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¿Qué es el software de selección de personal?

El software de selección de personal ofrece un sistema computarizado que permite a los responsables de la contratación y a los profesionales de Recursos Humanos gestionar el ciclo de vida de los empleados, desde la fuente hasta la contratación, e identificar a grandes candidatos hasta su incorporación como nuevos empleados.

El software de selección de personal suele denominarse sistema de seguimiento de solicitantes (Applicant Tracking System, ATS), pero, a medida que la tecnología evolucionó esta clasificación ya no es correcta. Aunque es importante, un ATS es solo una parte del software de selección de personal, que es mucho más completo.

Ventajas del software de selección de personal

El software de selección de personal es una excelente manera de que las empresas estandaricen y agilicen el proceso de selección de personal. Puede ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones de RR. HH., y te permite contratar a los mejores candidatos para las ofertas de trabajo.

El software de selección de personal es una solución a desafíos muy reales y, a menudo, costosos. Son los siguientes:

Productividad y rendimiento
Con la ayuda del software de selección de personal, el proceso de contratación se agiliza, lo que permite a los responsables de contratación y a los usuarios de RR. HH. realizar el proceso con mayor rapidez. El procesamiento, el análisis y la organización de candidatos, así como el análisis de currículos, se desarrollan con facilidad, más aún cuando se integra la inteligencia artificial (IA) a la solución.

Fuente única de datos
El cumplimiento es clave cuando se trata de candidatos, antes y después de la contratación. Para algunos sectores, el cumplimiento no es solo necesario, sino que se supervisa. El software de selección de personal crea registros centralizados, lo que garantiza tener una fuente única de datos. Durante el proceso de entrevista, los colegas y las partes interesadas pueden colaborar sin problemas entre sí en relación con los candidatos sin preocuparse por información y comentarios incompletos o incorrectos.

Experiencia del candidato
Cuando consideras que el 63 % de los solicitantes de empleo probablemente rechazarán una oferta de trabajo debido a una mala experiencia del candidato, es fundamental que, dondequiera que reciban tu marca, su experiencia sea positiva. El software de selección de personal puede ayudar, ya que elimina el esfuerzo de manualmente almacenar trabajos, publicar trabajos en bolsas de trabajo y redes sociales, crear trabajos a partir de elementos de datos comunes, solicitar referencias, comunicarse con candidatos y crear campañas específicas.

Incorporación
Un proceso de incorporación simplificado permite que los empleados comiencen de inmediato. Aprovecha la información que antes estaba aislada en las distintas partes de RR. HH. y utiliza los datos de compensación para justificar mejores ofertas para nuevas contrataciones.

Diferencias entre el software de selección de personal y el sistema de seguimiento de solicitantes (ATS)

El sistema de seguimiento de solicitantes (Applicant Tracking System, ATS) se inició originalmente como un repositorio para currículos en papel escaneados. A medida que la tecnología evolucionó, el ATS se convirtió en bases de datos diseñadas para mantener la información de los candidatos en un solo lugar y realizar un seguimiento de su estado, por ejemplo, determinar dónde se encuentra alguien en el proceso de incorporación y el flujo de trabajo de contratación.

En pocas palabras, un ATS incluye software que acelera el proceso de contratación, e incluye la clasificación y la gestión de candidatos; la publicación de vacantes, el análisis de currículos y la evaluación y selección de candidatos. Son funciones importantes, pero se limitan solo a un aspecto de la experiencia del empleado. Por el contrario, la gestión de candidatos es la estrategia actual. También es importante tener en cuenta que casi cualquier software de selección incluirá un ATS, pero también contiene muchas otras funciones que aumentan sus capacidades.

Las soluciones de software de selección de personal se dedican a abordar cada área de contratación. Se incluyen funciones como marketing por correo electrónico, herramientas de diseño de sitios web y funcionalidades móviles, y son ejemplos que van más allá de la gestión directa de candidatos y el proceso de entrevista. El objetivo definitivo del software de contratación es ofrecer interacciones positivas y atractivas a los candidatos, al tiempo que se crean grupos de talentos viables y deseables.

¿Quién usa el software de selección de personal?

Organizaciones de todos los tamaños aprovechan el software de selección de personal, ya que es muy favorable para el éxito en la contratación. Según Jobscan, más del 98 % de las empresas de la lista Fortune 500 utilizan software de selección de personal. Sin embargo, el software de selección de personal no es solo para empresas y organizaciones grandes, o solo para sectores específicos. Como cualquier persona de Recursos Humanos sabe, encontrar, contratar e incorporar a solicitantes de calidad puede llevar mucho tiempo y ser un reto.

