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Was versteht man unter HRIS?

Ein Personalinformationssystem (HRIS, Human Resources Information System) ist eine Softwarelösung, die detaillierte Mitarbeiterinformationen sowie HR-bezogene Richtlinien und Verfahren pflegt, verwaltet und verarbeitet. Als interaktives System des Informationsmanagements standardisiert das HRIS die Aufgaben und Prozesse der Personalabteilung (HR) und erleichtert gleichzeitig genaue Aufzeichnungen und Reporting.

Im Wesentlichen handelt es sich bei einem HRIS um keine „Einbahnstraße“. Ein HRIS liefert Informationen über Mitarbeiter in die Organisation und umgekehrt an die Mitarbeiter. Durch die Eliminierung papierbasierter und manueller HR-bezogener Prozesse bietet ein HRIS reibungslosere, optimierte und effizientere Interaktionen zwischen Mitarbeitern und den Unternehmen, für die sie arbeiten, und gibt HR-Experten die Möglichkeit, eine strategischere und hochwertigere Arbeit zu leisten.

HRIS, HRMS und HCM im Vergleich – wo liegen die Unterschiede?

Die Begriffe HRIS, Human Resources Management System (HRMS) und Human Capital Management (HCM) werden oft als Synonyme verwendet. Je nachdem, welche Funktionen ein Unternehmen aktiviert, kann es jedoch geringfügige Unterschiede zwischen den drei geben.

HRIS

Dieser Begriff bezog sich ursprünglich auf ein grundlegendes System zur Führung administrativer Personalakten. Da HR-Funktionen immer komplexer wurden, umfasst HRIS Prozesse wie Talentakquise, Rekrutierung und die laufende Verwaltung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten.

HRMS

Das HRMS kam zum Einsatz, als Unternehmen begannen, immer ausgefeiltere Software und automatisierte Aufgaben zur Erfüllung ihrer HR-Funktionen einzusetzen – obwohl es immer noch als Synonym zum HRIS verwendet wird. Das heutige HRIS kann die Verwaltung der Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft umfassen.

HCM

Diese Bezeichnung bezieht sich auf eine umfassendere oder übergreifende Lösung, die jeden Aspekt der HR-Funktion und des Personalmanagements abdeckt. Zusätzliche Funktionen umfassen erweiterte Aufgaben des Talentmanagements wie Performancemanagement, Nachfolgeplanung, Vergütungsplanung, strategische Personalplanung und jede andere Planungsaktivität der Personalabteilung. HCM deckt die Bandbreite der HR-Funktionen ab, unabhängig davon, ob sie datenbasiert, transaktionsbasiert oder strategisch sind.

Was versteht man unter einem HRIS-System? Die zwei Säulen

Ein HRIS stützt sich auf zwei Säulen, die die Grundlage für das Management von Mitarbeitern und Richtlinien bilden, um die allgemeine Organisationseffektivität zu unterstützen.

Organisationsdesign

Aus struktureller Sicht umfasst HRIS Rollen, Funktionen und Auswertungshierarchien. Durch die Definition der Organisationsstruktur bietet HRIS erkennbare Zuständigkeiten und einen Weg für die betriebliche Funktionalität und Konsistenz.

Das richtige HRIS unterstützt Sie bei der Bewältigung geschäftlicher Herausforderungen, indem es Ihnen hilft, die richtigen Talente einzusetzen. Durch das konsistente, automatisierte Management von Akquisitions- und Rekrutierungsdaten kann Ihr HRIS Ihnen dabei helfen, eine Belegschaft aufzubauen, die über die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten verfügt, und außerdem in den richtigen Funktionen und unter der richtigen Struktur arbeiten, um Ihre strategischen Ziele zu erreichen.

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Verwaltung der Mitarbeiterdaten

Ähnlich wie beim Kundenbeziehungsmanagement, aber innerhalb einer Arbeitgeber-/Arbeitnehmerumgebung, bietet das HRIS einen umfassenden Überblick über jeden Mitarbeiter, einschließlich Name, Adresse, Einstellungsdatum, Vergütung, Leistungsauswahl und vieles mehr. Mit den richtigen Daten können Sie besser mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt treten, ihnen helfen, Karrierepläne zu entwickeln, die richtige Schulung zu finden und ihr Performanceniveau zu erhöhen.

Mit einem HRIS sind automatisierte und standardisierte Aufzeichnungen, Reporting und Selfservice-Funktionen möglich. Dies kann zu einem genaueren und aktuelleren Informationsmanagement führen, das die Effizienz steigert und gleichzeitig Komfort und Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeiter bietet.

