Что такое HRIS?

Информационная система управления персоналом программном (HRIS) — это программное решение, которое поддерживает и обрабатывает подробную информацию о сотрудниках, управляет этой информацией, а также политиками и процедурами, связанными с человеческими ресурсами. Будучи интерактивной системой управления информацией, HRIS стандартизирует задачи и процессы управления персоналом, обеспечивая точное ведение записей и отчетности.

HRIS — это по сути «улица с двусторонним движением», где информация о сотрудниках как доставляется в организацию, так и возвращается обратно к сотрудникам. Устраняя бумажные и ручные процессы, связанные с персоналом, HRIS предлагает более интегрированное, оптимизированное и эффективное взаимодействие между сотрудниками и компаниями, где они работают, освобождая специалистов по персоналу для выполнения более стратегической и важной работы.

Сравнение HRIS, HRMS и HCM — в чем разница?

Термины HRIS, система управления персоналом (HRMS), и управление человеческим капиталом (HCM) часто используются взаимозаменяемо. Однако между этими тремя вещами могут быть тонкие различия в зависимости от того, какие функции решит включить компания.

HRIS: изначально термин обозначал ведение административных документов сотрудников. По мере того как функции отдела кадров усложнились, HRIS стала включать в себя такие процессы, как привлечение талантов, набор персонала, а также текущее управление и обработку данных о сотрудниках.

HRMS, термин вошел в употребление, когда организации начали использовать все более сложное программное обеспечение и автоматизированные задачи для функций управления персоналом, хотя он по-прежнему используется взаимозаменяемо с HRIS. На сегодняшний день в состав HRIS может входить управление ЗРП, а также управление временем.

HCM, термин относится к более широкому или комплексному решению, которое охватывает все аспекты функции HR и управления персоналом. К дополнительным функциям относятся расширенные задачи управления талантами, например управление производительностью, планирование преемственности, планирование компенсаций, стратегическое кадровое планирование и любые другие действия по планированию для персонала. HCM охватывает ряд функций HR независимо от того, основаны ли те на данных, являются транзакционными или стратегическими.

Что такое система HRIS? Два столпа

Система HRIS зиждется на двух столпах, которые обеспечивают основу управления людьми и политиками для поддержания общей организационной эффективности.

Структура организации

Со структурной точки зрения HRIS включает в себя роли, функции и иерархию отчетности. Определяя организационную структуру, HRIS обеспечивает узнаваемую подотчетность и путь к операционной функциональности и согласованности.

Подходящая система HRIS поможет Вам решать бизнес-задачи, помогая находить нужных специалистов. Благодаря согласованному и автоматизированному управлению данными о привлечении и найме Ваша система HRIS может помочь Вам набрать рабочий коллектив, состоящий из подходящих людей с нужными навыками, работающих в правильных ролях и с правильной структурой для достижения Ваших стратегических целей.

Подробнее о стратегическом кадровом планировании (PDF)

Управление данными сотрудников

Подобно управлению взаимоотношениями с клиентами, но в рамках отношений между работодателем и сотрудником, HRIS предоставляет исчерпывающую информацию о каждом сотруднике, включая имя, адрес, дату найма, компенсацию, выбор льгот и многое другое. Имея правильные данные, Вы сможете лучше общаться со своими сотрудниками, помогать им разрабатывать карьерные планы, находить подходящее обучение и поднимать их производительность на новый уровень.

HRIS обеспечивает автоматизированное и стандартизированное ведение записей, отчетности и предоставляет функции самообслуживания. Это может обеспечивать более точное и актуальное управление информацией, что повышает эффективность и создает удобство и простоту использования для сотрудников.

Узнать больше о Talent Management

Будущее, функции и пользователи HRIS

В состав типичной системы HRIS будут входить основные функции, помогающие в наборе и привлечении талантов, подборе компенсации, организационном управлении и управлении отсутствиями (например, отпусками, отсутствием по болезни или отпусками за свой счет). Могут добавляться дополнительные функции в соответствии с потребностями бизнеса.

Автоматизируя задачи, связанные с персоналом, и предоставляя самостоятельный доступ к процедурам и политикам, система обеспечивает стандартизацию и согласованность во всей организации, одновременно повышая эффективность работы отдела кадров и удобство работы сотрудников.

Хотя каждый в компании будет пользователем HRIS просто в силу того, что является сотрудником, продвинутыми пользователями HRIS будут администраторы отдела кадров, специалисты по расчету заработной платы, специалисты по управлению талантами и рекрутеры. Значительная часть работы этих сотрудников предполагает регулярное взаимодействие с HRIS.

Проблемы систем управления персоналом

Каждая компания уникальна, у каждой свои непростые задачи. Необходимо заняться этими вопросами в отношении Вашей системы HRIS. Вот наиболее частые задачи HRIS.

  • Конфиденциальность и защита данных. Одной из самых больших проблем в управлении HRIS является обеспечение конфиденциальности и безопасности данных сотрудников. Эти системы содержат огромные объемы важных и конфиденциальных данных, которые необходимо защищать. Основная проблема HRIS, с которой сталкиваются организации, заключается в том, как внедрить решение, достаточно сложное, чтобы каждый обращающийся к системе пользователь мог получить именно ту информацию, которая ему нужна для выполнения задачи, без доступа к информации, на просмотр которой у него нет прав.
  • Нормативные требования и их соблюдение. Правила доступа к данным в HRIS должны соответствовать нормативным требованиям. Каждая организация должна обеспечить соответствие своей системы HRIS постоянно меняющимся нормативным требованиям. Это особенно сложно для компаний, которые ведут бизнес по всему миру. Полезность и функциональность зависят от того, сможет ли каждый пользователь быстро и легко выполнять транзакции через систему, не нарушая конфиденциальность и законодательство.

