ERP-Cloud-Migration

ERP-Cloud-Migration
Was hat eine randvolle Tasse Kaffee mit der ERP-Cloud-Migration zu tun?

Dirk Thomas Wagner, Sales Development ERP Cloud, @dtwgermany


Problemlose ERP-Migration in die Cloud

Ich möchte eine Szene schildern, die Ihnen womöglich bekannt vorkommt. An einem frühen Morgen im Büro gießen Sie noch müde vom Schlaf aus Versehen zu viel Kaffee in Ihre Tasse und müssen das heiße Getränk nun einen gefährlich langen Weg zurück zum Schreibtisch bewegen. Sie könnten versuchen, die bis oben gefüllte Tasse zurück zum Platz zu bringen, Sie sind sich jedoch fast sicher, dass dabei heißer Kaffee verschüttet wird. Eine weitere Möglichkeit wäre es, zu warten, bis der Kaffee abgekühlt ist, dann einige Schlucke zu nehmen und den Rest sicher zum Schreibtisch zu bringen. Dadurch geht jedoch einiges an Zeit wieder verloren, die Sie extra durch das frühe Aufstehen eingespart haben. Die letzte Option ist, die Tasse ein bisschen zu leeren. Dies ist die sicherste Variante, Sie erhalten jedoch weniger Kaffee.

 

„Die beste Option für Unternehmen ist – auch wenn es nicht immer der einfachste Weg ist –, eine feinere Auswahl zu treffen und einige Daten zu entsorgen, bevor sie den Übergang in die Cloud vollziehen.“

Sie fragen sich jetzt bestimmt, was das mit der Migration eines ERP-Systems in die Cloud zu tun hat. Ich werde es jedoch gleich auflösen. Viele Unternehmen, die den Schritt von herkömmlichen ERP-Systemen in die Cloud planen, haben es mit ähnlichen Problemen wie in unserem Kaffeebeispiel mit einem Szenario einer “überfüllten Tasse” zu tun. Es haben sich so viele Daten und miteinander verbundene Prozesse in den alten Systemen angesammelt, dass es nahezu unmöglich erscheint, die ganzen Informationen schnell und sicher in die Cloud zu verschieben.

Modern Finance-Demo

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Jeder Versuch, die Daten komplett zu verschieben ist zum Scheitern verdammt, und beim Übergang gehen mit Sicherheit Daten verloren. Andererseits kann es Monate dauern, bis ein Unternehmen alle Daten im alten ERP-System haarfein durchforstet hat und mit der eigentlichen Migration beginnen kann. Die beste Option für Unternehmen ist – auch wenn es nicht immer der einfachste Weg ist –, eine feinere Auswahl zu treffen und einige Daten zu entsorgen, bevor sie den Übergang in die Cloud vollziehen.

Es geht hier augenscheinlich um ein Problem der richtigen Balance. In Zeiten, in denen Daten die wertvollsten Vermögenswerte darstellen, müssen Unternehmen die Informationen, die Ihre Geschäftsgrundlage ausmachen, sicher beisammen halten. Trotzdem müssen dabei auch Abstriche gemacht werden.

Ich möchte einige Punkte aufführen, die – basierend auf Erfahrungen mit Oracle-Kunden – bei einem reibungslosen Übergang von lokalen Systemen zu Cloud-ERP Umgebungen helfen:

Schritt 1: Treffen Sie Entscheidungen, was Sie beibehalten möchten

Es mag verlockend sein, einen schnellen Übergang durchzuführen und sich im Zuge dessen von alten Daten in einer Reinigungsaktion zu trennen. Als Unternehmen müssen Sie jedoch strategischer an die Sache herangehen.

 Viele veraltete Daten sind ungenau oder nicht mehr aktuell und müssen sogar entfernt werden. 

Zum einen müssen Unternehmen bei der Auswahl der zu migrierenden Daten gesetzliche Richtlinien einhalten. Dies erklärt sich im Prinzip von selbst – Unternehmen sollten wissen, welche Finanzdaten sie aufbewahren müssen und über welchen Zeitraum, bevor sie sich dieser entledigen können –, es ist jedoch oftmals komplizierter als es zunächst scheint.

International operierende Unternehmen unterliegen dabei noch anderen zeitlichen Auflagen bei der Aufbewahrungspflicht der Daten, da jedes Land eigene Gesetze anwendet, die eingehalten werden müssen. Firmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind, etwa auf dem medizinischen oder im Finanzsektor, müssen in dieser Hinsicht besonders rigoros vorgehen und ihre gesetzlichen Verpflichtungen in allen Rechtsprechungen ausführlich prüfen.

