Automatización y líderes financieros

La medición de lo intangible
3 razones por las que la
automatización de las finanzas
es la mejor aliada del director
financiero

Nigel Youell, especialista de EPM de Oracle @nigelyouell


La automatización efectúa los procesos financieros con mayor rapidez y fluidez, algo fundamental para el director financiero moderno

Los líderes financieros tienen la misión de llevar a la empresa por buen cauce, no solo desde el punto de vista presupuestario, sino también estratégico.

Esto no es tarea fácil en una época como la actual, en la que los acontecimientos geopolíticos, la inestabilidad de los tipos de cambio y la volatilidad de los precios representan una prueba constante para las empresas. A esto hay que añadir un escrutinio cada vez más exigente de las partes interesadas, tanto internas como externas, cuya confianza se ve amenazada por la creciente ola de incertidumbre. En estas circunstancias, queda claro por qué el director financiero se ve obligado a facilitar información más precisa y con mayor rapidez.

Todo lo anterior explica por qué las empresas recurren cada vez más a la automatización para que los procesos financieros sean más rápidos y eficientes. Los procesos automatizados permiten a los directores financieros y a sus equipos elaborar informes con mayor frecuencia y precisión, llevar a cabo cierres financieros con mayor eficiencia y ahondar en los datos de la empresa para facilitar información estratégica útil al instante para otros líderes de la empresa.

 Gracias a los procesos automatizados, los directores financieros y sus equipos elaboran informes más frecuentes y precisos y efectúan cierres financieros con mayor precisión 

Un nuevo informe de CIMA (Chartered Institute of Management Accountants), revela que el 83 % de sus miembros está a favor de una mayor automatización de las finanzas, siempre que permita ahorrar tiempo y dinero o bien ayude a la toma de decisiones.

Y, aunque existe preocupación entre algunos trabajadores del sector financiero sobre la posibilidad de que la automatización suponga una amenaza para sus carreras, nada hay más lejos de la realidad. En todo caso, esta les libera de las tareas más pesadas y les permite concentrarse en actividades más valiosas y en las estrategias futuras. Dos tercios (el 62 %) de los consultados en la encuesta de CIMA consideran la automatización como un modo de aumentar la eficiencia.

Los imperativos digitales de las finanzas

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Descargue el informe de CIMA

Los profesionales de las finanzas comprenden esta necesidad. Nuestro último estudio, Finanzas modernas: Impulsar la transformación desde dentro, desveló que más de la mitad (el 54 %) de los líderes financieros se muestran a favor de modificar los actuales sistemas financieros para dar respuesta a la necesidad de una mayor productividad y agilidad. Otro dato revelador: el 43 % es partidario de implementar estos cambios para satisfacer una necesidad cada vez mayor de apostar por la innovación y las nuevas ideas.

Son muchas las razones por las que la automatización se ha convertido en uno de los mejores aliados del director financiero, pero destacan especialmente las siguientes:

Aportar orden al caos

Muchas empresas admiten que aún elaboran sus informes con entradas de datos y hojas de cálculo manuales, lo cual conlleva procesos muy largos que pueden sufrir retrasos en muchos puntos a lo largo de la cadena. Algunas de las organizaciones colaboradoras de Oracle admiten que, antes de automatizar sus procesos de elaboración de informes, necesitaban hasta 20 días para concluir el cierre financiero.

Los procesos automatizados en la nube, en lugar de un régimen desorganizado de mensajes de correo electrónico y de registros de auditoría poco claros y frustrantes, permiten propagar automáticamente cualquier entrada o modificación realizada en un informe a todos los demás documentos a los que afecta. Esto significa que todo el mundo trabaja con la misma información actualizada.

Como resultado, el proceso es más rápido y el registro de auditoría es más claro, lo que a su vez permite a las empresas crear y compartir informes actualizados siempre que las partes interesadas lo necesiten, no solamente con una periodicidad trimestral.

 Un proceso de elaboración de informes más unificado y preciso permite también una mayor exactitud 

Los directores financieros necesitan tomar decisiones con rapidez y estar seguros de que se basan en datos sólidos. Para el director financiero actual, es fundamental estar seguro de que los datos son precisos y que están en las manos adecuadas en el momento adecuado. Básicamente, los procesos manuales ya no son útiles.

