Was versteht man unter Zero-Based-Budgeting (ZBB)?
Die Zero-Based-Budgeting (ZBB) ist eine Budgetierungstechnik, bei der alle Aufwendungen für eine neue Periode oder ein neues Jahr ab Null gerechtfertigt sein müssen, anstatt mit dem vorherigen Budget zu beginnen und es bei Bedarf anzupassen.
ZBB ist ein hocheffektives Unternehmensplanungstool, mit dem ein Unternehmen unnötige Kosten erkennen und eliminieren, die Kontrolle über Ihre Ausgaben behalten und sich auf gemeinnützige Initiativen konzentrieren kann.
Die Budgetierung einschließlich ZBB ist die taktische Umsetzung des strategischen Plans eines Unternehmens. Um die finanziellen und operativen Ziele im strategischen Plan zu erreichen, muss ein Unternehmen seinen langfristigen Plan in eine detaillierte Reihe an erwarteten Umsätzen und Aufwendungen umwandeln, die gemessen werden können, um die Performance zu verfolgen. Diese können auf dem Weg verfeinert und angepasst werden, um das Unternehmen mit seinen Zielen auf dem Laufenden zu halten und die gewünschten Geschäftsergebnisse zu erzielen.
Budgets setzen vor allem Verantwortung und Rechenschaftspflicht durch, damit Finanzentscheidungen sinnvoll getroffen werden. Sie helfen Unternehmen dabei, Gewinne zu prognostizieren, potenzielle Probleme zu erkennen und neue Chancen zu identifizieren, damit Finanzverantwortliche die notwendigen Anpassungen vornehmen können.
Zero-Based-Budgeting im Vergleich zu herkömmlicher Budgetierung
| Herkömmliche Budgetierung | Zero-Based-Budgeting (ZBB) |
|---|---|
| Basiert auf dem Budget des Vorjahres | Beginnt neu (Null-Basis) |
| Basierend auf vorherigem Ausgabenniveau | Erfordert neue Ausgabenbegründung |
| Kostenrechnungsorientiert | Entscheidungsorientiert |
| Eine Begründung ist in der Regel nicht erforderlich. | Begründung für Kosten und Nutzen erforderlich |
| Das Management entscheidet über Ausgaben | Geschäftsbereiche schlagen Ausgaben vor |
| Weniger Klarheit und Reaktionsfähigkeit | Mehr Klarheit und Reaktionsfähigkeit |
| Repetitiv | Außergewöhnlich |
Der typische Budgetierungsprozess übersetzt eine langfristige Strategie in jährliche Betriebspläne, die auf die Finanzen, die Geschäftsbereiche und den Betrieb übertragen werden. Damit werden die finanziellen Ziele der gesamten Organisation in jedem Geschäftsbereich kommuniziert. Die Ziele können finanziell und operativ ausgerichtet sein. Beispiele hierfür sind Umsatz- und Aufwandsbudgets, F&E-Kosten, Marketingaufwendungen, Projektkosten und -umsätze sowie Investitionsaufwendungen.
Der Budgetierungsprozess erfordert die Analyse und den Vergleich der tatsächlichen mit der erwarteten Finanzperformance, um zu bestimmen, wie Ausgaben für die Organisation zugeordnet werden, um die festgelegten Budgetziele zu erreichen.
Bei der traditionellen Budgetierung basiert der Prozess der Umsatz- und Aufwendungsprognose Ihres Unternehmens für das kommende Jahr in der Regel auf Ihrem vorherigen Budget, mit dem Sie Umsätze, Aufwendungen, Gewinne und Cashflows vorhersagen, analysieren und verfolgen können. Bei der herkömmlichen Budgetierung werden inkrementelle Erhöhungen gegenüber früheren Budgets gefordert, z.B. eine Erhöhung der Ausgaben um 2%, im Gegensatz zu einer Begründung alter und neuer Aufwendungen, wie beim Zero-Based-Budgeting gefordert. Bei der herkömmlichen Budgetierung werden nur neue Ausgaben analysiert, während ZBB von Null beginnt und neben neuen Aufwendungen eine Begründung alter, wiederkehrender Aufwendungen verlangt.
Die Zero-Based-Budgeting wurde in den 1970er Jahren von Pete Pyhrr entwickelt, einem ehemaligen Buchhaltungsmanager von Texas Instruments. Das ursprüngliche Ziel von ZBB war es, Unternehmen dabei zu helfen, Kosten zu senken und die steuerliche Verantwortung zu fördern.
Beim Zero-Based-Budgeting wird das Budget jedes Jahr von Grund auf bzw. auf „Null-Basis“ neu begonnen. Anhand dieses Ansatzes wird jeder Geschäftsbereich innerhalb einer Organisation auf seine Anforderungen und Kosten analysiert, wobei die historischen Ausgaben ignoriert werden. Der Hauptunterschied ist die Begründung: Zero-Based-Budgets müssen alle Ausgaben zu Beginn des Budgetzyklus überprüfen, und Geschäftsbereiche müssen die Notwendigkeit und Auswirkung jeder Position rechtfertigen, bevor die Finanzierung genehmigt werden kann.
