Conciliación de cuentas

Accounts Reconciliation
¿Conciliar cuentas?
¡Mejor con automatización!

Nigel Youell, Director of Product Marketing,
Enterprise Performance Manager @nigelyouell


La conciliación de cuentas cada vez es más compleja, y muchas compañías están usando la automatización para simplificar el proceso

Intel

La conciliación de cuentas es una actividad crucial para las empresas, y además se está volviendo una tarea cada vez más compleja. Si sumamos los cambiantes requerimientos legales de reporting a la necesidad empresarial de obtener información precisa y oportuna sobre su estado financiero, el entorno de la conformidad se recrudece aún más. Las investigaciones indican que más del 95% de los ejecutivos financieros espera que los problemas de conformidad aumenten, o por lo menos se mantengan constantes, en los próximos años.

Y sin embargo, más del 60% de las empresas sigue utilizando sistemas manuales para la conciliación de cuentas. De este modo, el proceso puede implicar una serie desordenada de correos electrónicos, teléfonos y conversaciones cara a cara que hacen que los procesos de auditoría sean frustrantes y poco claros. Para las organizaciones que además tienen muchas áreas de negocio y operan en numerosos mercados las ineficiencias pueden multiplicarse rápidamente.

 Más del 95% de los ejecutivos financieros espera que las cargas de cumplimiento aumentarán.  

Las compañías están automatizando la conciliación para superar muchos de estos problemas: logran un proceso de auditoría muy claro, lo que supone una mayor transparencia y precisión. Este mayor nivel de rigor hace que sea mucho más fácil hacer un seguimiento de lo que está pasando y acelera el cierre de ejercicio notablemente. La automatización también ayuda a mejorar la seguridad de los datos, puesto que la información sensible ya no circula sin vigilancia durante el flujo de trabajo de la conciliación.

Por ejemplo, Amazon ha automatizado recientemente 16.000 conciliaciones mensuales, lo que antes realizaba mediante un sistema basado en hojas de cálculo totalmente manual. La empresa puso en marcha un sistema automatizado en todos los ámbitos desde analytics durante el proceso de cierre hasta informes financieros certificados, pasando por la gestión de datos maestros. Hoy en día, el 80% de la conciliación de Amazon está automatizada y se puede completar su cierre en sólo una hora.

Forum Energy Technologies, una compañía internacional de productos de yacimientos petrolíferos, cuenta con 104 libros de contabilidad general diferentes y 4.200 cuentas conciliables para gestionar en cada cierre. La compañía solía gestionarlo por correo electrónico, pidiendo a los equipos que confirmaran manualmente que cada cuenta se había reconciliado con un "sí / no" como respuesta. Desde que han implantado la automatización de la conciliación, aún para sólo la mitad de sus libros, la empresa ha conseguido anticipar su cierre dos días.

 Hoy en día, el 80% de la conciliación de Amazon está automatizada y se puede completar su cierre en sólo una hora. 

La automatización de conciliación de cuentas también da lugar a una visión más actualizada de los datos de gestión. Al utilizar los sistemas manuales anteriores, los directivos de Amazon recibían dos informes de situación del proceso de conciliación por mes, cada uno de los cuales llevaba un cierto tiempo de preparación. Ahora que el proceso está automatizado los administradores pueden obtener informes en tiempo real cuando lo necesitan. Por su parte, el equipo de cuentas ya no tiene que emplear tanto tiempo delante de las hojas de cálculo para entregar estas actualizaciones.

Esta mayor visibilidad también hace que sea más fácil para los encargados de tomar decisiones identificar qué partes del negocio son más (o menos) eficientes y gestionar los problemas de forma más rápida. También les permite detectar cuellos de botella en el flujo de trabajo y gestionar estos problemas de manera más eficiente, lo que a su vez acelera el proceso de cierre.

 El siguiente paso en la conciliación de cuentas es moverse hacia la nube, ya que permite a los equipos de finanzas ser aún más flexibles en su estrategia y centrarse en las cuentas que realmente
importan. 

El siguiente paso evolutivo en la conciliación de cuentas es moverse hacia la nube, lo que permite a los equipos de finanzas ser aún más flexibles en su estrategia y centrarse en las cuentas que realmente importan. Integrar el proceso con los sistemas de back office aumenta la flexibilidad de la conciliación en la nube tanto para los sistemas de ERP como de EPM, y ayuda a los equipos de finanzas a gestionar mejor los flujos de trabajo en toda la empresa.

También se ha tenido en cuenta la necesidad de crear procesos de contabilidad transparentes que cumplan con los requisitos legales cada vez más estrictos y como hemos mencionado, la mayoría de los agentes de finanzas son muy conscientes de que los problemas continúan aumentando. Llevar el ritmo de estos cambios requiere llevar a cabo una estrategia más moderna y precisa para el cierre financiero, que asegure que la empresa está dando lo mejor de sí sin ser ralentizada por procesos obsoletos.


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