Northwell Health optimiert seinen Personalbestand während der Covid-19-Pandemie mit Oracle

Im Februar und März 2020 stieg die Zahl der Covid-19-Fälle in New York mit alarmierender Geschwindigkeit an. Da kein wirksames antivirales Mittel oder Impfstoff zur Behandlung oder Vorbeugung der Krankheit zur Verfügung stand, gerieten die 27 New Yorker Krankenhäuser von Northwell in Gefahr, mit einem Zustrom infizierter Patienten überfordert zu werden.

Das Unternehmen benötigte eine Möglichkeit, die verfügbaren Pflegeressourcen zu überwachen, den bevorstehenden Personalbedarf vorherzusagen und eine sich während der Pandemie ständig ändernde Patientenlast zu bewältigen.

Datenanalysten von Northwell versuchten, Personalplanungsdaten aus ihrem Kronos Time and Attendance-System zu extrahieren und sie mit Patientenzählungsdaten aus mehreren Krankenhäusern zu kombinieren, um den Personalbedarf zu planen. Daten wurden dezentralisiert und von den einzelnen Krankenhäusern verwaltet. Die Analysten verwendeten Excel-Kalkulationstabellen, um die Zahlen zu analysieren und den Administratoren zu helfen, den Personalmangel in jedem Krankenhaus und jeder Abteilung zu verstehen.

Das Einlesen von Daten aus mehreren Flat Files erwies sich als schwierig und zeitaufwendig. HR-Experten des Unternehmens wurden auch damit beauftragt, Informationen über Personalressourcen aus einer Vielzahl externer Quellen zu sammeln. Aufgrund der Pandemie musste Northwell die Einarbeitungs- und Validierungsprozesse für einen Zustrom von etwa 700 Mitarbeitern mit befristetem Arbeitsverhältnis beschleunigen.

Vor COVID-19 entschied sich Northwell die Oracle Cloud-Technologie als Grundlage für die Weiterentwicklung seiner HR-Praktiken einzusetzen.

Nach der Bewertung von Unternehmenslösungen kamen die Entscheidungsträger bei Northwell zu dem Schluss, dass Oracle Cloud die richtige Wahl für die Schaffung einer Analysekultur im Unternehmen ist. Sie erkannten den Wert von Echtzeitdaten, die in Dashboards angezeigt werden und Klinikleitern eine zuverlässige Informationsquelle zur Unterstützung von Geschäftsentscheidungen bieten.

Northwell nutzte Oracle Analytics, um Personalplanungsdaten und Patientenzählungsinformationen aus Dutzenden von Krankenhäusern zu rationalisieren, zu synthetisieren und anzuzeigen. Es verwendete ein HR-Dashboard in Oracle Fusion Cloud Human Capital Management, um Chief Nursing Officers und Personalleiter dabei zu unterstützen, über Patientenzugänge, Personalrekrutierung und Ressourcenbedarf auf dem Laufenden zu bleiben – insbesondere Krankenschwestern für die Intensivpflege und Atmungstherapeuten, die für jede Schicht benötigt werden.

Alte Kalkulationstabellen wurden in ein Format konvertiert, das zusammen mit einer benutzerdefinierten Integration zwischen Kronos direkt von Oracle Analytics Cloud verwendet und über digitale Diagramme, Grafiken und Karten verbreitet werden kann. Jetzt sind alle Datei-Feeds automatisiert. Es gibt keine Kalkulationstabellen mehr und es müssen keine Personen mehr in die Dateneingabe eingebunden werden.

Das Dashboard hilft den Klinikleitern von Northwell, die Daten zu interpretieren, damit sie fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wo verstärktes Personal eingesetzt werden sollte, um die Patientenversorgung zu optimieren. Mit Single Sign-On können sich Benutzer nahtlos von mehreren Anwendungen aus anmelden.

Die Lösung bietet nicht nur eine „Single Source of Truth“ für die Visualisierung von Personalinformationen in Echtzeit, sondern die Automatisierung befreit auch mehrere Vollzeitmitarbeiter von der manuellen Pflege von Kalkulationstabellen, sodass sie produktiveren und wertvolleren Aktivitäten nachgehen können.

Northwell Health and Deloitte haben sich gemeinsam dafür eingesetzt, eine Lösung bereitzustellen, die dem Unternehmen hilft, sich weiterzuentwickeln und jederzeit mit Störungen umzugehen. Baker Tilly hat sich bei der Transformation ebenfalls mit Northwell zusammengetan.