Cómo aumentar la precisión del inventario en toda tu cadena de suministro

John Klinke, director de Oracle Industry Strategy Group

En lo relativo a la gestión del inventario, dispones de indicadores clave que puedes utilizar para determinar la eficiencia de tu cadena de suministro. Tanto si eres un fabricante o una empresa de retail, una gran multinacional o una startup en crecimiento, lo que más te conviene es lograr la máxima precisión en materia de inventario, y cuanto antes. Al hacerlo, mejorarás tu tasa de satisfacción del cliente y, en última instancia, tu resultado final.

Por qué es importante la precisión del inventario

El inventario preciso pasa por tener una vista confiable y actualizada de las existencias, ya sea en un almacén, un sitio de fabricación o una tienda minorista. Pero no basta con tener esta información disponible solo para el personal de la oficina y las personas seleccionadas. Para contar con una cadena de suministro perfecta y conectada, cada trabajador que interactúe con tu inventario debe tener visibilidad en tiempo real de tu stock. Su impacto puede propagarse rápidamente:

Ejecución de órdenes más rápida: desde el momento en que entra una nueva orden, el personal necesita datos oportunos y confiables para seleccionar, empaquetar y enviar con precisión los productos relevantes. Su nivel de precisión de inventario determinará la rapidez con la que se pueden llevar a cabo estas tareas y su propensión a los errores. El escenario ideal es que un trabajador determine la ubicación y la cantidad de cualquier producto en un momento dado. En última instancia, la precisión del inventario será un factor importante para controlar la rapidez con la que tu cliente recibe su compra. Como ya sabrás, el tiempo de entrega es un factor crucial para cualquier negocio competitivo, y tiene un efecto notable en la satisfacción del cliente, así como la tasa de retención.
Almacén eficiente: a nivel operativo, tener visibilidad de datos precisos significa que el personal puede llevar a cabo tareas diarias de una manera más productiva y eficiente. Un tema sensible habitual del almacén es que los trabajadores deben dedicar tiempo innecesario a desplazarse de un lado a otro en busca de artículos que no estaban en el lugar adecuado, que se habían agotado o que hayan caducado y ya no sean aptos para la venta. Con la precisión del inventario, estos desafíos se pueden mitigar.
Recuento confiable del inventario: la relación aquí es algo cíclica: si hacemos bien el recuento de existencias correctamente, obtenemos precisión y, a mayor precisión, más eficiente puede resultar el recuento. El truco para facilitar este objetivo es conseguir las tecnologías y procesos correctos. Si su método actual implica pausar las operaciones de almacén y retrasar la ejecución de órdenes para realizar recuentos, perderá la eficiencia. Soluciones como la recopilación de datos móviles pueden brindarte el poder de realizar el recuento de muchas zonas designadas a la vez mientras mantienes tus operaciones en marcha. Y al realizar recuentos con más frecuencia, logras desterrar la necesidad de cerrar el almacén para hacer balance de las existencias que se estén agotando.
Ahorros de costos: los ahorros de costos son inevitables cuando tienes un personal más productivo que puede satisfacer los pedidos con mayor eficiencia (se estima que la recopilación de datos móviles puede aumentar la productividad diaria hasta en un 35 %) y con precisión. Tu equipo está haciendo más con menos errores, lo cual supone una ahorro en términos tanto de tiempo como de dinero.

Obstáculos para la precisión del inventario

Puede ser difícil alejarse de las rutinas y prácticas que están integradas en tus operaciones. Un ejemplo común es el uso de procesos manuales basados en papel. Muchas empresas todavía registran los productos que reciben en el almacén en papel primero y luego introducen manualmente estos datos en su ERP. Al hacerlo, crean dos oportunidades para el error humano: anotar la información incorrecta de los artículos cuando llegan los productos e introducir datos inexactos en el ERP más adelante.

Esta práctica incrementa el problema global de la escasa visibilidad. La conclusión es que si no puedes registrar y recuperar con precisión los datos de inventario en tiempo real, es probable que surjan problemas que afecten a toda la cadena de suministro.