Modern Finance-Demo

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Es macht natürlich wenig Sinn, an veralteten und irrelevanten Daten festzuhalten. Angesichts der Tatsache, dass Unternehmen zunehmend neue Analyse- und BI-Systeme einsetzen, lohnt es sich jedoch, historische Daten für bessere Prognosen aufzuheben. In einigen Fällen überwiegt jedoch der Aufwand an Zeit und Kosten beim Verbinden großer Datenmengen die potenziellen Vorteile. Ein realistisches Analysieren und Abwägen der Kosten gegenüber den Vorteilen ist der beste Weg, dieses Problem zu lösen und sicherzustellen, dass Sie so viele wertvolle Daten wie möglich einbeziehen, ohne das Unternehmen übermäßig zu belasten.

Es sollte auch nicht unerwähnt bleiben, dass viele veraltete Daten ungenau oder nicht mehr aktuell sind und sogar entfernt werden müssen – womit ich zu meinem nächsten Punkt komme.

Schritt 2: Bereinigen und Konvertieren

Jede Migration in die Cloud erfordert ein gewisses Maß an Datenprüfung und Deduplizierung. Diese beiden Vorgänge sind in Verbindung mit ERP-Daten zeitaufwändig und kompliziert. Jeder noch so kleine unbeabsichtigte Fehler kann Probleme verursachen. Ich kann mich an einen Fall erinnern, bei dem eine Firma durch einen Tippfehler in „Kassel“ als „Kasel“ bei der manuellen Eingabe von Kundendaten in die alten Systeme die entsprechenden Informationen im Cloud-ERP-System nicht mehr an der richtigen Stelle finden konnte. Es kam dann irgendwann heraus, dass die Software den Standort des Kunden aufgrund des Tippfehlers nicht mehr ermitteln konnte.

 Letztendlich ist es die Aufgabe des Unternehmens und des Finanzteams, die Zuordnung an den zukünftigen Plänen auszurichten. 

Ein Hauptgrund dafür ist, dass alte ERP-Systeme üblicherweise unterschiedliche Dateisätze für die einzelnen Länder erstellt haben, in denen das Unternehmen Geschäfte tätigte, heutige Cloud-ERP-Systeme hosten jedoch alle Daten unternehmensübergreifend an einem Ort. Bei der Migration entstehen dadurch wahrscheinlich viele Datenduplikate, und es sind keine eindeutigen Bezüge zwischen den Informationen an den verschiedenen Speicherorten möglich.

Zu diesem Problem kommt noch der vergleichsweise häufig auftretende Fehler der unerwünschten Datenduplikation, wie dies beispielsweise durch einen simplen Tippfehler bei einem Kundennamen auftritt, durch den mehrere Datensätze für ein einzelnes Konto in einem alten System erstellt werden. Jeder IT-Experte kennt die GIGO-Regel: Garbage In, Garbage Out – fehlerhafte Eingaben sorgen für fehlerhafte Ausgaben. Es ist also von großer Bedeutung, dass Unternehmen sorgfältige Deduplizierungsverfahren mit ausführlichen Feldübereinstimmungen durchführen, wenn sie die richtigen Daten am richtigen Ort und für jeden Benutzer zugänglich halten möchten.

Schritt 3: Abgleichen und Zuordnen

Bei der Migration zu Cloud-ERP-Systemen geht es nicht nur um die Genauigkeit einzelner Datenpunkte, sondern um deren Beziehung untereinander. Daher ist es wichtig, diese Beziehungen nicht einfach nur zuzuordnen – eine Aufgabe, die von der IT problemlos ausgeführt werden kann –, sondern eine Entscheidung über die dabei anzuwendende Logik zu treffen. Abteilungsleiter und Finanzführungskräfte müssen dabei zusammenarbeiten, da diese Beziehungen grundlegenden Einfluss auf die Unternehmensstrategie haben.

Modern Finance-Demo

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Jeder seriöse Cloud-Anbieter stellt Tools zur Verfügung, die bei diesem Prozess unterstützen, letztendlich ist es jedoch die Aufgabe des Unternehmens und des Finanzteams, die Zuordnung an den zukünftigen Plänen auszurichten. Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen aus der Fertigungsindustrie. Jedes verkaufte Produkt verursacht Kosten (einschließlich Akquise, Arbeitsaufwand, Materialien, Logistik, Lagerung usw.), verfügt jedoch auch über unterschiedliche Kostenprofile (etwa beim Versand in verschiedene Exportmärkte). All diese Informationen müssen exakt in das neue ERP-System des Unternehmens übertragen werden. Jede Inkonsistenz könnte zu einem Fehler bei der Rechnungslegung führen, durch den Kunden abgeschreckt werden, was wiederum dem Gesamtgeschäftsergebnis schadet.

Die Migration in die Cloud ist ein vergleichsweise einfaches IT-Transformationsverfahren, das jedoch auch seine Tücken haben kann. Der wichtigste Aspekt für jedes Unternehmen ist eine taktische Vorgehensweise und ein klares Verständnis für die Vorbereitung der Transformation, bevor sie ausgeführt wird. Wenn Sie über klare Einsicht in alle relevanten Variablen verfügen, hat Ihr Unternehmen die optimalen Voraussetzungen für den Übergang des ERP-Systems in die Cloud und kann diesen Prozess schadlos überstehen.


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