Aumentar la rapidez sin sacrificar la calidad

Un proceso de elaboración de informes más unificado y preciso permite también una mayor exactitud. En los procesos manuales suelen intervenir varios participantes que trabajan con varias versiones de varias hojas de cálculo y, por tanto, existen muchas posibilidades de que se produzcan errores.

Las finanzas: el nuevo abanderado de la analítica aplicada

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Descargue el informe

En el caso de la conciliación de cuentas, cada aprobación puede implicar miles de conciliaciones e involucrar a cientos de empleados. Un equipo que se encuentre bajo presión para realizar un cierre tiene más probabilidades de cometer un error y hacer el seguimiento de un error en esta telaraña de procesos puede llegar a consumir un tiempo significativo.

Cuando todo el mundo trabaja con una fuente de información única y actualizada, la posibilidad de errores se reduce en gran medida, lo que permite a las empresas llevar a cabo el cierre financiero más rápidamente y con mayor confianza. Amazon redujo su proceso de cierre financiero de cinco días a uno mediante la automatización de sus procesos y, en la actualidad, el 80 % de sus conciliaciones en activos fijos se cierran automáticamente sin intervención manual.

Trabajar con mayor seguridad en la nube

Los procesos automatizados en la nube también mejoran la seguridad de los datos, ya que la información confidencial no queda expuesta durante un flujo de trabajo de creación de informes. Todos los datos se almacenan y se actualizan de forma centralizada y los líderes financieros pueden controlar el acceso, de manera que cada colaborador solo pueda manipular las entradas pertinentes.

Es comprensible que las organizaciones muestren recelo a la hora de confiar la información financiera a un proveedor externo, pero las empresas que evitan la nube por este motivo se guían por una falsa sensación de seguridad. El equipo de TI de una organización o su infraestructura tecnológica pueden ser muy buenos, pero es poco probable que superen a los de una empresa experta en la nube, cuyos expertos se dedican constantemente a optimizar la seguridad y la disponibilidad de sus aplicaciones.

No olvide las competencias

Es alentador comprobar que los profesionales financieros ven la automatización más como una oportunidad que como una amenaza. Pero, aunque los procesos automatizados ayudan a los directores financieros y a sus equipos a trabajar de forma más inteligente y responder a las expectativas de las partes interesadas, la tecnología por sí sola no es nada más que un elemento facilitador.

La cooperación cada vez más estrecha entre el hombre y la máquina no significa que los robots vayan a tomar el mando. Se trata más bien de integrar un valioso tesoro de datos cada vez mayor en las operaciones diarias de la empresa con el fin de optimizar el modo de llevar a cabo los negocios. Las decisiones estratégicas las siguen tomando los humanos y la tarea de comprender, interpretar y actuar sobre la base de los datos financieros requiere una mente entusiasta y poseedora de un amplio conocimiento sobre el sector.

Esta es otra manera en la que está cambiando el papel del profesional de las finanzas. Este debe contar con una serie de conocimientos mucho más amplios que le permitan garantizar que las nuevas tecnologías se utilizan de la forma más adecuada para que las personas sean más productivas y la junta directiva cuente con un valor añadido.

Los mejores directores financieros apuntan en la misma dirección que los objetivos de su organización y saben cómo utilizar los procesos que gestionan para tal fin. Esto requiere un profundo conocimiento de los datos y la capacidad de galvanizar a sus equipos. Asimismo, requiere tener la voluntad y la capacidad de trabajar con otras líneas del negocio para asegurarse de que todas las partes de la empresa se mueven al unísono.

También es crucial tener la capacidad de desarrollar argumentaciones de negocio de forma rápida y convincente en la sala de juntas. Las aplicaciones de automatización actuales permiten a los usuarios crear cuadros de mando personalizados para poder compartir los resultados financieros correspondientes con las partes interesadas internas y los líderes financieros son los responsables de explicar el contexto de estos datos.

La actividad financiera ya experimentó una transición de los libros de contabilidad y los cálculos manuales a las hojas de cálculo de Excel, así que ha llegado el momento de dar otro salto importante. Hoy en día, muchas de las formas en que nos comunicamos e interactuamos en el trabajo son automáticas y ya nos hemos acostumbrado a encontrar información al instante con el clic de un botón. Por tanto, es natural que esta evolución se implante tarde o temprano en el departamento de finanzas.

Los hallazgos de CIMA desvelan un entusiasmo por el cambio y ahora es el turno de las empresas para llevarlo a cabo.


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