Métodos para incrementar la precisión

Para lograr la precisión del inventario, el primer paso es comprender los procesos que ya llevas a cabo. Al identificar dónde existen ineficiencias en tus operaciones, puedes crear una estrategia para abordar y optimizar los factores relevantes.

Para empezar, determina el número de puntos de contacto que tienes actualmente para cada producto durante su recorrido por el almacén; tu objetivo es reducirlos al mínimo posible. Cuantas más veces interactúes con un producto, más probable será que se extravíe o registre incorrectamente en tu ERP. Si utiliza procesos en papel para realizar un seguimiento del inventario, trabajar para reducir el número de puntos de contacto es una buena manera de reducir temporalmente el riesgo de errores humanos.
Otro paso importante es garantizar que los nombres, los números y las descripciones de los elementos sean coherentes en todos los lugares en los que aparecen. Por ejemplo, si la información de una nota de selección no coincide con la etiqueta del producto o del depósito de almacenamiento, los trabajadores tendrán que dedicar más tiempo a buscar. Incluso pueden elegir el artículo equivocado por error, provocando devoluciones y generando insatisfacción en el cliente.
Una forma más avanzada de identificar elementos de forma única es mediante el código de barras. Mediante la aplicación de códigos de barras a sus productos (y sus respectivas ubicaciones de almacenamiento), las personas encargadas de preparar las órdenes de almacén pueden vincularlos de forma rápida y precisa con los artículos que se detallan en sus notas de selección. Con esta opción no hay margen para la ambigüedad, a diferencia de lo que sucede con los nombres y descripciones de los elementos.

Gestión de inventario móvil

El siguiente paso es implementar una solución de gestión de inventario móvil. En la práctica, esto implica el uso de dispositivos portátiles en el almacén y en la planta, los cuales permiten a los trabajadores escanear su stock en cada punto de contacto. Desde la recepción, hasta el recuento, hasta la selección y el envío: la gestión de inventario móvil te permite introducir datos en tiempo real en tu ERP en cada etapa del recorrido. Los trabajadores pueden buscar inmediatamente cantidades y ubicaciones de artículos, ayudándolos a retirar y empaquetar órdenes de manera más eficiente, y los equipos de ventas y soporte pueden proporcionar a los clientes información precisa del producto más rápido, lo que aumenta la satisfacción.

Lo más importante es que la gestión de inventario móvil te permitirá eliminar los procesos basados en papel propensos a errores, lo que te ahorrará tiempo y dinero. Al utilizar los dispositivos portátiles tan pronto como el stock entra en el almacén, los trabajadores ya no necesitan realizar recuentos manuales ni introducir datos, lo que reduce significativamente el riesgo de errores humanos. Las soluciones móviles también son mucho más intuitivas y fáciles de navegar que los sistemas de ERP completos, lo que significa que pueden ser adoptadas por el personal del almacén y la planta muy rápidamente. La formación se convierte en un proceso más rápido, especialmente porque los empleados ya no deben aprender a utilizar múltiples sistemas.

Las ventajas de la nube

Si bien la gestión de inventario móvil aborda muchos de los desafíos funcionales que obstaculizan la precisión del inventario, si no se dispone de un acceso fluido a los datos del stock, los riesgos a errores humanos y los procesos manuales aún persistirán. Este fue el caso del cliente de Oracle Albelli. Con un crecimiento significativo previsto para el próximo año, este fabricante europeo y retailer de productos electrónicos necesitaban una solución escalable que apoyara su expansión.

Albelli decidió pasar de un ERP local a Oracle Cloud SCM, implementando simultáneamente la solución de gestión de inventario móvil de RF-SMART. Sabían que al migrar a la nube, ya no tendrían que preocuparse por las copias de seguridad de datos o la accesibilidad limitada. Como se puede acceder a Oracle Cloud SCM desde cualquier lugar con una conexión a Internet y desde multitud de dispositivos, el equipo de Albelli ahora podría responder a los problemas del almacén en tiempo real y en cualquier momento del día sin necesidad de una VPN. Al aprovechar estos beneficios, ahora pueden mantener un plazo de entrega de dos días para sus clientes.

