¿Qué es la gestión de fondos de capital?

Rick Bell | Escritor sénior | 19 de diciembre de 2024

Mientras que la planificación de capital se trata de definir ámbitos, analizar una cartera de proyectos propuestos y determinar los mejores para construir, los fondos de capital se refieren al acto de adquirir, asignar y administrar el dinero para pagar esos proyectos.

La financiación del capital proviene de diversas fuentes, cada una con su propio conjunto de condiciones de uso. Para gestionar con eficacia los fondos de capital, es preciso primero establecer el proceso adecuado para conseguir ese dinero y posteriormente asignar, rastrear e informar de manera eficiente sobre esos fondos durante toda la vida del proyecto.

Aquí analizaremos las mejores prácticas y los desafíos que rodean a la captación y asignación de fondos de capital, así como la importancia de supervisar y administrar los fondos de capital una vez que estén asegurados.

¿Qué son los fondos de capital?

El financiamiento del capital es el medio de obtener el financiamiento para proyectos de construcción antes de que puedan iniciarse.

Para una entidad gubernamental, es probable que los fondos de capital sean dinero público obtenido a través de bonos e impuestos. El financiamiento de capital se puede utilizar para nuevas construcciones, proyectos de modernización, o para cubrir los costos operativos.

El financiamiento de capital del sector público se utiliza para algo más que reparar carreteras y construir puentes. En 2024, el estado de Nueva York otorgó 32 millones de dólares en fondos de capital a organizaciones artísticas y culturales sin fines de lucro para sufragar las renovaciones de edificios, mejoras de accesibilidad y "nuevos espacios para el trabajo creativo y cultural".

Por otro lado, en el sector privado los fondos de capital normalmente se destinan a la financiación de proyectos que mejoran resultado final de la organización. Las empresas del sector privado normalmente financian sus proyectos de construcción con préstamos, capital, inversiones y otras fuentes privadas.

Conclusiones clave

  • El financiamiento de capital es la forma en que se financian los proyectos y gastos de capital tanto en el sector público como en el privado.
  • Las limitaciones presupuestarias y económicas suelen ser los mayores desafíos en la gestión de los fondos de capital.
  • El financiamiento de capital del sector público generalmente proviene de fuentes federales, estatales y locales, subvenciones, bonos y asociaciones público-privadas.
  • Las empresas del sector privado financian sus proyectos a través de acciones, inversiones y préstamos de un banco u otra entidad de crédito.
  • Al asignar fondos, es importante determinar cómo beneficiará el proyecto a la organización (en el caso del sector privado) o al público en general (en el caso del sector público).

La gestión de fondos de capital en detalle

El desembolso de capital puede representar un porcentaje significativo del presupuesto de una organización. Los proyectos varían en tamaño y costo. Los más grandes, particularmente en el sector público, pueden costar miles de millones de dólares y tardar años en completarse. Por ejemplo, el Aeropuerto Internacional John F. Kennedy de Nueva York, está llevando a cabo una renovación de capital con un valor de $19 mil millones de dólares que incluye la construcción de dos nuevas terminales gigantes, la expansión y modernización de las terminales existentes y la consolidación de carreteras.

Las entidades públicas y público-privadas, como las empresas de servicios públicos, utilizan diferentes tipos de fuentes de financiamiento de capital. Los fondos de esas diferentes fuentes se designan para tipos específicos de proyectos o partes de proyectos y no se pueden utilizar para otros fines.

Por ejemplo, los fondos federales únicamente se pueden utilizar para proyectos de capital, como la sustitución de un puente, pero no para reparar baches, que se sufragarían con financiamiento local. A nivel local, se aprovecha el fondo de capital de un distrito escolar para construir y mantener instalaciones, y su fondo operativo se utiliza para las operaciones diarias. Los fondos generalmente provienen de ingresos estatales y contribuciones territoriales locales, y cada fondo está sujeto a reglas que designan cómo se debe gastar el dinero.

Las entidades privadas también deben realizar el seguimiento de los diferentes tipos de financiamiento y de cómo se gastan los fondos específicos. El gasto a menudo se clasifica simplemente como un desembolso de capital (una inversión en la construcción de algo nuevo o la mejora de un activo existente) o un gasto de reparación y mantenimiento, pero la diferencia es importante. Se debe supervisar cada tipo de gasto por separado, ya que cada uno tiene distintos presupuestos con diferentes implicaciones fiscales.

