marktführende Vergütungspakete erstellen
Marktführende Vergütungspakete gehen weit über Gehalts- und Bonuszahlungen hinaus. Die Mitarbeiter erwarten Basisleistungen wie eine Kranken- und Zahnversicherung, eine Lebensversicherung, bezahlten Urlaub und einen Altersvorsorgeplan. Zu weiteren Vergütungsmöglichkeiten gehören die Mitgliedschaft im Fitnessstudio, die Erstattung von Fortbildungskosten, Mittel für die Finanzplanung, Zuschüsse zur Kinderbetreuung und Pendlervergünstigungen. Der erste Schritt für erfahrene Führungskräfte im Gesundheitswesen besteht darin, mit den Mitarbeitern zu sprechen, um ihre Prioritäten zu verstehen. Ihre Antworten könnten Sie überraschen.
5. Die Kultur hervorheben
Der Aufbau und die Aufrechterhaltung einer positiven Arbeitskultur sind der Schlüssel, um Kandidaten für eine Stelle zu gewinnen, aktuelle Mitarbeiter zu halten und Innovationen zu fördern. Mitarbeiter, die mit ihrer Arbeitskultur zufrieden sind und sich wertgeschätzt fühlen, sind eher bereit, der Patientenversorgung Priorität einzuräumen. Untersuchungen des britischen National Health Service haben sogar gezeigt, dass eine dysfunktionale Organisationskultur zu einer erhöhten Sterblichkeitsrate bei Patienten führt. Zu den Maßnahmen, die Unternehmen im Gesundheitswesen zur Verbesserung ihrer Arbeitsplatzkultur ergreifen können, gehören ein umfassender und ansprechender Orientierungsprozess für Mitarbeiter, die Einführung eines Mentorenprogramms, die Anerkennung und Belohnung von (großen und kleinen) Leistungen der Mitarbeiter und die Förderung eines offenen Dialogs mit der Unternehmensleitung durch Umfragen und Live-Teambuilding- und Strategie-Meetings.
6. Technologie und Automatisierung nutzen
Eine Reihe von Technologien verändert gerade das Gesundheitswesen und hat das Potenzial, Kosten zu senken und die Zufriedenheit der Ärzte, die Erfahrungen der Patienten und die Behandlungsergebnisse zu verbessern. Einige der neuen Technologien, wie z. B. Telemedizin, tragbare Geräte und mobile Gesundheitsanwendungen, stellen eine direkte Verbindung zwischen Ärzten und Patienten her, während mobile Anwendungen für die Dienstplanung und das Talentmanagement Verwaltungsaufgaben automatisieren und es den Mitarbeitern ermöglichen, personalisierte Karrierepfade zu erstellen. Es ist die Aufgabe der Personalabteilung, eng mit der IT zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die erforderlichen Schulungen für die Nutzung dieser neuen Tools erhalten.
7. Vorbeugung von Burnout
Laut einer aktuellen Umfrage der Washington Post/Kaiser Family Foundation ist Burnout unter den Beschäftigten im Gesundheitswesen so hoch wie nie zuvor. 55 % der Beschäftigten im Gesundheitswesen berichteten über Burnout-Symptome (geistige und körperliche Erschöpfung aufgrund von chronischem Stress am Arbeitsplatz), wobei die höchste Rate, nämlich 69 %, bei den Beschäftigten im Alter von 18 bis 29 Jahren zu verzeichnen war. Um den Stress von Mitarbeitern zu mindern und die Work-Life-Balance zu fördern, bieten Arbeitgeber im Gesundheitswesen ihnen auf Anfrage die Möglichkeit, ihre Dienstpläne mitzugestalten. Sie entwickeln Strategien und Unterstützungsmechanismen, um mit übermüdeten Mitarbeitern umzugehen – zum Beispiel, indem sie längere Schichten (über 12 Stunden) niedrig halten, den Mitarbeitern alle paar Stunden Pausen gönnen und Schlafräume zur Verfügung stellen. Einige Krankenhäuser haben sogar so genannte „Fatigue Buddys“ eingeführt, die sich gegenseitig auf die Anzeichen einer Erschöpfung überwachen. Organisationen des Gesundheitswesens erleichtern ihren Mitarbeitern zudem die Aufteilung von Schichten oder einen dynamischen Schichtwechsel. Einige Unternehmen verbinden ihre Mitarbeiter mit Ressourcen für psychische Gesundheit, die sie privat nutzen können. Außerdem werden Führungskräfte darin geschult, empathisch mit ihren Mitarbeitern umzugehen und dazu ermutigt, sich regelmäßig mit ihnen auszutauschen, anstatt sie nur oberflächlich zu überprüfen.
8. Jobsicherheit bieten
Elf der 20 sichersten Berufe sind im Gesundheitswesen angesiedelt, so die jüngste Rangliste der U.S. News & World Report Best Jobs, wobei Atemtherapeuten, Kardiovaskuläre Technologen und Epidemiologen die Liste anführen. Das Festhalten an einem Arbeitsplatz ist also für Spitzenkräfte kein großes Problem. Mitarbeiter in nicht-klinischen Bereichen des Gesundheitswesens haben jedoch eine geringere Arbeitsplatzsicherheit. Dort hat die Personalabteilung die Möglichkeit, ihnen Lern- und Entwicklungsprogramme anzubieten und die berufliche Mobilität innerhalb des Unternehmens zu erleichtern, wenn sich die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen ändern.
