Planificación y previsión financiera

Planificación y previsión financiera
Por qué confiamos en los líderes financieros en tiempos de incertidumbre

Nigel Youell, director de marketing de productos,
Enterprise Performance Management @nigelyouell


La empresas recurren cada vez más a los líderes financieros como guía para salir de la incertidumbre.

Nos encontramos en uno de los periodos económicos más volátiles e inciertos de las últimas décadas. El "Brexit" ha desestabilizado los mercados financieros y los tipos de cambio, por lo que muchas empresas se han visto obligadas a modificar sus estrategias a nivel nacional e internacional. En Estados Unidos, la disputada carrera por la presidencia augura dos destinos bien diferentes para una de las principales potencias económicas del mundo. Además, la creciente sensación de malestar social e inestabilidad política a escala mundial ha provocado una pérdida de confianza del mercado.

Para afrontar la incertidumbre, cada empresa actuará de manera diferente. Algunas pondrán freno a sus actividades de crecimiento hasta que el viento sople a favor, otras intentarán seguir adelante en mitad de las turbulencias y otras harán solo lo necesario para mantenerse a flote. En todos estos casos, será el director financiero quien marque las pautas a seguir para garantizar que la empresa puede llevar a cabo sus planes.

Los conocimientos específicos y la visión estratégica del departamento de finanzas lo convierten en el centro neurálgico de la empresa. Por esta razón, los directores ejecutivos depositan su confianza en los directores financieros, ya que estos pueden ayudar en gran medida a establecer la estrategia futura de la empresa. Esta relación, cada vez más estrecha, será a la vez una carga y una oportunidad para los directores financieros, quienes tendrán que mantener la cabeza fría y trazar el rumbo a seguir a través de la incertidumbre de los años venideros.

Prepárese para todo

 En todos estos casos, será el director financiero quien marque las pautas a seguir para garantizar que la empresa pueda llevar a cabo sus planes. 

La adaptabilidad es la capacidad de saber cómo gestionar los imprevistos. No existe el modo de predecir el futuro con exactitud, pero los equipos financieros sí pueden ayudar a las empresas a prever y a planificar diversos escenarios con el objetivo de afrontar con confianza cualquier contingencia.

Pongamos por ejemplo una empresa de automóviles que depende de un proveedor extranjero para sus pastillas de freno. Contingencias tales como la fluctuación de los tipos de cambio, los cambios en las leyes fiscales y de comercio internacionales y la variabilidad de la demanda de los propios vehículos pueden influir en esta relación. El tipo de cambio puede aumentar drásticamente, en cuyo caso el fabricante de automóviles podría decantarse por trabajar con un proveedor local. Del mismo modo, los cambios en las restricciones normativas podrían provocar retrasos en los envíos y causar deficiencias en el suministro si no se solucionan.

Prepararse para la incertidumbre exige una previsión y una planificación más minuciosas. Los directores financieros y sus equipos deben analizar los datos internos de la empresa, los datos históricos del mercado, los datos de proveedores y clientes, así como analizar fuentes no estructuradas tales como el histórico de noticias e información demográfica. Sin embargo, ahora también es de gran importancia tener en cuenta los indicadores futuros que ayuden a predecir los desafíos y las oportunidades que están por venir. 

Es igualmente importante que los equipos financieros sean capaces de modelar la estrategia de la empresa en función de las diversas contingencias posibles y llevar a cabo los ajustes necesarios utilizando los mejores datos disponibles. Esto no despeja las incógnitas del futuro, pero poder predecir con rapidez y precisión cómo gestionar los desafíos futuros de la mejor manera posible reduce ciertamente la amenaza de la incertidumbre.

Así pues, los procesos de previsión y planificación deben adaptarse a la misma velocidad a la que cambian los mercados actuales. Los procesos manuales tradicionales y los análisis con hojas de cálculo no son la solución más adecuada, por lo que los equipos de finanzas están empezando a automatizar sus estrategias de planificación y previsión. La automatización no solo permite consolidar con rapidez las fuentes de datos y los modelos predictivos, sino que también reduce el riesgo de error humano que implica el trabajar bajo presión con grandes conjuntos de datos.

Coordine su negocio

Para que una empresa pueda superar la incertidumbre con éxito, toda la organización debe funcionar al unísono. La falta de comunicación entre las líneas de negocio es una barrera importante para lograr una dinámica de desarrollo y, obviamente, para seguir el ritmo de la irrupción digital que está transformando prácticamente todos los sectores.

 Esto no despeja las incógnitas del futuro, pero poder predecir con rapidez y precisión cómo gestionar los desafíos futuros de la mejor manera posible reduce ciertamente la amenaza
de la incertidumbre. 

El departamento de finanzas es el eje alrededor del cual giran todos los demás departamentos de la organización. Su situación es idónea para comunicar la visión de la dirección a las diferentes líneas de negocio y, lo que es más importante, trabajar con los líderes de cada línea de negocio para llevar a cabo esta visión.

