ERP pour la comptabilité et la gestion financière

Le logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) est une suite d'applications qui fonctionnent ensemble pour aider une entreprise à gérer l'ensemble de son activité, et pas seulement les fonctions finance. Mais la comptabilité et la gestion financière sont des composants fondamentaux de tous les systèmes ERP. Les entreprises dépendent de la gestion financière dans l'ERP pour exécuter efficacement des tâches courantes mais essentielles telles que l'envoi de factures, le recouvrement de paiements en espèces et le calcul des taxes, ainsi que pour analyser et appliquer les données financières de manière créative afin d'aider les managers à prendre des décisions d'investissement stratégiques et à planifier le succès de l'entreprise.

Qu'est-ce que la comptabilité et la finance dans l'ERP ?

Les modules de comptabilité et de financement d'un système ERP fournissent aux équipes finance les fonctionnalités dont elles ont besoin pour gérer de manière centralisée l'ensemble des aspects financiers d'une entreprise. Ces outils incluent des fonctionnalités comptables standard, telles que la génération de rapports, les comptes fournisseurs et les dépenses, la gestion des comptes clients et de la trésorerie, ainsi que la reconnaissance du revenu. L'ERP peut également fournir des fonctionnalités avancées, telles que la budgétisation, les prévisions et le traitement des commandes.

Points clés à retenir

• Le logiciel ERP va au-delà des bases de la comptabilité pour aider les entreprises à couvrir tous les aspects de la gestion commerciale et financière, consolidant tous les domaines de l'entreprise ensemble.
• Le logiciel ERP est l'un des principaux moteurs de l'automatisation des processus financiers et comptables, ce qui aide les équipes finance à travailler efficacement et à consacrer plus de temps à l'analyse du travail créatif, aux prévisions et à la budgétisation.
• En rassemblant les données de l'ensemble d'une entreprise, le logiciel ERP aide les équipes comptabilité et finance à fournir une surveillance et une analyse plus pertinentes et plus approfondies de la performance financière.

Explication de l'ERP dans la finance et la comptabilité

Les fonctionnalités finance et comptabilité d'un système ERP comprennent ce qui est disponible dans un logiciel de comptabilité standard, des fonctionnalités de gestion du grand livre, de suivi des flux de trésorerie, de gestion des comptes clients et fournisseurs et de traitement des dépenses et des factures. L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un système ERP pour la comptabilité et la finance est sa capacité à collecter des données provenant de diverses sources, à les consolider et à les stocker de manière centralisée pour une utilisation dans le reporting, l'analyse et d'autres opérations financières clés. Grâce à cette vue consolidée, les fonctionnalités finance et comptabilité de l' ERP peuvent fournir la base de données pour la collaboration entre les différents domaines d'activité pour la planification stratégique, la budgétisation et la prise de décision en matière d'investissement.

Importance de l'ERP dans la finance et la comptabilité

Lorsque vous réfléchissez à l'importance de l'ERP pour la comptabilité financière, envisagez deux domaines généraux : l'automatisation et l'analyse. L'ERP permet d'automatiser les tâches courantes mais importantes telles que le rapprochement des factures, les calculs de reconnaissance du revenu et les rapprochements de comptes. De plus en plus, les éléments de cette automatisation sont gérés à l'aide de l'IA et du machine learning. Cette automatisation donne aux professionnels de la finance et de la comptabilité le temps dont ils ont besoin pour effectuer les analyses, la planification et les prévisions qui guident l'entreprise et aident à façonner les décisions critiques.

L'ERP fournit ensuite les données et les fonctionnalités nécessaires aux équipes finance et comptabilité pour exécuter cette analyse et cette planification et partager les résultats de manière significative et exploitable. Par exemple, un système ERP peut aider à organiser l'identité de vos clients, ce qu'ils doivent et la fréquence de leurs achats. Il peut s'intégrer aux systèmes de vente et de supply chain pour gérer intelligemment vos opérations. Il peut aider les équipes finance et l'ensemble de l'entreprise à prévoir et budgétiser en fonction des informations les plus récentes. Dans l'ensemble, les systèmes ERP aident les équipes comptabilité et finance à gérer leur entreprise beaucoup plus efficacement que de simplement additionner des chiffres dans une feuille de calcul.

Avantages de l'ERP dans la finance et la comptabilité

Les équipes finance et comptabilité jouent un rôle majeur dans les fonctions clés, notamment l'allocation du capital et la gestion des flux de trésorerie, le suivi financier, les rapports et l'audit, ainsi que la budgétisation et les prévisions. Les avantages d'un système ERP efficace pour ces équipes les aident finalement à travailler plus rapidement, à fournir de meilleures données aux décideurs et à leur donner une plus grande confiance dans leurs analyses et leurs rapports.

