Almuftah integra i processi di finance e HR in Oracle Cloud

Nato negli anni '60 come rivenditore di pneumatici, Almuftah Group si è evoluto in una delle più grandi e diversificate imprese del Qatar e una delle 100 più importanti aziende a conduzione familiare in Medio Oriente.

L'azienda lavora con una rete di partner stranieri, istituzioni governative e imprese locali per eseguire grandi progetti di costruzione, ingegneria civile e industriale come parte del boom edilizio in Qatar. Inoltre, Almuftah possiede business in un'ampia gamma di settori, tra cui il settore automobilistico e dei trasporti, le attrezzature industriali, la TV via cavo e via satellite, l'istruzione, i ristoranti, il turismo, il settore immobiliare, e quello dei prodotti personali quali elettronica, mobili, gioielli, orologi e cosmetici.

Almuftah non aveva un'applicazione ERP moderna che lo aiutasse a gestire i suoi business in continua crescita. I sistemi legacy interni, tra cui i fogli di calcolo, non erano integrati l'uno con l'altro, cosa che forniva una scarsa visibilità finanziaria sulle divisioni. Almuftah aveva bisogno di un'applicazione per lo aiutasse a integrare i processi, ridurre i costi, migliorare l'analisi dei dati e allocare le risorse in modo più efficiente.

Almuftah ha chiesto a un team di Oracle Insight di analizzare le sfide tecnologiche e aziendali dell'organizzazione e di dare consigli su come sostituire i suoi sistemi legacy. Oracle Insight ha proposto una trasformazione digitale trifase basata sull'automazione e sull'integrazione dei processi di finance, supply chain e HR dell'azienda.

Nel 2018, Almuftah ha iniziato ad implementare i moduli di finance e procurement di Oracle Cloud ERP e il modulo per il ciclo paghe di Oracle Cloud HCM.

Khaled Elhusseiny, chief financial officer di Almuftah, aveva precedentemente implementato l'applicazione on-premise Oracle E-Business Suite in due altre aziende in Qatar. Sulla base della sua esperienza con quelle applicazioni e la loro personalizzazione e su consiglio di Oracle Insight, ha proposto una soluzione cloud per la trasformazione digitale del gruppo.

"Ho vissuto l'incubo delle personalizzazioni e non voglio viverlo di nuovo", afferma Elhusseiny. "E l'altro problema che abbiamo evitato scegliendo Oracle Cloud non è non dover sostenere le spese dell'hardware on-premise e di altri costi nascosti. Tutto ciò che devo pagare è un abbonamento annuale, niente di più".

Almuftah è stato in grado rendere operative le applicazioni in 36 delle sue aziende in soli 12 mesi.

Il reparto finanziario di gruppo di Almuftah adesso fornisce ai manager di divisione report mensili sui margini di profitto, poiché i dati del modulo di finance di Oracle Cloud ERP, abbinati al modulo di payroll di Oracle Cloud HCM, forniscono visibilità in tempo reale sulle vendite e sul costo del venduto. I report sui cicli di vendita e recupero crediti sono diventati giornalieri.

Anche il team di finance del gruppo effettua la chiusura mensile molto più velocemente di prima - in media in appena una settimana, metà del tempo che serviva precedentemente - cosa che permette al reparto di consegnare i report al management in modo tempestivo. E ora ci vogliono quattro settimane, e non otto, per preparare il budget annuale. Grazie a una gestione più rigorosa dei flussi di cassa, Almuftah può pagare dipendenti, fornitori e subappaltatori più rapidamente.

L'uso del modulo di procurement di Oracle Cloud ERP da parte del gruppo ha ridotto le tempistiche di approvazione degli ordini di acquisto da due settimane a tre o quattro giorni, mentre il ciclo procure-to-pay, precedentemente ostacolato dai punti critici, scorre senza problemi. Inoltre, Almuftah ha messo fine a ordini duplicati e malintesi automatizzando le transazioni di acquisto e adottando come procedura la collaborazione di progetto e la gestione dei documenti online.

Per la gestione delle HR, Almuftah prima di tutto si è concentrato sul ciclo paghe. Il modulo per il ciclo paghe di Oracle Cloud HCM assegna ogni dipendente a un centro di profitto e genera i costi su base mensile. Grazie all'integrazione con Oracle Cloud Financials, il nuovo sistema ha eliminato la sovrapposizione tra finance e HR, razionalizzando i costi del personale che in precedenza rappresentavano fino al 70% delle spese operative in alcune parti dell'organizzazione.

L'implementazione delle applicazioni cloud di Almuftah ha consentito al personale di finance, contabilità e HR di dedicarsi maggiormente agli analytics aziendali e meno alle attività manuali. Con il sistema legacy preesistente, il rapporto tra lavoro d'ufficio e l'analisi di livello superiore di margini di profitto, strategie di vendita e altri fattori aziendali fondamentali, era di circa 80:20. Oggi è più simile a 20:80.

 

Almuftah intende implementare moduli applicativi aggiuntivi, tra cui budgeting e pianificazione, pianificazione strategica della forza lavoro, gestione della redditività e dei costi, gestione della formazione e determinazione dei costi di produzione. Una terza fase si concentrerà su vendite, marketing e customer service.