COAM automatiza sus operaciones financieras con Oracle Cloud
El Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid redefine sus procesos de finanzas y compras con ayuda de Oracle Fusion Cloud ERP.
“Paso a paso, estamos ganando tiempo y ahorrando dinero mediante la adopción de procedimientos estándar gracias a Oracle Cloud ERP. Desplegamos un único modelo de datos que trasladará nuestros sistemas a la nube y disfrutaremos de todas las ventajas que eso representa para nuestra actividad.”
Desafíos del negocio
El Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid (COAM) representa los intereses profesionales de los más de 10 000 arquitectos colegiados de la capital española y protege los valores culturales y medioambientales de la arquitectura española. Forma a los arquitectos en todas las áreas de su disciplina, incluidas las técnicas y legales, y hace cumplir los estándares de la profesión.
Los ingresos del COAM se derivan de las cuotas de colegiación, los visados de aprobación de proyectos arquitectónicos, los cursos de formación y las actividades culturales organizadas en las instalaciones del Colegio o de otros organismos públicos.
El Colegio ejecutaba sus operaciones financieras mediante una combinación de procesos manuales y un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) local muy personalizado y obsoleto. El COAM necesitaba agilizar su departamento financiero y quería redefinir sus procesos de finanzas y compras.
¿Por qué el COAM eligió Oracle?
El COAM se decantó por Oracle para crear una arquitectura basada en la nube debido a su largo historial de innovación. Asimismo, como cliente de Oracle Database desde hace décadas, el COAM decidió seguir confiando en el proveedor que mejor conocía, y ahorrar así dinero en hardware y actualizaciones.
"Oracle Cloud siempre cuenta con las últimas actualizaciones. Tener acceso a los procesos de ERP más modernos supone una auténtica diferencia", señala Hugo Gómez-Carrillo Ruiz, director financiero del COAM.
Resultados
El COAM implementó Oracle Fusion Cloud ERP. Tras abandonar su sistema local manual y automatizar sus procesos, el departamento financiero del COAM está consiguiendo eficiencias significativas. Al ser una organización que gestiona miles de transacciones rutinarias a lo largo del mes, los pasos de modernización (como la carga masiva de las facturas mensuales recurrentes) han reducido significativamente su carga de trabajo.
El cierre mensual del Colegio, por ejemplo, se ha acelerado siete días, lo que da tiempo al personal para concentrarse en la planificación estratégica. El COAM también ahorra tiempo y esfuerzo generando automáticamente las cartas de aviso de remesa que se envían una vez que se han pagado las facturas entrantes.
Gracias a Oracle Fusion Cloud Procurement, el COAM disfruta ahora de una trazabilidad antes impensable y realiza un seguimiento del ciclo de vida de los pedidos de compra en una sola aplicación. "Nos está ofreciendo un control total de los costes. Nuestro siguiente objetivo es automatizar el procesamiento de facturas para mejorar la eficiencia de las cuentas a pagar", indica Gómez-Carrillo.
Además, ahora el COAM puede tomar decisiones financieras más rápidamente. Al acceder a los paneles de control e informes estándar de Oracle Cloud ERP, se puede analizar la antigüedad de las facturas, la deuda incurrida y los pagos del impuesto sobre el valor agregado (IVA) con tan solo hacer clic en un botón. "Antes no podíamos generar informes correctamente. Todo se hacía de forma puntual y en Excel, pero ahora podemos proporcionar a las personas que no forman parte del departamento de finanzas informes analíticos que las ayuden en su toma de decisiones", afirma Gómez-Carrillo.
Además, Oracle Cloud Infrastructure permite al COAM configurar una pasarela de comunicación con la Agencia Tributaria (AEAT) para enviar electrónicamente las declaraciones del IVA y recibir respuestas.
Con el fin de promover prácticas homogéneas en toda la organización, el equipo financiero del COAM estableció un cuadro de mandos para medir y ajustar la eficiencia, así como para generar transparencia. El plan prevé implementar Oracle Cloud ERP en toda la organización y configurar procesos de trabajo comunes.
El COAM está integrando las aplicaciones basadas en Oracle que se utilizan para los visados de proyectos arquitectónicos, las cuotas de colegiación, la gestión de eventos y la formación a través de Oracle Fusion Cloud Applications para que los cambios realizados se repliquen en Oracle Cloud ERP. "Disponer de una fuente de datos que pueda ser verificada en toda la organización es fundamental para tomar decisiones e impulsar la innovación", asegura Gómez-Carrillo. "Aporta un gran valor en términos de rapidez y eficiencia".
El COAM tiene varios proyectos basados en Oracle Cloud Infrastructure. Por ejemplo, una iniciativa de big data implica la incorporación en Oracle Cloud de más de 100 años de planes de construcción y especificaciones para la construcción de viviendas en Madrid.