• Automatisation : L'automatisation des processus activée par les systèmes ERP aide les entreprises à fonctionner plus efficacement, en supprimant les éléments du travail humain pour les tâches de routine et en réduisant le risque d'erreur humaine. Par exemple, dans le processus d'évaluation des frais, lorsqu'une dépense dépasse un certain seuil, elle peut être automatiquement acheminée vers le cadre qui a le pouvoir de l'approuver, au lieu de rester bloquée en attendant qu'un manager intermédiaire l'évalue et la transmette. Dès que la facture ou la dépense est saisie, le système ERP peut détecter qui a le pouvoir de l'autoriser, ce qui aide les choses à fonctionner plus efficacement.
• Données en temps réel : Disposer des informations les plus récentes permet aux entreprises de prendre des décisions en fonction d'une image complète de l'entreprise. Un système ERP peut rassembler en permanence les données de tous les services et faciliter l'accès à ces données via des tableaux de bord et d'autres outils de visualisation des données pour aider l'entreprise à mieux fonctionner dans son ensemble, en particulier lorsque les conditions du marché changent rapidement. Par exemple, un système ERP peut exploiter des données unifiées en temps réel pour effectuer des prévisions de trésorerie continues, en examinant des domaines tels que les ventes, les paiements client, la production et les coûts d'intrants afin de détecter les problèmes susceptibles de freiner le flux de trésorerie.
• Vitesse et précision du reporting : Une grande partie de la responsabilité des équipes finance et comptabilité est liée au reporting. Prenons l'exemple des immobilisations, un élément important du bilan que les comptables doivent suivre au fur et à mesure que l'entreprise achète de nouveaux actifs et en retire d'autres. Avec un système ERP, un responsable d'un domaine d'activité peut ajouter des informations sur une nouvelle immobilisation au système. La finance et la comptabilité voient ce changement immédiatement et leurs rapports sont automatiquement mis à jour. Un autre exemple est la consolidation et la clôture des livres financiers à la fin d'un mois ou d'un trimestre. En utilisant l'automatisation et les fonctionnalités d'un système ERP, les équipes finance et comptabilité peuvent clôturer leurs comptes plus rapidement, donnant aux dirigeants et responsables métier des informations clés plus tôt et donnant aux analystes de toute l'entreprise plus de temps pour évaluer où apporter des améliorations.
• Prévision et analyse : Lorsqu'un système ERP consolide des domaines tels que la paie, les achats, les comptes fournisseurs, les comptes clients et les ventes, il permet à toutes ces informations de se réunir pour créer des rapports et créer les prévisions et les analyses sur lesquelles les entreprises s'appuient pour obtenir des réponses rapides et une planification à long terme. Cette image complète des données permet également une planification de scénarios plus approfondie et une analyse des écarts, et aide les dirigeants à aligner les objectifs financiers sur les objectifs stratégiques. Si les équipes doivent rassembler les données manuellement à partir de systèmes individuels, c'est un effort majeur compte tenu de la quantité énorme d'informations nécessaires et les données deviennent obsolètes rapidement, ce qui rend plus difficile l'établissement de prévisions précises. Les systèmes ERP qui exploitent les données en temps réel et ont accès aux informations provenant de différents domaines de l'entreprise peuvent simplifier et améliorer les prévisions, ce qui donne aux entreprises une meilleure chance d'atteindre leurs objectifs.

Modules ERP clés pour la comptabilité et la finance

Les logiciels ERP sont modulaires, ce qui signifie que les entreprises peuvent ajouter des fonctionnalités par petits blocs, en fonction des besoins des différents secteurs de l'entreprise. Pour la finance et la comptabilité, ces modules ERP sont centrés sur l'aide aux équipes à gérer les processus financiers, à répondre aux exigences de conformité, à effectuer des prévisions et des budgets, et à fournir des rapports financiers précis aux dirigeants et aux parties prenantes.