Fuentes de los fondos de capital

En el sector público, las diferentes fuentes de fondos de capital a menudo se conocen como los "colores del dinero". Hay diferentes tipos: financiamiento de deuda (préstamos y emisiones de bonos), subvenciones federales y estatales, asociaciones público-privadas, tarifas especiales (como tarifas de pasajeros para financiar tipos específicos de proyectos de capital aeroportuario) y financiamiento de "pago por consumo" (por lo que las organizaciones gubernamentales esencialmente usan fondos sobrantes después de los gastos operativos).

En el sector privado, las fuentes de financiamiento de capital incluyen reservas de efectivo, préstamos bancarios, acciones y ofertas de deuda, subvenciones y, para empresas pequeñas y/o en etapa temprana, capitalistas de empresas, inversores ángeles, crowdfunding e incluso amigos y familiares. Al igual que el sector público, las organizaciones privadas deben mantener sus iniciativas financiadas separadas para que el gasto de varios presupuestos se asigne y contabilice adecuadamente.

Las organizaciones evalúan y eligen diversas opciones de financiamiento en función de diferentes criterios, incluida la urgencia del proyecto de capital, las tasas de interés que deben pagar, los rendimientos esperados de cada proyecto, la duración del periodo de amortización, la disponibilidad de ciertas opciones de financiamiento y las participaciones de propiedad que deben renunciar. En este documento, se incluye más información sobre las principales fuentes de financiación de capital.

  • Financiación del patrimonio neto
    La financiación del patrimonio neto es una forma de reunir capital vendiendo acciones de la compañía a inversores. Las empresas a menudo pasan por varias rondas de financiación privada y posteriormente de capital público a medida que crecen y escalan las operaciones.
  • Financiamiento de la deuda
    La financiación de la deuda implica pedir dinero prestado a un banco u otro prestamista, o emitir bonos a inversores públicos o institucionales y, a continuación, reembolsar el préstamo con intereses de acuerdo con un calendario específico. Las organizaciones a menudo utilizan la financiación de deuda a largo plazo para comprar activos, edificios, equipos y maquinaria.
  • Subvenciones y subsidios
    Solicitar subvenciones y subsidios gubernamentales puede ser un proceso largo y tedioso, pero también puede aportar una financiación importante. Por ejemplo, USGrants.org ha realizado un seguimiento de más de 200 programas de financiamiento con más de $3,5 mil millones de dólares (al momento de redactar este documento) asignados solo para proyectos de construcción.

    Los programas de apoyo o subvenciones suelen tener objetivos específicos. La iniciativa Grants for Local Projects de Wisconsin, por ejemplo, apoya a organizaciones no públicas en su búsqueda de proyectos de construcción de utilidad a nivel de estado. El programa Building Excellent Schools Today (BEST), de Colorado, reserva subvenciones para la construcción de nuevas escuelas y la renovación de las existentes.
  • Fuentes de financiamiento alternativas
    Si bien el crowdfunding es un método de financiación popular para las iniciativas comunitarias, es poco probable que se utilice para construir un puente. El capital de riesgo y la financiación de inversores ángel son alternativas más comunes a las fuentes de financiación tradicionales, especialmente para las empresas que están empezando.

    Las asociaciones público-privadas son otro modelo de financiamiento alternativo, generalmente reservado para grandes proyectos de infraestructura donde las organizaciones del sector público y privado se unen para construir y expandir instalaciones como hospitales, aeropuertos, sistemas ferroviarios, oleoductos y parques eólicos. Los objetivos y los resultados deben alinearse, y corresponde a ambas partes convencer al público del valor de cada proyecto.

    Un ejemplo reciente es la reactivación del aeropuerto LaGuardia de Nueva York, quizás el proyecto de renovación de un aeropuerto más impresionante del mundo. LaGuardia fue votado una vez como el "aeropuerto más odiado de las grandes ciudades de América del Norte", pero la transformación de nueve años y $8 mil millones de dólares, financiada a través de una asociación público-privada, y considerada la más grande de la historia de Estados Unidos, involucró derribar y reconstruir dos terminales, y actualizar y redirigir aproximadamente cinco millas de carretera.

