Co je ERP?

Definice plánování podnikových zdrojů (ERP)

Enterprise resource planning (ERP) označuje sadu softwaru, který organizace používají ke správě každodenních obchodních činností, jako je účetnictví, zásobování, řízení projektů, řízení rizik a dodržování předpisů a operace dodavatelského řetězce. Úplná sada ERP také zahrnuje software enterprise performance management (EPM), který pomáhá při plánování a tvorbě rozpočtu, předpovědích a výkazech finančních výsledků organizace.

Systémy ERP propojují celou řadu obchodních procesů, aby mezi nimi umožnily průtok dat. Díky sběru sdílených dat o transakcích organizace z různých zdrojů systémy ERP eliminují duplikaci dat a zajišťují integritu dat pomocí jediného zdroje spolehlivých informací.

V dnešní době jsou systémy ERP nepostradatelné při správě tisíců firem všech velikostí a všech odvětví. Pro tyto společnosti je systém ERP stejně nepostradatelný jako elektrické rozvody, které napájejí osvětlení.

Co je systém ERP?

Jak mohou tato řešení řídit organizaci každodenních obchodních aktivit, jako je účetnictví, finance, veřejné zakázky, řízení projektů, dodavatelský řetězec a výroba.

Systémy plánování podnikových zdrojů jsou kompletní, integrované platformy, a to buď v místním prostředí, nebo v cloudu, které spravují všechna hlediska výrobního nebo distribučního podniku. Systémy ERP navíc podporují všechna hlediska finančního řízení, lidských zdrojů, řízení dodavatelského řetězce a výroby s vaší základní účetní funkcí.

Systémy ERP zajistí také transparentnost celého podnikového procesu tím, že budou sledovat všechna hlediska výroby, logistiky a financí. Tyto integrované systémy fungují jako jedno firemní centrum pro komplexní pracovní postupy a data, což umožňuje přístup k různým oddělením.

Systémy a software ERP podporují více funkcí v rámci celého podniku, středně velkých nebo malých podniků, včetně přizpůsobení pro vaše odvětví.

Jaký je rozdíl mezi systémem ERP a systémem Financials?

Ačkoli se pojem „Financials“ často používá při popisu softwaru ERP, systémy Financials a ERP nejsou stejné. Modul Financials označuje podmnožinu modulů v rámci ERP.

Systém Financials představuje obchodní funkce týkající se finančního oddělení organizace a zahrnuje moduly pro finanční účetnictví, dílčí účetnictví, účetní centrum, závazky a pohledávky, správu příjmů, fakturaci, granty, správu výdajů, řízení projektů, správu majetku, účetnictví společných podniků a inkasa.

Software Financials používá funkce vykazování a analytiky k zajištění souladu s požadavky na vykazování ze strany řídících orgánů, jako je International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS), Financial Accounting Standards Board (FASB) for Generally Accepted Accounting Principles in United States (GAAP), stejně jako pro další země (např. HGB v Německu a PCG ve Francii).

V případě veřejných organizací musí být finanční software schopen vytvářet pravidelné finanční výkazy pro řídicí orgány, jako je americká komise pro cenné papíry a burzy (SEC) (se zprávami, jako jsou čtvrtletní 10-Q a roční 10-K), Evropský orgán pro cenné papíry a trhy (ESMA) a další. Pro tyto typy finančních výkazů se používá nástroj Narrative Reporting. Osoba, která je v důsledku za finance odpovědná, je finanční ředitel.

Zatímco finanční oddělení zpracovává jednu oblast podnikání, ERP zahrnuje širokou škálu obchodních procesů – včetně financí. Software ERP může zahrnovat funkce pro zásobování, správu dodavatelského řetězce, zásoby, výrobu, údržbu, správu objednávek, řízení projektů, logistiku, správu životního cyklu produktů, správu rizik, enterprise performance management (EPM), řízení lidských zdrojů / lidského kapitálu.