Conecta la movilidad en toda la cadena de suministro

Entonces, ¿cómo sería un sistema de gestión de inventario móvil basado en la nube para ti? Está claro que una mayor conectividad puede tener un impacto profundo en tu balance, pero ¿cómo afecta a tu cadena de suministro?

Distribución: desde el punto de la recepción de bienes, los trabajadores usan dispositivos portátiles para escanear el stock a medida que ingresa al almacén. La información del producto se actualiza inmediatamente en Oracle y continuará haciéndolo con cada punto de contacto posterior. A la hora de organizar los artículos, tu solución de gestión de inventario móvil sugerirá la ubicación preferida para su almacenamiento en función de la integración con Oracle Cloud SCM. En cuanto a su recogida, puedes seleccionar previamente rutas de retiro y ubicaciones preferidas. Las actividades de empaquetado y envío también se registran, lo que significa que puedes actualizar con precisión a tus clientes sobre el estado de sus órdenes. Todas estas eficiencias resultarán en un ahorro de costos, una mayor productividad y un incremento de la satisfacción del cliente.
Fabricación: ¿te preguntas cómo la gestión de inventario móvil puede mejorar tu capacidad de producir bienes? Para empezar, soluciones como RF-SMART permiten a los fabricantes realizar un seguimiento de cada etapa del proceso de ensamblaje. Las tareas se pueden clasificar en grados de finalización y se pueden registrar todos los componentes utilizados en la creación. Esto aplica las mejores prácticas al tiempo que mantiene un registro en tiempo real de las cantidades producidas.
Impresión de etiquetas: es habitual que las empresas trabajan desde varias fuentes de datos, lo cual complica la combinación de contenidos que se debe incluir en las etiquetas de productos. Además de eso, generalmente se utilizan múltiples impresoras al mismo tiempo con diferentes objetivos, cada una con sus propios requisitos de plantilla. Ambos factores proporcionan limitaciones frustrantes que hacen que la impresión de etiquetas sea mucho más difícil de lo que debería. Puedes sobreponerte a estos desafíos con la ayuda de la impresión de etiquetas integrada. Esta tecnología ofrece a las empresas el poder de imprimir etiquetas desde tu ERP, así como desde sistemas de terceros, todo desde una sola interfaz. Las impresoras con las que cuentes se pueden conectar entre sí para conformar una red. Estas soluciones también ofrecen herramientas de diseño de arrastrar y soltar que son mucho más fáciles de usar que la mayoría de las aplicaciones de impresora nativas. Al optar por un etiquetado coherente y una solución de impresión más conectada, las empresas pueden incrementar la precisión y la eficiencia del inventario.

Dar el primer paso

La tecnología de la cadena de suministro puede ayudarte a construir una empresa más conectada, pero eres tú quien debe decidir si vale la pena la inversión y el esfuerzo que supone cambiar tus prácticas empresariales.

Si te ves reflejado en alguno de los desafíos que hemos cubierto, vale la pena que analices qué medidas puedes tomar para mejorar la precisión de tu inventario. Desde las mejores prácticas operativas hasta la implementación de la tecnología, todo se reduce a adoptar un cambio que demuestre beneficiar a tu negocio.

Acerca de RF-SMART

RF-SMART es líder mundial en soluciones de gestión de inventario móvil con más de 35 años de experiencia. Al trabajar directamente con el equipo de productos de Oracle, RF-SMART desarrolló una aplicación en tiempo real que ofrece funcionalidad para la gestión de inventario, fabricación y PAR para Oracle Cloud SCM. Hasta la fecha, han logrado mejorar la precisión, la productividad y la rentabilidad de más de 800 clientes en la nube en todo el mundo.