    En otros lugares, Hyderabad Metro Rail Project, de la India, es el más grande de su tipo en el mundo construido a través de una asociación público-privada. La línea ferroviaria se extiende a lo largo de casi 45 millas, con un costo proyectado de aproximadamente $4 mil millones de dólares.

Planificación estratégica para los fondos de capital

La planificación estratégica para los fondos de capital es un proceso continuo que implica la asignación de fondos a proyectos en función de las prioridades actuales y otros criterios, y la reasignación de fondos liberados de proyectos cancelados o pospuestos.

Para decidir de manera efectiva qué proyectos de construcción financiar y en qué medida, debes puntuar la prioridad de cada uno en función de factores como el costo, los beneficios, la línea de tiempo y los riesgos; ya sea listo para la pala o requiere permisos u otras autorizaciones; y si ayudará a lograr los objetivos de la organización (por ejemplo, mediante la adición de capacidad de fabricación o, en el caso de un proyecto de modernización del centro de datos, mediante la mejora de la seguridad, la confiabilidad y la eficiencia energética).

Es importante contar con la flexibilidad de analizar los proyectos de diferentes maneras en función del tipo de proyecto, la división, la región y cualquier otra prioridad que sea importante para cada división y la organización en su conjunto. Sin embargo, aún debes poder comparar todos esos proyectos entre sí de una manera coherente y objetiva. Por ejemplo, si dos divisiones identifican los 20 principales proyectos de capital que desean financiar en función de sus propios criterios únicos, es importante que ambos utilicen métodos de puntuación coherentes y una escala uniforme para que las puntuaciones de todos los proyectos se puedan comparar directa y equitativamente.

Adquisición de capital financiero

El capital financiero (mayoritariamente procedente del financiamiento de deuda y capital) es el dinero que las organizaciones utilizan para producir bienes y servicios, y es diferente del capital físico, que incluye herramientas, equipo, maquinaria y fábricas que las organizaciones utilizan para construir cosas. Para tomar una decisión sobre si adquirir capital financiero, y cómo hacerlo, debes evaluar todas tus opciones y el nivel de riesgo y costo a corto y largo plazo que tu organización está dispuesta a asumir, así como los resultados previstos del proyecto y tu impacto en los objetivos de la organización.

Dado que asumir deuda aumenta el riesgo, ese tipo de financiación hace que sea particularmente importante que cada proyecto se ajuste a sus plazos y presupuesto para evitar tener que contratar nuevas líneas de financiamiento o extender el calendario de amortizaciones.

Asignación de capital financiero

La asignación de capital financiero se refiere a la forma en que las organizaciones del sector público y privado distribuyen e invierten sus recursos financieros para aumentar la eficiencia, maximizar los ingresos y las ganancias, y prestar adecuadamente servicios al público.

Hay muchas maneras de cuantificar los beneficios de las diferentes asignaciones de capital, pero es un paso con el que la mayoría de las organizaciones luchan. Los proyectos deben clasificarse y apilarse en función de la urgencia, la viabilidad, el costo, el riesgo y la importancia estratégica. Los proyectos con el mayor impacto positivo en relación con el costo y el riesgo generalmente deben tener mayor respaldo. Este análisis avanzado de costos y beneficios es importante para garantizar que los proyectos se seleccionen y las finanzas se asignen en función de una evaluación coherente y objetiva de los datos disponibles, no en función de quién reciba mayor atención.

Entre las consideraciones: ¿El proyecto apoya las prioridades organizativas? ¿Es probable que logre sus objetivos? ¿Cuáles son los riesgos y las incertidumbres? ¿Está justificada la asignación de capital al proyecto? ¿Cuál es el marco temporal y el valor del ROI? ¿Cómo es en comparación con el ROI de otros proyectos propuestos? Tanto si están financiados mediante deuda como si no, debes usar todos los métodos disponibles para determinar si tus proyectos reportarán los rendimientos previstos.

Según "Crunch time series for CFOs: Untangling Capital Allocation" de Deloitte, centrarse en la asignación de capital es una forma de que la organización siga creando valor en un contexto de cambios continuos en sus estatutos o en las expectativas de los accionistas. Al comprender quiénes son sus partes interesadas, qué quieren y por qué, sus administradores financieros pueden mitigar el sesgo del proyecto, que constituye un desafío fundamental en la asignación de capital.

