ERP-migratie naar de cloud

ERP-migratie naar de cloud
Wat de gevaren van een overvolle beker koffie ons kunnen leren over ERP-migratie naar de cloud

Gabriel Gheorghiu, oprichter van Questions Consulting, @ggheorghiu


ERP-migratie naar de cloud hoeft geen complex proces te zijn

Het volgende scenario klinkt u misschien bekend in de oren. U gaat zo op in uw eerste ochtenduren op het werk, dat u per ongeluk uw koffiebeker te veel vult en u nu een gevaarlijk volle beker loeihete koffie naar uw bureau moet zien te krijgen. U kunt proberen om de beker zonder morsen te dragen, maar u bent er bijna zeker van dat dit niet haalbaar is en u hete koffie over uw handen zult krijgen. U kunt natuurlijk ook wachten totdat de koffie is afgekoeld, een paar slokjes nemen en de rest veilig naar uw bureau brengen, maar dan verliest u weer de kostbare tijd die u juist had gewonnen door vroeg op kantoor te komen. De derde optie is om de beker een beetje te legen in de gootsteen. Dat is de veiligste keuze, maar dan krijgt u weer minder koffie.

 

'Organisaties doen er verstandig aan selectiever te zijn en bepaalde data af te voeren voordat ze overstappen op de cloud, ook al is dit niet altijd eenvoudig.'

U vraagt zich nu misschien af wat dit allemaal te maken heeft met Cloud ERP, maar het wordt allemaal duidelijk. Veel bedrijven die van plan zijn over te stappen van on-premise ERP naar de cloud, hebben te maken met een vergelijkbare 'overvolle beker', net als in het bovenstaande scenario. Ze hebben zo'n grote hoeveelheid data opgebouwd en hebben zoveel verweven processen in hun oudere systemen, dat het vrijwel onmogelijk wordt om al deze informatie snel en veilig te migreren naar de cloud.

Modern Finance-demo

Modern Finance-demo

Elke poging om alles volledig over te dragen resulteert erin dat bedrijven hun handen branden en belangrijke data verloren gaan tijdens het verplaatsen. Anderzijds kan het vele lange maanden in beslag nemen als bedrijven de tijd nemen om elk data point in hun oude ERP-systeem te evalueren voordat ze daadwerkelijk aan de slag gaan met de transitie. Organisaties doen er verstandig aan selectiever te zijn en bepaalde data af te voeren voordat ze overstappen op de cloud, ook al is dit niet altijd eenvoudig.

Natuurlijk moeten bedrijven wel evenwichtig te werk gaan. Nu data zo waardevol zijn geworden, moeten bedrijven informatie waarmee ze hun klanten betere dienstverlening kunnen bieden zeker behouden. Aan de andere kant moeten ze ergens de grens trekken.

Hieronder volgen enkele tips voor een probleemloze overstap van on-premise ERP naar ERP in de cloud op basis van de ervaringen die ik met mijn eigen klanten heb opgedaan:

Stap 1: Besluiten wat u wilt houden

Het kan verleidelijk zijn snel te handelen en het opschonen van uw data te zien als een mogelijkheid om grote hoeveelheden nutteloze informatie te verwijderen, maar bedrijven moeten strategischer te werk gaan.

 Heel veel oudere data zijn onnauwkeurig of verouderd en moeten worden opgeschoond. 

Bedrijven moeten bijvoorbeeld rekening houden met de voorschriften voor data compliance bij de keuze voor wat ze willen migreren. Dit behoeft geen nadere uitleg: bedrijven moeten weten welke financiële data ze moeten behouden en hoe lang, voordat ze informatie weggooien. Dit is vaak echter lastiger dan het op het eerste gezicht lijkt.

Bedrijven die multinationaal opereren kunnen niet dezelfde vervaldatum op hun data toepassen, omdat elke regio verschillende regels heeft die moeten worden nageleefd. Bedrijven die werkzaam zijn in strikt gereguleerde branches, zoals de gezondheidszorg en financiële dienstverlening, moeten in dit opzicht extra waakzaam zijn en een uitgebreide evaluatie uitvoeren van de wettelijke verplichtingen in elk rechtsgebied waarin ze activiteiten ontplooien.

