ما المقصود بإعداد الموازنات على أساس صفري (ZBB)؟

يعد إعداد الموازنات على أساس صفري (ZBB) تقنية إعداد موازنة التي يجب فيها استيفاء جميع النفقات لفترة أو سنة جديدة تبدأ من الصفر، مقابل البدء بالموازنة السابقة وتعديلها حسب الحاجة.

تمثل ZBB أداة فعالة للغاية لتخطيط الأعمال لمساعدة الشركة على تحديد التكاليف غير الضرورية والقضاء عليها، والحفاظ في التحكم في الإنفاق الخاص بك، والتركيز على المبادرات عالية الربح.

يمثل إعداد الموازنات، بما في ذلك ZBB، التنفيذ التكتيكي للخطة الاستراتيجية للشركة. لتنفيذ الأهداف المالية والتشغيلية في الخطة الاستراتيجية، يتعين على المنظمة ترجمة خطتها الطويلة المدى إلى مجموعة مفصلة من الإيرادات والنفقات المتوقعة التي يمكن قياسها لتتبع الأداء. يمكن تحسينها وتعديلها نحو الطريق للحفاظ على الشركة في المسار الصحيح مع أهدافها لتحقيق النتائج التجارية المطلوبة.

أكثر من كل شيء، تفرض الموازنات الملكية والمسئولية عن الحساب حتى تتخذ القرارات المالية على نحو معقول. تساعد الشركات على تحقيق الأرباح، وتحديد المشاكل المحتملة، وتحديد الفرص الجديدة، إذ يتمكن قادة المالية من إجراء التعديلات اللازمة.

تعد عملية إعداد الموازنة النموذجية ترجمة استراتيجية بعيدة المدى إلى خطط تشغيل سنوية يتم دفعها إلى التمويل وخطوط العمل والعمليات. يؤدي ذلك إلى تحقيق الأهداف المالية عبر المؤسسة في كل مجال عمل. يمكن مواءمة الأهداف المالية والتشغيلية. من أمثلة ذلك موازنات الإيرادات والنفقات وتكاليف البحث والتطوير ومصروفات التسويق وتكاليف المشروع والإيرادات ونفقات رأس المال.

تتطلب عملية إعداد الموازنة التحليل ومقارنة الفعلي مقابل الأداء المالي المتوقع لتحديد طريقة تخصيص المصروفات للمنظمة لتحقيق مجموعات أهداف الموازنة.

من خلال إعداد الموازنة التقليدية، تعتمد عملية عرض إيرادات ونفقات أعمالك للسنة القادمة عادةً على موازنتك السابقة التي تستخدم للمساعدة في التنبؤ بالإيرادات والنفقات والأرباح والتدفقات النقدية وتحليلها وتتبعها. يدعو إعداد الموازنات التقليدية إلى زيادة تدريجية على الموازنات السابقة، مثل زيادة الإنفاق بنسبة 2٪، بدلًا من ضبط كل من النفقات القديمة والجديدة، كما هو مطلوب مع إعداد الموازنة على أساس صفري. يحلل إعداد الموازنة التقليدية النفقات الجديدة فحسب، في حين يبدأ مصرف ZBB من الصفر ويدعو إلى ضبط النفقات القديمة والمتكررة بالإضافة إلى النفقات الجديدة.

تم تطوير إعداد الموازنة على أساس صفري في السبعينيات بيت بيرر، مدير محاسبة سابق في Texas Instruments. تمثل الهدف الأصلي للمكتب في مساعدة المنظمات على خفض التكاليف وتعزيز المسؤولية المالية.

باستخدام إعداد الموازنة على أساس صفري، تبدأ الموازنة من الصفر أو "على أساس الصفر" كل سنة. باستخدام هذا النهج، يتم تحليل كل مجال عمل داخل المؤسسة لاحتياجاتها وتكاليفها مع تجاهل الإنفاق التاريخي. يتمثل الفرق الرئيس في الضبط: تحتاج الموازنات الصفرية إلى مراجعة كل إنفاق في بداية دورة الميزانية، ويجب على خطوط الأعمال ضبط الحاجة إلى كل بند سطر وتأثيره قبل اعتماد التمويل.

تتم مراجعة كل بند من بنود الموازنة بدون تأثير القيم الفعلية للفترة الماضية كخط أساس. يتم تقييم كل بند بعناية لتحديد إذا كان سيتم زيادة أي برامج أو خدمات أو أنشطة أو صيانتها أو تقليلها أو إزالتها. ويحتاج المديرون إلى مساءلة جميع عناصر الموازنة وتحديد الجوانب الفعالة من حيث التكلفة وذات صلة وموفرة للتكاليف.

يمكن تطبيق ZBB على أي نوع من التكاليف: نفقات رأس المال، ونفقات التشغيل، ونفقات البحث والتطوير (R&D)، أو حتى تكلفة السلع المباعة (COGS).

مزايا إعداد الموازنات على أساس صفري

تمتلك ZBB العديد من المزايا عن إعداد الموازنة التقليدية. تتمتع بسمعة سيئة لكونها ممارسة تخفيض التكلفة الكاملة، لكن تساعدك ZBB على مواءمة الإنفاق للحصول على المزيد من الفرص المحققة للإيرادات. توفر ZBB عددًا من المزايا، بما في ذلك انخفاض التكاليف ومرونة الموازنة والتنفيذ الاستراتيجي. عند تدقيق كل مصروف بعناية، يتم إعطاء الأولوية لأعلى الأنشطة المُدرة للدخل. يتم تقليل النفقات غالبًا لأن ZBB تساعد على منع سوء تخصيص الموارد الذي يحدث عندما تنمو الموازنة بشكل متزايد مع مرور الوقت.

تحديات إعداد الموازنات على أساس صفري

في حين أن ZBB يمكن أن يكون استراتيجية فعالة لإعداد الموازنات، فإنه يمكن أيضًا أن يكون من الصعب جدًا تنفيذها. نظرًا إلى أن الموازنات يتم إنشاؤها من البداية، فتستغرق وقتًا أطول بكثير من إعداد الموازنات التقليدية. تمثل النتيجة غير المقصودة لـ ZBB في أنه يمكنها أن تعزز توفير التكاليف على المدى القصير على الفوائد الطويلة الأجل. في محاولة للتقليل إلى أدنى حد من التكاليف، قد يتم تجاهل بعض النفقات الرئيسة، مثل البحث والتطوير أو المشاريع الاستراتيجية طويلة الأجل.

أفضل الممارسات إعداد الموازنات على أساس صفري

الميزات التي تحصل عليها الشركات من ZBB

يمكن لإعداد الموازنة على أساس صفري أن يحقق وفورات وكفاءة كبيرة، ولكنها أكثر بكثير من مجرد إنشاء موازنة من الصفر. يتعلق ZBB ببناء وتعزيز ثقافة إدارة التكاليف والمسئولية عن الحساب. باستخدام إدارة التكلفة والربحية وإعداد التقارير السردية ونمذجة السيناريو، يتيح ZBB لشركتك مراعاة أعلى الأولويات بدلًا مما تم القيام به تاريخيًا. مع اكتشاف وفورات التكلفة، يمكن لقادة الأعمال التركيز بعد ذلك على إجراء التغييرات اللازمة لمواكبة احتياجات العملاء، والمنافسين الصاعدين، والتحولات الاقتصادية.

قبل كل شيء، تسمح ZBB للشركات بتحديد وفورات التكلفة، وإعادة تخصيص تلك الوفورات للاستخدام الأكثر استراتيجية، وتعزيز النمو المستدام.