Jede Budgetposition wird ohne den Einfluss der Istwerte der letzten Periode als Basisplan geprüft. Jedes Element wird sorgfältig ausgewertet, um zu bestimmen, ob Programme, Services oder Aktivitäten erhöht, verwaltet, reduziert oder entfernt werden. Manager müssen alle Elemente des Budgets berücksichtigen und kosteneffektive, relevante und kostensparende Bereiche identifizieren.
ZBB kann auf alle Arten von Kosten angewendet werden: Kapitalaufwendungen, Betriebsaufwendungen, Forschungs- und Entwicklungsaufwendungen oder sogar Herstellkosten des Umsatzes (COGS).
Vorteile des Zero-Based-Budgeting
ZBB bietet gegenüber der herkömmlichen Budgetierung viele Vorteile. Es hat einen schlechten Ruf, eine komplette Kostensenkung zu sein, aber ZBB unterstützt Sie bei der Ausrichtung der Ausgaben an mehr Umsatzgenerierungsmöglichkeiten. ZBB bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter niedrigere Kosten, Budgetflexibilität und strategische Ausführung. Wenn jede Ausgabe sorgfältig geprüft wird, werden die höchsten Aktivitäten zur Umsatzgenerierung priorisiert. Aufwendungen werden oft reduziert, da ZBB dazu beiträgt, die Fehlzuordnung von Ressourcen zu verhindern, die auftreten, wenn ein Budget im Laufe der Zeit schrittweise ansteigt.
Herausforderungen beim Zero-Based-Budgeting
ZBB kann zwar eine effektive Budgetierungsstrategie jedoch auch eine große Herausforderung bei der Implementierung sein. Da Budgets von Grund auf neu erstellt werden, ist sie viel zeitaufwändiger als die herkömmliche Budgetierung. Die unbeabsichtigte Folge der ZBB ist, dass sie kurzfristige Kosteneinsparungen gegenüber langfristigen Vorteilen fördern kann. Um Kosten zu minimieren, werden einige wichtige Aufwendungen, wie Forschung und Entwicklung oder langfristige strategische Projekte, möglicherweise übersehen.
Best Practice für Zero-Based-Budgeting
Strategischen Ansatz verfolgen
ZBB senkt mehr als nur die Kosten. Es ist ein notwendiger Schritt, um die für Wachstumsinitiativen benötigten Ressourcen und Mittel freizugeben. Mit den Führungskräften des Geschäftsbereichs können Sie die Ausgabenüberschreitung ermitteln und diese Ressourcen strategischer umverteilen.
Die richtige Planungsplattform auswählen
Um die Vorteile des Zero-Based-Budgeting zu nutzen, ist eine moderne Planungs- und Budgetierungssoftware von wesentlicher Bedeutung. Cloudbasierte Planungslösungen, die KI und maschinelles Lernen nutzen, können Managern helfen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und den besten Weg vorwärts zu empfehlen. Eine Planungs- und Budgetierungslösung sollte nicht nur eine weiße Leinwand für die Modellierung sein: Sie sollte auch Planning Intelligence und speziell entwickelte Funktionen für die Vorhersageplanung, treiberbasierte Budgetierung und robuste Was-wäre-wenn-Szenariomodellierung enthaltenSandboxing, Top-down- und Bottom-up-Budgetierung sowie Genehmigungen und Workflows als Best Practice, die sofort verfügbar sind.
Vernetzte Planung nutzen
Früher war eine isolierte Geschäftsbereichsplanung möglicherweise ausreichend, aber heute liegt der Fokus auf vernetzter und kontinuierlicher Planung im gesamten Unternehmen. Unterbrechungen sind zu einer Konstante geworden, und Pläne werden nun kontinuierlich geändert, verfeinert und angepasst. Erfolgreiche CFOs arbeiten mit Vertriebs-, Marketing-, Personalmanagement- und Betriebsabteilungen zusammen, um durch die Verwendung von intelligenten, genauen und zeitgemäßen Informationen schnellere Entscheidungen zu treffen. In dieser neuen Welt ist die vernetzte Unternehmensplanung nicht nur eine bewährte Methode, sondern auch eine Notwendigkeit.
Geschäftliche Vorteile von ZBB
Zero-Based-Budgeting kann erhebliche Einsparungen und Effizienz bringen, aber es ist viel mehr, als nur ein Budget von Null zu erstellen. Bei ZBB geht es darum, eine Kultur des Kostenmanagements und der Rechenschaftspflicht zu schaffen und zu fördern. Mit Profitabilität und Kostenmanagement, narrativem Reporting und Szenariomodellierung ermöglicht ZBB es Ihrem Unternehmen, die höchsten Prioritäten zu berücksichtigen, anstatt historisch gesehen zu handeln. Mit den gefundenen Kosteneinsparungen können sich Führungskräfte dann auf die notwendigen Änderungen konzentrieren, um mit den Kundenbedürfnissen, neuen Wettbewerbern und wirtschaftlichen Veränderungen Schritt zu halten.
Mit ZBB können Unternehmen vor allem Kosteneinsparungen erkennen, diese Einsparungen strategischer nutzen und nachhaltiges Wachstum fördern.