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Case03 予算管理システムの選び方

本記事では、予算管理システムの導入を検討している企業の担当者の方々に向け、製品選定のポイントを具体的に説明します。

Q&A
01

Question
予算管理システムを選ぶ際には何に注意すべきでしょうか?

Answer


今日、“予算管理”を対象とするさまざまなシステムがパッケージ製品やクラウドサービスなどとして提供されていますが、実際に何ができるのか、何が得意かは製品によって大きく異なる点にご注意ください。

例えば、広範な業務領域を対象にしたERPパッケージ製品の中には、予算管理をカバーしていると謳いつつも、実際は確定した予算値を入力できるだけで、予算編成は行えないものが少なくありません。

一方、“予算管理対応”を謳うビジネスインテリジェンス(BI)ツールの多くは、データを多様な観点から分析することに主眼を置いており、ERPパッケージ製品と同様に予算編成を支援する仕組みは備わっていません。予算管理で発生するさまざまな業務を支援する機能(データ入力、ワークフロー、配賦処理、タスク管理、レポート、など)も用意されていないツールがほとんどです。

そして、予算管理専用のシステムについても、企業が自社のサーバにインストールして使う旧来型のパッケージ製品に加えて、今日ではネットワークを介してサービスとして提供され、自前のサーバなどが不要なクラウドサービス型のツールが登場しています。



このようにさまざまなタイプの製品がある中で、まずは自社が求めるタイプは何かを明確にすることが必要です。

なお今日、多くの企業が“働き手不足”に直面しており、この傾向はこれからも続くと見られます。そうした中で、今後も予算管理を高度化・効率化するさまざまな取り組みにチャレンジしていくためには、システムの運用やメンテナンスの手間を極力減らし、予算管理業務の質的向上に注力できる環境を整えることが必要です。その観点では、運用やメンテナンスが不要なクラウドサービス型のツールが有力な選択肢となるでしょう。


Q&A
02

Question
予算管理システムを選定する際の具体的な検討ポイントを教えてください。

Answer


実際に予算管理システムを選定する際に気を付けていただきたいポイントとしては、次の7つが挙げられます。

①導入実績
②機能網羅性
③ユーザビリティ
④メンテナンス性
⑤製品の発展性
⑥コスト
⑦導入後のサポート

Q&A
02

①導入実績

導入実績が多いかどうか、つまりユーザーが多いかどうかは、予算管理システムを選ぶうえで極めて重要なポイントです。製品ベンダー各社のWebサイトには、導入企業の事例が掲載されていますので、「多くの事例が掲載されているか」「自社に近い規模や業種の事例があるか」などは必ずチェックしましょう。

また、その製品が長い歴史を持つかどうかも重要な検討ポイントです。一般に、長年にわたって提供され、多くの企業で使われている製品は成熟度が高く、さまざまなユーザーの意見を反映して改良が重ねられ、機能や品質が十分に安定していると期待できますし、導入に関するナレッジも蓄積されているため、リスクも抑えられます。

例えば、搭載機能の○×表で製品を比較するケースがよくありますが、同じ「○(機能あり)」でも、製品によってその機能の実装(導入)や運用の手間に大きな違いがあり、それが導入プロジェクトのリスクとなる場合があります。「重視していた機能が○だったので採用したのに、実際に導入を決めた後で実はその機能を使っているユーザー企業はほとんどおらず、実装や運用に多くの手間とコストが必要だとわかりプロジェクトが破綻してしまった」といったトラブルに遭わないようご注意ください。

②機能網羅性

機能網羅性とは、予算管理業務(予算策定、予実管理、見通し管理、シミュレーションなど)に必要な機能が十分に備わっているかということです。例えば、データ入力、タスク管理、ワークフロー、配賦計算、多言語・多通貨対応、アクセス制御、履歴管理といった機能が挙げられます。

これらの機能が全て揃った“オールインワン”のツールを使うメリットは大きく2つあります。1つは「業務効率の向上」であり、ツールの機能が充実していれば、それらを段階的に活用しながら業務を効率化していくことができます。

もう1つのメリットは「高度化への対応」です。業務の効率化が進めば、いずれ必ず業務の高度化へのニーズが生じますし、「次はこういった角度から分析してみたい」「シミュレーションを行ってみたい」といった具合に予算管理に関する要望も変化していきます。機能が豊富なツールであれば、そうした要求に次々に応えていけますが、機能が少ない場合、ある段階で高度化がストップしてしまうでしょう。初めは「こんなに沢山の機能があっても使いこなせないのでは?」と感じたとしても、予算管理に本格的に取り組んでいけば、いずれ必要となる機能ばかりなのです。

なお、国内拠点に予算管理システムを導入した後に海外拠点への展開を検討する場合、多国語・多通貨に対応していることが必須要件となります。すでに導入済みの製品が多言語・多通貨に対応していない場合、海外拠点への導入に合わせて国内拠点でも導入のやり直しが生じるようなケースもあるようです。中堅・中小規模の企業でも海外進出が活発化している今日、「各国の言語に対応しているか」「通貨換算や為替のシミュレーションが行えるか」も重要な検討ポイントになるでしょう。

③ユーザビリティ

製品が使いやすい、すなわちユーザビリティが高いことも重視したい検討ポイントです。なぜなら、ユーザビリティが高ければ現場への定着がスムーズに進み、業務部門が主体となって導入や運用が行えるようになるからです。

例えば、使い慣れたExcelによってデータの入力や参照ができるというだけで、新しいシステムへの抵抗感は大きく低減します。また、「簡単なレポート画面の修正を行うのにもIT部門に頼まなければならないシステムを導入したら、IT部門への遠慮から業務部門が我慢してしまい、活用が進まなくなってしまった」といった話もよく聞かれます。業務部門が自ら運用できるユーザビリティの高さは、社内に浸透させるうえで大切なポイントなのです。