Systém ERP se také integruje s aplikacemi Front Office za účelem vytvoření holistického pohledu na zákazníky, včetně řešení pro řízení vztahů se zákazníky (CRM). Kromě toho jsou cloudové aplikace ERP často součástí technologií nové generace, jako je internet věcí (IoT), blockchain, umělá inteligence, strojové učení a digitální asistenti. Tyto pokročilé technologie poskytují data a funkce, které nejen vylepšují mnoho tradičních funkcí ERP, ale také vytvářejí nové příležitosti pro zvýšenou efektivitu, nové služby a hlubší přehled o celém podniku. Vzhledem k tomu, že jsou systémy ERP komplexní v rámci celého podniku, jejich řízení často zahrnuje partnerství s finančním ředitelem, ředitelem IT, provozním ředitelem a dalšími klíčovými vedoucími pracovníky.

Cloudové aplikace ERP jsou často součástí technologií nové generace, jako je internet věcí (IoT), blockchain, umělá inteligence, strojové učení a digitální asistenti.

Základní prvky systému ERP

Systémy ERP jsou navržené na základě jedné definované datové struktury (schématu), která má obvykle sdílenou databázi. To pomáhá zajistit, aby informace používané v celém podniku byly normalizovány a založeny na společných definicích a uživatelských zkušenostech. Tyto základní konstrukty jsou pak propojeny s obchodními procesy řízenými pracovními toky mezi obchodními odděleními (např. finance, lidské zdroje, strojírenství, marketing, operace), které propojují systémy a lidi, kteří je používají. Jednoduše řečeno, ERP je nástrojem pro integraci lidí, procesů a technologií v moderním podniku.

Například: Představte si společnost, která sestavuje automobily z dílů a komponent nakoupených od více dodavatelů. Může využívat systém ERP ke sledování žádanek a nákupu tohoto zboží a také k zajištění, aby každá součást procesu od nákupu po platbu využívala jednotná a čistá data spojená s integrovanými podnikovými pracovními postupy, obchodními procesy a výkaznictvím s analytikou.

Pokud je systém ERP u tohoto výrobce automobilů správně nasazen, bude například součást „přední brzdové destičky“ jednotně označena názvem dílu, velikostí, materiálem, zdrojem, číslem šarže, číslem dílu od dodavatele, sériovým číslem, náklady a specifikací, společně s množstvím dalších popisných a datově orientovaných položek.

Protože jsou data životně důležitým aktivem každé moderní společnosti, usnadňuje systém ERP shromáždění, uspořádání, analýzu a distribuci těchto informací každému jednotlivci a systému, který je potřebuje k tomu, aby co nejlépe plnil svou úlohu a povinnosti.

Systém ERP také zajišťuje, aby tato datová pole a atributy putovaly na správný účet v hlavní účetní knize společnosti (například účet „brzdové destičky“). Tím je zajištěno řádné sledování a evidence všech nákladů. Pokud by se přední brzdové destičky nazývaly „předními brzdami“ v jednom softwarovém systému (nebo možná sadě tabulek), „brzdovými destičkami“ v jiném systému a „předními destičkami“ ve třetím, bylo by pro výrobce automobilů obtížné zjistit, kolik se každoročně vynakládá na přední brzdové destičky a zda je třeba změnit dodavatele nebo vyjednat lepší ceny.

Klíčovým principem systémů ERP je centrální sběr dat pro širokou distribuci. Namísto několika samostatných databází s velkým množstvím nepropojených tabulek dávají systémy ERP chaosu řád, aby všichni uživatelé od generálního ředitele až po účetní mohli vytvářet, ukládat a používat stejná data získaná ze společných procesů. Díky zabezpečenému a centralizovanému úložišti dat má každý člověk ve firmě jistotu, že jsou data správná, aktuální a úplná. Integrita dat je zajištěna pro každý úkol prováděný v organizaci, ať už jde o čtvrtletní finanční zprávu, nebo jediný příjmový výkaz, aniž byste se museli spoléhat na tabulky náchylné k chybám.

