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Che cos'è Hotel PMS?
I sistemi di property management (PMS) per gli hotel gestiscono tutti gli aspetti delle attività alberghiere e permettono di offrire agli ospiti esperienze di qualità superiore.
Esperienza impeccabile per gli ospiti
con Hotel PMS
Un sistema di property management (PMS) per gli hotel era tradizionalmente definito come una piattaforma che permetteva a un hotel o a un gruppo alberghiero di gestire le attività di front office, come le prenotazioni, le operazioni di check-in e check-out dei clienti, l'assegnazione delle camere, la gestione delle tariffe e la fatturazione. Hotel PMS (PDF) ha offerto una piattaforma software che ha sostituito questi processi laboriosi, basati su documenti cartacei e complicati fogli di calcolo.
Tuttavia, la tecnologia PMS per gli hotel ha continuato a evolversi con l'integrazione di servizi che vanno ben al di là del front desk. Hotel PMS è ora un sistema che gestisce le attività operative critiche e consente agli albergatori di offrire ai clienti un'esperienza più agevole ed efficiente. Hotel PMS si integra con altri servizi in sede per offrire ai clienti un'esperienza completa che comprende anche gli aspetti seguenti:
- Attività Food & Beverage
- Gestione delle attività di housekeeping e manutenzione (PDF)
- Vendite e catering per prenotazioni di gruppo e gestione di eventi
- Revenue management
- Distribuzione multicanale
- Gestione della spa
I vantaggi offerti dalla soluzione Hotel PMS
L'esperienza di viaggio di un cliente inizia con la scelta della destinazione e, contemporaneamente, con la ricerca di un hotel. L'attività di ricerca e prenotazione dei clienti prima del soggiorno, la loro interazione con l'hotel e il personale presso la struttura prescelta, l'esperienza in camera e la condivisione del loro feedback sui social media al termine del soggiorno sono tutti elementi che determinano l'esperienza complessiva dei clienti. Gli albergatori devono quindi raccogliere una sfida complessa, che consiste nell'offrire ai clienti un'esperienza personalizzata e, al tempo stesso, gestire con efficienza l'attività operativa del loro hotel. Oggi le soluzioni PMS per gli hotel aiutano gli albergatori a realizzare questo duplice obiettivo.
Hotel PMS offre agli albergatori numerosi vantaggi per lo svolgimento della loro attività, tra cui i seguenti:
Funzione di Hotel PMS
Vantaggio di Hotel PMS
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Operazioni di check-in/check-out ottimizzate
- Possibilità di servire i clienti ovunque e in qualsiasi momento, grazie a un sistema PMS per gli hotel "mobile-enabled" e basato sul cloud
- Maggiore libertà per gli addetti al front desk che possono dedicare più tempo alle attività di accoglienza degli ospiti, assegnazione delle camere, servizi ai clienti e operazioni di check-out, ovunque sia attiva una connessione Internet
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Migliore servizio di housekeeping
- Maggiore efficienza dell'attività di housekeeping mediante aggiornamenti istantanei sui dispositivi mobile degli addetti al servizio nel momento in cui i clienti effettuano il check-out e liberano le camere per consentirne la pulizia
- Maggiore flessibilità nella gestione delle camere e tempi di risposta più brevi per il servizio in camera
- Possibilità di identificare e gestire i necessari interventi di manutenzione, in modo da garantire che le camere siano sempre pulite e in perfette condizioni
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Sistemi di back office integrati
- Connessione tra le attività operative e i processi finanziari attraverso integrazioni preconfigurate con i sistemi di gestione dei crediti e debiti correnti, gateway di pagamento, applicazioni per il settore alberghiero e dispositivi dell'infrastruttura
- Gestione integrata dei crediti correnti e delle commissioni
- Registrazione accurata degli addebiti sul conto dei clienti per una fatturazione più rapida e accurata
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Gestione efficace delle attività di distribuzione dell'hotel
- Incremento del tasso di occupazione delle camere e dell'ADR mediante la gestione di tariffe e disponibilità in tempo reale nei vari canali di distribuzione
- Aumento delle vendite tramite canali di prenotazione diretta sul sito Web del marchio
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Migliore revenue management
- Possibilità per i manager di migliorare l'ADR grazie a numerose opzioni di impostazione e gestione avanzata delle tariffe per agevolare il revenue management manuale e semiautomatico
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Gestione ottimizzata dei dati dei clienti
- Gestione centralizzata e protetta dei dati dei clienti e migliore qualità e precisione dei loro profili
- Possibilità di capire gli schemi di acquisto dei clienti per definire pacchetti e servizi più mirati
- Garanzia di conformità con le normative nazionali e internazionali in materia di trattamento dei dati
Scelta del sistema PMS più adatto alle esigenze dell'hotel
I sistemi PMS possono avere un impatto positivo sui risultati e sulle attività di un hotel. Oltre ad aiutare gli albergatori a gestire la propria struttura in maniera più efficace ed efficiente, i sistemi PMS per gli hotel permettono ai dipendenti di conoscere meglio i comportamenti e le preferenze dei clienti, in modo da migliorare la loro soddisfazione e la qualità dell'esperienza offerta.