④メンテナンス性

予算管理システムのメンテナンス性については、大きく3つの観点があります。

1つ目は、組織や事業の構成に変更が生じた際、それに合わせてレポートなどを簡単に変更できるかどうかということです。「計算式がExcelファイル内に分散しているため、マスターを1か所変更すると関連するレポートを全て手作業で直す必要がある」といった状態では、社内への定着の壁となります。予算管理システムを導入する際には、データのほかに計算式やマスターデータがどう集約されるのかも確認したいポイントです。これらが考慮されていないシステムの場合、変更に伴って大規模なシステム改修が必要となる場合があります。

2つ目は、先のユーザビリティにも通じることですが、業務部門にとってのメンテナンス性です。業務部門だけで簡単に画面やレポート、マスターの修正や追加が行える製品なら、現場での活用がスムーズに進むでしょう。

3つ目は、システムとしてのメンテナンス性です。例えば、パッチ適用やバージョンアップ、バックアップなどが自動化されているクラウドサービス型のツールなら、IT部門の手を煩わすことなく、業務部門主導で活用を進めることができます。

⑤製品の発展性

「製品の発展性」とは、開発元のベンダーが長期にわたって製品やサービスを発展させていける開発投資力や技術力を持っているかということです。これも見落としがちですが、利用するツールの継続性という観点でも非常に大切な検討ポイントです。

特に注意していただきたい点は2つあります。1つは、「ユーザーの要望に沿った機能拡張が行われているか」ということです。使い勝手や機能に関して、いつまでたってもニーズが反映されないツールを導入してしまったら、ユーザーはフラストレーションを募らせ、やがて利用しなくなってしまうでしょう。

また、もう1つは、「先進的な技術に積極的に対応しているか」ということです。例えば、AIは今後の予算管理業務を大きく変える可能性を秘めた技術であり、積極的に利用していきたいと考える企業は多いでしょう。セキュリティに関しても技術の発展が続いており、安全性を高めるために積極的な対応が望まれる領域です。

これら2つの要件を満たすためにも、開発元ベンダーには強い開発投資力や技術力が求められるのです。

なお、これらの要件を満たす製品であったとしても、パッケージ製品のように自社サーバにインストールして使うツールの場合は注意が必要です。なぜなら、機能拡張や新技術への対応の度にバージョンアップが必要となり、追加予算や作業の手間が発生するからです。これらの予算や手間を確保できず、仕方なく古いバージョンのツールを使い続けているという企業は少なくありません。これでは、高い発展性を備えた製品を選ぶ意味がありません。

その点、クラウドサービス型のツールなら、機能拡張や新技術への対応のためのバージョンアップはクラウドベンダーに任せることができます。継続した改良や発展が予想されるツールはクラウドサービス型のものを選ぶのが賢い選択だと言えるかもしれません。

⑥コスト

当然ながらコストも重要な検討ポイントですが、これに関してはハードウェアの運用なども含めた“トータルコスト”で評価することが大切です。

例えば、パッケージ製品などのオンプレミス型のシステムを導入する場合、ハードウェアの購入や構築、ソフトウェアの導入(実装)、運用時のバックアップやパッチ適用、バージョンアップなどメンテナンスのコストがかかります。これらのコストは相当な負担となるはずですが、業務部門の担当者などはそれらのコストを把握できず、ついソフトウェアのライセンス料(年間利用料)だけで判断してしまうケースがあるようです。これらの“見えないコスト”も漏らさず考慮してコスト比較を行いましょう。

また、業務の変化や高度化に応じて必要となるシステム拡張や改修が標準料金内で行えるか、それとも追加料金が発生するのかといったことも確認しておきたいところです。機能の網羅性が低く、活用レベルが高まった際に別製品への乗り換えが必要となるようなツールを選ぶと、後々スイッチングコストが発生します。長期間にわたって付き合えるツールを選ぶことも、コストを抑えるうえで重要なポイントなのです。

⑦導入後のサポート

予算管理ツールを使う中で何かトラブルが起きた際、日本語による365日24時間対応のサポートが用意されていれば安心です。

また、サポートの実績も確認したいポイントです。さまざまなユーザーの問い合わせに対応する中で豊富なノウハウが蓄積されていれば、個々のトラブルに対して的確な回答が得られるでしょう。

さらに、ユーザー同士が情報交換できるようなコミュニティが形成されていれば、システムの利用ノウハウに関するナレッジを共有できるほか、業務面の課題を解決するためのヒントを入手できる場合もあります。


Q&A
03

Question
製品選定のための情報収集を効率的に行うにはどうすればよいでしょうか?

Answer


まずは、予算管理に特化した製品の情報収集を行い、システムで対応できる範囲を見極め、業務の改善イメージをつかみましょう。ここまでに紹介したポイントも押さえつつ、製品選定のための情報収集を効率的に行うためには、次のような情報ソースを活用するとよいでしょう。

●ITベンダーなどが主催するセミナー
●導入事例コンテンツ
●動画コンテンツ
●製品資料ダウンロードサービス

ITベンダーが主催するセミナーでは、多くの場合、製品の特徴や機能の情報に加えて、実際に導入した企業の事例情報を聞くことができます。他の企業がなぜそのツールを採用したのか、それによってどのような課題をどう解決したのかといった情報は、ツール選定において非常に重要な参考情報となります。まずは一度セミナーに参加してみるのがおすすめです。

また、最近は動画コンテンツにより、製品画面の使い勝手などをわかりやすく紹介しているケースもありますので、そうしたコンテンツも積極的に利用しましょう。

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