El software de selección de personal equipa a los usuarios con herramientas a escala para contratar empleados. Permite la gestión de tareas, la selección de personal en redes sociales, las relaciones públicas, la gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM), la facturación y la incorporación. Esta es la razón por la que empresas de todos los tamaños y sectores utilizan software de selección de personal en lugar de solo un ATS. De hecho, Capterra descubrió en su investigación que el 94 % de quienes reclutan y contratan afirma que el uso de un software de selección de personal afectó positivamente su proceso de contratación.

En las empresas más grandes, los puestos que utilizan y se benefician del software de selección de personal incluyen directores y vicepresidentes de RR. HH., vicepresidentes de Adquisición de Talentos y gerentes de contratación. En las empresas más pequeñas, son los propietarios de las empresas quienes utilizan el software de selección de personal. En los sectores que tienen requisitos de selección muy estrictos, como el sector minorista y el de salud, quienes reclutan y los gerentes de contratación utilizan el software de selección.

¿Qué desafíos resuelve el software de selección de personal?

El mundo de la selección de personal sigue evolucionando y experimentó cambios drásticos, en particular durante los dos últimos años, con perturbaciones sin precedentes y aumentos del teletrabajo. Lo que no cambió es la necesidad de grandes talentos. Según una encuesta de ManpowerGroup de 2021, la escasez de talentos en Estados Unidos llegó a niveles históricos: el 69 % de los empleadores tienen dificultades para ocupar puestos de trabajo, es el número más alto en más de una década.

El talento es el recurso más importante para el éxito de una organización y, aunque las empresas se percatan de ello, se enfrentan al desafío de atraer a los tipos de candidatos necesarios para tener éxito. También tienen dificultades para retener a empleados excepcionales, los mismos empleados que son atractivos para otras organizaciones, incluida la competencia.

Algunas organizaciones tienen dificultades para lograr el compromiso de los candidatos, ya que necesitan mantener comunicaciones constantes. En el pasado, esto no era un problema. Las empresas no tenían que esforzarse por atraer a solicitantes. Hoy en día, son los candidatos quienes tienen el poder. LinkedIn encontró que el 75 % de los candidatos investigarán la reputación de una empresa antes de solicitar una oferta de trabajo. Con sitios como Glassdoor que cuentan la historia (tanto buena como mala) de lo que es trabajar en la mayoría de las empresas, los candidatos pueden determinar con rapidez si una organización es una que desean perseguir, incluso si esa decisión se basa en lo que otros vivieron.

La presión es alta para que las organizaciones se posicionen como una opción atractiva. Cómo aparece una organización en Internet, la calidad del proceso de solicitud, las preferencias de comunicación (algunos candidatos prefieren mensajes de texto en lugar de correos electrónicos)... Todos estos factores entran en juego al atraer a los mejores talentos. Esto es en particular cierto para las generaciones más jóvenes que esperan una experiencia atractiva y compatible con dispositivos móviles. De hecho, según los datos más recientes de la Oficina del Censo de EE. UU., más de uno de cada tres (35 %) de los integrantes de la fuerza laboral estadounidense son milenials.

A menudo, las organizaciones intentan gestionar el ciclo de vida de los empleados sin ningún tipo de software de selección de personal. Como resultado, dedican una cantidad excesiva de tiempo a tareas manuales intensivas que el software de selección podría automatizar. El personal debe redactar y publicar de forma manual descripciones de puestos en sitios de contratación, bolsas de trabajo y plataformas sociales corporativas (como LinkedIn), interactuar mano a mano con los solicitantes (pensar en correos electrónicos individuales) y programar entrevistas individuales, además de preparar y realizar cuestionarios de filtrado.

Una vez que los candidatos ingresan al sistema, el personal también debe trasladar manualmente a las personas a flujos de trabajo y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, sin ningún tipo de funcionalidades de análisis. Este enfoque genera datos poco fiables e insume mucho tiempo. Después de contratar a un candidato, se debe llevar a cabo la incorporación. Como confirmará cualquier profesional de RR. HH., este es un paso importante que requiere una preparación cuidadosa y extensa de los documentos.

El mejor software de selección de personal: ventajas para reclutadores y candidatos

El software de selección de personal adecuado puede tener un enorme impacto en la eficacia de toda la organización, en particular cuando permite lo siguiente:

Gestión centralizada
El software permite gestionar todos los aspectos del proceso de selección: desde publicar nuevos puestos en bolsas de trabajo y redes sociales hasta filtrar currículos para los gerentes de contratación. Esto ahorra tiempo, ya que representa una ventanilla única que recopila datos de los solicitantes en una única ubicación centralizada.

Personalización
El software de selección de personal se puede personalizar para satisfacer las necesidades específicas de la empresa. No hay costos adicionales asociados al cambio o la adición de otras funciones, en caso de que sean necesarios. Al utilizar este tipo de tecnología, podrás conectar otras soluciones al software de selección mediante la integración. Esto significa que todo, desde las entrevistas de filtrado de candidatos hasta la aceptación de ofertas, ocurre en un único sistema.