Supervisión y gestión del capital financiero

Es importante supervisar y gestionar las inversiones de capital financiero, no solo para cuantificar si un proyecto reportó los rendimientos esperados, sino también para realizar el seguimiento del presupuesto con respecto a la variación real, reunir las lecciones aprendidas e identificar oportunidades para reasignar la financiación de manera oportuna. Este análisis también ayuda a las organizaciones a evaluar la financiación para proyectos futuros. Por ejemplo, si tu organización ha creado recientemente un centro de investigación médica y está a punto de financiar otro, podrías utilizar tus datos actuales y detallados sobre costos y rentabilidad para estimar con más confianza la financiación que requiere el nuevo proyecto.

Asegúrate de que tu organización prioriza estos análisis de los proyectos de capital e identifica cómo podría gastar su dinero de forma más inteligente y mejorar la planificación, la ejecución y la gestión de datos. Por muchas ocupaciones que tengas, no olvides tener estas conversaciones.

Desafíos en la gestión de los fondos de capital

Ninguna organización se quejará de tener demasiado presupuesto o de necesitar más proyectos que financiar. Estos son los desafíos más comunes en torno a los fondos de capital.

  • Restricciones económicas y presupuestarias. La mayoría de las organizaciones se enfrenta a la realidad de tener muchos millones/miles de millones de dólares de trabajo por hacer, pero solo una pequeña fracción de la financiación necesaria para completar ese trabajo. Como se mencionó anteriormente, las organizaciones deben alinear sus proyectos de capital propuestos con los objetivos de la organización y crear modelos de puntuación de priorización para tomar decisiones basadas en datos.
  • Retos políticos y normativos. Las organizaciones deben cumplir las leyes locales, estatales y federales aplicables. Es importante que los fondos públicos se asignen en beneficio público y de forma transparente. Las agencias gubernamentales no solo hacen cumplir las leyes y regulaciones, sino que también pueden investigar la mala conducta e inspeccionar las organizaciones para garantizar el cumplimiento.

    En un contexto en el que gobiernos de todo el mundo avanzan en las políticas para combatir el cambio climático, las organizaciones también deben planificar y presupuestar proyectos de capital para cumplir las regulaciones de sostenibilidad ambiental más estrictas. Estas regulaciones deben tenerse en cuenta desde el principio para elaborar la metodología de puntuación y los presupuestos de los proyectos o te expones a incurrir en costos de cara al futuro.
  • Priorización y asignación. El éxito de un proyecto de capital depende de la asignación eficiente de fondos, materiales y otros recursos. La priorización y asignación requieren abordar todas las variables que son importantes para la organización, clasificar y apilar cada proyecto, y decidir cuáles se financian.
  • Gestión de riesgos y adaptabilidad. Evaluar diferentes niveles de riesgo en una cartera de proyectos es otro desafío de gestión del financiamiento de capital. ¿Es este un tipo nuevo de proyecto para la organización? ¿Es la entrega de acero, u otros materiales clave, menos confiable de lo que fue una vez debido a las incertidumbres que rodean a la cadena de suministro? ¿Está el proyecto propuesto en una zona de huracanes o inundaciones? Cuando estás en medio del proceso de elaboración de presupuestos y de la toma de decisiones difíciles sobre la financiación, tales factores deben ser sopesados debido a los riesgos adicionales que presentan.

    También debes comprender en qué medida tu organización está cómoda con los riesgos. ¿Está dispuesta a asumir muchos riesgos para lograr objetivos importantes? ¿O elige el camino seguro?
  • Desafíos tecnológicos. La mayoría de las organizaciones públicas y privadas gestionan su financiación de capital mediante una combinación de sistemas de ERP, software de gestión de financiamiento independiente y hojas de cálculo. Los sistemas dispares, la introducción manual de datos y los problemas de control de versiones de hojas de cálculo pueden introducir errores.

    Esto provoca que la organización carezca de una fuente de datos centralizada para la gestión de los fondos de capital. Tampoco permite la integración de tus sistemas de planificación y gestión de proyectos, ni que los planificadores vean previsiones actualizadas de los mánagers de proyectos, ni que los equipos de proyecto tengan a su disposición los presupuestos tan pronto como se aprueben.