Modern Finance-demo

Modern Finance-demo

Het heeft natuurlijk geen enkele zin om vast te houden aan data die echt verouderd en niet langer relevant zijn. Nu bedrijven steeds vaker werken met nieuwe BI- en Analytics-systemen, is het een verstandige keuze om historische data te behouden om de forecasting te verbeteren, hoewel in sommige gevallen de kosten en tijd die gemoeid zijn met het samenstellen van grote hoeveelheden informatie de moeite gewoonweg niet waard zijn. De beste manier om dit dilemma aan te pakken is door een diepgaande kosten-batenanalyse uit te voeren. Zo kunt u ervoor zorgen dat u zoveel mogelijk waardevolle data meeneemt zonder dat dit de organisatie te veel kost.

Houd er ook rekening mee dat heel veel oudere data onnauwkeurig of verouderd zijn en moeten worden opgeschoond, en dat sluit mooi aan op mijn volgende punt.

Stap 2: Opschonen en converteren

Bij elke migratie naar de cloud moet een bepaalde mate aan datavalidatie en deduplicatie worden uitgevoerd, en beide processen kunnen tijdrovend en complex zijn voor ERP-data. Zelfs een onbedoelde fout kan grote problemen veroorzaken. Ik herinner me een bedrijf dat een typefout had gemaakt voor 'Dallas' en 'Dalas' had geschreven bij het handmatig invoeren van klantdata in het oude systeem. Vervolgens kon het de informatie niet meer op de juiste locatie vinden in de cloud-ERP. Uiteindelijk bleek dat de software niet in staat was de locatie van de klant in Texas te herkennen vanwege de spelfout.

 Uiteindelijk ligt het besluit over het uitlijnen van datamapping met de toekomstplannen bij het bedrijf en het financiële team. 

Een van de belangrijkste redenen hiervoor is dat oudere ERP-systemen traditioneel verschillende sets bestanden maakten voor elk land waarin een bedrijf actief was, terwijl de ERP-systemen in de cloud tegenwoordig de organisatie als geheel beslaan en alles op één locatie wordt gehost. Dat betekent dat er bij de migratie van het ene naar het andere systeem waarschijnlijk veel gevallen van dubbele data zullen voorkomen en er geen duidelijke relatie zal bestaan tussen informatie die op verschillende locaties is opgeslagen.

Daar bovenop komt nog het algemener voorkomende probleem van onbedoelde dataduplicatie, bijvoorbeeld als gevolg van een spelfout in de naam van een klant, waardoor mogelijk dubbele documenten zijn aangemaakt voor één account in het verouderde systeem. IT-experts weten maar al te goed dat ingevoerde rommel gelijkstaat aan uitgevoerde rommel. Het is dus van groot belang dat bedrijven grondig aan de slag gaan met deduplicatie en velden op strikte wijze toewijzen als ze de juiste data op de juiste plaats willen houden en voor iedereen toegankelijk willen houden.

Stap 3: Afstemmen en toewijzen

Bij de migratie naar ERP-systemen in de cloud draait het niet alleen om de nauwkeurigheid van afzonderlijke data points, maar ook om de relatie ertussen. Daarom is het zo belangrijk dat u deze relatie niet alleen juist toewijst (een taak die eenvoudig kan worden uitgevoerd door IT), maar een beslissing neemt over de gevolgde logica. Hiervoor moeten afdelingshoofden en financieel managers samenwerken, omdat deze relaties een grote impact hebben op de bedrijfsstrategie.

Modern Finance-demo

Modern Finance-demo

Elke cloudleverancier die van wanten weet kan u tools leveren om dit proces uit te voeren, maar uiteindelijk ligt het besluit over het uitlijnen van datamapping met de toekomstplannen bij het bedrijf en het financiële team. Laten we een productiebedrijf als voorbeeld nemen. Elk product dat het verkoopt heeft bepaalde kosten (waaronder inkoop, arbeidskosten, materiaal, logistiek, magazijnopslag enzovoort). Al deze informatie moet nauwkeurig worden overgedragen naar het nieuwe ERP-systeem. Inconsistenties kunnen leiden tot fouten in de facturering, wat tot klantverlies en uiteindelijk verlies van winstgevendheid kan leiden.

Migratie naar de cloud is een vrij eenvoudig IT-transformatieproject, maar dat wil nog niet zeggen dat het een proces zonder valkuilen is. Het allerbelangrijkste is, dat bedrijven tactisch te werk gaan en het voorbereiden van de overstap grondig aanpakken voordat ze hun plan ten uitvoer leggen. Als ze over de juiste variabelen beschikken, hebben ze de beste kans hun ERP naar de cloud te kunnen overdragen zonder hun handen aan deze transformatie te branden.


Meer informatie