Hodnota systému ERP pro firmu

Význam systémů ERP v dnešním světě obchodu lze jen stěží přehlédnout. Podniková data a procesy se propojují do systémů ERP a podniky tak mohou spojit samostatná oddělení a zlepšit pracovní toky. Díky tomu získávají výrazné celkové úspory. Mezi příklady konkrétních obchodních výhod patří:

• Vylepšená obchodní analytika z informací v reálném čase, které jsou generovány z výkazů
• Nižší provozní náklady díky efektivnějším obchodním procesům a osvědčeným postupům
• Dokonalejší spolupráce uživatelů, kteří sdílejí data ve smlouvách, žádankách a nákupních objednávkách
• Vyšší efektivita prostřednictvím společného uživatelského prostředí napříč mnoha obchodními funkcemi a dobře definovanými obchodními procesy
• Konzistentní infrastruktura od podpůrných útvarů až po kontaktní centrum, s jednotným vzhledem všech rozhraní obchodních činností
• Vyšší míra příznivého přijetí uživateli na základě jednotného uživatelského prostředí a vzhledu
• Nižší riziko díky lepší integritě dat a řízení financí
• Nižší náklady na řízení a provoz díky jednotným a integrovaným systémům

Stručná historie ERP

Od papírových karet k mobilním zařízením
Počátky ERP sahají více než 100 let do minulosti. V roce 1913 vyvinul technik Ford Whitman Harris systém, který se proslavil jako model EOQ – systém pro plánování výroby založený na papírových záznamech. Po desetiletí byl EOQ standardem ve výrobě. Výrobce nástrojů Black and Decker situaci změnil v roce 1964, když jako první podnik nasadil řešení MRP, které kombinovalo koncepty EOQ a sálový počítač.

MRP zůstalo výrobním standardem až do chvíle, kdy byl v roce 1983 vyvinut systém plánování výrobních zdrojů nazvaný MRP II. MRP II obsahoval moduly, jako byly klíčové komponenty softwarové architektury a integrované centrální výrobní komponenty, určené mimo jiné pro nákup, fakturaci materiálů, plánování a správu smluv. Poprvé se také do společného systému integrovaly různé výrobní úkoly. MRP II nabízel také lákavý způsob, jak by mohly organizace využít software ke sdílení a integraci podnikových dat a také podpoře výrobní účinnosti díky lepšímu plánování výroby, sníženým skladovým zásobám a menšímu množství odpadu. S vývojem počítačových technologií v 70. a 80. letech 20. století se vyvíjely koncepty podobné MRP II, které byly navrženy za účelem zvládnutí obchodních aktivit přesahujících výrobu a za účelem začlenění financí, řízení vztahů se zákazníky a dat lidských zdrojů. V roce 1990 měli technologičtí analytici pro tuto novou kategorii podnikového řídicího softwaru název: podnikové plánování zdrojů (ERP).

Modely nasazení ERP: z místního prostředí do cloudu

Historie ERP: období od devadesátých let minulého století po nové tisíciletí
Přijímání systémů ERP se od 90. let až do začátku dvacátého prvního století značně zrychlovalo. Zároveň však začaly růst náklady na implementaci systémů ERP. Hardware potřebný k používání softwaru byl obvykle v prostorách společnosti a skládal se z velkých počítačů v serverovně. Hardwarové i softwarové licence vyžadovaly odpisy kapitálových investic v délce 5 až 10 let. Kromě toho organizace téměř vždy chtěly přizpůsobit své systémy ERP tak, aby vyhovovaly jejich specifickým potřebám, což znamenalo další náklady na softwarové konzultanty a školení.

Technologie ERP se mezitím dále vyvíjela a zapojila internet pomocí nových funkcí, jako je vložená analytika. S postupem času řada firem pochopila, že jejich místní systémy ERP nedokáží udržet krok s moderními nároky na zabezpečení nebo s novými technologiemi, jako jsou chytré telefony.

Cloud ERP – nový model poskytování systému ERP

Software jako služba (SaaS)
Vstupte do cloudu – konkrétně do modelu poskytování systému ERP formou software jako služby (SaaS). Když je software ERP dodán jako služba v cloudu, běží na síti vzdálených serverů namísto uvnitř firemní serverovny. Poskytovatel cloudu opravuje, spravuje a aktualizuje software několikrát ročně. Zákazník tak nemusí jednou za 5 až 10 let nákladně upgradovat svůj místní systém. Cloud dokáže snížit provozní i kapitálové náklady, protože společnost nemusí nakupovat software ani hardware nebo zaměstnávat další pracovníky IT. Tyto zdroje mohou být místo toho investovány do nových obchodních příležitostí a organizace má vždy aktuální verzi softwaru ERP. Zaměstnanci mohou přesunout svou pozornost od správy prostředků IT na důležitější úkoly, jako je inovace a podpora růstu.