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HRIS – Features, Funktionen und Benutzer

Ein typisches HRIS umfasst grundlegende Funktionen, die bei der Rekrutierung und Talentakquise, der Vergütung, dem Organisationsmanagement und der Abwesenheitsverwaltung (z. B. Urlaub, Krankheit und persönliche Abwesenheit) unterstützen. Zum Erfüllen von Geschäftsanforderungen können weitere Features aufgeschichtet werden.

Durch die Automatisierung von HR-bezogenen Aufgaben und die Bereitstellung von Selfservice-Zugriff auf Verfahren und Richtlinien schafft das System Standardisierung und Konsistenz in der gesamten Organisation, während es die operative HR-Effizienz erhöht und eine bessere Mitarbeitererfahrung bietet.

Obwohl jeder Mitarbeiter im Unternehmen ein HRIS-Benutzer ist, sind die Hauptbenutzer des HRIS Personalverwalter, Gehaltsabrechnungsspezialisten, Talentmanagementspezialisten und Recruiter. Ein erheblicher Anteil der von diesen Mitarbeitern ausgeführten Tätigkeiten ist die regelmäßige Interaktion mit dem HRIS.

Die Herausforderung von HR-Systemen

Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seine eigenen Herausforderungen. Ihr HRIS sollte diese Anliegen berücksichtigen. Nachfolgend finden Sie einige der gebräuchlichsten HRIS-Herausforderungen.

  • Datenschutz und Sicherheit. Eines der größten Anliegen bei der Verwaltung eines HRIS ist die Gewährleistung des Datenschutzes und der Sicherheit von Mitarbeiterdaten. Diese Systeme enthalten große Mengen sensibler und vertraulicher Daten, die geschützt werden müssen. Eine zentrale HRIS-Herausforderung für Unternehmen besteht darin, eine Lösung zu implementieren, die so ausgeklügelt ist, dass jeder Benutzer, der auf das System zugreift, genau die Informationen erhält, die er zum Ausführen einer Aufgabe benötigt, ohne auf Informationen zuzugreifen, für die er keine Berechtigung hat.
  • Vorschriften und Compliance. HRIS-Datenzugriffsregeln müssen auch mit den gesetzlichen Vorgaben übereinstimmen. Jedes Unternehmen muss sicherstellen, dass sein HRIS den sich ständig ändernden Vorschriften entspricht. Dies stellt insbesondere für Unternehmen mit einer globalen Präsenz eine Herausforderung dar. Nützlichkeit und Funktionalität hängen davon ab, dass jeder Benutzer schnell und problemlos Transaktionen über das System durchführen kann, ohne die Vertraulichkeit zu verletzen oder gegen das Gesetz zu verstoßen.

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  • Betriebsunterbrechungen. Laufende Änderungen an HRIS-Funktionen können ebenfalls Herausforderungen darstellen. In einer Ära kontinuierlicher disruptiver Innovationen fällt es Unternehmen manchmal schwer, mit HRIS-Upgrades und -Verfeinerungen Schritt zu halten. Ebenso kann die Auswahl des richtigen HRIS für Ihr Unternehmen kompliziert sein. Bei so vielen erhältlichen Optionen und Funktionen ist es wichtig, dass Sie ein System wählen, das am besten zu Ihren Geschäftszielen passt, und sich nicht von Komponenten ablenken lassen, die sich möglicherweise als unpraktisch erweisen.

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Vorteile der Verlagerung eines HRIS in die Cloud

Die Bereitstellung eines HRIS in der Cloud hat gegenüber einem On-Premise-HRIS zahlreiche Vorteile, darunter:

  • Einfache Skalierbarkeit. In der Cloud können Sie bei sich ändernden Geschäftsanforderungen problemlos vertikal und horizontal skalieren. Außerdem erreichen Sie eine größere finanzielle Flexibilität und können die Kosten besser verwalten, wenn Sie Ihren Betrieb ausbauen oder reduzieren.
  • Bessere Kontrolle über Betriebs- und Investitionsausgaben. In der Cloud zahlen Sie nur für das, was Sie nutzen, und müssen nicht in eine teure Infrastruktur investieren. Ihre Ausgaben sind eher betriebs- anstatt kapitalbedingt.
  • Schneller und einfacher Zugriff auf Innovationen. Da Entwicklung und Bereitstellung in der Cloud sehr schnell erfolgen, haben Sie viel früher Zugriff auf Upgrades und Innovationen.

Zehn Gründe für die Migration Ihres HRIS in die Cloud

On-Premises-HRIS-Lösungen können einfach nicht mit den Fähigkeiten der Cloud mithalten. Hier sind zehn Gründe für den Wechsel in die Cloud.