La Smart Decision Guide 2016 sui sistemi di property management degli alberghi fornisce tutte le informazioni necessarie per adottare decisioni consapevoli e individuare il sistema PMS più adatto alle proprie esigenze. Questo report realizzato da Starfleet e sponsorizzato da Oracle Hospitality contiene una checklist da utilizzare per la valutazione dei PMS, un elenco delle domande essenziali per i fornitori, una roadmap per le decisioni di acquisto e utili indicazioni fornite da operatori ed esperti del settore.
Implementazione della soluzione Hotel PMS
Fino a pochi anni fa, i sistemi PMS per gli hotel venivano spesso gestiti internamente. Le soluzioni on-premise richiedono l'installazione di hardware che può essere molto ingombrante. Sono necessarie risorse per gestire i sistemi, gli aggiornamenti software, gli upgrade e le patch di sicurezza, che devono essere programmati e installati manualmente dal personale in sede.
Le piattaforme PMS per gli hotel "mobile-enabled" e basate sul cloud offrono agli hotel un modo innovativo di interagire con i clienti e permettono, al tempo stesso, di ridurre i costi IT e semplificare l'infrastruttura tecnologica. I sistemi sono facili da utilizzare e vengono gestiti direttamente dal fornitore. L'installazione di aggiornamenti, upgrade e patch avviene automaticamente, con un notevole risparmio di tempo e denaro per gli hotel.
Tra i vantaggi offerti dalle soluzioni PMS per gli hotel basate sul cloud figurano i seguenti:
- Innovazione più rapida: con i sistemi PMS basati sul cloud, le nuove strutture alberghiere possono diventare operative online più rapidamente. Ogni nuova release presenta nuove funzionalità che consentono di offrire esperienze straordinarie ai clienti, incrementare l'efficienza operativa e migliorare la produttività dei dipendenti.
- Minori costi e complessità dell'IT: i sistemi PMS per gli hotel basati sul cloud permettono di ridurre il costo iniziale dell'investimento in software e hardware. Adottando una soluzione non vincolata alla struttura, gli hotel possono anche ridurre la complessità e i costi dell'IT.
- Incremento del RevPAR e dell'ADR: con i sistemi PMS basati sul cloud, gli hotel possono gestire in maniera efficace le tariffe e l'allocazione delle camere nei vari canali di distribuzione al fine di ottimizzare il tasso di occupazione, le tariffe e i ricavi.
- Maggiore lifetime value dei clienti: grazie ai sistemi PMS basati sul cloud, gli hotel possono utilizzare un'unica anagrafica clienti, contenente i lori profili, per personalizzare e diversificare le esperienze offerte agli ospiti.
Le tendenze che influenzano il PMS per gli hotel
Capacità di soddisfare le richieste dei clienti
In un contesto competitivo e dinamico come quello attuale, gli hotel devono essere in grado di conquistare e mantenere la propria quota di mercato. Oltre a dover fronteggiare la concorrenza di altre grandi catene e dei boutique hotel, le strutture che offrono esperienze di soggiorno senza elementi originali hanno sofferto l'emergere di soluzioni peer-to-peer.
Gli hotel devono servirsi dei sistemi PMS e accogliere altre innovazioni per creare esperienze più personalizzate, che siano in grado non soltanto di migliorare la soddisfazione e la loyalty dei clienti, ma anche di regalare agli ospiti ricordi indimenticabili.
Maggiore mobilità
Con i sistemi PMS basati sul cloud, è possibile dotare il personale degli hotel di dispositivi mobile, come tablet e smartphone, con i quali possono svincolarsi dal front desk e offrire un servizio eccezionale ai clienti, ovunque si trovino e in qualsiasi momento. Pensa alle infinite possibilità che offre questa soluzione: check-in dei clienti VIP mentre arrivano in hotel accompagnati dall'autista, invio di avvisi in tempo reale al personale di housekeeping quando è necessario pulire una camera in anticipo perché un ospite è arrivato prima del previsto e persino la possibilità di caricare la foto di una perdita della doccia affinché il personale addetto alla manutenzione possa valutarne con precisione la gravità e ripararla velocemente.
Gestione di una forza lavoro in costante evoluzione
Attualmente, solo negli Stati Uniti vi sono 83 milioni di "millennial", di età compresa tra 18 e 34 anni. Questa generazione rappresenta un mercato importante per gli operatori del settore Hospitality, non solo come clienti che viaggiano e frequentano spesso ristoranti, ma anche come dipendenti. È una generazione di utenti tecnologicamente competenti, pertanto la tecnologia è un fattore essenziale per coinvolgerli nella tua attività. Un sistema PMS per gli hotel, moderno e basato sul cloud, offre ai clienti "millennial" il tipo di interazione personalizzata a cui aspirano e assicura il livello di innovazione desiderato dai dipendenti di questa generazione.
OPERA di Oracle Hospitality, la piattaforma di property management per gli hotel più diffusa al mondo, offre una gamma completa di funzionalità di property management. La soluzione OPERA Cloud "mobile-enabled" fornisce una solida base per una gestione alberghiera moderna ed efficace.
