Breng uw boekhouding in balans met automatisering

Accounts Reconciliation
Reconciliatie is een cruciale
activiteit voor boekhouders,
die steeds complexer wordt.

Ronald Klein,
Solution Consulting Manager Enterprise Performance Management


We kunnen niet heen om het belang van transparante boekhoudprocessen die voldoen aan strengere wet- en regelgevingen.

Intel

Reconciliatie is een cruciale activiteit voor boekhouders, die steeds complexer wordt. Denk aan de snel veranderende wet- en regelgeving rondom rapportering, gecombineerd met de behoefte van bedrijven aan nauwkeurige, tijdige informatie over zijn financiële situatie. Daar komt nog eens bij dat menig compliance-omgeving steeds ingewikkelder wordt. Onderzoek toont aan dat meer dan 95 procent van de leidinggevenden in de financiële sector verwacht dat de druk van compliance zal groeien – of op zijn minst gelijk blijven – in de komende jaren.

Toch gebruikt meer dan zestig procent van de bedrijven nog steeds handmatige systemen voor reconciliatie. Dat resulteert in een vrijwel compleet willekeurige wirwar van e-mail-, telefoon- en face-to-face-conversaties en uiteindelijk in een frustrerende, onduidelijke audit trail. Voor organisaties met veel verschillende afdelingen en bedrijven die actief zijn op verschillende markten, leidt dit al snel tot steeds inefficiëntere processen.

 meer dan 95 procent van de leidinggevenden in de financiële sector verwacht dat de druk van compliance zal groeien. 

Organisaties automatiseren reconciliatie om veel van dit soort problemen te voorkomen. Geautomatiseerde processen kennen een zeer duidelijke audit trail, wat resulteert in meer transparantie en accuraatheid. Dit extra niveau van nauwkeurigheid maakt het veel eenvoudiger om bij te houden wat er gebeurt, en versnelt ook het afsluiten van de boeken significant. Automatisering helpt ook om databeveiliging te verbeteren, omdat gevoelige informatie niet langer onbewaakt wordt rondgestuurd binnen de reconciliatiewerkstroom.

Amazon automatiseerde recent 16.000 maandelijkse reconciliaties, terwijl het eerder een compleet handmatig systeem gebruikte op basis van spreadsheets. Het bedrijf implementeerde een geautomatiseerd systeem, van analytics tijdens de afsluiting tot gecertificeerde financiële rapportages voor datamanagement. Vandaag de dag is tachtig procent van Amazons reconciliatie geautomatiseerd en voert het bedrijf zijn afsluiting in slechts één uur uit.

Forum Energy Technologies, een internationale speler in olieveldproducten, moet 104 verschillende algemene kasboeken en 4.200 reconciliatie-accounts beheren tijdens elke afsluiting. Het bedrijf deed dit in het verleden via e-mail, waarbij elk team handmatig met 'ja' of 'nee' moest bevestigen of een account was gereconcilieerd. Sinds de automatisering van reconciliatie voor slechts de helft van de kasboeken, is het bedrijf twee dagen minder kwijt aan de afsluiting.

 Vandaag de dag is tachtig procent van Amazons reconciliatie geautomatiseerd en voert het bedrijf zijn afsluiting in slechts één uur uit. 

Het automatiseren van reconciliatie resulteert ook in een meer up-to-date overzicht van datamanagement. Toen zij nog handmatig werkten, ontvingen Amazon-managers twee statusrapporten over reconciliatieprocessen per maand – waarbij het dagen duurde om elk rapport voor te bereiden. Nu het proces geautomatiseerd is, ontvangen managers live statusrapporten wanneer zij ze nodig hebben. Zo hoeft het accountantsteam niet langer dagen lang te besteden aan het doorploegen van spreadsheets om deze updates te leveren.

Het inzicht maakt het ook makkelijker voor beslissers om te identificeren welke afdelingen van een bedrijf het meest (of minst) efficiënt zijn en welke afdeling problemen het snelst oplossen. Het stelt hen ook in staat om knelpunten in werkstromen te ontdekken en deze issues efficiënter te managen. Ook dat versnelt het afsluitingsproces.

 De volgende stap in de evolutie van reconciliatie is de overstap naar de cloud, waardoor financiële teams een nog flexibelere benadering. 

De volgende stap in de evolutie van reconciliatie is de overstap naar de cloud, waardoor financiële teams een nog flexibelere benadering aannemen en focussen op de accounts die er echt toe doen. Integratie van het proces in back-officesystemen vergroot de flexibiliteit van cloudreconciliatie voor zowel ERP als EPM systems systemen en helpt financiële teams werkstromen beter te managen binnen het hele bedrijf.

We kunnen niet heen om het belang van transparante boekhoudprocessen die voldoen aan steeds strengere wet- en regelgevingen. Zoals gezegd zijn veel financiële leidinggevenden zich uitermate bewust van de toenemende druk. Dit tempo van veranderingen bijhouden vraagt om een modernere en nauwkeurigere benadering van financiële sluiting. Alleen zo is te garanderen dat bedrijven maximaal blijven presteren zonder te worden afgeremd door achterhaalde processen.


The Oracle Cloud for Finance blog, brought to you in association with Intel®

Intel® and the Intel logo are trademarks of Intel Corporation in the U.S. and/or other countries.


Lees meer