• Comptabilité : Un système ERP efficace sert de plateforme comptable à l'échelle de l'entreprise qui unifie les données financières provenant de systèmes de transaction disparates et de systèmes source externes pour créer des écritures comptables détaillées qui répondent aux besoins de reporting statutaire, d'entreprise, réglementaire et de gestion. Les équipes finance s'appuient sur les outils comptables des systèmes ERP pour exécuter le grand livre, un composant essentiel du système comptable qui enregistre et consolide toutes les transactions financières et fournit la base à partir de laquelle une entreprise crée ses rapports financiers, y compris le compte de résultat et le bilan. Les données des livres et des livres auxiliaires peuvent être utilisées pour générer des informations analytiques pour l'entreprise, offrant ainsi aux décideurs une vue plus approfondie des résultats opérationnels.
• Comptes fournisseurs et dépenses : Les équipes finance utilisent le module de comptabilité fournisseurs dans l'ERP pour automatiser et gérer les paiements sortants aux fournisseurs, ce qui permet en partie d'éliminer les tâches manuelles, telles que la saisie et le rapprochement des factures. L'ERP permet aux équipes finance de fournir une gestion de la trésorerie plus sophistiquée pour les comptes fournisseurs, qui est généralement mesurée à l'aide du délai moyen de paiement (DPO). En général, un DPO plus élevé est préférable, car vous conservez plus longtemps votre trésorerie, et les systèmes ERP peuvent aider les équipes à fonctionner à l'heure optimale de la DPO sans manquer de paiements. Les équipes finance pourraient également utiliser l'ERP pour accompagner des stratégies telles que la remise dynamique, grâce à laquelle un modèle d'IA intégré à l'ERP recommande à l'entreprise de payer un fournisseur plus tôt pour demander une remise pour paiement anticipé, sans risquer un déficit de trésorerie.
• Comptes clients : Le composant Comptes clients d'un système ERP traite les factures dues et les paiements entrants des clients. Le système aide les équipes finance à enregistrer les paiements, à envoyer les factures et à consolider les données des factures, ainsi qu'à rapprocher et à suivre les paiements client et les soldes impayés. Les services finance accordent une attention particulière aux comptes clients en tant que baromètre de la liquidité, en s'assurant que les paiements arrivent à temps, qu'ils donnent aux clients les bonnes conditions de paiement et le crédit, et que l'entreprise maintient un flux de trésorerie sain. Les systèmes ERP peuvent aider à automatiser un grand nombre de ces tâches de gestion des comptes clients, telles que la création de factures client, l'envoi de rappels de paiement et la collecte des paiements, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle des données et de traitement des paiements, tout en améliorant la visibilité financière en temps réel, y compris les soldes de trésorerie et les prévisions. Le système peut fournir des rapports et des tableaux de bord sur les KPI des comptes clients, tels que le délai moyen de recouvrement.
• Gestion des immobilisations : Les immobilisations désignent tous les biens matériels qu'une entreprise possède pour une utilisation à long terme dans le cadre de son activité, tels que les équipements de production, les immeubles de bureaux, le mobilier, les véhicules, les ordinateurs et d'autres équipements. Dans un système ERP, les modules de gestion des immobilisations permettent de découvrir des opportunités d'économies en calculant l'amortissement, la sortie et la maintenance des immobilisations, ce qui permet aux entreprises de gérer les cycles de vie des immobilisations, de l'acquisition à la sortie. Les systèmes ERP peuvent également gérer une comptabilité des baux complexe, notamment en respectant les normes ASC 842 et IFRS 16 en matière de comptabilité des baux pendant la durée de vie des actifs et des baux de droit d'utilisation, en veillant à ce que ces baux et passifs soient correctement capitalisés au bilan.
• Gestion de la trésorerie : La prévision et l'optimisation du flux de trésorerie et des liquidités sont l'une des fonctions les plus critiques pour les équipes finance et comptabilité. Les systèmes ERP optimisent le processus de gestion de la trésorerie en rassemblant des données provenant de domaines tels que le grand livre, les comptes fournisseurs, les comptes clients et la paie pour donner aux entreprises une visibilité directe sur les entrées et sorties de trésorerie, et garantir qu'elles disposent toujours de suffisamment de trésorerie pour financer les activités principales de l'entreprise. Les fonctionnalités de gestion de la trésorerie d'un système ERP aident les équipes finance à surveiller et à contrôler le cycle de trésorerie en leur permettant de suivre les rapprochements bancaires, de gérer les encaissements et les décaissements et de créer des prévisions de trésorerie.
• Reporting financier : Les rapports financiers sont ce que les entreprises utilisent pour communiquer la santé et la performance d'une entreprise aux dirigeants internes et aux parties prenantes externes, ce qui en fait un composant essentiel de la gestion financière et un résultat standard des systèmes ERP. Les équipes comptabilité et finance créent généralement des rapports financiers, tels que des comptes de résultat, des bilans et des états de trésorerie sur une base trimestrielle et souvent mensuelle, ainsi que des rapports personnalisés pour une analyse financière approfondie et ad hoc. Les systèmes ERP peuvent considérablement améliorer ce processus, en automatisant la collecte et le traitement des données financières afin de réduire les erreurs et de garantir l'exactitude et la cohérence du reporting financier. L'ERP peut également aider les équipes finance à surveiller les rapports de manière continue, en repérant les problèmes de vente ou les coûts bien avant la clôture trimestrielle. Des systèmes ERP plus avancés, par exemple, peuvent intégrer l'IA dans le processus de reporting pour aider à détecter les anomalies dans les données opérationnelles et transactionnelles.
• Budgétisation et prévisions : Le module de budgétisation et de prévision d'un système ERP aide les équipes finance à créer, gérer et analyser des budgets qui constituent la base du cycle de planification et d'analyse financières d'une entreprise. Les budgets créés à l'aide de modules ERP comprennent des plans financiers détaillés, tels que des objectifs de revenus et de dépenses pour une période future, que les équipes finance peuvent ensuite suivre pour surveiller les écarts par rapport au budget. Les prévisions sont également élaborées à l'aide d'outils ERP, combinant les données historiques sur les ventes et les dépenses avec de nouveaux plans de produits et d'investissement et les perspectives économiques. Grâce à des outils de planification de scénarios et d'analyse des écarts, la budgétisation et les prévisions au sein d'un système ERP aident les entreprises à aligner leurs objectifs financiers sur leurs objectifs stratégiques et à vérifier si elles sont sur la bonne voie pour les atteindre. Le module de budgétisation et de prévision permet également aux équipes finance d'effectuer une analyse descendante et de comparer ce qui a été budgété et prévu par rapport aux chiffres réels, et de déterminer les corrections grossières selon les besoins.
• Gestion de la conformité et de l'audit : Les fonctionnalités ERP axées sur la gestion de la conformité et de l'audit aident les entreprises à respecter les normes comptables, les réglementations et les politiques internes. Les équipes finance effectuent des audits de conformité internes et externes pour identifier les points faibles du processus de conformité réglementaire de l'entreprise et intégrer des normes de conformité dans les opérations et les workflows quotidiens, dans le but de réduire les risques et d'éviter les problèmes juridiques ou les amendes en cas de violation de la conformité. Les systèmes ERP peuvent aider à cet effort en vérifiant automatiquement les demandes d'accès au système afin d'éviter toute violation des contrôles de séparation des tâches. Les systèmes ERP fournissent également les rapports et les pistes d'audit nécessaires aux examens de conformité.

