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Automazione dei servizi condivisi

Automazione dei servizi condivisi
Un nuovo protagonista dei servizi condivisi: l'RPA

Dee Houchen,
Senior Director of ERP solutions at Oracle @DeeHouchen


I servizi condivisi sono pronti per un nuovo look

Le aziende hanno sempre cercato di ridurre i costi dei servizi condivisi. Dopotutto, perché investire in un centro di costo che rappresenta un valore strategico così limitato per l'azienda?

Sono stati fatti dei significativi passi in avanti nel corso degli anni grazie ai quali molti processi semplici sono stati centralizzati o esternalizzati, ma il tempo e il denaro richiesto per l'esecuzione di queste operations continua a schiacciare i profitti dell'azienda.

I robot lasciano il segno

Automazione robotica dei processi

In che modo l'automazione robotica dei processi sta ridisegnando i servizi condivisi?

La chiave per ridurre i costi dei servizi condivisi è snellire e rendere più efficienti i processi amministrativi: il campo di prova ideale per l'automazione. 

Utilizzare l'automazione robotica dei processi (Robotic Process Automation, RPA). L'RPA sta assumendo un ruolo sempre più importante nei servizi condivisi perché permette alle aziende di sistematizzare le attività semplici e ripetibili. Questo non significa che i lavoratori addetti ai servizi condivisi verranno sostituiti dai robot meccanici come avviene nella produzione. I robot virtuali (robot software) programmati per imitare il numero di tasti utilizzato dai dipendenti effettueranno i lavori di ufficio e li completeranno più rapidamente e accuratamente a un costo inferiore. 

Ovviamente, l'automazione non è una novità per il dipartimento finanziario. Molte aziende utilizzano il riconoscimento ottico dei caratteri per inserire le fatture dei fornitori nei sistemi ERP anziché farlo manualmente. Tuttavia, in questi tempi di incertezza economica, i CEO stanno riducendo considerevolmente le operations che non aggiungono valore e si aspettano che i CFO li aiutino ad aumentare l'efficienza.

 

"I robot virtuali (robot software) programmati per imitare il numero di tasti utilizzato dai dipendenti effettueranno i lavori di ufficio e li completeranno più rapidamente e accuratamente a un costo inferiore."

Per molte aziende, la capacità di svecchiare i propri sistemi e di aumentare al tempo stesso il grado di efficienza rappresenta un elemento di grande attrattiva e l'RPA è particolarmente adatto a questo compito. Inoltre, più transazioni l'azienda riesce ad automatizzare, maggiore sarà il risparmio: per questo motivo l'applicazione dell'RPA rappresenta un valore importante.

Tieni le luci accese... per adesso

Automazione robotica dei processi

In che modo l'automazione robotica dei processi sta ridisegnando i servizi condivisi?

Da anni le aziende sono alla ricerca dell'automazione totale per le attività di routine e l'avvento della AI, dei chatbot e di altre forme di automazione sta portando alla realizzazione di questo sogno.

Detto ciò, un vero approccio automatizzato è ancora lontano. Se da una parte alcuni fornitori specializzati utilizzano con successo l'RPA, dall'altra la maggior parte delle aziende deve fare i conti con un insieme disorganizzato di processi e dati in cui ogni dipartimento gestisce le attività più semplici in modi completamente diversi. Fino a quando le aziende non standardizzeranno i processi con più forza, il loro investimento nell'RPA porterà soltanto alla velocizzazione di una situazione molto confusa.

Aggiungere la AI ai processi esistenti

I business case più interessanti avverranno quando l'RPA svilupperà funzionalità di machine learning. A quel punto la funzione dei servizi condivisi diverrà un meccanismo di auto-miglioramento che analizzerà costantemente i processi, fornendo consigli sul loro miglioramento in tempo reale.

 

"L'RPA mostrerà il suo vero potenziale quando influenzerà il processo decisionale umano per il bene dell'azienda."

In altre parole, l'RPA mostrerà il suo vero potenziale quando influenzerà il processo decisionale umano per il bene dell'azienda. Oracle ERP Dynamic Discounting è un esempio della messa in pratica di questo concetto: l'applicazione monitora le fatture dei fornitori e individua quelle che offrono sconti in caso di pagamento rapido, permettendo ai team finance di dare la giusta priorità ai pagamenti.

Il nuovo look del back-office

Automazione robotica dei processi

In che modo l'automazione robotica dei processi sta ridisegnando i servizi condivisi?

L'automazione e la AI permetteranno alle aziende di ridurre i costi dei servizi condivisi e alle HR e ai team finance di concentrarsi su attività che offrono un maggior valore aggiunto come la partnership tra aziende. Da tempo il consiglio di amministrazione chiede che il back office assuma un approccio più strategico: più processi vengono automatizzati, più tempo ed energia i dipendenti delle HR e del team finance possono dedicare allo sviluppo del futuro dell'azienda.

Tutto questo coincide inoltre con un periodo in cui le aziende stanno migrando i sistemi di back office sul cloud. Un ripensamento dei servizi condivisi è un'estensione naturale di un più ampio progetto di trasformazione dell'IT.

Solo il tempo dirà quanto sarà importante il ruolo dell'RPA nei servizi condivisi, ciò che è certo è che via via che la tecnologia diventa più sofisticata e accessibile, le aziende sono portate a ripensare al proprio approccio.

È importante notare in che modo l'RPA influirà sulle competenze degli impiegati dei servizi condivisi. Alcune aziende potrebbero decidere di internalizzare le attività di alto livello mentre altre potrebbero investire nell'ampliare le competenze tecnologiche dei dipendenti dei centri più lontani. In entrambi i casi, il back office subirà certamente una trasformazione.


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