TEPSA s'automatise avec Oracle Cloud HCM et réduit les mises à jour manuelles des RH de 95 %.
TEPSA transforme les RH avec Oracle Fusion Cloud HCM en donnant à ses collaborateurs une formation individuelle, des plans de carrière et une expérience cohérente.
“Je serai toujours reconnaissant au fait que la solution donne à tous nos collaborateurs les moyens d'agir. Chacun a accès à ses propres informations, y compris les évaluations de performance et les plans de développement de carrière. Avec Oracle Cloud HCM, nous avons repensé tous nos processus RH et nous sommes désormais quasiment sans papier.”
Difficultés de l'entreprise
TEPSA distribue et entretient des matériaux et des équipements électriques spécialisés pour le secteur minier et d'autres secteurs industriels, en mettant l'accent sur le service à la clientèle.
L'entreprise utilisait auparavant une application de paie tierce pour ses 470 collaborateurs, qui prenait en charge des données limitées sur les employés, telles que le nom, le département et la date d'embauche. L'entreprise avait besoin d'un système plus robuste qui permette d'établir des dossiers plus détaillés sur les collaborateurs, notamment l'adresse du domicile, la date de naissance ou les contacts d'urgence.
La structure organisationnelle et les fonctions de TEPSA n'étaient pas bien définies et il n'existait pas de règles de déclaration. Les embauches, les changements de poste et les augmentations de salaire, qui impliquaient de nombreux formulaires papier, étaient traités directement par le supérieur hiérarchique du collaborateur, sans autre contrôle du département RH.
En outre, TEPSA souhaitait définir des objectifs individuels pour les membres du personnel et les aligner sur les objectifs de l'entreprise, procéder à des évaluations de performance pour l'ensemble de son personnel et offrir une expérience cohérente aux collaborateurs sur tous les appareils.
Oracle Cloud HCM nous a permis de définir une stratégie RH et de travailler en fonction de ce plan. Désormais, tous les collaborateurs de TEPSA ont la tranquillité d'esprit, car ils ont des objectifs clairs et un cycle défini d'évaluation des performances.
Pourquoi TEPSA a choisi Oracle
TEPSA a évalué Oracle et SAP. L'entreprise a choisi Oracle Fusion Cloud HCM en raison de sa facilité d'utilisation et de sa souplesse de personnalisation de l'application pour répondre aux besoins spécifiques de TEPSA en matière de RH.
Un autre facteur clé de sa décision a été Oracle Learning, qui fait partie de la suite d'applications Oracle Cloud HCM, et qui permettrait à TEPSA de stimuler la productivité instantanée des utilisateurs grâce à des parcours d'apprentissage basés sur les rôles, tout en réduisant les coûts de formation.
Résultats
Grâce à Oracle Cloud HCM, TEPSA a créé une base de données pour ses collaborateurs, comprenant les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence et pouvant être consultée depuis n'importe quel appareil. L'équipe a cartographié la structure organisationnelle de TEPSA dans Oracle Cloud HCM et a établi des hiérarchies de rapports.
Oracle Cloud HCM permet à l'équipe RH de TEPSA de prendre des décisions plus éclairées et plus rapides grâce à des processus normalisés, des organigrammes interactifs, des rapports améliorés et des analyses complètes. Les demandes de nouveaux collaborateurs sont désormais lancées à la suite d'un processus d'embauche soigneusement orchestré, incluant un budget autorisé pour chaque poste.
TEPSA a considérablement augmenté son efficacité opérationnelle car toutes les demandes des collaborateurs sont acheminées vers les bons superviseurs, et les autorisations sont accordées directement dans Oracle Cloud HCM, ce qui réduit de 90 % l'utilisation de formulaires papier. TEPSA réalise désormais les processus de recrutement et de licenciement 85 % plus rapidement qu'auparavant.
Afin d'aider les collaborateursà atteindre leur plein potentiel, TEPSA a également déployé Oracle Learning. L'entreprise a défini une expérience d'apprentissage personnalisée pour chaque membre du personnel, qui est accessible sur les appareils mobiles grâce à un assistant numérique. Aujourd'hui, 100 % des collaborateurs peuvent créer leur plan de développement de carrière, qui est disponible à tout moment et en tout lieu.
Avec Oracle Cloud HCM, les collaborateurs disposent d'un accès 24/7 à leurs dossiers électroniques et peuvent demander des modifications directement dans le système. TEPSA permet d'économiser 95 % du temps auparavant nécessaire à la gestion des documents des collaborateurs, libérant ainsi l'équipe RH pour des tâches à valeur ajoutée.
Pour la première fois dans l'histoire de l'entreprise, elle a procédé à l'évaluation des performances de tous les collaborateurs travaillant pour TEPSA depuis plus de six mois. Tous les collaborateurs ont reçu un retour d'information de la part de leur responsable, ainsi qu'un plan de formation individuel avec des objectifs de développement pour les préparer à atteindre leurs objectifs futurs.
Partenaires
TEPSA a travaillé avec NextG Consulting pour déployer Oracle Cloud HCM. « Nous avons été très satisfaits de NextG. Ils sont très ouverts et compétents. Ils nous ont apporté un soutien solide et ont fait un excellent travail », déclare Maria Edwigis Murillo, de TEPSA.