Dropbox senkt die Bearbeitungskosten mit Oracle Cloud um 80 %
Mit dem File-Hosting-Service werden manuelle Aufgaben eingespart und der Finanzabschluss mithilfe von Cloud-ERP dauert nur halb so lang, was die Arbeit im Home Office effizienter macht.
“Wir benötigten eine Lösung mit integriertem maschinellem Lernen, die Komplexität eliminierte und die Anwendungsentwicklung vereinfachte. Durch die Ausführung auf Oracle Cloud Infrastructure schließen wir unseren Debitorenprozess viermal schneller ab.”
Herausforderungen
2007 gegründet, entwickelt Dropbox intelligente Produkte für Inhalte und die Zusammenarbeit, die von 600 Millionen Menschen in 180 Ländern genutzt werden. Da die Nachfrage nach verteilten Arbeitslösungen schnell zunimmt, wollte Dropbox eine einheitliche Lösung finden, mit der die Finanzdaten aus großen Mengen an monatlichen Transaktionen automatisiert und bereinigt werden können. Als Nächstes wollte das Unternehmen diese Informationen schnell bereitstellen, damit seine Finanzteams aktuelle und zukünftige Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung analysieren und leiten können.
Um das Unternehmen schnell zu skalieren und gleichzeitig Kosten und Risiken zu minimieren, nutzte Dropbox soweit möglich die Automatisierung mit „berührungslosen Transaktionen“ über alle Finanzvorgänge hinweg und setzt sich das Ziel, bis Ende 2020 20.000 Stunden manueller Arbeit einzusparen.
Warum sich Dropbox für Oracle entschieden hat
Als Vorreiter von Oracle Cloud ERP und Oracle Cloud EPM im Jahr 2017 und Oracle Cloud Risk Management im Jahr 2019 hat Dropbox seinen Footprint kürzlich um Oracle Analytics Cloud, Oracle Integration Cloud, Oracle Database Cloud und Oracle Autonomous Data Warehouse erweitert, um die Finanzprozesse zu automatisieren, wozu auch die Konsolidierung von Rechnungen und die Automatisierung der Datenübermittlung an Oracle Cloud ERP gehören.
Ein ermächtigtes Finanzteam hilft dem Unternehmen dabei, von der Umstellung auf verteilte Arbeit zu profitieren.
Ergebnisse
Mit Oracle Cloud ERP hat Dropbox seinen Finanzperiodenabschluss um die Hälfte und den Abschluss seiner Debitorenperioden von vier Tagen auf einen Tag reduziert. Mit Oracle Cloud Risk Management kann das Unternehmen Benutzerzugriffskontrollen automatisieren, um die SoD-Compliance weltweit für alle Geschäftseinheiten sicherzustellen.
Die Finanzabteilung entschied sich für Oracle Cloud Infrastructure (OCI) um einen einfachen, sicheren Rechnungskonsolidierungsprozess zu erstellen, der dieses große Volumen an monatlichen Transaktionen verwaltet. OCI ermöglicht Dropbox direkte Integrationspfade mit seinem ERP-System und ermöglicht es Benutzern, auf Anwendungsentwicklungstools als Bündel mit Oracle Integration zuzugreifen, sodass die Finanzabteilung direkte Maßnahmen zu den Informationen ergreifen kann, die über ihre Systeme geleitet werden. Mit den vordefinierten Adaptern und der Low-Code-Automatisierung von Oracle Integration und OCI konnte Dropbox die Kosten für die Verarbeitung von Finanzdatensätzen senken und das Transaktionsvolumen reduzieren und gleichzeitig die Markteinführungszeit um das 4-Fache beschleunigen.
Weitere Initiativen zur Finanzautomatisierung, die im Gange sind, sind ein Pilotprojekt des neuen Tools zur intelligenten Dokumentenerkennung von Oracle, mit dem das Scannen von Rechnungen automatisiert wird. Unter einem Big Data-Pilotprogramm nutzt Dropbox Oracle Analytics Cloud auf der Grundlage von Oracle Autonomous Data Warehouse, um seinem Finanzteam Zugriff auf Dashboards, Datenvisualisierungstools und Selfservice-Analysen zur Überwachung und Verbesserung der Unternehmensleistung zu ermöglichen. Zusammen mit Oracle Cloud EPM kann die Finanzabteilung diese erweiterten Analysen auch nutzen, um den Cashflow zu verwalten, die Auswirkungen neuer Produktangebote zu modellieren und Ressourcen für hochwertigere Initiativen neu zuzuweisen.