  • 1. Einfache, intuitive, bedarfsgerechte Benutzererfahrungen.
  • 2. Flexible Architektur, die sich an sich ändernde Umstände anpasst.
  • 3. Intelligente Anwendungen, die Einblicke und betriebliche Effizienz fördern und mit einem KI-First-Ansatz erstellt wurden.
  • 4. Einfache Upgrades für einen besseren geschäftlichen Nutzen.
  • 5. Fortlaufende Innovation durch neue Technologien.
  • 6. Erstklassige mehrschichtige Datensicherheits- und Datenschutzfunktionen.
  • 7. Best-Practice-Austausch durch eine engagierte und dynamische HR-Community.
  • 8. Kompetente Partnerschaft in allen Schritten Ihrer Cloud-Journey.
  • 9. Design, das eine globale Reichweite unterstützt.
  • 10. Vollständige Abdeckung des HR-Bereichs durch einen Lösungspartner.

Wichtige Überlegungen zur Auswahl des besten HRIS

Um die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen, sollten Sie Ihre HRIS-Lösung individuell anpassen. Es gibt jedoch zwei Hauptfunktionsbereiche, deren Verfügbarkeit jedes Unternehmen vom gewählten HRIS-Lösungsanbieter prüfen sollte.

  • 1. Die Lösung sollte alle Aspekte des Personalmanagements abdecken. Dazu gehören Rekrutierung, Onboarding, Weiterbildung, Nachfolgeplanung und HR-Helpdesk. Außerdem benötigen Sie Zugriff auf eine vollständige End-to-End-Lösung, die alle Ihre Anforderungen abdeckt, wenn sich diese ändern. Was heute für Sie richtig ist, kann morgen schon nicht mehr ausreichen.

  • 2. Die Lösung sollte Teil einer umfassenderen Unternehmenslösung sein, die das Personal- mit dem Finanzwesen verbindet. Arbeit ist einer der höchsten Kostenfaktoren in jeder Organisation. Jede Entscheidung, die Menschen betrifft, birgt finanzielle Auswirkungen. Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen einen vollständigen Überblick über seine Mitarbeiter und seine Finanzen hat – und über die Beziehung zwischen den beiden. Das beste HRIS ist eines, das eng mit der Finanzabteilung verknüpft ist. Im Idealfall befindet sich dieses System auf derselben Plattform und verwendet dieselbe Technologie wie das Finanzwesen des Unternehmens.

Die Zukunft des HRIS

Fortschreitende automatisierte Technologien tragen dramatisch zu Veränderungen am Arbeitsplatz bei. Menschen arbeiten zunehmend auf immer raffiniertere Weise mit Technologien zusammen. Während dies viele geschäftliche Vorteile schafft, ist eines der damit verbundenen Risiken die Entmenschlichung des Arbeitsplatzes. Ironischerweise schafft der technologische Fortschritt im HR-Bereich die Möglichkeit, das HRIS von einem unpersönlichen Managementsystem für Personaldaten in ein System umzuwandeln, das eine humanere Erfahrung am Arbeitsplatz schafft.

Das HRIS der Zukunft wird hilfreicher und intuitiver sein und es den Mitarbeitern erleichtern, ihre Ziele einfacher, schneller und mit besseren Ergebnissen zu erreichen. Diese Systeme werden KI und maschinelles Lernen (ML) einsetzen, um wahrzunehmen, was Mitarbeiter zu erreichen versuchen, und proaktiv Lösungen anbieten – von einer Adressänderung bis hin zur Anmeldung für die beste Schulungsoption. Aus der Perspektive des Backend-Betriebs können HRIS-Innovationen besser verwaltet werden. Die Installation von Upgrades und neuen Releases wird einfacher und ist auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten.

Organisationen, die neue und aufkommende Technologien in ihr HRIS aufnehmen, werden Teil der Bemühungen sein, den Arbeitsplatz in eine Umgebung zu transformieren, in der Technologie und Menschen zusammenarbeiten, um bessere Ergebnisse für alle zu erzielen. Die HR-Funktion steht im Mittelpunkt dieser Transformation. Lassen Sie uns Ihnen bei der Verlagerung Ihres HRIS in die Cloud helfen, damit Ihr Arbeitsplatz humaner werden kann und Sie gleichzeitig eine höhere technologiegetriebene Performance erreichen.

Eine komplette HR-Lösung

Suchen Sie nach einer Lösung, die einen vollständigen Überblick über Ihr gesamtes HR-System bietet, einschließlich der Verknüpfung zwischen dem Finanzwesen und HCM. Oracle hat seine HCM- und ERP-Lösungen auf derselben Oracle Cloud Platform aufgebaut, und somit ist Oracle Cloud HCM die einzige HCM-Lösung, die eine solche Funktion bietet.