Financiële planning en forecasting
Financiële planning en forecasting
Waarom wij ons in een onzekere economie richten tot
financiële specialisten

Peter Fleischmann, Senior Sales Director Digital Finance & Supply Chain Management | Applications Leader Benelux


Bedrijven leunen steeds meer op financiële specialisten om ze door onzekere tijden heen te helpen

We maken nu de meest onzekere en volatiele periode in de economie in tientallen jaren door. Brexit heeft instabiliteit veroorzaakt op de financiële markten en de valutamarkt, waardoor veel ondernemingen zich gedwongen zien zowel hun binnen- als buitenlandse strategieën te herzien. In Amerika kunnen de presidentsverkiezingen twee compleet verschillende economische uitkomsten hebben voor een van ’s werelds grootste economieën. Daar komt nog bij dat de sociale onrust en politieke instabiliteit op veel plaatsen ter wereld toeneemt, wat het marktvertrouwen bepaald niet ongeschonden laat.

Bedrijven zullen allemaal op hun eigen manier reageren op deze onzekerheid. Sommige zien af van uitbreidingsactiviteiten of ze wachten daarmee tot betere tijden, andere zullen blijven doorgaan ondanks de turbulentie en weer andere zullen alleen het noodzakelijke doen om niet ten onder te gaan. Maar altijd is het de CFO die verantwoordelijk is voor het doorzetten van de plannen van het bedrijf.

De financiële afdeling is door zijn unieke kennis en strategisch inzicht het zenuwcentrum van de onderneming, en daarom zullen CEO’s zich de komende jaren tot hun financiële specialisten richten om het bedrijf door de moeilijke tijden heen te loodsen. Deze nauwe band kan knellen voor CFO’s, maar biedt ze ook nieuwe kansen. Ze zullen in elk geval het hoofd koel moeten houden om het bedrijf op koers te houden.

Bereid u voor op alles

 In al deze gevallen is het de CFO die verantwoordelijk is voor het doorzetten van de plannen van het bedrijf. 

Aanpassingsgerichtheid en is de sleutel tot de voorbereiding op het onverwachte. Hoewel niemand de toekomst kan voorspellen, kunnen financiële teams wel een bijdrage leveren om het bedrijf te laten anticiperen op meerdere scenario’s, zodat het met vertrouwen kan inspelen op idere situatie.

Denk bijvoorbeeld aan een automobielbedrijf dat zijn remblokken afneemt bij een buitenlandse fabrikant. Schommelende wisselkoersen, veranderingen in internationale wet- en regelgeving en belastingwetten en fluctuerende vraag naar de auto’s zelf hebben allemaal invloed op deze relatie. Als de wisselkoers drastisch stijgt, kan de autofabrikant voor een binnenlandse leverancier kiezen. Nieuwe wettelijke regelingen kunnen ook voor vertragingen zorgen, waardoor de fabrikant niet meer op tijd aan de vraag kan voldoen als hij niet tijdig ingrijpt.

Voorbereiden op onzekerheid vereist een meer genuanceerde benadering van forecasting en planning. CFO’s en hun teams hebben altijd al interne bedrijfsgegevens moeten analyseren naast historische marktgegevens, gegevens over leveranciers en klanten, evenals ongestructureerde bronnen als historische gebeurtenissen en informatie over de bevolkingssamenstelling. Maar nu is het ook van belang om vooruitziende factoren mee te nemen bij eventuele voorspellingen over potentiële valkuilen en kansen. 

Financiële teams moeten in elk geval in staat zijn om verschillende scenario’s op de strategie van het bedrijf los te laten, die vervolgens op grond van de dan beschikbare data moet worden bijgesteld. Hierdoor wordt de toekomst natuurlijk niet zekerder, maar als een bedrijf snel en nauwkeurig kan voorspellen hoe hij het best kan reageren op toekomstscenario’s, maakt dit het onbekende wel minder bedreigend.

Dus is het van het grootste belang dat de processen voor forecasting en planning net zo snel worden als de veranderingen op de markt. Dit is uiteraard niet mogelijk met traditionele handmatige processen en spreadsheet-analyses. Daarom automatiseren financiële teams hun aanpak van planning en forecasting. Door automatisering is niet alleen snelle consolidatie van gegevensbronnen en forecastingmodellen mogelijk, de factor menselijke fouten wordt er ook door verlaagd.

De bedrijfsvoering goed afstemmen

Als een bedrijf onzekere tijden glansrijk wil kunnen doorstaan, moet de hele organisatie als één geheel werken. Gebrek aan communicatie tussen bedrijfsonderdelen vormt een enorme barrière voor voorwaartse snelheid, en levert ook geen positieve bijdrage aan het bijbenen van de digitale transformaties die vrijwel elke branche transformeren.

 Hierdoor wordt de toekomst natuurlijk niet zekerder, maar als een bedrijf snel en nauwkeurig kan voorspellen hoe hij het best kan reageren op toekomstscenario’s, maakt dit het onbekende wel minder
bedreigend. 