    Además, aparte de ser un riesgo para la seguridad, el envío manual de datos financieros vitales requiere mucho tiempo e impide que el equipo acceda a la información más actualizada y la use para tomar decisiones oportunas. Para cuando el correo electrónico haya circulado y todas las partes interesadas hayan respondido, puede que haya habido un cambio de presupuesto en un gran proyecto y descubres que te falta un millón de dólares porque estás planificando con información antigua.

Mejores prácticas para la gestión de fondos de capital

Las mejores prácticas ayudan a garantizar que los proyectos de capital más importantes para una organización reciban financiación. Debido a que los proyectos de capital tienden a ser a gran escala, con una larga vida útil e incorporan constantemente nuevos proyectos, es importante mejorar de forma constante el proceso de financiación. Ten en cuenta las siguientes siete mejores prácticas.

  1. Alinear el financiamiento con los objetivos estratégicos. Vincula proyectos a objetivos estratégicos para que sepas cómo afectará a la organización lo que se está financiando.
  2. Interactúa con las partes interesadas en la toma de decisiones. Dejar de gestionar los fondos de capital en hojas de cálculo es la forma más rápida y transparente de involucrar a las partes interesadas. Automatizar el proceso dentro de un sistema colaborativo abre sus puertas a aportaciones de partes interesadas, proponiendo proyectos de capital, elaborando argumentos empresariales y examinando los proyectos. Involucrar a las partes interesadas en diferentes áreas —como finanzas, planificación de recursos y planificación de capital— puede ayudar a tomar decisiones más seguras y defendibles. Si no tienes un proceso transparente, no lograrás saber por qué se rechaza un proyecto y se acepta otro.
  3. Evaluar y mitigar los riesgos. La evaluación y mitigación continuas del nivel de riesgo de un proyecto de capital es crucial para mantener presupuestos precisos, lo que permite la liberación oportuna de fondos de contingencia, mantener los plazos previstos, garantizar la confianza de las partes interesadas y mejorar el aprendizaje de un proyecto a otro. Todo ello, en conjunto, contribuye al éxito de un proyecto y respalda futuras aprobaciones de financiamiento.
  4. Auditar las finanzas con frecuencia. Una auditoría periódica de las finanzas dedicadas a proyectos de capital ayuda a fomentar la rendición de cuentas y mejorar la transparencia. En un caso, una organización pública puso en un panel de control todos sus proyectos de capital y sus puntuaciones para que el público los viera. La medida resultó ser enormemente eficaz para desarrollar la confianza de la comunidad. Si bien recibió quejas del público, también pudo obtener comentarios valiosos. Además, se incrementó la confianza del público ya que dispuso de más visibilidad de los datos.

    Por lo general, las auditorías están pensadas para garantizar que las agencias públicas y las organizaciones privadas sean honestas y precisas en cuanto a sus posiciones financieras. Las auditorías externas, realizadas por terceros, pueden ayudar a eliminar el sesgo en la revisión del estado de las finanzas de una organización. Estas auditorías tratan de determinar si existen errores materiales en los estados financieros. Las auditorías internas se utilizan para realizar cambios de gestión y mejoras en los procesos y controles internos. El propósito es promover el cumplimiento de las leyes y regulaciones, y ayudar a la recopilación de datos y a mantener informes financieros precisos y oportunos.
  5. Registra las transacciones de forma transparente. Los grandes proyectos de capital requieren tiempo e inversión. También requieren alinearse con la estrategia organizativa, la colaboración entre las partes interesadas y la visibilidad del progreso del proyecto. Crear un registro transparente que muestre las razones por las que tu organización tomó las decisiones de inversión de capital que tomó, basado en una evaluación objetiva de criterios coherentes, te permite indicar cómo y por qué se eligió un proyecto para recibir financiación. Pero la transparencia no es solo contabilizar cada dólar desembolsado. Una contabilidad transparente de las transacciones demuestra que cada dólar se asignó intencionadamente y luego se gastó como se pretendía gastar.
  6. Adapta los controles a los continuos cambios en las necesidades. Los cambios en las prioridades organizativas, las condiciones económicas, las capacidades tecnológicas y las leyes y regulaciones pueden cambiar la forma en que se asignan y gastan los presupuestos de capital. Las organizaciones deben adaptarse a estos cambios y gestionar los riesgos y desafíos que plantean. Si es necesario realizar ajustes, hazlos rápidamente y documenta por qué la organización los realizó a efectos informativos.
  7. Mejorar constantemente las prácticas. Un modelo de puntuación sólido puede ayudarte a tomar decisiones más eficaces y seguras. Por ese motivo, resulta esencial que sigas perfeccionando el modelo de puntuación de tu organización utilizando datos y lecciones aprendidas de proyectos finalizados.