Búsqueda cualificada
El uso del software de selección de personal también aumenta la probabilidad de encontrar talento cualificado y la posibilidad de buscar palabras clave en currículos. Esto es de suma utilidad si evalúas un gran grupo de candidatos y no tienes tiempo para leer todas las solicitudes.

Proceso coherente
El software de selección de personal también ofrece un proceso más coherente en lo que respecta a las decisiones de contratación. Los miembros del equipo tienen el acceso adecuado, pueden iniciar sesión en cualquier momento y cumplir con un conjunto de estándares de contratación con facilidad.

Automatización
Estos programas simplifican todo, desde sistemas sin papel de seguimiento de solicitantes hasta la automatización de ofertas de trabajo, comunicación con candidatos (correos electrónicos y textos), evaluaciones basadas en IA, filtrado y creación de ofertas. La automatización de estas tareas no solo permite acelerar el proceso, sino que también las hace menos propensas a errores.

¿Cuáles son las consideraciones clave a la hora de elegir el software de selección de personal?

Hoy en día, existen muchos software en el mercado. Es por ello que es útil que tengas una idea clara sobre lo que necesita tu empresa antes de considerar qué sistema podría funcionar.

Principalmente, al elegir una herramienta de contratación, las organizaciones deben asegurarse de que se alinee con sus necesidades y estrategia de contratación. Por ejemplo, si tu organización se centra en la diversidad e inclusión (Diversity and Inclusion, D&I) en sus esfuerzos de contratación, sería aconsejable investigar si la solución de software brinda herramientas que permiten tomar decisiones de selección sin prejuicios.

A continuación, se mencionan otras capacidades que se deben tener en cuenta al evaluar soluciones de software de selección de personal:

Tipos de empleados
Las organizaciones actuales se componen de trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial, subcontratados, contratistas independientes, entre otros. Algunos tipos de software de selección de personal ofrecen flexibilidad y permiten a las empresas adaptar el proceso de selección de candidatos a tipos específicos de contratación.

Suma de nuevos empleados
La función principal del software de selección de personal es convertir candidatos nuevos en empleados. Ciertas soluciones van más allá y permiten a las empresas reasignar el talento existente a nuevos roles. Esto a menudo requiere visibilidad sobre las experiencias, aspiraciones y conjuntos de habilidades de los empleados existentes.

Oportunidades de recapacitación y mejora de aptitudes
Cuando las organizaciones retienen empleados, ahorran dinero. Según LinkedIn, la movilidad interna aumentó un 20 % en el último año. Algunos software de selección de personal permiten resaltar a estas personas y mostrarles nuevos roles relevantes a los que podrían moverse.

Tendencias actuales
Al igual que en el ejemplo anterior de D&I, algunas soluciones de selección de personal responden más a las necesidades actuales que otras. Debe tenerse en cuenta la optimización de los procesos. Los candidatos pueden solicitar empleo sin crear una cuenta, las plantillas facilitan a los usuarios empresariales crear una presencia web más moderna, las herramientas integradas permiten dirigirse a grupos de interés de candidatos muy específicos no solo para cubrir los puestos actuales, sino también para crear un pipeline de talentos. Todo esto forma parte de la experiencia del candidato.

Personalización
No todas las personas que utilizan el software de selección de personal necesitan acceder a las mismas funcionalidades. Algunas soluciones permiten a los usuarios ver las acciones más comunes y las tareas pendientes solo para su rol específico.

Sistemas de socios
El proceso de contratación requiere varios pasos, muchos de los cuales no son posibles únicamente con el software de selección de personal. La detección de drogas, las comprobaciones de antecedentes y las entrevistas en video suelen requerir herramientas de terceros. Es importante que el software de selección de personal se pueda integrar fácilmente con herramientas adicionales.

Conexión con toda la empresa
Una solución de software de selección de personal que conecta toda la empresa permite acceder a todos los datos de la organización para sacar las mejores conclusiones y el ciclo de vida completo del empleado reside en un solo lugar, lo que brinda una experiencia coherente, sin necesidad de integrarla para que esto ocurra.

Aprendizaje automático e inteligencia artificial
El aprendizaje automático y la inteligencia artificial permiten guiar el proceso de selección, comenzando por la evaluación de candidatos, la automatización de flujos de trabajo, la predicción de resultados (por ejemplo, la velocidad de contratación, la aceptación de ofertas) y la mejora de la experiencia de los candidatos (con asistentes digitales, recomendaciones de puestos para candidatos, personalización y filtrado). De esta forma, se ahorra tiempo a los reclutadores, se obtienen mejores decisiones de contratación y los candidatos se llevan una impresión positiva.