Los equipos de finanzas son conscientes de que actualmente existe una brecha en este sentido. Estudios de Oracle han puesto de manifiesto que casi un tercio de los líderes financieros admite que existe una falta de coordinación entre su departamento y la empresa en general y que ello obstaculiza el proceso de cambio. Por tanto, es esencial reforzar la colaboración con el departamento de TI: el 73 % de los líderes financieros aseguran que es necesario mejorar la coordinación entre la dirección informática y la dirección financiera para impulsar la transformación de la empresa. 

Para encontrar nuevas oportunidades en tiempos de incertidumbre, los líderes de la empresa deben ser capaces de actuar en consonancia y con agilidad. La transformación digital no será una realidad sin la colaboración mutua; se requiere una visión colectiva, así como el compromiso de todos los departamentos, desde el marketing hasta las ventas, pasando por recursos humanos. 

Automatizar todo lo posible

Como se ha mencionado anteriormente, los sistemas manuales no son lo suficientemente rápidos ni precisos para cubrir las necesidades de una empresa moderna. Puede que los informes financieros sean el proceso al que más afecta esta realidad. Sin informes claros, fiables y oportunos, los responsables de la toma de decisiones en la sala de juntas tendrán dificultades para mantener el rumbo correcto del negocio en un entorno incierto y en constante cambio.  

 La transformación digital no será una realidad sin la colaboración mutua; se requiere una visión colectiva. 

Estudios llevados a cabo por Oracle desvelaron que el 60 % de las empresas siguen utilizando sistemas manuales para sus procesos de cierre financiero y elaboración de informes. Esto se refleja en un régimen de mensajes de correo electrónico y conversaciones telefónicas y en persona casi aleatorio o en registros de auditorías poco claros y frustrantes. En una organización que cuenta con muchos departamentos y que opera en diversos mercados, la ineficacia se puede multiplicar rápidamente.

En un panorama en el que los requisitos normativos serán cada vez más complejos y los accionistas piden informes más precisos y con mayor frecuencia, las organizaciones están obligadas a automatizar en la medida de lo posible. Los procesos automatizados proporcionan registros de auditoría más claros, transparentes y precisos, lo cual facilita la gestión de la empresa y acelera significativamente la elaboración y la presentación de informes.

Amazon, que hasta ahora utilizaba un sistema manual basado íntegramente en hojas de cálculo, ha automatizado recientemente 16.000 conciliaciones mensuales. Ahora, Amazon automatiza el 80 % de sus conciliaciones, lo que le permite efectuar el cierre financiero en tan solo una hora.

Las ventajas también son estratégicas. La mayor visibilidad sobre los procesos de creación de informes permite a los responsables de la toma de decisiones identificar con más facilidad qué partes del negocio son las más (y las menos) eficientes y abordar estos problemas de forma proactiva. También les permite detectar cuellos de botella en el flujo de trabajo y crear tácticas para gestionarlos.

Amplíe las habilidades financieras

Los retos futuros, conocidos y desconocidos, obligarán a los equipos financieros a ampliar sus habilidades tradicionales. Además de los expertos en procesamiento de datos y presentación de informes, los directores financieros también necesitarán rodearse de pensadores estratégicos, científicos de datos y gestores de recursos humanos que puedan desempeñar un papel más activo en cada rama de la empresa.

 También es probable que los miembros actuales del equipo financiero ya cuenten con las habilidades adecuadas y solo necesiten un nuevo desafío para ponerlas en práctica. 

Cuando el departamento de finanzas o cualquier otra parte de la empresa moderna se someten a una transformación digital, es de suma importancia comprender de forma exhaustiva las analíticas de datos y el modo en que las tecnologías emergentes afectarán a la organización. Esta es otra razón por la que los directores financieros y sus equipos tendrán que colaborar estrechamente con los expertos en datos y en TI externos al departamento financiero. 

Por tanto, los directores financieros necesitan profesionales cualificados cuya especialización puede ser ajena a las finanzas clásicas, pero que cuentan con amplia experiencia en la gestión de recursos humanos y la gestión de proyectos. Para complementar su búsqueda en el exterior, los directores financieros también deberían buscar dentro de la propia organización y recurrir a empleados de las diferentes líneas de negocio que deseen poner a prueba sus habilidades en un nuevo entorno. También es probable que los miembros actuales del equipo financiero ya cuenten con las habilidades adecuadas y solo necesiten un nuevo desafío para ponerlas en práctica.

Los líderes financieros tienen la misión de aportar claridad y coherencia a la empresa en una época de cambios constantes. El departamento financiero deberá prepararse para actuar en los momentos de cambio, unificar las líneas de negocio y acelerar los procesos internos para ayudar a la empresa a trazar el mejor itinerario posible y prepararse para cualquier sorpresa que el futuro pueda deparar. 


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