7 důvodů, proč přejít na řešení ERP Cloud

Podniky všech velikostí, včetně malých a středně velkých, nemohou jen tak vyřadit své místní systémy a přejít najednou kompletně do cloudu. Nebo to přinejmenším není něco, co mohou bez potíží zvládnout v krátkém vývojovém okně. Ovšem zachovávat stávající stav, ponechat si místní ERP a ignorovat všechny výhody plánování podnikových zdrojů jako cloudového řešení, již není ideálním řešením. Proč byste měli uvažovat o používání cloudových aplikací, které by nahradily nebo rozšířily váš místní systém?

Začínáme s řešením Oracle ERP

Organizace se vždy snažily najít rovnováhu mezi tradičně vysokými náklady na ERP a složitostí systému na jedné straně a potřebou přizpůsobených funkcí a flexibility na straně druhé. Současně se snažily splnit obchodní požadavky. Podívejte se na video a uvidíte, jak Oracle ERP Cloud zajišťuje propojenost týmů, sjednocená data a užitečné informace v reálném čase, které vám a vašemu finančnímu týmu pomohou činit nejlepší obchodní rozhodnutí. S řešením ERP dodávaným jako služba v cloudu může být vaše organizace připravena na budoucnost a související změny.

Jednou z výhod modelu SaaS je, že software je aktualizován nejnovějšími vlastnostmi, funkcemi a osvědčenými postupy. Poskytovatelé cloudových služeb ERP zavádějí pravidelné aktualizace (v případě společnosti Oracle každý měsíc). To znamená, že nejnovější a revoluční technologie – jako umělá inteligence, digitální asistenti, strojové učení, blockchain, rozšířená realita a Internet of Things (IoT) – jsou k dispozici předplatitelům na pravidelné bázi.

Díky přístupu k těmto novým technologiím mohou organizace rychle zlepšovat své firemní osvědčené postupy s tím, jak se vyvíjí software ERP. Mohou automatizovat procesy, které dříve vyžadovaly značné manuální zásahy, jako například vypořádání finančních účtů. Uživatelé navíc získají komplexní přehled o obchodních činnostech podniku v reálném čase nejen na úrovni kontaktního místa, ale také ve skladech, ve výrobních provozech a všude jinde v celém podniku. Tyto znalosti jsou následně snadno dostupné všem příslušným zaměstnancům na jejich mobilních zařízeních včetně chytrých telefonů a tabletů.

Současný ERP cloud je navržen pro digitální věk a zahrnuje mobilní, sociální, analytické a nejnovější vznikající technologie. Nic menšího firmu kupředu neposune.

ERP – nejčastější dotazy

Jak lze jednoduše popsat ERP ?
Zkratka ERP pochází z anglického výrazu Enterprise Resource Planning – plánování podnikových zdrojů. Jedná se o softwarový systém, který zahrnuje všechny nástroje a procesy potřebné k vedení úspěšné společnosti, včetně lidských zdrojů, výroby, dodavatelského řetězce, financí, účetnictví a dalšího.

Jaké tři běžné typy ERP existují?
Tři nejběžnější typy ERP jsou místní, cloudové a hybridní ERP. Místní systém ERP je provozován na serverech společnosti, zatímco cloudový systém ERP funguje na vzdáleném serveru třetí strany. Hybridní ERP je kombinací obou systémů, často s místním systémem ERP v hlavním sídle a cloudovými systémy ERP v dceřiných společnostech.

Můžete uvést příklad ERP?
Jedním z příkladů ERP jsou oborově specifické systémy ERP, které splňují specifické požadavky pro tyto typy podniků a nabízejí oborově specifické funkce, jako je plánování materiálů a specializovaná správa výrobních záznamů. Protože tyto systémy nabízejí funkce na míru, nemusejí je podniky příliš přizpůsobovat ani integrovat s mnoha dalšími externími nástroji.