Bilanzierung
Accounts Reconciliation
Automatisierung macht die
Buchhaltung zukunftsfähig

Dirk Thomas Wagner, Sales Development ERP Cloud, @dtwgermany


Abschlüsse schnell durchführen und jederzeit wichtige Finanzdaten bereithalten: Das muss eine moderne Buchhaltung heute leisten. Wer erfolgreich sein will, kommt an der Automatisierung nicht vorbei.

Intel

Ein wichtiger Bestandteil der Buchführung in Unternehmen ist die Kontenabstimmung. Diese wird zunehmend komplexer: Rechtliche Anforderungen ändern sich regelmäßig und Unternehmen müssen auf Anfrage schnell exakte Daten über ihren Finanzstatus liefern können. Laut aktueller Studienergebnisse erwarten CFOs, dass Compliance-Auflagen künftig sogar noch strenger werden.

Umso erstaunlicher ist es, dass immer noch über 60 Prozent der Unternehmen manuelle Systeme für ihre Kontenabstimmung einsetzen. Endlose E-Mails, Telefonate und persönliche Gespräche machen den Prozess aufwändig und zeitintensiv. Auf diese Weise verläuft der Audit unstrukturiert und intransparent – das frustriert auch die Mitarbeiter. Je mehr Geschäftszweige ein Unternehmen hat und je mehr Märkte es bedient, desto komplexer wird die Abstimmung und umso mehr explodieren die Buchführungsaufwände. Durch Automatisierung lässt sich dagegen vieles vereinfachen und verbessern. Abstimmungsprozesse folgen dann einem klar strukturierten Audit-Plan, sind transparent und liefern akkurate Daten. So können Buchhaltungsabteilungen stets auf aktuelle Kennzahlen zurückgreifen und Abschlüsse deutlich schneller durchführen. Zudem trägt Automatisierung zu einer verbesserten Datensicherheit bei, denn sensible Informationen fließen jetzt nicht mehr ungeschützt zwischen den Beteiligten hin und her.

 Über 60 Prozent der Unternehmen setzen noch immer manuelle Systeme für ihre Kontenabstimmung ein.  

Beispiele aus der Praxis zeigen, wie Unternehmen von modernen Buchhaltungslösungen profitieren. Erst kürzlich hat etwa Amazon 16.000 monatliche Abstimmungen automatisiert, die bis dahin noch komplett über Spreadsheets abgewickelt wurden. Jetzt setzt das Unternehmen ein System ein, das sowohl Analysen, rechtssichere Finanzreports und auch Daten-Management beinhaltet. Mittlerweile hat Amazon 80 Prozent seiner Kontenabstimmungen automatisiert und kann Abschlüsse innerhalb von nur einer Stunde durchführen. Auch Forum Energy Technologies, ein internationales Unternehmen der Öl-Branche, setzt bei der Kontenabstimmung auf Automatisierung. Deren Buchhalter müssen bei jedem Abschluss 104 Hauptbücher und 4.200 abzugleichende Konten berücksichtigen. Bisher hat man dies per E-Mail bewerkstelligt: Teams mussten für jedes Konto manuell bestätigen, ob es ausgeglichen ist oder nicht. Seit das Unternehmen die Kontenabstimmung zumindest für die Hälfte seiner Bücher automatisiert hat, spart es bei jedem Abschluss zwei Tage.

Automatisierung bringt weitere entscheidende Vorteile: Wichtige Finanzdaten sind jederzeit abrufbar. Früher erhielten Manager bei Amazon pro Monat zwei Berichte zum Kontenabstimmungsprozess. Um diese Reports zu erstellen, waren die Mitarbeiter mehrere Tage beschäftigt. Heute rufen die Manager den Status selbst auf Knopfdruck ab, wann immer sie ihn gerade benötigen. Die Buchhaltung muss nicht mehr mühsam und zeitaufwändig Tabellen durchforsten, sondern kann wichtigere Aufgaben erledigen. Gleichzeitig können Entscheider schneller erkennen, welche Unternehmenszweige effizient sind und welche nicht. So können sie zeitnah richtige Maßnahmen einleiten. Auch Probleme im Workflow lassen sich schnell aufdecken und beseitigen.

 Cloud-basierte ERP-Systeme erleichtern die Bilanzierung und machen Prozesse
transparenter.  

Wer die Vorteile einer modernen Buchhaltung ausschöpfen möchte, der sollte die Cloud nutzen – die nächste Evolutionsstufe in der Automatisierung. Cloud-basierte ERP-Lösungen vereinfachen die Integration mit Backoffice- und EPM-Systemen, sodass Finanz-Teams Prozesse über das gesamte Unternehmen hinweg verwalten können. Das macht die Abläufe flexibler sowie transparenter und die Mitarbeiter können sich den wichtigeren Aufgaben widmen. So läuft das Unternehmen zu Bestleistungen auf und wird nicht von veralteten Prozessen ausgebremst.


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