Yupi reduce sus costos de mantenimiento de infraestructura de TI en un 25% tras migrar a Oracle Cloud

Yupi es una empresa colombiana productora de pasabocas salados y dulces con más de 40 años de experiencia en el mercado alimenticio del país. Desde 2009, también está presente en Ecuador, con procesos de producción y distribución en Guayaquil. A nivel nacional, la compañía se consolidó a finales de 2023 como el segundo mayor productor de pasabocas salados y dulces. Ahora, busca aumentar su participación en el mercado y expandirse aún más en las Américas. Yupi utiliza Oracle E-Business Suite como su sistema ERP corporativo, que soporta entre el 80 % y el 90 % de sus flujos de procesos de negocio. Sin embargo, hasta hace poco operaba en una infraestructura de servidores on-premises alquilados en centros de datos locales, los cuales carecían de escalabilidad y la dejaba muy vulnerable ante cualquier inconveniente. Además, la empresa enfrentaba largos tiempos de respuesta por parte de su proveedor para atender tickets de soporte técnico, lo que implicaba días de espera antes de restablecer la continuidad tecnológica de sus operaciones. En muchas ocasiones, Yupi tuvo que considerar la implementación de redundancias y procesos de contingencia, lo que representaba un costo significativo. Ante este escenario, la compañía decidió buscar soluciones que mejoraran su infraestructura tecnológica, con el objetivo de optimizar el rendimiento de sus sistemas de gestión interna.

Yupi analizó varias alternativas para mejorar su infraestructura tecnológica. Comenzó explorando opciones de centros de datos locales, pero poco a poco comenzó a considerar una alternativa en la nube. Para la empresa, esto representaba un territorio desconocido, ya que durante mucho tiempo habían trabajado exclusivamente con servidores on-premises. La nube le parecía algo inalcanzable. Así que un factor clave en su proceso de decisión fue la prueba de concepto de dos meses que Oracle le ofreció, con el apoyo de sus especialistas y de la consultoría Iteria. Para Yupi, esta experiencia fue fundamental, ya que le permitió familiarizarse con el entorno en la nube. Durante la prueba, pudo realizar ejercicios de creación de bases de datos, pruebas de carga y descarga de datos, y resolver dudas sobre conectividad y latencia, entre otros. Esta experiencia le brindó tranquilidad y confianza, lo que permitió al equipo técnico expresar con seguridad a la gerencia que Oracle Cloud Infrastructure (OCI) era el camino ideal para mejorar los indicadores clave de la empresa.

Yupi ya no necesita preocuparse por mantener servidores propios en centros de datos locales. Con Oracle Cloud Infrastructure (OCI), su infraestructura tecnológica se encuentra en una nube segura y escalable, con un costo predecible. Esto le garantiza mayor seguridad, tranquilidad y un mejor rendimiento de sus aplicaciones, además de un ahorro del 25% en costos de mantenimiento en comparación con su antigua infraestructura on-premises. En parte, esto se debe a que cuenta con mayor capacidad de almacenamiento y procesamiento de datos, más servidores y pueden aprovechar características integradas en la solución sin costo adicional. Un ejemplo son los balanceadores de carga, que distribuyen el tráfico de red igualmente entre varios servidores de aplicación. Así, si un servidor falla, los demás siguen operativos sin afectar las actividades de los usuarios. Antes, si necesitaban un balanceador, tenían que adquirirlo por separado. Otro beneficio registrado en los últimos años es la disminución de los tiempos de respuesta a tickets de soporte. Antes, si la empresa experimentaba una caída de los servidores o un disco duro se dañaba a las 3 de la mañana, el equipo de TI tenía que abrir una solicitud al proveedor del centro de datos local que les prestaba servicio. Esa solicitud pasaba por una cadena de aprobaciones, lo que resultaba en hasta tres días de espera para que la demanda fuera atendida. Con OCI, los tiempos de respuesta son de solo dos horas. Esto se debe a que, en OCI, la empresa tiene todos los recursos a la mano; así que, con el perfil de administrador, los responsables tienen la autonomía para acceder, gestionar y corregir cualquier recurso en cuestión de horas. Esto ha sido un gran beneficio interno, ya que brinda tranquilidad al área de TI, que sabe que tiene soporte disponible 24/7. Además, el equipo de TI ahora dispone de más tiempo para optimizar procesos, en lugar de solo mantenerlos o resolver problemas que puedan surgir. Esto ha resultado en una mejora significativa en el rendimiento de diversos procesos internos, como el cierre de mes, las liquidaciones de importaciones y el análisis y cierre de órdenes de compra mensuales. Antes de la migración, la empresa recibía quejas de usuarios de distintos niveles sobre estos procesos, pero desde entonces esas quejas se han reducido a cero. En el caso específico del cierre contable, con OCI logró reducir el tiempo de 5 a solo 3 días. En cuanto al procesamiento de órdenes de compra, pasó de ejecutar el proceso en una hora a completarlo en solo 10 minutos.

La migración de la infraestructura on-premises de Yupi a OCI contó con el apoyo de los equipos de Oracle y de la consultoría Iteria, que han acompañado a la empresa durante algunos años en la administración de su plataforma ERP corporativa, Oracle E-Business Suite. Siguiendo las mejores prácticas de implementación de proyectos, organizaron la migración en dos etapas, que tomaron un total de siete meses. Primero, estabilizaron la infraestructura tecnológica en la nube mediante la configuración, monitoreo y optimización de los servidores, asegurando el rendimiento de los procesadores para lograr conexiones óptimas y seguras. Paralelamente, actualizaron el ERP corporativo a la última versión disponible y lo migraron a OCI, mejorando no solo la infraestructura técnica, sino también diversos procesos internos en áreas como compras, producción y cuentas por pagar. Esta planificación fue clave para que la migración fuera fluida y prácticamente imperceptible para los usuarios: muchos de los casi 450 empleados que utilizan el ERP corporativo ni siquiera notaron el cambio de servidores en un centro de datos local a una infraestructura en la nube ubicada en otro país.