De financiële afdeling is het middelpunt van de hele organisatie. Ze bevindt zich in de ideale positie om de visie van het bestuur over te brengen aan de verschillende bedrijfsonderdelen, en, wat nog belangrijker is, ze kan met de leiders van deze onderdelen samenwerken om deze visie te realiseren.

Financiële teams weten dat er op dit gebied nog wel verbeteringen te behalen vallen. Uit onderzoek van Oracle blijkt dat bijna een derde van de financiële specialisten vindt dat gebrek aan afstemming een barrière vormt tussen hun afdeling en de rest van de onderneming en verandering moeilijk maakt. Meer samenwerking met IT is essentieel, waar bijna driekwart (73%) van de financiële specialisten zegt dat betere afstemming tussen CIO’s en CFO’s belangrijk is voor een succesvolle transformatie van hun onderneming. 

De leiders van een bedrijf moeten samen flexibel kunnen veranderen als ze nieuwe kansen willen ontdekken in economisch onzekere tijden. Een digitale transformatie gebeurt niet vanzelf: er is een collectieve visie voor nodig én acceptatie door alle afdelingen, van marketing en verkoop tot en met personeelszaken. 

Automatiseren waar mogelijk

Zoals al eerder gezegd, zijn handmatige systemen niet snel of nauwkeurig genoeg voor de ondernemingen van nu. Dit is misschien nog het duidelijkst te illustreren aan de hand van financiële verslaglegging. Zonder heldere, betrouwbare en tijdige rapportages zullen de beslissers in de bestuurskamer moeite hebben het overzicht te houden en de onderneming op koers te houden in een onzekere en snel veranderende omgeving.  

 Een digitale transformatie gebeurt niet vanzelf: er is een collectieve visie voor nodig. 

Uit eigen onderzoek van Oracle blijkt dat 60% van de bedrijven nog steeds vertrouwt op handmatige systemen voor de processen bij financiële afsluitingen en verslaglegging. Dit leidt tot een telkens weer willekeurig lijkend regime van e-mails, telefonisch en persoonlijk overleg, plus een frustrerend onduidelijke audit-trail. In organisaties met veel vertakkingen en meerdere markten kunnen dit soort inefficiënties razendsnel uit de hand lopen.

De verwachting is dat wet- en regelgeving er niet minder complex op zal worden en dat aandeelhouders steeds vaker accurate verslagen zullen verwachten, dus is het onvermijdelijk dat organisaties waar mogelijk moeten automatiseren. Geautomatiseerde processen hebben een duidelijke audit-trail en leveren grotere transparantie en nauwkeurigheid op. Dan wordt het veel eenvoudiger om het bedrijf op koers te houden en tegelijkertijd de verslaglegging aanzienlijk te versnellen.

Amazon heeft onlangs 16.000 maandelijkse afstemmingen geautomatiseerd. Voorheen gebruikte het bedrijf een handmatig systeem op basis van spreadsheets. Amazon doet nu 80% van de afstemmingen automatisch, waardoor de jaarafsluiting in niet meer dan één uur kan worden uitgevoerd.

Er zitten ook strategische voordelen aan. Meer inzicht in verslagleggingsprocessen geeft bestuurders een beter overzicht over welke onderdelen van het bedrijf het meest (of het minst) efficiënt zijn, waardoor ze deze problemen proactief kunnen aanpakken. Ze zien bottlenecks ook gemakkelijker, zodat deze ook meer tactisch kunnen worden verholpen.

Meer financiële vaardigheden

Bekende én nog onbekende beren op de weg zullen een uitbreiding van de financiële vaardigheden in een onderneming vereisen. CFO’s hebben in de toekomst niet alleen data-crunchers en boekhouders nodig, maar vooral ook strategische denkers, datawetenschappers en ‘people managers’, die in elke tak van sport een actievere rol kunnen spelen.

 Het kan ook zijn dat bestaande teamleden al over de juiste vaardigheden beschikken, maar alleen een uitdaging nodig hebben om ze aan het licht te laten komen. 

De moderne financiële afdeling zal zich, net als elk ander onderdeel van een bedrijf dat zich digitaal transformeert, moeten verdiepen in data analytics en in nieuwe technologieën. Ook daarom zullen CFO’s en hun teams nauw moeten samenwerken met IT en data-experts buiten de financiële afdeling. 

CFO’s hebben getrainde professionals nodig die misschien een achtergrond buiten de klassieke financiële wereld hebben, maar die hebben bewezen leiding te kunnen geven aan mensen en projecten. CFO’s kunnen buitenshuis zoeken, maar ook binnenshuis op zoek gaan naar mensen buiten hun eigen afdeling, die hun deskundigheid in een nieuwe omgeving willen inzetten. Ook bestaande teamleden kunnen al de juiste vaardigheden hebben en alleen een kans zoeken om die te tonen.

Financiële specialisten moeten helderheid en consistentie brengen in een tijd waarin alles buiten de muren van het bedrijf al zo in beweging is. Als ze zich voorbereiden op verandering, de verschillende bedrijfsonderdelen op één lijn brengen en interne processen versnellen, kan hun afdeling een belangrijke bijdrage aan de koerswijziging leveren en alle verrassingen met een rustig gevoel tegemoet zien. 


Meer informatie