Migrazione dell'ERP sul cloud

Migrazione dell'ERP sul cloud
Cosa hanno in comune una tazzina di caffè e la migrazione dell'ERP sul cloud?

Gabriel Gheorghiu, fondatore di Questions Consulting, @ggheorghiu


La migrazione dell'ERP sul cloud non deve essere un processo complicato

Ecco una scena che potrà sembrarti familiare. Nel trambusto mattutino in ufficio per sbaglio riempi troppo la tazzina di caffè. Potresti spostare la tazzina ancora piena e rovente sulla tua scrivania, ma sei quasi sicuro di rovesciare il caffè dappertutto. La seconda opzione sarebbe quella di aspettare fino a quando il caffè non si sia raffreddato, così potrai sorseggiarne un po' e portare il resto fino alla scrivania, ma questo significa perdere quel tempo prezioso che hai guadagnato arrivando presto in ufficio. L'opzione finale consiste nello svuotare lentamente la tazza: è la scelta più sicura ma così avrai meno caffè.

 

"L'opzione migliore, anche se non sempre semplice, è che le aziende siano più selettive ed eliminino alcuni dati prima di spostarli sul cloud."

A questo punto ti starai chiedendo cosa ha a che fare tutto questo con l'ERP sul cloud, è presto detto. Molte aziende che intendono passare da una soluzione ERP on-premise a una sul cloud sono protagoniste di una scena simile. Hanno raccolto così tanti dati e hanno sviluppato così tanti processi correlati nei loro sistemi legacy che è diventato quasi impossibile migrare tutte queste informazioni sul cloud in modo rapido e sicuro.

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Qualunque tentativo di migrazione e aggiornamento ("lift and shift") causerebbe dei danni all'azienda che perderebbe dei dati importanti durante lo spostamento. D'altra parte, se le aziende si prendono del tempo per analizzare ogni data point nel loro sistema ERP legacy potrebbero volerci dei mesi prima di iniziare effettivamente la transizione. L'opzione migliore, anche se non sempre semplice, è che le aziende siano più selettive ed eliminino alcuni dati prima di spostarli sul cloud.

Va sicuramente trovato un compromesso. In un'epoca in cui i dati rappresentano uno degli asset più preziosi, le aziende devono tenersi strette le informazioni che le aiuteranno a servire meglio i clienti. Detto ciò, dobbiamo cominciare a mettere un limite da qualche parte.

Questi sono i consigli per una transizione efficace da una soluzione ERP on-premise a una sul cloud sulla base delle esperienze con i miei clienti:

Fase 1: decidere cosa tenere

Agire rapidamente e pensare alla pulizia dei dati come a un'opportunità per eliminare pagine e pagine di informazioni stagnanti potrebbe essere allettante, ma le aziende devono adottare un approccio più strategico.

 Molti vecchi dati sono poco precisi o superati e devono essere
eliminati. 

Le aziende devono tenere conto delle normative sulla compliance dei dati quando scelgono cosa trasferire. Una scelta del genere si spiega da sola: le aziende devono sapere quali dati finanziari sono obbligate a conservare e per quanto tempo prima di poterli eliminare. Ma spesso la situazione è più complicata di quanto sembri.

Le aziende che operano in diversi paesi non possono applicare la stessa data di scadenza dal momento che ogni area ha diverse normative che devono essere rispettate. Le aziende che lavorano in settori con normative molto rigide, come quello sanitario o dei servizi finanziari, devono essere ancora più attente in questo senso ed effettuare una revisione dettagliata degli obblighi legali previsti da tutte le giurisdizioni in cui operano.

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Ovviamente, conservare dati superati e irrilevanti non è utile. Dato che le aziende lavorano sempre più con analisi dei dati e sistemi BI nuovi si dà molta importanza alla conservazione dei dati cronologici per migliorare le attività di forecasting, ma in alcuni casi i tempi e i costi previsti per raccogliere ampi volumi di informazioni superano i potenziali vantaggi. Un'analisi pratica dei costi-benefici è il modo migliore per gestire il problema e garantire di poter conservare il maggior numero di dati di valore possibile senza creare eccessivi ostacoli all'azienda.

