Shared Services-Automatisierung

Shared Services-Automatisierung
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) hält Einzug bei Shared Services

Dirk Thomas Wagner,
Sales Development ERP Cloud @dtwgermany


Auf dem Gebiet der Shared Services sind Modernisierungen nötig

Unternehmen haben schon immer versucht, Shared Services kosteneffizienter zu machen. Es lohnte sich für sie nicht, in einen Unternehmensbereich mit weniger strategischer Bedeutung für das Kerngeschäft zu investieren.

Im Laufe der Jahre wurden erhebliche Fortschritte durch viele einfachere Verfahren erzielt, die zentralisiert und/oder ausgelagert wurden.

Die Bots machen den Unterschied

Robotergestützte Prozessautomatisierung

Wie revolutioniert die robotergestützte Prozessautomatisierung den Shared Services-Sektor?

Der Schlüssel zum Reduzieren der Kosten für Shared Services liegt in schlankeren und effizienteren administrativen Prozessen – ein bewährtes Feld für die Automatisierung. 

Hier kommt die robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) ins Spiel. RPA erhält zunehmend mehr Aufmerksamkeit in Verbindung mit Shared Services, da Unternehmen durch sie in der Lage sind, einfache, sich wiederholende Aufgaben systemgestützt ausführen zu lassen. Das heißt nicht, dass Shared-Services-Mitarbeiter durch Maschinen ersetzt werden, wie sie in der Fertigung genutzt werden. Stattdessen werden virtuelle Bots so programmiert, dass sie menschliches Tippverhalten nachahmen und Bürotätigkeiten übernehmen und schneller und exakter bei gleichzeitig geringeren Kosten ausführen.

Natürlich ist Automatisierung nichts Neues in den Finanzabteilungen. Viele Unternehmen nutzen bereits die Zeichenerkennung zur Eingabe von Lieferantenrechnungen in ihre ERP-Systeme. CEOs suchen jedoch zunehmend nach weiteren Einsparungsmöglichkeiten bei nicht wertschöpfenden Verfahren und erwarten von den CFOs, dass sie helfen, neue Optimierungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

 

„Virtuelle Bots (Softwareroboter) werden so programmiert, dass sie menschliches Tippverhalten nachahmen und Bürotätigkeiten übernehmen und schneller und exakter bei gleichzeitig geringeren Kosten ausführen.“

Für viele Unternehmen ist die Aussicht verlockend, ihre bestehenden Systeme länger nutzen und dabei die Effizienz steigern zu können. RPA eignet sich optimal für solche Szenarien. Je mehr Transaktionen ein Unternehmen automatisieren kann, desto höher sind die Einsparungen – es lohnt sich demnach, RPA bei so vielen Verfahren wie möglich einzusetzen.

Lassen Sie die Lichter an… noch

Robotergestützte Prozessautomatisierung

Wie revolutioniert die robotergestützte Prozessautomatisierung den Shared Services-Sektor?


Seit vielen Jahren versuchen Unternehmen, einen Status des absoluten “unveränderlichen Stillstands” für Routineaufgaben zu erreichen, und durch die Entwicklung von KI, Chatbots und anderen Formen der Automatisierung rückt ein solch endgültiger Zustand in greifbare Nähe.

Dennoch liegt ein solcher Ansatz immer noch in der Zukunft und ist nur näher gerückt. Auch wenn einige spezialisierte Outsourcing-Unternehmen Erfolge mit RPA erzielen konnten, arbeiten die meisten Unternehmen noch mit unzusammenhängenden Datensammlungen und Verfahren, bei denen jede Abteilung sich einzeln und mit unterschiedlichen Verfahren um simple Aufgaben kümmert. Wenn sie diese Prozesse nicht stärker standardisieren, werden die Investitionen in RPA nur noch schneller zu einem noch größeren Durcheinander führen.

Einfluss der künstlichen Intelligenz

Die überzeugendsten Geschäftsvorteile durch RPA werden künftig durch maschinelles Lernen zu beobachten sein. Im Zuge dieser Entwicklungen werden die Shared-Services-Funktionen zu fortschrittlichen selbstoptimierenden Mechanismen weiterentwickelt, die die Verfahren stets in Echtzeit hinterfragen und Vorschläge zur Verbesserung machen.

 

„Die RPA wird ihr wahres Potenzial offenbaren, wenn sie die menschliche Entscheidungsfindung zum Wohle des Unternehmens beeinflusst.“

Die RPA wird also ihr wahres Potenzial offenbaren, wenn sie die menschliche Entscheidungsfindung zum Wohle des Unternehmens beeinflusst. Oracle ERP Dynamic Discounting ist ein frühes Praxisbeispiel für dieses Konzept – die Anwendung überwacht Lieferantenrechnungen und markiert solche Rechnungen, die Rabatte für frühzeitige Zahlungen bieten, sodass die Finanzteams die Auszahlung besser priorisieren können.

Das neue Gesicht des Backoffice

Robotergestützte Prozessautomatisierung

Wie revolutioniert die robotergestützte Prozessautomatisierung den Shared Services-Sektor?

Automatisierung und KI helfen Unternehmen dabei, die Kosten für Shared Services zu reduzieren. Durch diese Funktionen können jedoch auch die Personalabteilungen und Finanzteams den Schwerpunkt auf wertsteigerndere Aktivitäten legen, etwa die Bildung von Geschäftspartnerschaften. Die Führungsetagen verlangen von den Backoffices seit längerer Zeit strategischere Denkweisen – je mehr Verfahren automatisiert werden, desto mehr Zeit und Ressourcen können die Personalabteilungs- und Finanzmitarbeiter für die zukünftige Gestaltung des Unternehmens investieren.

Diese Entwicklungen treten zufälligerweise in einer Zeit auf, in der Unternehmen ihre Backoffice-Systeme in die Cloud migrieren. Eine Neuausrichtung der Shared Services ist da nur eine natürliche Weiterentwicklung bei diesem größer angelegten IT-Transformationsprojekt.

Es wird sich erst im Laufe der Zeit zeigen, welche Rolle RPA bei den Shared Services spielen wird, aber angesichts des Fortschritts im Bereich der Technologie und den sinkenden Preisen dafür liegen Unternehmen vollends richtig, wenn sie die aktuellen Verfahren hinterfragen.

Es ist weiterhin eine Überlegung wert, wie RPA die nötigen Fertigkeiten der Mitarbeiter im Bereich Shared Services beeinflussen wird. Einige Unternehmen könnten sich dazu entschließen, komplexere Aufgaben wieder in den internen Betrieb zu integrieren, während andere Firmen in die Entwicklung der ausgelagerten Zentren investieren, sodass diese mit moderneren Technologien arbeiten – ungeachtet dieser Umstände steht dem Backoffice jedoch ein tief greifender Wandel bevor.


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