Almuftah integriert Finanz- und HR-Prozesse in Oracle Cloud

Seit seinen Anfängen als Reifenhändler in den 1960er Jahren hat sich die Almuftah Group zu einem der größten und vielfältigsten Unternehmen Katars und einem der 100 erfolgreichsten Familienunternehmen im Nahen Osten entwickelt.

Das Unternehmen arbeitet mit einem Netzwerk ausländischer Partner, staatlicher Institutionen und lokaler Unternehmen zusammen, um große Hoch-, Tief- und Industriebauprojekte im Rahmen des Baubooms in Katar durchzuführen. Darüber hinaus besitzt Almuftah Unternehmen in einer Vielzahl anderer Branchen, darunter Automobil und Transport, Industrieausrüstung, Kabel- und Satellitenfernsehen, Bildung, Restaurants, Reisen und Erholung, Immobilien sowie persönliche Produkte wie Elektronik, Möbel, Schmuck, Uhren und Kosmetik.

Almuftah fehlte eine moderne ERP-Anwendung, um seine expandierenden und wachsenden Unternehmen zu verwalten. Die alten, selbst entwickelten Systeme, einschließlich Tabellenkalkulationen, waren nicht miteinander integriert und boten nur wenig Finanztransparenz für alle Abteilungen. Almuftah benötigte eine Anwendung, um Prozesse zu integrieren, Kosten zu senken, die Datenanalyse zu verbessern und Ressourcen effizienter zuzuweisen.

Almuftah hat ein Oracle Insight-Team eingesetzt, um die technologischen und geschäftlichen Herausforderungen des Unternehmens zu analysieren und Empfehlungen für den Austausch seiner Legacy-Systeme zu erarbeiten. Oracle Insight schlug eine dreiphasige digitale Transformation vor, die auf der Automatisierung und Integration der Finanz-, Lieferketten- und HR-Prozesse des Unternehmens basierte.

2018 begann Almuftah mit der Implementierung der Finanz- und Beschaffungsmodule von Oracle Cloud ERP und dem Gehaltsabrechnungsmodul von Oracle Cloud HCM.

Khaled Elhusseiny, Chief Financial Officer von Almuftah, hatte die On-Premises-Anwendung der Oracle E-Business Suite bereits in zwei anderen Unternehmen in Katar implementiert. Aufgrund seiner Erfahrung mit diesen Anwendungen, die im Laufe der Zeit angepasst wurden, und auf Anraten von Oracle Insight schlug er eine Cloud-Lösung für die digitale Transformation des Konzerns vor.

„Ich habe den Alptraum der Anpassungen erlebt und werde das nie wieder machen“, so Elhusseiny. „Und die anderen Kopfschmerzen, die wir durch den Wechsel zu Oracle Cloud vermieden haben, sind, dass wir weder die Kosten für On-Premises-Hardware noch andere versteckte Kosten tragen müssen. Alles, was ich bezahlen muss, ist ein jährliches Abonnement, und das wars.“

Almuftah konnte mit den Anwendungen in 36 seiner Unternehmen in nur 12 Monaten live gehen.

Die Finanzabteilung des Konzerns stellt Geschäftsleitern nun monatliche Gewinnmargenberichte zur Verfügung, da Daten aus dem Finanzmodul von Oracle Cloud ERP in Verbindung mit dem Gehaltsabrechnungsmodul von Oracle Cloud HCM Echtzeiteinblicke in den Umsatz und die Vertriebskosten ermöglichen. Die Berichterstattung über den Verkaufs- und Erhebungszyklus ist inzwischen alltäglich.

Das Finanzwesen des Konzerns schließt außerdem ihre monatlichen Bücher viel schneller ab als zuvor – in durchschnittlich nur einer Woche, im Vergleich zu zwei Wochen zuvor – was es der Abteilung ermöglicht, der Geschäftsleitung zeitnah Berichte vorzulegen. Und die Erstellung des Jahreshaushalts dauert jetzt nur noch vier statt acht Wochen. Mit strafferem Cash-Management kann Almuftah seine Mitarbeiter, Lieferanten und Subunternehmer schneller bezahlen.

Der Einsatz des Beschaffungsmoduls von Oracle Cloud ERP durch den Konzern hat die Bestellgenehmigung von zwei Wochen auf drei oder vier Tage verkürzt, während der Beschaffungszyklus, der zuvor durch Engpässe gestört wurde, nun reibungslos verläuft. Darüber hinaus hat Almuftah durch die Automatisierung von Einkaufstransaktionen und die Einführung von Online-Projektzusammenarbeit und Dokumentenmanagement Doppelbestellungen und Missverständnissen ein Ende gesetzt.

Beim Personalmanagement konzentrierte sich Almuftah zuerst auf die Gehaltsabrechnung. Das Gehaltsabrechnungsmodul von Oracle Cloud HCM weist jeden Mitarbeiter einem Profit-Center zu und generiert die Kosten monatlich. Dank der Integration mit Oracle Cloud Financials hat das neue System Überschneidungen zwischen Finanzen und Personalwesen beseitigt und die Personalkosten rationalisiert, die zuvor in einigen Teilen des Unternehmens 70 % der Betriebskosten ausmachten.

Die Einführung der Cloud-Anwendungen durch Almuftah hat die Mitarbeiter in den Bereichen Finanzen, Buchhaltung und Personalwesen entlastet, um sich mehr auf Geschäftsanalysen und weniger auf manuelle Aufgaben zu konzentrieren. Mit dem Legacy-System lag das Verhältnis von Büroarbeit zu Analysen auf höherer Ebene – Gewinnspannen, Verkaufsstrategien und andere wichtige Geschäftsfaktoren – bei etwa 80:20. Heute ist das Verhältnis eher 20:80.

 

Almuftah plant die Implementierung zusätzlicher Anwendungsmodule, darunter Budgetierung und Planung, strategische Personalplanung, Rentabilität und Kostenmanagement, Schulungsmanagement und Fertigungskostenrechnung. Eine dritte Phase soll sich auf Vertrieb, Marketing und Kundenservice konzentrieren.