È altrettanto importante notare che molti vecchi dati sono poco precisi o superati e devono essere eliminati. Osservazione che mi conduce al punto successivo.

Fase 2: pulire e trasformare

Qualunque migrazione sul cloud implica una certa attività di convalida e de-duplicazione dei dati che può richiedere molto tempo e risultare complessa quando si tratta di dati ERP. Anche un errore fatto in buona fede può causare problemi. Ricordo un'azienda che aveva scritto "Dalas" al posto di "Dallas" durante l'inserimento manuale dei dati del cliente nel sistema legacy e non riusciva a trovare le informazioni nel sistema ERP cloud. Alla fine si è scoperto che il software non riusciva a identificare il Texas come sede del cliente per via dell'errore ortografico.

 In ultima analisi spetta all'azienda e al suo team finanziario allineare la mappatura con i piani futuri. 

Una delle ragioni principali è che i sistemi ERP legacy solitamente creavano diversi set di file per ogni paese in cui l'azienda operava, mentre i sistemi ERP cloud di oggi agiscono sull'intera azienda e ospitano tutto in un unico posto. Questo significa che quando si migra da un sistema all'altro, probabilmente si verificheranno molti casi in cui i dati verranno duplicati e mancherà una relazione chiara tra le informazioni conservate nelle diverse sedi.

Aggiungiamo anche i problemi più comuni della duplicazione dei dati non intenzionale, ad esempio un semplice errore ortografico nel nome di un cliente che potrebbe avere creato record multipli per un singolo account nel sistema legacy.  Come gli esperti IT sanno fin troppo bene, "garbage in" equivale a "garbage out", per cui è necessario che le aziende intraprendano un accurato processo di de-duplicazione che segua una rigorosa corrispondenza dei campi se desiderano conservare i dati giusti al posto giusto e renderli accessibili a tutti.

Fase 3: abbinare e mappare

La migrazione sui sistemi ERP cloud non è legata soltanto alla precisione di ciascun data point ma alla loro relazione. Per questo motivo è importante non soltanto mappare queste relazioni, un compito che può essere eseguito abbastanza facilmente dal reparto IT, ma decidere quale logica si cela dietro di loro. È necessario che i responsabili dei dipartimenti e i CFO lavorino insieme per raggiungere questo risultato dato che queste relazioni hanno un impatto fondamentale sulla strategia aziendale.

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Ogni fornitore di servizi cloud che si rispetti offre strumenti in grado di aiutare le aziende a gestire questo processo, ma in ultima analisi spetta all'azienda e al suo team finance allineare la mappatura con i piani futuri.  Pensiamo alle aziende manifatturiere. Ogni prodotto venduto ha un costo (tra cui acquisizione, manodopera, logistica, magazzino e via dicendo) ma potrebbe anche avere profili di costo diversi (se viene spedito a diversi mercati di esportazione, ad esempio). Tutte queste informazioni devono essere accuratamente riportate nel nuovo sistema ERP. Qualunque mancanza di uniformità potrebbe condurre a errori di fatturazione che allontanerebbero i clienti influendo negativamente sui profitti dell'azienda.

Migrare sul cloud è relativamente semplice dato che l'IT sta subendo processi di trasformazione, ma nessuno ha mai detto che si tratta di un processo senza sfide. La cosa più importante è che le aziende adottino un approccio strategico e comprendano completamente come prepararsi al cambiamento prima di mettere in atto il piano. Tenendo in considerazione tutte le variabili giuste, avranno più possibilità di spostare il sistema ERP sul cloud in modo efficace e di uscire dalla trasformazione senza cicatrici.


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