    Es posible que descubras que un proyecto de capital en particular no ha cumplido las expectativas, pero sí obtuvo una puntuación alta. ¿Por qué? ¿Las partes interesadas obviaron algo que deberían haber tenido en cuenta en la puntuación desde el principio? ¿Fracasó el proyecto, registró resultados insatisfactorios debido a factores puntuales, o revela fallos en el sistema de puntuación en el que se basó su aprobación?

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Ejemplos de fondos de capital

Los proyectos de capital son grandes, tardan en completarse y pueden costar mucho dinero. Para recibir financiamiento, las organizaciones deben demostrar cómo el proyecto de capital proporcionará una mejora o beneficio, como capacidad adicional de fabricación o distribución, capacidades de I+D, o ayudar a la organización a expandirse a nuevos mercados o abordar nuevas partes de los existentes.

Los proyectos del sector público como una extensión de la línea ferroviaria o una renovación de la escuela generalmente se financian con presupuestos federales, estatales y/o locales, así como con subvenciones específicas, emisiones de bonos y tarifas de evaluación. Se debe realizar el seguimiento e informar de todas fuentes de financiamiento asignadas.

La financiación también está determinada por el tipo de proyecto de construcción. ¿Estás construyendo la terminal de un aeropuerto, renovando una existente o realizando una ampliación? ¿Estás sustituyendo el equipo físico? Hay diferentes tipos de financiación, con diferentes reglas e implicaciones fiscales, que se pueden utilizar para nuevos proyectos de construcción en lugar de para proyectos de modernización o mantenimiento. También existen diferentes estructuras y obligaciones de presentación de información.

En el sector privado, las empresas financian proyectos a través de reservas de efectivo, deuda, capital, subvenciones y fuentes de financiamiento alternativas. Al igual que las organizaciones del sector público, las del sector privado suelen mantener separadas sus fuentes de financiación con fines contables.

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Olvídate de tratar de gestionar los fondos de capital para programas de capital a gran escala utilizando múltiples hojas de cálculo y aplicaciones inconexas. Oracle Primavera Cloud Portfolio Management and Capital Planning ayuda a los equipos de planificación a alinear los proyectos de capital con los objetivos estratégicos, adaptarse a los cambios del mercado, eliminar las inversiones no estratégicas y redundantes y obtener una comprensión más profunda del ROI de los diferentes proyectos y el estado de la cartera general de proyectos. Ofrece una serie de opciones de puntuación para priorizar diferentes grupos de proyectos y permite crear varios escenarios para la cartera de proyectos que puede que desee financiar en última instancia. Oracle Primavera Unifier puede gestionar y realizar un seguimiento de las asignaciones de financiamiento, gestionar todos los controles de proyectos y realizar un seguimiento detallado de los gastos en dólares de cada proyecto. Obtén más información sobre las aplicaciones de gestión de programas de capital de Oracle.

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Preguntas frecuentes sobre la gestión de fondos de capital

¿Qué es la gestión de fondos de capital?
La gestión de los fondos de capital implica supervisar cómo y cuándo se pueden utilizar, cómo se asignan a diferentes proyectos y cuándo se deben devolver, al tiempo que se garantiza que se utilizan de la manera más eficiente posible.

¿Qué es una empresa de fondos de capital?
Las empresas de fondos de capital son entidades de crédito (bancos tradicionales o entidades de préstamos especializadas) que proporcionan financiación a corto y largo plazo, y en ocasiones se centran en sectores específicos.

¿Cuál es el método de financiamiento de capital?
El método de financiamiento de proyectos de capital suele implicar que las organizaciones recopilen información sobre todos sus proyectos activos y propuestos en un formato preaprobado, establezcan un presupuesto basado en todas sus fuentes de financiación, determinen los criterios para priorizar esos proyectos y, en última instancia, seleccionar los que se van a financiar.

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