9. Selbstverwaltung durch Teams zulassen
Selbstverwaltete Teams von Mitarbeitern teilen sich die Verantwortung für die Planung und Ausführung von Aufgaben, um bestimmte Ziele mit nur wenig oder gar keiner Aufsicht zu erreichen. Bei diesem Modell gehen die Teammitglieder gegenseitige Verpflichtungen ein, und diese Verpflichtungen bestimmen die Arbeit. Auch wenn es in einem selbstverwalteten Team keinen Chef gibt, sind Hierarchie und Rechenschaftspflicht vorhanden. Mitarbeiter mit bestimmten Qualifikationen übernehmen Führungsrollen für relevante Aufgaben. Zu den Vorteilen selbstverwalteter Teams gehören eine höhere Mitarbeiterbindung und geringere Kosten. Darüber hinaus sind selbstverwaltete Teams gemäß dem Journal of Health Organization and Management bei der Zuteilung von Ressourcen effektiver und daher auch flexibler in der Art und Weise, wie sie Aufgaben und Situationen angehen.
10. Über Gesetze und deren Einhaltung auf dem Laufenden bleiben
HR-Teams im Gesundheitswesen müssen eng mit der Rechtsabteilung ihrer Organisation zusammenarbeiten, um über eine Vielzahl von branchenspezifischen Gesetzen und Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und deren Einhaltung zu gewährleisten. Dazu gehören der bereits erwähnte HIPAA, der den Datenschutz von Patientendaten gewährleistet, der EMTALA, der Krankenhäuser dazu verpflichtet, Patienten in der Notaufnahme zu behandeln, selbst wenn diese nicht in der Lage sind zu zahlen, und der PSQIA, der Mitarbeiter im Gesundheitswesen schützt, die unsichere Arbeitsbedingungen melden. Zusätzlich zu diesen Bundesgesetzen gibt es eine Vielzahl von Gesetzen und Zulassungsanforderungen für verschiedene Positionen, die sich je nach Bundesstaat unterscheiden. Die Strafen für die Nichteinhaltung umfassen kostspielige Klagen und Geldstrafen.
Mit Oracle Cloud HCM Ihr Personal im Gesundheitswesen bei Laune halten und die Fluktuation senken
Ein knallharter Wettbewerb um talentierte Arbeitskräfte, steigende Gehälter und zunehmende Ansprüche der Mitarbeiter an die Work-Life-Balance sind nur einige der Herausforderungen, denen sich die HR-Teams im Gesundheitswesen täglich stellen müssen. Gesundheitsorganisationen nutzen spezielle Branchenfunktionen, die in Oracle Fusion Cloud Human Capital Management, um Einstellungen zu automatisieren und zu verbessern, die Personaleinsatzplanung zu vereinfachen, Mitarbeiter mit den erforderlichen Schulungen in Verbindung zu bringen und die Mitarbeiter dabei zu unterstützen, sich untereinander und mit dem Management auszutauschen; all das trägt zu dem letztendlichen Ziel bei, eine bessere Patientenversorgung zu gewährleisten. Da diese HCM-Services in der Cloud bereitgestellt werden, können Mitarbeiter von überall darauf zugreifen – vom Schreibtisch aus, auf dem Fußboden, von zu Hause oder von unterwegs.
Die Bedeutung des Personalmanagements im Gesundheitswesen – Häufig gestellte Fragen
Was sind Aufgaben des Personalmanagements im Gesundheitswesen?
Neben der Einstellung, der Verwaltung von Sozialleistungen und der Beendigung von Arbeitsverhältnissen, mit denen sich alle Personalverantwortlichen befassen, müssen sich die Personalverantwortlichen des Gesundheitswesens auch mit den sich entwickelnden gesetzlichen Vorschriften und Zertifizierungsanforderungen, den Sicherheitsbedenken der Belegschaft und einer Burnout-Epidemie bei den Mitarbeitern auf allen Ebenen des Unternehmens auseinandersetzen.
Was macht die Personalabteilung eines Krankenhauses?
HR-Teams in Krankenhäusern nehmen typische HR-Aufgaben wahr, wie z. B. die Einstellung von Mitarbeitern und die Beratung der Geschäftsleitung in Bezug auf Gehalts- und Leistungspakete. Zu den Aufgaben der Personalabteilung eines Krankenhauses gehören außerdem die Überwachung und Durchsetzung von staatlichen Schulungs-, Sicherheits-, Datenschutz- und anderen Vorschriften, die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung zum Schutz der Gesundheitsdaten von Patienten und die Entwicklung von Disziplinarverfahren, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter für schlechtes Verhalten zur Rechenschaft gezogen und Streitigkeiten auf faire Weise beigelegt werden.
Was sind aktuelle Probleme des Personalmanagements im Gesundheitswesen?
Die größte Herausforderung für die Personalabteilung im Gesundheitswesen ist die Anwerbung und Bindung von talentierten Mitarbeitern – insbesondere von Fachärzten und Krankenpflegern – angesichts des branchenweiten Arbeitskräftemangels. Weitere Herausforderungen sind die Bewältigung steigender Gehaltsanforderungen und die Vorbeugung von Burnout bei Mitarbeitern.