    Подробнее о комплексной системе управления персоналом, которую можно развернуть по всему миру
  • Простой бизнеса. Текущие изменения компонентов HRIS могут также создавать трудности. В эпоху непрерывных революционных инноваций организациям иногда сложно идти в ногу с обновлениями и усовершенствованиями HRIS. Точно так же выбор правильной системы HRIS для Вашего бизнеса может быть сложным. Когда доступно так много возможностей и функций, важно выбрать систему, которая наилучшим образом соответствует Вашим бизнес-целям, и не отвлекаться на компоненты, которые могут оказаться бесполезными.

    Подробнее о комплексной системе управления персоналом, которую можно развернуть по всему миру (PDF)

В чем преимущества перевода HRIS в облако?

Развертывание HRIS в облаке имеет множество преимуществ по сравнению с локальными системами HRIS, а именно:

  • Простое масштабирование. В облаке можно легко увеличить или уменьшить масштаб по мере изменения потребностей бизнеса. Вы также получаете большую финансовую гибкость, легче управлять затратами по мере расширения или сокращения деятельности.
  • Более полный контроль над операционными и капитальными затратами. В облаке Вы платите только за те ресурсы, которые используете, и Вам не нужно вкладывать средства в дорогостоящую инфраструктуру. Ваши затраты скорее операционные, чем капитальные.
  • Простой и быстрый доступ к инновациям. Поскольку разработка и развертывание в облаке происходят очень быстро, Вы получаете доступ к обновлениям и инновациям гораздо раньше.

Десять причин для перевода HRIS в облако

Локальные решения HRIS просто не могут сравниться с возможностями облака. Вот десять причин для перехода в облако.

  • 1. Простое, понятное, персонализированное взаимодействие с пользователем
  • 2. Гибкая архитектура, которая адаптируется к изменяющимся обстоятельствам
  • 3. Интеллектуальные приложения, стимулирующие аналитику и операционную эффективность, в основе своей ориентированы на ИИ.
  • 4. Простые обновления, повышающие ценность бизнеса
  • 5. Непрерывные инновации за счет нарождающихся технологий
  • 6. Лучшая в своем классе многоуровневая защита данных и функции конфиденциальности
  • 7. Обмен лучшими практиками в вовлеченном и активном HR-сообществе
  • 8. Партнерство с экспертами на каждом этапе внедрения облака
  • 9. Структура, рассчитанная на мировой охват
  • 10. Полный охват HR одним партнером по решению

Ключевые соображения в выборе лучшей системы HRIS

Чтобы удовлетворить конкретные потребности Вашей компании, следует правильно настроить свое решение HRIS. Тем не менее есть две основные функциональные области, которые каждая компания должна непременно заказать у выбранного поставщика решений HRIS.

1. Решение должно охватывать все аспекты управления персоналом. Сюда относятся рекрутинг, адаптация, обучение, планирование преемственности и служба поддержки персонала. Вам понадобится доступ к полному комплексному решению, которое будет охватывать все Ваши потребности по мере их изменения. Того, что подходит Вам сегодня, может уже не хватить завтра.

2. Решение должно входить в состав более широкого корпоративного решения, которое связывает HR с финансами. Трудозатраты — один из самых основных факторов стоимости в любой организации. Любое решение, касающееся людей, имеет финансовые последствия. Крайне важно, чтобы компания имела полное представление как о своем персонале, так и о своих финансах, а также об отношениях между ними. Лучшая система HRIS — та, которая тесно связана с функцией финансов. В идеале эта система должна быть на той же платформе и использовать ту же технологию, что и финансовый отдел компании.

Будущее HRIS

По мере развития автоматизированных технологий рабочее место меняется до неузнаваемости. Все чаще люди работают бок о бок с технологиями все более продвинутыми способами. Хотя это создает множество преимуществ для бизнеса, одним из возникающих рисков является дегуманизация рабочего места. Парадоксальным образом в сфере управления персоналом развитие технологий дает возможность превратить HRIS из обезличенной системы управления данными о людях в систему, которая создает более человечный опыт на рабочем месте.

Система HRIS будущего будет более удобной и интуитивно понятной, что позволит сотрудникам достигать своих целей легче, быстрее и с лучшим результатом. Эти системы будут использовать искусственный интеллект и машинное обучение (ML), чтобы «чувствовать», чего пытаются достичь сотрудники, и активно предлагать решения — от изменения адреса до записи на наиболее подходящий вариант обучения. С точки зрения внутренней работы сервера инновации HRIS станут более управляемыми. Установка обновлений и новых выпусков будет проще и адаптирована к потребностям клиентов.

Организации, использующие новые и нарождающиеся технологии в своих системах HRIS, будут частью тренда по преобразованию рабочего места в среду, где технологии и люди работают вместе, обеспечивая лучшие результаты для всех. Функция HR — в самой основе этой трансформации. Позвольте нам помочь Вам перенести Вашу систему HRIS в облако, чтобы Ваше рабочее место стало более человечным, а Вы достигли более высоких уровней производительности благодаря технологиям.

Узнайте, как Oracle Cloud HCM предоставляет наиболее полное унифицированное облачное решение для управления человеческим капиталом.