Riconciliazione dei conti

Accounts Reconciliation
Riconciliare i conti?
Meglio automaticamente!

Andrea Cravero, Western Europe Applications Solution Consulting Senior Director,
EPM, Oracle @andreacravero


Per le aziende la riconciliazione dei conti è un'attività cruciale che sta diventando sempre più complessa

Intel

Per le aziende, la riconciliazione dei conti è un'attività cruciale che sta diventando sempre più complessa. Il rapido cambiamento delle normative sulla rendicontazione e la necessità di informazioni precise e puntuali sulla situazione finanziaria dell'azienda si sommano per complicare ulteriormente il raggiungimento della piena conformità. Secondo una ricerca, più del 95 per cento* dei dirigenti finanziari ritiene che gli oneri relativi alla conformità siano destinati a crescere nei prossimi anni - o nel caso migliore a restare inalterati.

Malgrado ciò, più del 60% delle aziende si affida ancora a sistemi manuali per la riconciliazione dei conti*. Con questo approccio, il processo implica una sequenza quasi casuale di conversazioni via email, telefoniche o di persona che si traducono in un audit trail caratterizzato da una frustrante mancanza di chiarezza. Le inefficienze possono poi moltiplicarsi rapidamente nelle aziende con molte business unit operanti in vari mercati.

Al fine di risolvere questi problemi, diverse organizzazioni hanno finalmente deciso di automatizzare la riconciliazione. I processi automatizzati hanno un audit trail molto chiaro, che permette di ottenere una migliore trasparenza e precisione. Questa crescita nel livello di rigore rende più semplice tenere traccia di quanto accade e velocizza significativamente l'esercizio di chiusura. L'automazione migliora inoltre la sicurezza dei dati, dal momento che le informazioni sensibili non vengono più disseminate senza protezioni nel workflow di riconciliazione.

Per esempio, Amazon ha recentemente automatizzato 16.000 riconciliazioni mensili, mentre in precedenza si affidava a un sistema completamente manuale di fogli elettronici. L'azienda ha implementato un sistema automatizzato globale, dall'analisi durante il processo di chiusura fino alla produzione di report finanziari certificati e alla gestione dei master data. Attualmente, Amazon ha automatizzato l'80% della riconciliazione e può completare la chiusura in soltanto un'ora.

Forum Energy Technologies, una società internazionale operante nel settore dei prodotti per l'estrazione petrolifera, deve gestire per ogni chiusura 104 libri contabili e riconciliare 4.200 conti. In precedenza lo faceva via email, chiedendo ai vari team di confermare manualmente che ogni conto fosse stato riconciliato inviando una risposta “sì/no”. Automatizzando la riconciliazione anche soltanto della metà dei libri contabili, l'azienda è riuscita a ridurre i tempi di chiusura di due giorni.

L'automazione della riconciliazione dei conti offre anche una vista più aggiornata sui dati di gestione. Quando venivano utilizzati i vecchi sistemi manuali, i dirigenti di Amazon ricevevano due report al mese sullo stato del processo di riconciliazione e la preparazione di ciascuno di questi report richiedeva vari giorni di lavoro. Ora che il processo è stato automatizzato, i dirigenti possono accedere a report 'live' ogni volta che lo desiderano. Il team della contabilità non deve più dedicare intere giornate di lavoro ai fogli elettronici per rendere disponibili questi aggiornamenti.

Questa visibilità permette ai decision-maker di valutare con maggiore facilità quali parti dell'azienda siano più (o meno) efficienti, in modo da risolvere il problema più rapidamente. Consente inoltre di identificare i colli di bottiglia nel workflow e gestire questi problemi con maggiore efficienza, velocizzando ulteriormente il processo di chiusura.

La prossima fase nell'evoluzione del processo di  riconciliazione dei conti è costituita dal passaggio alcloud , che offre un approccio ancora più flessibile e permette ai team della contabilità di concentrarsi sui problemi realmente importanti. L'integrazione del processo con i sistemi di back office aumenta la flessibilità della riconciliazione dei conti per i sistemi ERP ed EPM e permette di gestire meglio i workflow a livello dell’intera azienda.

Non si può sfuggire alla necessità di processi contabili trasparenti e in grado di soddisfare normative sempre più stringenti. Inoltre, come indicato in precedenza, molti responsabili finanziari sono perfettamente consapevoli del continuo aumento degli adempimenti normativi. Per restare al passo con questi cambiamenti è indispensabile seguire un approccio più moderno e preciso alla chiusura finanziaria, in modo da garantire che l'azienda operi sempre nelle condizioni migliori e senza alcun rallentamento dovuto a processi obsoleti.


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