Migration de l’ERP dans le Cloud

Migration de l’ERP dans le Cloud
Ce qu’une tasse de café remplie à ras bord peut nous apprendre sur la migration de l’ERP dans le Cloud

Gabriel Gheorghiu, fondateur de Questions Consulting, @ggheorghiu


La migration de votre ERP dans le Cloud ne doit pas forcément être chaotique

Voici un scénario qui peut vous paraître familier. Arrivé très tôt au bureau et pas encore bien réveillé, vous remplissez votre tasse de café à ras bord et devez retourner à votre bureau sans qu'elle ne se renverse. En la tenant, vous avez de grandes chances de vous brûler les doigts. Sinon vous pouvez attendre que le café refroidisse, en boire quelques gorgées et la porter sans difficulté jusqu'à votre bureau, mais cela constitue une perte de temps après vous être levé si tôt. La dernière option est de déverser le surplus dans l’évier : c’est la solution la plus sûre, mais vous perdez du café.

 

« La meilleure option pour les entreprises, même si elle n’est pas toujours simple, est de se montrer plus sélectives et de se débarrasser de certaines données avant de passer au Cloud. »

À ce stade, vous vous demandez peut-être quel est le lien avec l’ERP Cloud, mais soyez patient. De nombreuses entreprises qui prévoient de migrer leur ERP On-Premise vers le Cloud se retrouvent elles aussi face à une “tasse remplie à ras bord”. Elles ont accumulé tant de données et tant de processus entremêlés dans leurs anciens systèmes qu’il est devenu presque impossible de migrer toutes ces informations vers le Cloud de manière rapide et sécurisée.

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En cherchant à migrer l’intégralité des données, les entreprises se brûleront les doigts et d’importantes données seront perdues lors de la transition. À l’inverse, si les entreprises prennent le temps de passer au crible toutes les données de leur ancien ERP, il faudrait des mois avant qu’elles puissent réellement lancer la transition. La meilleure option pour les entreprises, même si elle n’est pas toujours simple, est de se montrer plus sélectives et de se débarrasser de certaines données avant de passer au Cloud.

Il faut évidemment trouver un juste milieu. À une époque où les données constituent l’une de leurs ressources les plus précieuses, les entreprises doivent faire le maximum pour conserver les informations qui les aideront à mieux servir leurs clients. Cela dit, il convient de définir une limite.

Voici quelques conseils pour effectuer une transition en douceur d’un ERP On-Premise à un ERP Cloud. Ils sont fondés sur mes expériences passées avec les clients.

Étape 1 : Décider quels éléments garder

Dans le cadre du nettoyage des données, on peut être tenté d’agir vite et d’en profiter pour éliminer des tas d’informations stagnantes. Or, les entreprises doivent adopter une approche plus stratégique.

 De nombreuses données anciennes sont inexactes ou obsolètes et doivent être nettoyées. 

Pour commencer, lorsqu’elles décident quelles données migrer, les entreprises doivent prendre en compte les réglementations de conformité. Bien sûr, elles doivent savoir quelles données financières elles ont l’obligation de conserver et pendant combien de temps, mais cela est souvent plus compliqué qu’il n’y paraît.

Les entreprises qui opèrent dans plusieurs pays ne peuvent pas appliquer la même date d’expiration à toutes leurs données car chaque région est régie par des réglementations différentes. Les entreprises évoluant dans des secteurs lourdement réglementés, comme le secteur de la santé et les services financiers, doivent être encore plus vigilantes à cet égard et procéder à une évaluation détaillée de leurs obligations légales dans chaque juridiction où elles opèrent.