Passez de la finance réactive à la finance stratégique grâce à Oracle ERP

L'utilisation de logiciels ERP dans les fonctions comptabilité et finance peut bénéficier à l'ensemble de l'entreprise, en connectant le côté financier aux opérations pour améliorer la prise de décision et l'efficacité. Les systèmes ERP peuvent aider les entreprises à mieux fonctionner en établissant une source de données commune dans tous les secteurs de l'entreprise, en partageant les données actuelles des services avec les équipes finance et comptabilité afin d'améliorer la précision et l'efficacité de la budgétisation, des prévisions, du reporting, des achats, de la gestion de projet, de la gouvernance, des risques et de la conformité.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) offre de nombreuses fonctionnalités intégrées pour aider les entreprises à automatiser les processus finance et comptabilité, ainsi qu'à améliorer l'efficacité opérationnelle et les analyses pour répondre aux changements du marché et stimuler la croissance. En tant que suite complète d'applications intégrées, Oracle Fusion Cloud ERP permet un flux fluide de données et une collaboration plus facile entre les services, améliorant ainsi la visibilité et la prise de décision. Les fonctions intégrées d'analyse et de reporting d'Oracle Fusion Cloud ERP fournissent une visibilité en temps réel sur les indicateurs clés, ce qui permet aux entreprises de surveiller la performance financière, d'identifier les tendances et de prendre rapidement des décisions éclairées. Les tableaux de bord interactifs, les rapports personnalisables et les analyses prédictives contribuent à la réactivité, tandis que la fonctionnalité de conformité intégrée permet aux entreprises de se tenir au courant des exigences réglementaires, des normes du secteur et des bonnes pratiques.

FAQ sur l'ERP pour la finance et la comptabilité

Comment l'ERP peut-il avoir un impact sur votre gestion financière ?
Les logiciels ERP aident les entreprises à améliorer l'efficacité, la précision et la visibilité des fonctions finance et comptabilité, en soutenant leurs efforts pour atteindre leurs objectifs financiers et stimuler une croissance durable.

Quelles activités les composants ERP comptables et financiers peuvent-ils effectuer ?
Les composants comptables et financiers d'un système ERP exécutent des activités liées à la gestion du grand livre, des comptes fournisseurs et des comptes clients, à la gestion de la trésorerie, à la budgétisation et aux prévisions, au reporting et à la comptabilité analytique, entre autres fonctionnalités.

Les comptables utilisent-ils des systèmes ERP ?
Les comptables de divers secteurs utilisent généralement les systèmes ERP dans leur travail quotidien, car le logiciel offre de nombreuses fonctionnalités essentielles pour l'audit et la gestion financière.