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Bien sûr, il y a peu d’intérêt à préserver des données qui sont véritablement obsolètes et non pertinentes. Face à l’utilisation croissante de nouveaux systèmes analytiques et de BI, il est fortement recommandé aux entreprises de conserver leurs données historiques pour améliorer leurs prévisions. Or, dans certains cas, le temps et le coût requis pour assembler de grands volumes de données sont trop importants par rapport aux avantages escomptés. Réaliser une analyse coûts-avantages réaliste est le meilleur moyen de gérer ce dilemme et de s’assurer de conserver autant de données importantes que possible sans faire peser un fardeau trop lourd sur l’entreprise.

Il est également important de noter que de nombreuses données anciennes sont inexactes ou obsolètes et doivent être nettoyées, ce qui m’amène au point suivant.

Étape 2 : Nettoyer et convertir

Toute migration vers le Cloud exigera dans une certaine mesure une validation et une déduplication des données, deux tâches pouvant être chronophages et complexes lorsqu’il s’agit de données ERP. Même une erreur involontaire peut créer des problèmes. Je me souviens d’une entreprise qui avait mal orthographié « Dallas » (« Dalas ») lors de l’intégration manuelle des données client dans son ancien système et qui ne trouvait pas les informations au bon emplacement sur son ERP Cloud. Elle a découvert par la suite que cette simple erreur empêchait le logiciel de détecter que le client était basé au Texas.

 Au final, c’est à l’entreprise et à son équipe financière d’aligner ses outils sur ses projets futurs.  

Une des causes principales tient à ce que les anciens systèmes ERP créaient traditionnellement des ensembles de fichiers différents pour chaque pays dans lequel une entreprise opérait, alors que les systèmes ERP Cloud actuels servent toute l’entreprise et hébergent toutes les données à un seul endroit. Par conséquent, lors de la migration de l’un à l’autre, les entreprises devront sans doute gérer des données en double et une absence de relation claire entre les différentes informations conservées à différents emplacements.

Des problèmes auxquels s’ajoute la duplication involontaire des données, par exemple à cause d’un nom de client mal orthographié qui peut avoir créé plusieurs enregistrements pour un seul compte dans votre ancien système. Les experts informatiques ne le savent que trop bien : si les données entrées sont mal définies, les résultats qui sortent du système seront erronés. Il est donc impératif que les entreprises procèdent à une déduplication avec une mise en correspondance rigoureuse des champs si elles veulent conserver les données appropriées au bon endroit et les rendre accessibles à tous.

Étape 3 : Mettre en correspondance et mapper

La migration vers les systèmes ERP Cloud n’est pas seulement une question de précision des données individuelles, mais également de relation entre les données. C’est pourquoi il est si important de ne pas simplement mapper ces relations, tâche qui peut être facilement effectuée par l’équipe informatique, mais de décider de leur logique sous-jacente. Pour y parvenir, les responsables de service et les directeurs financiers doivent travailler ensemble, car ces relations ont un impact fondamental sur la stratégie de l’entreprise.

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Tout fournisseur de Cloud digne de ce nom pourra fournir des outils pouvant faciliter ce processus, mais au final, c’est à l’entreprise et à son équipe financière d’aligner ses outils sur ses projets futurs. Prenons par exemple une entreprise manufacturière. Chaque produit qu’elle vend a un coût (comprenant entre autres l’acquisition, la main-d’œuvre, les matériaux, la logistique et l’entreposage), mais il présente également différents profils de coût (s’il est envoyé vers un marché d’exportation différent, par exemple). Toutes ces informations doivent être reportées avec exactitude dans le nouveau système ERP de l’entreprise. Toute incohérence pourrait mener à des erreurs de facturation, ce qui rebuterait les clients et affecterait les bénéfices de l’entreprise.

La migration vers le Cloud est relativement simple en tant que projet de transformation informatique, mais elle représente tout de même son lot de difficultés. La chose la plus importante pour toute entreprise est de faire des choix tactiques, et de comprendre parfaitement comment se préparer à la migration avant de se lancer. En se concentrant sur les variables appropriées, l’entreprise peut réussir le passage de son ERP dans le Cloud et entreprendre sa transformation sans se brûler les doigts.


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